IV. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1.4 Thực trạng hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phắ tại Nhà máy
Trong thời ựại ngày nay, nền kinh tế thị trường mở cửa ựã tạo cho các doanh nghiệp rất nhiều cơ hội kéo theo ựó cũng có vô vàn khó khăn. Trên thương trường các doanh nghiệp phải cạnh tranh rất khốc liệt ựể có thể tồn tại và phát triển. Qua khảo sát, phân tắch tình hình của Nhà máy, chúng tôi nhận thấy một số ựặc ựiểm nổi bật như sau :
Nhà máy hoạt ựộng trong lĩnh vực bao bì bạt nhựa. Trên thị trường sự cạnh tranh qua giá cả là rất gắt gao nên việc quản lý chi phắ ựể hạ giá thành, nâng cao năng lực cạnh tranh là yêu cầu cấp bách, quyết ựịnh sự sống còn và phát triển của Nhà máy ;
Quy trình sản xuất sản phẩm của Nhà máy trải qua nhiều công ựoạn. Muốn quản lý ựược các loại chi phắ phát sinh thì cần phải biết ựược các chi phắ ựó ựã phát sinh ở ựâu, dùng vào mục ựắch gì ? việc sử dụng các chi phắ ựó ra sao ? có ựảm bảo hợp lý, tiết kiệm hay không ?
Nhà máy ựang mở rộng sản xuất, xây dựng thêm nhiều nhà xưởng góp phần xây dựng thương hiệu tiến tới mục tiêu dẫn ựầu thị phần trong thị trường bao bì bạt nhựa.
để ựạt ựược mục tiêu ựã nêu ở trên, các nhà quản lý sản xuất cần sáng suốt ựể vạch ra kế hoạch, ra quyết ựịnh về các phương án, lịch trình sản xuất, cần chuẩn bị ựược một cách ựầy ựủ nhất các yếu tố cần cho sản xuất sao cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, cần phải loại bỏ những bộ phận, cải tiến công nghệ hoặc có những biện pháp tắch cực hơn ựối với những sản phẩm không mang lại lợi nhuận, ra quyết ựịnh về việc huy ựộng và ựầu tư vốn hợp lý. Ngoài ra còn giúp các nhà quản lý thị trường ra quyết ựịnh về quảng cáo, khuyến mãi và ựịnh giá sản phẩm...Tất cả các quyết ựịnh này ựều cần ựến thông tin do các cấp quản trị ựưa lên thông qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Nhận thức ựược vấn ựề ựó, Nhà máy cũng tiến hành lập các báo cáo từ khâu dự toán ựến khâu so sánh kết quả hoạt ựộng giữa dự toán với thực tế.
4.1.4.1 Báo cáo kế toán quản trị cho công tác lập kế hoạch
Báo cáo dự toán chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp
Dự toán chi phắ sản xuất kinh doanh tại Nhà máy ựược lập với sự phối hợp của các phòng ban như : phòng kỹ thuật, phòng kế hoạch, phòng kế toán, phòng kinh doanh. Phòng kỹ thuật sẽ làm nhiệm vụ cung cấp những thông tin, về ựịnh mức các loại sản phẩm dựa trên các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật tắnh toán. Phòng kế toán sẽ cung cấp thông tin về tình hình thực hiện dự toán của năm trước. Kết hợp với các thông tin về mối quan hệ cung Ờ cầu, tình hình tăng trưởng, nhu cầu của ngành bao bì bạt nhựa trên thị trường, các ựơn ựặt hàng của các khách hàng có ựược từ phòng kinh doanh.
để sản xuất sản phẩm bạt nhựa, Nhà máy cần sử dụng các loại hạt nhựa HD, LD, hạt màu và hạt phụ gia taical. Toàn bộ nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất ựều ựược Nhà máy nhập từ Công ty cổ phần hóa chất nhựa.
đối với sản phẩm bạt nhựa, chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp là khoản chi phắ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Nhà máy rất coi trọng việc lập ựịnh mức chi phắ cho từng loại sản phẩm và xem nó như một công cụ chắnh ựể kiểm soát chi phắ. Việc lập dự toán chi phắ nguyên vật liệu ựược bắt ựầu từ phòng kế hoạch.
