II. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
2.1.2 Hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phắ
Hệ thống báo cáo KTQT là tập hợp các thành phần hoặc các bộ phận ựể lập các loại báo cáo cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ựể thu nhận, xử lý, tổng hợp và ựưa ra các quyết ựịnh trong quản lý.
Nhằm phản ánh ựược những vấn ựề trong thực tế sản xuất kinh doanh cũng như cung cấp nguồn thông tin cho việc ra quyết ựịnh thì hệ thống báo cáo KTQT có một vai trò vô cùng quan trọng. Hệ thống báo cáo KTQT là một công cụ ựắc lực ựể cung cấp thông tin có tắnh chất ựịnh hướng cho quá trình sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ tiếp theo. Thông qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị sẽ giúp các nhà quản trị có cơ sở ựể hoạch ựịnh, kiểm soát, tổ chức thực hiện ựể ựạt ựược các mục tiêu ngắn hạn ựã ựề ra. [7]
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần ựược xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp cụ thể.
Nội dung hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần ựảm bảo cung cấp ựầy ựủ và ựảm bảo tắnh so sánh ựược của các thông tun phục vụ yêu cầu quản lý, ựiều hành và ra các quyết ựịnh kinh tế của doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán quản trị cần phải ựược thiết kế phù hợp với các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chắnh nhưng có thể thay ựổi theo yêu cầu quản lý các cấp. [12]
2.1.2.1 Khái niệm báo cáo kế toán quản trị
Báo cáo kế toán quản trị là những báo cáo phục vụ cho yêu cầu quản trị và ựiều hành hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của nhà quản lý doanh nghiệp. Báo cáo kế toán quản trị cung cấp những thông tin nhà quản lý cần ựể lập kế hoạch, ựánh giá và kiểm soát hoạt ựộng trong doanh nghiệp; báo cáo kế toán quản trị tồn tại vì lợi ắch của nhà quản lý. Báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin phục vụ cho mục tiêu ra quyết ựịnh của nhà quản lý, chủ yếu là ựịnh hướng cho tương lai. Những quyết ựịnh sáng suốt về vấn ựề như giá cả trong
tương lai, số lượng sản phẩm ựầu ra, kết cấu sản phẩm tiêu thụ, vấn ựề quản lý vốn, tất cả ựều do thông tin kế toán quản trị cung cấp . [7]
Báo cáo kế toán quản trị là nguồn thông tin cần thiết cho các nhà quản trị ở các cấp ựộ khác nhau, ựặc biệt là cho nhà quản trị cấp trung và cấp cao.
Báo cáo kế toán quản trị chi phắ ựược lập ra với mục ựắch kiểm soát tình hình thực hiện dự toán chi phắ trong kỳ của từng bộ phận (hoặc từng phân xưởng) trong doanh nghiệp.
Thông qua báo cáo kế toán quản trị chi phắ, nhà quản trị doanh nghiệp sẽ ựánh giá sự tiết kiệm hay lãng phắ chi phắ ở từng bộ phận và từng phân xưởng, từ ựó ựề ra các biện pháp phấn ựấu tiết kiệm chi phắ, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Báo cáo kế toán quản trị chi phắ phản ánh chi phắ thực tế và dự toán của từng yếu tố chi phắ phát sinh ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Báo cáo ựược lập riêng cho từng bộ phận, từng phân xưởng ựể kiểm soát tình hình thực hiện chi phắ. đối với những chi phắ chiếm tỷ trọng lớn và ẩn chứa trong ựó nhiều loại ựịnh mức khác nhau thì kế toán quản trị phải lập báo cáo riêng cho loại chi phắ ựó. [7]
2.1.1.2 Vai trò của báo cáo kế toán quản trị
Báo cáo kế toán quản trị cung cấp những thông tin kế toán cho các nhà quản lý nhằm ựạt ựược những mục tiêu của tổ chức ựã ựề ra. Nhà quản lý nhận ựược thông tin này dưới hình thức như: báo cáo doanh thu, báo cáo chi phắ, báo cáo giá thành các dự toán, các báo cáo hoạt ựộng hàng tháng. Vai trò của báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin phục vụ cho các chức năng chủ yếu: lập kế hoạch, tổ chức ựiều hành, kiểm soát và ra quyết ựịnh. Nó cho phép các nhà quản trị hiểu biết chắnh xác và cụ thể hơn về những vấn ựề cần giải quyết. Các nhà quản trị sử dụng thông tin kế toán quản trị vào mục ựắch kiểm soát thông qua việc tác ựộng vào việc hình thành quyết ựịnh của các thành viên, buộc các quyết ựịnh ựó phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.
