4.2.1.1. Hoàn thiện kiểm soát tạm ứng và thu hồi tạm ứng:
- Đối với tạm ứng vốn chi bồi thƣờng hỗ trợ GPMB quy định thời gian và trách nhiệm hoàn tạm ứng. Cụ thể theo quy định tại điểm 3.1 phần III, quyết định 282/ QĐ – KBNN ngày 20 tháng 4 năm 2012 của Kho bạc Nhà nƣớc thì: “ Đối với công việc bồi tƣờng hỗ trợ: sau khi chi trả cho ngƣời thụ hƣởng, chủ đầu tƣ tập hợp chứng từ, làm thủ tục thanh toán và thu hồi tạm ứng trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày làm việc kể từ ngày chi trả cho ngƣời thụ hƣởng”. Cần quy định lại nhƣ sau: “Đối với công việc bồi tƣờng hỗ trợ: sau khi chi trả cho ngƣời thụ hƣởng, chủ đầu tƣ tập hợp chứng từ, làm thủ tục thanh toán và thu hồi tạm ứng trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày làm việc kể từ ngày chủ đầu tƣ rút vốn tại KBNN”. Bởi vì trách nhiệm thu hồi tạm ứng đền bù GPMB thuộc cán bộ kiểm soát chi đầu tƣ XDCB trong khi tiền tạm ứng lại nằm trong tài khoản tiền gửi do bộ phận kế toán quản lý( đối với trƣờng hợp sau khi đã tạm ứng nhƣng vì lý do bất khả kháng chƣa chi trả cho ngƣời thụ hƣởng, chủ đầu tƣ phải gửi tiền tại KBNN, quy định tại điểm 3.4,
phần II, TT 107/2007/TT-BTC ngày 07/09/2007 của Bộ Tài Chính), cán bộ kiểm soát chi không quản lý đƣợc số tiền chủ đầu tƣ đã tạm ứng. Nhƣ vậy, việc kiểm tra đôn đốc chủ đầu tƣ hoàn ứng sẽ gặp trục trặc, khó khăn vì cán bộ kiểm soát chi không nắm đƣợc chủ đầu tƣ chi trả cho ngƣời thụ hƣởng khi nào, số dƣ trên tài khoản tiền gửi là bao nhiêu… nên rất khó xác định đƣợc thời gian 30 ngày kể từ khi chi trả cho ngƣời thụ hƣởng.
- Đối với tạm ứng vốn cho xây lắp và thiết bị:
+ Bảo lãnh tạm ứng hết hiệu lực mà chƣa thu hồi hết tạm ứng phải gia hạn thời gian bảo lãnh tạm ứng. Đồng thời quy định tỷ lệ thu hồi tạm ứng tối thiểu qua mỗi làn thanh toán khi khối lƣợng thanh toán chƣa đạt tới 80% giá trị hợp đồng theo công thức sau:
Số vốn thu hồi tạm ứng
= giá trị KLHT x số vốn tạm ứng Từng lần thanh toán giá trị hợp đồng x 80%
+ Đề nghị không tạm ứng cho các hợp đồng, gói thầu khi chƣa đƣợc bàn giao mặt bằng thi công. Khi thực hiện tạm ứng hơp đồng cho các nhà thầu thì yêu cầu chủ đầu , ban quản lý dự án xuất trình biên bản bàn giao mặt bằng thi công nhằm tránh tình trạng vốn đã đƣợc tạm ứng nhƣng nhà thầu chƣa có mặt bằng để thi công dẫn đến kéo dài thời gian thực hiện thu hồi tạm ứng.
4.2.1.2. Hoàn thiện nguyên tắc “ thanh toán trước, kiếm soát sau”:
Theo tiết a, khoản 4.2.1, điểm 4.2 quyết định 282/Q Đ – KBNN ngày 20/4/2012 thì quy trình đối với từng lần thanh toán của công việc, hợp đồng thanh toán nhiều lần (trừ lần thanh toán cuối cùng) nhƣ sau:
* Trình tự các bƣớc công việc và thời gian thanh toán trƣớc.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, KBNN các cấp hoàn thành thủ tục thanh toán theo nguyên tắc thanh toán trƣớc, kiểm soát sau. Trình tự thanh toán đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: Cán bộ kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ
đầu tƣ thực hiện kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác); đối chiếu mức vốn đề nghị thanh toán phù hợp với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng.