Các thông tin cần cung cấp cho việc lập báo cáo dự toán chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp :
+ Khối lượng sản phẩm sản xuất, lấy từ Kế hoạch kinh doanh ; + Căn cứ vào các ựịnh mức kế hoạch của kỳ trước ;
+ định mức tiêu hao nguyên vật liệu trên 1 ựơn vị sản phẩm hoạch khi có sự thay ựổi liên quan ựến việc thay ựối thiết kế sản phẩm.
Báo cáo dự toán chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp ựược lập nhằm dự kiến số lượng nguyên vật liệu cần cho quá trình sản xuất , dự tắnh chi phắ mua nguyên vật liệu trong kỳ dự toán và số tiền chi ra ựể mua nguyên vật liệu và giao cho các phân xưởng sản xuất .
Căn cứ váo xác nhận số lượng hàng của các ựại lý, tình hình thị trường và số lượng tồn kho từng loại hàng, phòng Kinh doanh lập Kế hoạch kinh doanh cho quý I năm 2012 như sau :
Căn cứ vào quá trình sử dụng nguyên vật liệu ,trong quá trình lập ựịnh mức tiêu hao các vật tư ,danh mục các vật tư cần thiết cho các sản phẩm ựược xác ựịnh và liệt kê. Phòng kỹ thuật kết hợp cùng với các bộ phận chức năng khác ựể xác ựịnh một tỷ lệ kết hợp giữa các loại vật tư sao cho ựạt hiệu quả sao nhất. Các ựịnh mức tiêu hao vật tư tại nhà máy ựược lập dụa trên ựiều kien hoạt ựộng và sản xuất bình thường , trình ựộ công nhân ở mức bình quân, tiên tiến, chất lượng vật tư theo các tiêu chuẩn ựịnh sẵn và căn cứ vào thực tế tiêu hao của kỳ trước. Phòng kế hoạch và phòng vật tư của Nhà máy có nhiệm vụ xác ựịnh ựơn giá kế hoạch cho các vật tư mua vào. đơn giá của vật tư mua vào của nguyên vật liệu ựược tắnh theo giá thị trường.
đơn giá kế hoạch vật tư mua vào chắnh là ựịnh mức về giá cho CP nguyên vật liệu trực tiếp. Sau ựó căn cứ vào ựịnh mức tiêu hao và ựơn giá kế hoạch,phòng Kế hoạch và phòng vật tư lập dự toán trình giám ựốc duyệt. Hàng tháng, hoặc quyskhi giao kế hoạch sản phẩm cho các phân xưởng Nhà máy giao chỉ tiêu về kế hoạch giá thành cho từng loại sản phẩm , trong ựó có chỉ tiêu về giá thành, vật tư và cuh thể là dự toán chi phắ nguyên vật liệu cho toàn nhà máy và dự toán này ựược lập dựa trên dự toán chi phắ cho từng loại sản phẩm. Khi xuất giao NVL cho các phân xưởng , căn cứ vào ựơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân toàn nhà máy ựể tắnh ra lượng giá trị của nguyên vật liệu dựa trên cơ sở các ựịnh mức kỹ thuật của sản phẩm.
Nội dung báo cáo: Dự kiến CPNVLTT ựối với sản phẩm bạt xanh cam 34kg năm 2012. Báo cáo ựược lập ựể cung cấp thông tin về toàn bộ số nguyên vât liệu dự kiến dùng vào sản xuất bạt xanh cam 34Kg năm 2012.
Thời gian lập cuối tháng 12 hàng năm
Người lập báo cáo : nhân viên phòng kế hoạch ựầu tư chịu trách nhiệm lập báo cáo dự toán , sau ựó chuyển cho trưởng phong kế hoạch phê duyệt , khi phê duyệt xong trưởng phòng kế hoạch trình báo cáo lên phụ trách bộ phận sản xuất.