Vai trò báo cáo kế toán quản trị ựối với việc lập kế hoạch
Việc lập kế hoạch trong một tổ chức liên quan ựến hai vấn ựề, ựó là: xác ựịnh mục tiêu của tổ chức và xây dựng những phương thức ựể ựạt ựược mục tiêu ựó. Dự toán ngân sách trong kế toán quản trị là một công cụ ựể kế toán viên giúp ban quản trị trong quá trình lập kế hoạch và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch. Vì vậy, kế toán quản trị phải trên cơ sở ựã ghi chép, tắnh toán, phân tắch chi phắ, doanh thu, lợi nhuận, kết quả từng loại hoạt ựộng, từng sản phẩm, từng ngành hàng,Ầlập các bảng dự toán chi phắ, doanh thu, lợi nhuận, dự toán vốn Ầ, ựể cung cấp thông tin trong việc phác họa dự kiến tương lai nhằm mục ựắch phát triển doanh nghiệp.
Vai trò báo cáo kế toán quản trị ựối với công tác kiểm tra, kiểm soát
để giúp các nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm soát, kế toán quản trị sẽ cung cấp các thông tin thể hiện trên các báo cáo thực hiện, ựể so sánh những số liệu thực hiện so với kế hoạch hoặc dự toán, liệt kê tất cả các sự khác biệt và ựánh giá việc thực hiện. Các báo cáo này có tác dụng như một hệ thống thông tin phản hồi ựể nhà quản trị biết ựược kế hoạch ựang thực hiện như thế nào, ựồng thời nhận diện các vấn ựề hạn chế cần có sự ựiều chỉnh, thay ựổi nhằm hướng hoạt ựộng của tổ chức về mục tiêu xác ựịnh.
Vai trò báo cáo kế toán quản trị ựối với việc ra quyết ựịnh
Chức năng ra quyết ựịnh ựòi hỏi nhà quản trị phải có sự chọn lựa thắch hợp trong nhiều phương án khác nhau ựược ựưa ra. Các quyết ựịnh trong một tổ chức có thể là quyết ựịnh chiến lược ảnh hưởng lâu dài ựến tổ chức. Tất cả các quyết ựịnh ựều có nền tảng từ thông tin, và phần lớn thông tin ựều do kế toán quản trị cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết ựịnh của nhà quản trị. Vì vậy, kế toán quản trị phải cung cấp thông tin linh hoạt kịp thời và mang tắnh hệ thống, trên cơ sở ựó phân tắch các phương án thiết lập ựể lựa chọn phương án tối ưu nhất cho việc ra quyết ựịnh. Các thông tin cũng có thể diễn
ựạt dưới dạng mô hình toán học, ựồ thị, biểu ựồ, Ầ ựể nhà quản trị có thể xử lý nhanh chóng.
2.1.2.3 Phân loại báo cáo kế toán quản trị chi phắ
Báo cáo kế toán quản trị là nguồn thông tin cần thiết cho các nhà quản trị ở các cấp ựộ khác nhau, ựặc biệt là cho nhà quản trị cấp trung và cấp cao. Thông qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị sẽ giúp các nhà quản trị có cơ sở ựể hoạch ựịnh, kiểm soát, tổ chức thực hiện ựể ựạt ựược mục tiêu ngắn hạn ựã ựề ra. [7]
Do ựặc ựiểm của báo cáo kế toán quản trị là thông tin cung cấp hướng về tương lai, ựi vào từng chức năng và bộ phận hoạt ựộng, có tắnh linh hoạt và thắch ứng nên các báo cáo ựược thiết lập phải phù hợp với ựặc ựiểm và quy mô hoạt ựộng, trình ựộ và khả năng sử dụng thông tin báo cáo kế toán quản trị cung cấp. Tùy từng ựặc ựiểm sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiêp sẽ xây dựng và hoàn thiện cho mình một hệ thống báo cáo kế toán quản trị phù hợp. Tuy nhiên trong thực tế hiện nay, ựối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung căn cứ vào nhu cầu sử dụng thông tin ựã phân loại báo cáo kế toán quản trị như sau:
Phân loại báo cáo KTQT chi phắ theo chức năng quản lý ựược chia thành:
Các báo cáo dự toán phục vụ cho chức năng lập kế hoạch bao gồm:
- Báo cáo dự toán chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp; - Báo cáo dự toán chi phắ nhân công trực tiếp; - Báo cáo dự toán chi phắ sản xuất chung; - Báo cáo dự toán chi phắ quản lý;
- Báo cáo dự toán chi phắ bán hàng;
Các báo cáo phục vụ cho chức năng kiểm soát (báo cáo tình hình thực hiện chi phắ)
Nhà quản trị sau khi ựã triển khai việc thực hiện kế hoạch thì bước tiếp theo là phải kiểm tra ựánh giá quá trình thực hiện ựó. Phương pháp kiểm tra và ựánh giá thường là phương pháp so sánh. Theo phương pháp này tất cả các số liệu thực hiện ựược so sánh với kế hoạch hoặc so với dự toán, từ ựó phát hiện những sai lệch giữa kết quả ựạt ựược với mục tiêu ựã ựề ra. để làm ựược ựiều này, nhà quản trị cần ựược kế toán cung cấp các báo cáo thực hiện ựể ựánh giá, có tác dụng như bước phản hồi giúp nhà quản trị nhận diện ra những vấn ựề còn tồn tại cần có tác ựộng của quản lý.
