Cơ cấu tổ chức của công ty.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý trong công ty Bibica
Nhiệm vụ và mối liên hệ giữa các phòng ban trong công ty.
Dựa vào sơ đồ trên ta thấy: Tổ chức quản lý của Công ty gồm 2 cấp: cấp Công ty và cấp phân xưởng. Ở cấp Công ty cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị được bố trí theo kiểu trực tuyến chức năng. Do ưu điểm của mô hình kết hợp được ưu điểm của cơ cấu chức năng đường quản trị từ trên xuống dưới vẫn tồn tại nhưng ở cấp phân xưởng người ta bố trí xây dựng thêm các điểm chức năng theo lĩnh vực công tác.
Đại hội đồng cổ đông:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty Cổ phần Bibica, là nơi đưa ra những chính sách về chiến lược phát triển của Công ty và bầu ra bộ máy quản lý cao nhất của Công ty là Hội đồng quản trị và bầu Ban kiểm soát.
(Quyền của Đại hội đồng cổ đông được quy định cụ thể tại Điều lệ hoạt động Công ty)
Hội đồng quản trị:
- Hoạt động kinh doanh và các công việc của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của HĐQT.
- HĐQT là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ.
- Quyết định kế hoạch phát triển SXKD và ngân sách hàng năm, xác định các mục tiêu hoạt động và mục tiêu chiến lược; quyết định thành lập hoặc giải thể công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện; quyết định mua bán cổ phiếu quỹ của Công ty; thực hiện việc phát hành trái phiếu, trái phiếu chuyển đổi thành cổ phiếu…
Tổng Giám đốc Công ty:
- Là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc tổ chức điều hành quản lý Công ty . Tổng Giám đốc là người đại diện pháp nhận của Công ty trong mọi hoạt động giao dịch với cơ quan nhà nước và các đơn vị kinh tế đối tác khác.
- TGĐ có quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty. Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty. Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ những chức danh do HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. Chịu trách nhiệm trước HĐQT, ĐHCĐ và pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho Công ty.
Phó Tổng Giám đốc:
- Giúp việc cho Tổng Giám đốc có Phó TGĐ do HĐQT bổ nhiệm và bãi miễn nhiệm theo đề nghị của TGĐ. Phó TGĐ được TGĐ phân công và ủy nhiệm quản lý điều hành 1 hoặc 1 số lĩnh vực hoạt động của Công ty. Phó TGĐ chịu trách nhiệm trước TGĐ và cùng chịu trách nhiệm liên đới với TGĐ trước HĐQT về các phần việc được phân công hoặc ủy nhiệm.
- Chỉ đạo các phòng ban hoặc các đơn vị trực thuộc của Công ty theo sự phân công của TGĐ, có trách nhiệm tham gia xây dựng đề án, kế hoạch tháng, quý, năm cùng với TGĐ.
- Thay mặt TGĐ Công ty giải quyết các vấn đề cụ thể nảy sinh thuộc thẩm quyền phục trách, xin ý kiến TGĐ giới hạn được giao.
Ban Kiểm soát:
- Được HĐQT tham khảo ý kiến về việc chỉ định Công ty Kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiễm của Công ty kiểm toán độc lập.
- Thảo luận với kiểm toán viên độc lập về tính chất và phạm vi kiểm toán trước khi bắt đầu việc kiểm toán. Kiểm tra các báo cáo tài chính hàng năm, sáu tháng và hàng quý trước khi đệ trình lên HĐQT.
- Thảo luận về những vấn đề khó khan và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ cũng như mọi vấn đề mà kiểm toán viên độc lập muốn bàn bạc. Các phòng ban: Tên phòng ban Chức năng Nhiệm vụ Khối HC- NS (Phòng tổ chức)
Tham mưu các mặt công tác: tổ chức sản xuất, công tác nhân sự, đào tạo nâng bậc, công tác lao động tiền lương
- Công tác tổ chức sản xuất và cán bộ. - Công tác nhân sự và chế độ.
- Công tác quản lý và sử dụng lao động. - Công tác tiền lương.
- Đào tạo và bảo hộ lao động. Khối Bán
hàng
Tham mưu về các mặt công tác: Bán hang, tổ chức tiêu thụ sản phẩm
- Xây dựng kế hoạch tổng hợp về SXKD ngắn và dài hạn.
- Phân bổ kế hoạch và lập kế hoạch tác nghiệp hàng tháng, quý, năm.
- Lập và triển khai thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tổ chức các nghiệp vụ về TTSP.
- Soạn thảo các nội dung ký kết hợp đồng kinh tế với các đối tác mua hàng.
Khối Kỹ thuất (phòng kỹ thuật)
Tham mưu trong công tác quản lý kỹ thuật, quy trình công nghệ sản xuất, nghiên cứu sản phẩm mới và kiểm tra chất lượng sản phẩm, nguyên vật liệu…
- Quản lý kỹ thuật.
- Xây dựng kế hoạch tiến bộ kỹ thuật và các biện pháp thực hiện.
- Quản lý quy trình công nghệ. - Nghiên cứu sản phẩm mới.