Người nhận báo cáo dự toán CPNVTT: Phó giám ựốc phụ trách sản xuất .
Cơ chế báo cáo : việc Thực hiên báo cáo ựảm bảo tắnh ựày ựủ , kịp thời và ựúng thời ựiểm ựối với nhà quản trị nội bộ .
Căn cứ vào ựịnh mức của các sản phẩm là cơ sở lập báo cáo dự toán thể hiện chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp toàn Nhà máy trong năm 2012.
Bảng 4.3: Báo cáo dự toán chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp năm 2011 Sản phẩm Ờ Bạt xanh cam 34kg (XC34) Chỉ tiêu đơn vị tắnh Khối lượng đơn giá (ựồng/Kg) Giá trị (1000ự) Cơ cấu (%)
1. Khối lượng SP sản xuất Cây 48.000 100
2. NVL cần cho sản xuất SP Kg - Hạt HD Kg 1.142.400 30.300 34.614.720 70 - Hạt LD Kg 326.400 33.000 10.771.200 20 - Hạt màu Kg 32.640 125.000 4.080.000 2 - Hạt Taical Kg 130.560 7.800 1.018.368 8 Tổng cộng Kg 1.632.000 50.484.288 100
(Nguồn: Phòng Kế hoạch Nhà máy)
Báo cáo dự toán chi phắ nhân công trực tiếp
Tại nhà máy ựối với việc lập kế hoạch dự toán chi phắ nhân công trực tiếp bao gồm: tiền lương, các khoản phụ cấp theo lương như: BHXH, BHTN, BHYT, KPCđ của công nhân sản xất sản phẩm. Dự toán chi phắ tiền lương tại nhà máy ựược thể hiện trên hai hình thúc cơ bản :trả lương theo thời gian và theo sản phẩm , trong ựó hình thức trả lương theo sản phẩm là chủ yếu . Việc lập dự toán chi phắ nhân công trực tiếp tại nhà máy ựược xác ựịnh thông qua dự kiến tổng số lượng thời gian cần thiết ựể hoàn thành khối lượng sản phẩm sản xuất và ựơn giá thời gian lao ựộng trực tiếp (ựơn giá giờ công). Tại nhà máy, khi lập dự toán chi phắ nhân công trực tiếp, phòng kế hoạch căn cứ vào các yếu tố như cơ cấu ựội ngũ công nhân , trình ựộ thành thạo của từng công
nhân và ựơn giá giờ công của từng loại sản phẩm. Cụ thể, khi kế hoạch sản xuất ựược ựưa xuống, căn cứ vào các ựịnh mức lao ựộng ,thời gian cần sản xuất hoàn thành, các phân xưởng tiến hành giao viêc cho từng tổ và từng công nhân tại các phân xưởng sản xuất. Dự toán chi phắ tiền luong tại nhà máy ựược xác ựịnh : Dự toán chi phắ nhân công trực tiếp = Dự toán khối lượng SP cần SX x đM thời gian SX hoàn thành 1 SP x
đơn giá giờ công trực
tiếp
Trên cơ sở dự toán lương của các phân xưởng, kế hoạch tập hợp trực tiếp tiền lương sản phẩm của công nhân sản xuất của từng phân xưởng và nhập vào máy .Các khoản trắch theo lương : BHXH, BHYT,BHTN ựược tắnh theo tỉ lệ quy ựịnh. đối với tiền ăn ca 12.000ự/bữa, phụ cấp ựộc hại 200.000ự/ng/tháng, phòng kế hoạch ựã tắnh riêng, tiền ăn ca, phụ cấp ựộ ựộc hại sẽ ựược thanh toán hàng tháng cho người lao ựộng cùng với kỳ chi trả lương.