Các báo cáo tình hình thực hiện chi phắ phục vụ cho chức năng kiểm soát bao gồm:
- Báo cáo chi phắ sản xuất;
- Báo cáo tình hình thực hiện ựịnh mức chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp và chi phắ nhân công trực tiếp;
- Báo cáo tình hình thực hiện ựịnh mức chi phắ sản xuất chung; - Các báo cáo khác.
Các báo cáo phục vụ cho chức năng ra quyết ựịnh của nhà quản lý.
Với chức năng ra quyết ựịnh ựòi hỏi nhà quản trị phải có sự lựa chọn hợp lý trong nhiều phương án ựặt ra. Ra quyết ựịnh tự thân nó không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả trong ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và ựánh giá, tất cả ựều phải có quy ựịnh ựược ựề ra. Do ựó phần lớn thông tin do kế toán quản trị cung cấp phục vụ chức năng ra quyết ựịnh. đó là chức năng quan trọng xuyên suốt quá trình quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho ựến khâu kiểm tra, ựánh giá. Chức năng ra quyết ựịnh ựược thực thi trong suốt quá trình hoạt ựộng của doanh nghiệp, các báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin theo nhu cầu quản trị theo hướng cung cấp thông tin cho các chức năng quản lý. Và bên cạnh ựó, các báo cáo phản ánh các thông tin thắch hợp cho việc ra quyết ựịnh nhằm cung cấp các thông tin nhanh chóng, ngắn gọn, dễ hiểu và
thắch hợp về doanh thu và chi phắ liên quan ựến các phương án, ựể giúp nhà quản lý ra các quyết ựịnh kinh doanh cho ựơn vị.
Các báo cáo phục vụ cho chức năng ra quyết ựịnh của nhà quản lý bao gồm:
- Báo cáo giá thành;
- Báo cáo chi phắ bán hàng;
- Báo cáo chi phắ quản lý doanh nghiệp; - Một số báo cáo khác.
Phân loại báo cáo KTQT chi phắ theo bộ phận ựược chia thành:[7]
- Báo cáo tình hình biến ựộng nguyên vật liệu; - Báo cáo năng suất lao ựộng;
- Báo cáo bộ phận theo sản phẩm tại phân xưởng; - Báo cáo chi phắ theo ựơn hàng.
2.1.2.4 đối tượng sử dụng báo cáo kế toán quản trị
Báo cáo KTQT là phương tiện truyền ựạt thông tin tài chắnh có ắch cho những người sử dụng ựể ựưa ra các quyết ựịnh kinh tế. Báo cáo KTQT phải ựảm bảo ựược yêu cầu cung cấp thông tin thắch hợp, kịp thời và phù hợp theo từng ựối tượng sử dụng thông tin với một chi phắ xử lý thắch hợp.