Trƣờng hợp dự án thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, trƣờng hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lƣợng ngoài hợp đồng: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng và theo dự toán đƣợc duyệt.
Trƣờng hợp dự án thuộc đối tƣợng đấu thầu: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với giá hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng. Đối với công việc thực hiện không theo hợp đồng: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, cán bộ kiểm soát chi xác định số vốn thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi (nếu có), tên, tài khoản đơn vị đƣợc hƣởng, ghi đầy đủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy rút vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có), đồng thời lập tờ trình lãnh đạo, trình Trƣởng phòng Kiểm soát chi NSNN toàn bộ hồ sơ thanh toán và tờ trình lãnh đạo để ký trình Lãnh đạo KBNN phụ trách.
Trƣờng hợp số vốn chấp nhận thanh toán trƣớc có sự chênh lệch so với số vốn đề nghị của chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 02/KSC) và báo cáo Trƣởng phòng Kiểm soát chi NSNN trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận thanh toán.
Bƣớc 2: Trƣởng phòng Kiểm soát chi NSNN kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, và các chứng từ thanh toán bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có),
Giấy rút vốn đầu tƣ, sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi để trình lãnh đạo KBNN phụ trách.
Trƣờng hợp Trƣởng phòng Kiểm soát chi NSNN chấp nhận thanh toán số vốn khác so với số vốn cán bộ kiểm soát chi trình, Trƣởng phòng Kiểm soát chi NSNN ghi lại số vốn chấp nhận thanh toán trên tờ trình lãnh đạo và yêu cầu cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 02/KSC) trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận thanh toán trƣớc.
Bƣớc 3: Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát chi đầu tƣ xem xét, ký
duyệt tờ trình lãnh đạo của phòng Kiểm soát chi NSNN và Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, sau đó chuyển trả hồ sơ phòng Kiểm soát chi NSNN.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ thanh toán thì phòng Kiểm soát chi NSNN có trách nhiệm giải trình.
Trƣờng hợp lãnh đạo KBNN phê duyệt khác với số vốn đề nghị chấp nhận thanh toán của phòng Kiểm soát chi NSNN thì sau khi lãnh đạo trả hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 02/KSC) và báo cáo Trƣởng phòng Kiểm soát chi NSNN trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ về kết quả chấp nhận thanh toán.
Bƣớc 4: Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho phòng Kế toán
bao gồm: Giấy rút vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có).
(Thời gian thực hiện các bƣớc 1, 2, 3, 4 là 02 ngày làm việc)
Bƣớc 5: Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ,
hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán, nhập các thông tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy sau đó trình Kế toán trƣởng. Kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy sau đó trình lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ.
Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, phòng Kế toán thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ phòng Kiểm soát chi NSNN để xử lý.
Bƣớc 6: Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt Giấy
rút vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có) sau đó chuyển trả hồ sơ phòng Kế toán để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng. Đối với những khoản thanh toán có giá trị cao theo quy định của quy trình thanh toán điện tử thì phòng Kế toán trình Lãnh đạo phụ trách kế toán ký duyệt trên máy.
Phòng Kế toán lƣu 01 liên Giấy rút vốn đầu tƣ, (02 liên giấy rút vốn đầu tƣ trƣờng hợp thu 2% thuế GTGT và làm thủ tục khấu trừ số thuế GTGT để nộp vào ngân sách nhà nƣớc), Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có), hồ sơ còn lại chuyển lại phòng Kiểm soát chi NSNN để lƣu hồ sơ và trả chủ đầu tƣ.
Trƣờng hợp chủ đầu tƣ lĩnh tiền mặt thì phòng Kế toán chuyển các liên Giấy rút vốn đầu tƣ kiêm lĩnh tiền mặt sang bộ phận Kho quỹ để chi tiền cho đơn vị thụ hƣởng và thực hiện luân chuyển chứng từ theo quy định của KBNN. (Thời gian thực hiện các bƣớc 5,6 là 01 ngày làm việc).