để lập ựược dự toán chi phắ về tiền lương cho kế hoạch phải căn cứ vào các thông tin cung cấp như :
+ Tình hình thực hiện bảng thanh toán chi phắ tiền lương của năm trước :
Bảng 4.4: Bảng thanh toán lương toàn nhà máy năm 2011
Chi tiêu Kế hoạch năm
2011(ựồng ) Thực hiện năm 2011 (ựồng ) Tỷ lệ (%) 1. Lương cán bộ quản lý 2. Lương quản lý phân xưởng
3. Lương công nhân trực tiếp sản xuất 4.Tổng quỹ tiền lương toàn nhà máy 5. Mức lương bình quân cho 1ng/tháng
1.763.000.000 3.395.000.000 11.457.000.000 17.154.000000 2.970.000 1.851.088.308 4.110.818.463 11.729.460.997 17.691.367.768 3.039.754 105,06 102,38 104,47 103,13 102,35
+ Thay ựổi ựơn giá tiền lương trên 1 sản phẩm hoàn thành (nếu có); +Tình hình thay ựổi về chế ựộ bảo hiểm, tiền ựộc hại, tiền ăn ca (nếu có); +Căn cứ vào số lượng sản phẩm sản xất hoàn thành;
+Căn cứ vào chi phắ ựịnh mức trên 1 ựơn vị sản phẩm;
+Căn cứ vào báo cáo dự toán chi phắ nhân công trực tiếp ựã ựược lập kỳ trước.
Nội dung của báo cáo nhằm phản ánh tổng chi phắ nhân công trực tiếp theo dự kiến và hạch toán chi phắ về ựơn giá tiền lương dự toán trên 1 ựơn vị sản phẩm, từ ựó xác ựịnh ựược nhu cầu lao ựộng trực tiếp toàn cho nhà máy năm tiếp theo. Báo cáo ựược lập ựể cung cấp thông tin về tổng chi phắ nhân công trực tiếp dự kiến ựối với sản phẩm bạt xanh cam 34kg năm 2012
Thời gian lập báo cáo cuối tháng 12 hàng năm.
Người lập báo cáo : Nhân viên phòng kế hoạch chịu trách nhiệm lập báo cáo, sau khi lập xong chuyển cho trưởng phòng kế hoạch xem xét và ký nháy, sau ựó trình lên phụ trách bộ phận sản xuất .
Người nhận báo cáo : Phó giám ựốc phụ trách sản xuất.
Cơ chế báo cáo: Báo cáo ựảm bảo tắnh ựầy ựủ, kịp thời và sự thống nhất của các thông tin cung cấp.
Số liệu kế hoạch về tiền lương,các khoản trắch BHXH, BHYT, BHTN, KPCđ, bồi dưỡng ựộc hại, ăn ca của toàn nhà máy, ựược thể hiện thông qua báo cáo dự toán chi phắ nhân công trực tiếp:
Bảng 4.5 : Báo cáo dự toán chi phắ nhân công trực tiếp năm 2011 Sản phẩm Ờ Bạt xanh cam 34kg (XC34)
Chỉ tiêu Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm
1. Khối lượng sản phẩm
sản xuất (Cây) 8.540 9.050 16.080 14.330 48.000
2. Thời gian trực tiếp
SX 1 SP (giờ) 9,93 9,93 9,93 9,93 9,93
3. Tổng T/G lao ựộng
TT (giờ) 84.802,20 89.866,50 159.674,40 142.296,90 391.837,80
4. đơn giá giờ công
(ựồng/giờ) 5.200 5.200 5.200 5.200 5.200
5. Tổng CPNCTT
(triệu ựồng) 440,97 467,31 830,31 739,94 2.037,56
(Nguồn: Phòng kế hoạch Nhà máy) Báo cáo dự toán chi phắ sản xuất chung
Chi phắ sản xuất chung là chi phắ phát sinh tại phân xưởng sản xuất ựược tắnh chung cho tất cả các sản phẩm. Chi phắ sản xuất chung thường bao gồm nhiều khoản mục và nhiều yếu tố chi phắ cấu thành.
Tại Nhà máy, chi phắ sản xuất chung bao gồm:
- Chi phắ nhân viên phân xưởng (bao gồm tiền lương và các khoản trắch theo lương theo quy ựịnh hiện hành của nhà nước);
- Chi phắ vật liệu;
- Chi phắ công cụ, dụng cụ sản xuất; - Chi phắ khấu hao tài sản cố ựịnh; - Chi phắ dịch vụ mua ngoài; - Chi phắ bằng tiền khác.