- Xây dựng nội quy, quy trình quy phạm. - Giải quyết các sự cố trong sản xuất, quản lý và kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Đào tạo và huấn luyện công nhân viên. Khối Mua
hàng
Tham mưu trong công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung ứng NVL phục vụ sản xuất, quản lý kho tang, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, phương tiện vận tải, bốc xếp và xây dựng cơ bản.
- Xây dựng kế hoạch tổng hợp về SXKD ngắn và dài hạn.
- Phân bổ kế hoạch và lập kế hoạch tác nghiệp hàng tháng, quý, năm.
- Lập và triển khai thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư, gia công thiết bị, phụ tùng, dụng cụ sản xuất.
- Tổ chức các nghiệp vụ về TTSP.
- Soạn thảo các nội dung ký kết hợp đồng kinh tế.
- Xây dựng kế hoạch giá thành và giám sát việc thực hiện các định mức kinh tế kỹ thuật. - Quản lý vật tư, kho tàng phương tiện vận tải.
- Xây dựng kế hoạch đầu tư, đổi mới máy móc thiết bị… - Cấp phát vật tư, trang bị dụng cụ sản xuất… Khối Tài chính - Kế toán
Tham mưu cho Giám đốc và giúp Giám đốc quản lý các mặt kế toán, thống kê,
- Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch về kế toán, thống kê, tài chính.
(Giám đốc Tài chính, phòng kế toán)
tài chính trong toàn Công ty.
số liệu về sản lượng, tài sản tiền vốn và các quỹ xí nghiệp.
- Lập kế hoạch giao dịch với Ngân hàng để cung ứng tiền mặt.
- Thu chi tiền mặt, tài chính và hạch toán kinh tế.
- Quyết toán tài chính và lập báo cáo hàng kỳ theo quy định của Nhà nước.
Khối Marketing
Tham mưu trong công tác phát triển thị trường
- Tổ chức các chương trình quảng cáo, nhằm đưa sản phẩm của Công ty đến gần hơn với công chúng.
- Tham mưu nhằm đưa ra các chương trình khuyến mại. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nghiên cứu thị trường, phát triển thị trường.
Bộ máy quản lý tài chính của Bibica
Đứng đầu bộ máy quản lý tài chính của công ty cổ phần Bibica là Giám đốc tài chính hay CFO (Chief Financial Official).
Bên dưới Giám đốc tài chính là Phòng Tài chính-Kế toán đảm bảo cung cấp thông tin một cách thường xuyên, chính xác, kịp thời cho quá trình điều hành hoạt động tài chính trong công ty, thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Lập kế hoạch tài chính, triển khai và theo dõi các hoạt động tài chính, kiểm soát ngân quỹ.
- Thiết lập và thực hiện chính sách quản trị tiền mặt của Công ty nhằm đảm bảo có đủ lượng tiền đáp ứng các nhu cầu thanh toán ngắn hạn.
- Tiến hành phân tích tình hình tài chính của công ty nhằm nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu của công ty.
- Phân tích, quản lý các danh mục đầu tư và cơ cấu đầu tư, hoạch định ngân sách vốn đầu tư.
- Lập kế hoạch về chiến lược tài chính cho tập đoàn trong từng giai đoạn cụ thể. Phân tích và thiết lập các công cụ quản trị và giảm thiểu rủi ro tài chính.
- Tìm kiếm và quản lý hiệu quả các nguồn vốn kinh doanh và đầu tư.
- Theo dõi, phân tích, đánh giá và đưa ra các công cụ quản trị, dự báo rủi ro tài chính.
- Quản lý các nguồn vốn của công ty, phân tích và đánh giá báo cáo tài chính quý-năm nhằm tham mưu Tổng giám đốc và HĐQT những cải tiến khi cần thiết. Thiết lập báo cáo hợp nhất cho cả hệ thống.
- Đánh giá các chương trình hoạt động của Công ty trên phương diện tài chính.
- Triển khai, hướng dẫn các văn bản pháp luật liên quan đến tài chính và các lĩnh vực kinh doanh, đầu tư của công ty.
- Thiết lập và duy trì các quan hệ với các cơ quan hữu quan có liên quan đến hoạt động tài chính của Công ty.
- Phụ trách quản lý và chỉ đạo hoạt động của Kế toán trưởng, trên cơ sở bảo toàn và phát triển vốn công ty.
- Xây dựng một chính sách phân chia lợi nhuận hợp lý giữa các cổ đông. - Giám sát các hoạt động liên quan đến kiểm toán, tư vấn tài chính kế toán, bảo hiểm tài sản.
- Báo cáo Chủ tịch HĐQT định kỳ mỗi tháng 1 lần về tình hình thực hiện nhiệm vụ và thường xuyên báo cáo kịp thời khi cần thiết đồng thời phối hợp công tác chặt chẽ cùng với các thành viên Ban tổng Giám đốc công ty.
- Lập và gửi các yêu cầu cải tiến chất lượng đến công ty.
- Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động đào tạo cấp phòng/bộ phận.
- Báo cáo với Tổng giám đốc định kỳ mỗi tháng một lần về tình hình thực hiện nhiệm vụ và thường xuyên báo cáo kịp thời khi cần thiết bảo đảm không để hoạt động SXKD đình trệ và thiệt hại.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tài chính trong công ty Bibica