* Trình tự kiểm soát sau:
Căn cứ hồ sơ đã nhận, trong thời hạn tối đa là 07 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm soát lại hồ sơ thanh toán, trong đó ngoài việc kiểm tra hồ sơ, tài liệu đề nghị thanh toán nhƣ nội dung nêu trên, cán bộ kiểm soát chi cần tập trung kiểm soát các vấn đề sau:
- Kế hoạch vốn năm của dự án.
- Kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác).
- Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng: Kiểm tra khối lƣợng hoàn thành ghi tại Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán, Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc phát sinh ngoài
hợp đồng đề nghị thanh toán, để đảm bảo giá trị khối lƣợng hoàn thành đƣợc thanh toán theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và dự toán đƣợc duyệt (trƣờng hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt hoặc trƣờng hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lƣợng ngoài hợp đồng); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng.
- Đối với các công việc thực hiện không theo hợp đồng: Kiểm tra khối lƣợng hoàn thành ghi tại Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ để đảm bảo khối lƣợng hoàn thành đƣợc thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt.
Trƣờng hợp sau khi kiểm soát, số vốn chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch với số vốn đã thanh toán cho chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 02/KSC) và báo cáo Trƣởng phòng Kiểm soát chi NSNN trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ thông báo về kết quả kiểm soát và trừ vào những lần thanh toán tiếp theo (nếu số chấp nhận thanh toán nhỏ hơn số vốn đã thanh toán).
Nguyên tắc “ Thanh toán trƣớc, kiểm soát sau” đối với hợp đồng thanh toán nhiều lần trừ lần thanh toán cuối cùng ” trên thực tế cùng một cán bộ kiểm soát dự án kiểm tra lại hồ sơ do chính mình quản lý sẽ không hiệu quả vì không phát huy đƣợc yếu tố kiểm soát sau. Vì thế, học viên thấy rằng cần xác định lại phƣơng thức “thanh toán trƣớc, kiểm soát sau” trong kiểm soát chi đầu tƣ theo hƣớng:
- Cần giảm bớt nguyên tắc “ thanh toán trƣớc, kiểm soát sau” trong thanh toán khối lƣợng hoàn thành, chỉ nên áp dụng nguyên tắc này trong trƣờng hợp tạm ứng vốn để hạn chế các rủi ro và tiêu cực trong kiểm soát thanh toán vốn các dự án.
- Tổ chức bộ phận “ kiểm soát sau” là các cán bộ kiểm soát có kinh nghiệm và thực hiện kiểm soát lại những dự án không do cán bộ đó quản lý nhằm đảm bảo đúng tính chất của kiểm soát sau. Bởi vậy, cần quy định lại
nguyên tắc “ kiểm soát sau” trong thanh toán đối với những hợp đồng tạm ứng; thanh toán nhiều lần ( trừ lần cuối cùng )nhƣ sau:
Căn cứ hồ sơ đã nhận, trong thời hạn tối đa là 07 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát sau nhận đƣợc đầy đủ hồ sơ của chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm soát sau thực hiện kiểm soát lại hồ sơ thanh toán, trong đó ngoài việc kiểm tra hồ sơ, tài liệu đề nghị thanh toán nhƣ nội dung nêu trên, cán bộ kiểm soát sau cần tập trung kiểm soát các vấn đề sau:
- Kế hoạch vốn năm của dự án.
- Kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tƣợng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác).
- Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng: Kiểm tra khối lƣợng hoàn thành ghi tại Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán, Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán, để đảm bảo giá trị khối lƣợng hoàn thành đƣợc thanh toán theo hợp đồng kinh tế đã ký kết và dự toán đƣợc duyệt (trƣờng hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt hoặc trƣờng hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lƣợng ngoài hợp đồng); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng.
- Đối với các công việc thực hiện không theo hợp đồng: Kiểm tra khối lƣợng hoàn thành ghi tại Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ để đảm bảo khối lƣợng hoàn thành đƣợc thanh toán theo dự toán đƣợc duyệt.
Trƣờng hợp sau khi kiểm soát, số vốn chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch với số vốn đã thanh toán cho chủ đầu tƣ, cán bộ kiểm sau dự thảo văn bản (theo mẫu số 02/KSC) và báo cáo Trƣởng phòng Kiểm soát chi NSNN trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tƣ thông báo về kết quả kiểm soát và trừ vào những lần thanh toán tiếp theo (nếu số chấp nhận thanh toán nhỏ hơn số vốn đã thanh toán).