Chi phắ sản xuất chung tại nhà máy bao gồm những khoản chi phắ phục vụ cho quản lý phân xưởng như: chi phắ tiền lương nhân viên quản lý, chi phắ
khấu hao TSCđ, chi phắ phụ tùng thay thế,Ầ. đối với việc xây dựng kế hoạch chi phắ sản xuất chung tại nhà máy phải căn cứ vào tình hình thực tế thực hiện kỳ trước. định mức kế hoạch này ựược duyệt và giao kế hoạch cùng với kế hoạch sản lượng hàng tháng. Do ựặc ựiểm của từng chi phắ sản xuất chung là không thể tắnh trực tiếp cho từng sản phẩm mà thường phải phân bổ theo 1 tiêu chuẩn nhất ựịnh (thường là giờ công lao ựộng trực tiếp ). Trước tiên cần dự kiến ựơn giá chi phắ sản xuất chung phải phân bổ:
Tổng chi phắ sản xuất chung dự kiến đơn giá chi phắ sản xuất
chung cần phân bổ = Tổng giờ công lao ựộng trực tiếp dự kiến Sau ựó xác ựịnh ựịnh mức chi phắ sản xuất chung cho một ựơn vị sản phẩm:
định mức chi phắ sản xuất chung cho 1
ựơn vị SP
=
đơn giá chi phắ sản xuất chung
cần phân bổ
x
Thời gian lao ựộng trực tiếp ựể SX ra 1
ựơn vị SP Việc dự kiến chi phắ sản xất chung trong các doanh nghiệp có thể thực hiện cho 2 loại chi phắ: biến phắ và ựịnh phắ. đối với các ựịnh phắ, có thể dựa vào số liệu của các khoản chi phắ này ở kỳ trước ựể xác ựịnh. đối với biến phắ, dựa vào số liêu thực tế của kỳ trước và xem xét sự biến ựổi dự kiến trong kỳ kế hoạch (ựặc biệt là biến ựổi về sản lượng sản xuất ) ựể ước tắnh. định mức CPSXC của toàn nhà máy ựược thể hiện thông qua bảng kế hoạch hoặc dự toán. Nhìn chung kế hoạch sản xuất chung toàn nhà máy so với năm 2011 là không có nhiều biến ựộng .Căn cứ dể lập dự toán chi phắ sản xuất tại nhà máy ựược xác ựịnh là tổng thời gian lao ựộng trực tiếp , ựơn giá chi phắ chung và cách sử dụng cách tắnh sau ựây:
Dự toán tổng chi phắ chung =
Thời gian lao
ựộng trực tiếp x
đơn giá chi phắ SX chung
Trong ựiều kiện sản xuất bình thường không vượt quá công xuất thiết kế, trường hợp ựịnh phắ sản xuất chung thường không thay ựổi so với thực tế, vì vậy tại nhà máy khi lập dự toán chi phắ sản xuất chung thường chỉ lập cho phần biến phắ theo công thức nêu trên, sau ựó tổng hợp lại dể xác ựịnh dự toán chi phắ sản xuất chung . Chi phắ sản xuất chung tại nhà máy ựược lập chung cho các loại sản phẩm, sau ựó phân bổ cho từng loại sản phẩm theo tiêu tiêu thức hợp lý (thường là giờ công lao ựộng trực tiếp).
Ngoài ra, khi lập dự toán chi phắ sản xuất chung ,phòng kế hoach còn căn cứ vào các căn cứ sau ựây :
+ Tình hình thực hiện chi phắ sản xuất chung của kỳ trước;
+ Sự thay ựổi về chi phắ trả vay lãi, chi phắ quảng cáo, tiếp khách; + Căn cứ vào báo cáo dự toán chi phắ sản xuất chung ựã lập, phòng kế hoạh lập dự toán chi phắ sản xuất chung cho năm 2012.
Nội dung báo cáo: phản ánh quá trình tắnh toán chi phắ sản xuất chung