Vai trò chủ yếu của nhà quản lý là ra quyết ựịnh, chắnh vai trò này phân biệt nhà quản lý với những người khác trong doanh nghiệp. để có thể thực hiện ựược vai trò của mình, các nhà quản lý cần thông in. Nhu cầu thông tin của họ có thể ựáp ứng từ nhiều nguồn: thông tin kế toán tài chắnh thể hiện trên các báo cáo tài chắnh. Tuy nhiên thông tin mà nhà quản lý cần lại không phải là thông tin tổng hợp, theo thước ựo giá trị mà thông tin nhà quản trị cần là những thông tin chi tiết, cụ thể theo cả thước ựo giá trị và thước ựo khối lượng, trọng lượngẦ Những thông tin này chỉ có thể ựược cung cấp từ các báo cáo kế toán quản trị. Như vậy ựối tượng sử dụng báo cáo kế toán quản trị là các nhà quản trị trong nội bộ ựơn vị: các nhà quản trị cấp cao như Chủ tịch
hội ựồng quản trị, Giám ựốc, Phó Giám ựốc, trưởng các phòng ban; các nhà quản trị cấp thấp như: Quản lý giám sát viên, Quản ựốc phân xưởng, chuyền trưởng, tổ trưởngẦ
để phục vụ cho nhu cầu ra quyết ựịnh quản lý có hiệu quả, các nhà quản trị nội bộ doanh nghiệp cần những thông tin sau từ báo cáo kế toán quản trị:
- Thông tin phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch nhằm ựạt ựược mục tiêu hoạt ựộng của doanh nghiệp;
- Thông tin phục vụ cho việc ựiều hành và kiểm soát các hoạt ựộng thường xuyên của doanh nghiệp ựể chỉ ựạo hoạt ựộng nhằm thực hiện kế hoạch ựã ựề ra và ựạt ựược các mục tiêu lợi nhuận;
- Thông tin phục vụ cho việc chứng minh các quyết ựịnh ựăc biệt trong quá trình hoạt ựộng.
Tóm lại, ựặc ựiểm của báo cáo KTQT là báo cáo theo từng bộ phận, từng tình huống ra quyết ựịnh, linh hoạt theo yêu cầu quản lý (không bắt buộc theo khuôn mẫu cụ thể). Báo cáo KTQT là công cụ kinh tế ựắc lực cung cấp thông tin vô cùng quan trọng góp phần mang lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp, ựồng thời giúp cho các ựối tượng sử dụng thông tin ựưa ra các chiến lược kinh doanh hợp lý nhằm mang lại lợi nhuận và ựạt ựược mục tiêu ựã ựặt ra của toàn doanh nghiệp.
2.1.2.5 Mục ựắch của báo cáo kế toán quản trị
Mục ựắch của báo cáo kế toán quản trị chi phối việc soạn thảo và trình bày báo cáo kế toán quản trị. Mục ựắch của báo cáo kế toán quản trị ựến lượt nó lại chịu sự chi phối bởi các ựối tượng sử dụng và nhu cầu thông tin của họ.
Ở Việt Nam, mục ựắch báo cáo kế toán quản trị ựược xác ựịnh tại Thông tư 53/2006/TT-BTC ngày 12/06/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chắnh về việc ban hành chế ựộ kế toán quản trị và báo cáo kế toán quản trị trong các doanh nghiệp như sau: [11]
- Báo cáo kế toán quản trị là nguồn thông tin cần thiết cho các nhà quản trị ở các cấp ựộ khác nhau, ựặc biệt là cho nhà quản trị cấp trung và cấp cao.
- Thông qua hệ thống báo cáo kế toán quản trị sẽ giúp các nhà quản trị có cơ sở ựể hoạch ựịnh, kiểm soát, tổ chức thực hiện ựể ựạt ựược các mục tiêu ngắn hạn ựã ựề ra.
- Do ựặc ựiểm của kế toán quản trị là thông tin cung cấp hướng về tương lai, ựi vào từng chức năng và bộ phận hoạt ựộng, có tắnh linh hoạt và thắch ứng nên các báo cáo ựược thiết lập phải phù hợp với ựặc ựiểm và quy mô hoạt ựộng, trình ựộ và khả năng sử dụng thông tin kế toán.
2.1.2.6 Yêu cầu của báo cáo kế toán quản trị
Khi xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần ựảm bảo cung cấp kịp thời những thông tin hữu ắch nhất cho nhà quản lý, thắch hợp với mục tiêu hoạt ựộng cụ thể của từng doanh nghiệp.
Muốn vậy báo cáo kế toán quản trị phải phải ựảm bảo các yêu cầu: -Thứ nhất, báo cáo kế toán quản trị phải ựáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp;