Thông tư 28/2011/TT-BTC ra đời thay đổi hệ thống mẫu biểu kê khai thuế. Theo đó phần mềm hỗ trợ kê khai thuế ứng dụng mẫu biểu theo thông tư 28 cũng ra đời, hiện tại là HTKK 3.2.1
Quy trình lập tờ khai thuế GTGT:
Sơ đồ 2.27: Sơ dồ dòng dữ liệu lập Tờ khai thuế GTGT
2.30.1. Căn cứ lập Tờ khai thuế GTGT
Căn cứ lập Tờ khai thuế GTGT là Bảng kê hóa đơn, chứng từ Hàng hóa, Dịch vụ mua vào được lập theo mẫu số PL 01-2/GTGT); Bảng kê hóa đơn, chứng từ Hàng hóa, Dịch vụ bán ra được lập theo mẫu số PL 01-1/GTGT ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/02/2011 của Bộ Tài chính.
2.30.2. Cách lập bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra
(Xem PL_3 trang 37 đến trang 40)
2.30.3. Cách lập tờ khai thuế GTGT (Xem PL_3 trang 41 đến trang 42)
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua việc tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán tại công ty TNHH Đại Bắc – Miền Nam, ở chương 2 này, nhóm em đã thu thập và trình bày các công việc kế toán của từng phần hành mà công ty đang áp dụng trong tháng, thông qua hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo…; bản chất và cách ghi nhận các nghiệp vụ thường phát sinh tại công ty; đồng thời thể hiện sự luân chuyển chứng từ thông qua các lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu. Tuy nhiên, công tác kế toán tại công ty vẫn còn tồn tại một vài điểm cần được khắc phục. Những điều này sẽ được đề cập đến trong chương 3.
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ 3.1. Nhận xét
3.1.1. Nhận xét về công tác tổ chức bộ máy kế toán
Đội ngũ kế toán viên
Ưu điểm: Công ty có đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao nên dễ nắm
bắt và tiếp thu nhanh những thay đổi của chế độ kế toán. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Ưu điểm:
- Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung giúp công ty thực hiện tốt công tác kế toán và tiết kiệm được chi phí. Bộ máy được tổ chức đơn giản, tận dụng hết khả năng, năng lực làm việc của nhân viên, các kế toán làm việc ăn khớp với nhau, kế toán luôn cập nhật số liệu hàng ngày đảm bảo công việc liên tục, kịp thời mang tính chính xác và đảm bảo hợp lệ về hóa đơn chứng từ.
- Mỗi kế toán viên có một máy vi tính riêng có nối mạng với nhau. Do đó thông tin được thu thập nhanh chóng và chính xác, giảm nhiều công việc cho nhân viên kế toán cũng như công tác quản lý, giúp cho sự phối hợp giữa các phòng có liên quan tương đối chặt chẽ.
Nhược điểm: Hiện nay, phòng kế toán có 6 nhân sự chịu trách nhiệm 6 lĩnh vực
trong công tác kế toán của toàn công ty. Với khối lượng công việc lớn đòi hỏi phải theo dõi các tài khoản hàng ngày thì số lượng nhân sự như vậy là tương đối mỏng.
Áp dụng chế độ kế toán
Ưu điểm:
- Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính theo hình thức Nhật ký chung. Hình thức này có nhiều ưu điểm, trình tự ghi chép, luân chuyển chứng từ đơn giản mà chặt chẽ, phù hợp với công việc kế toán ở công ty. Công ty mở đầy đủ các sổ sách kế toán và các biểu mẫu theo chế độ quy định, chấp hành tốt Luật thuế.
- Các số liệu ghi vào sổ đều có chứng từ kèm theo. Lập BCTC kịp thời, đầy đủ, cung cấp thông tin kịp thời cho BGĐ và CQ Thuế
Ghi chép kế toán
Ưu điểm: Các báo cáo được lập chủ yếu là sử dụng phần mềm kế toán hiện đại:
- Phần mềm này đã giúp ích cho công tác quản lý rất nhiều, giúp tiết kiệm được công sức và rút ngắn thời gian quyết toán đúng hoặc trước thời gian quy định.
- Tất cả các sổ sách kế toán đều được thể hiện một cách đầy đủ mà không cần phải thực hiện nhiều thao tác trên từng sổ như ghi chép thủ công.
- Các nhân viên kế toán đã ghi chép vào sổ ngay khi các nghiệp vụ phát sinh hoặc ngay khi nhận hóa đơn, chứng từ.
Nhược điểm: Kế toán đã ghi chép một số nghiệp vụ vào sai tài khoản theo quy
định. Các tài khoản cấp 2 kế toán mở Sổ cái, điều này không phù hợp với quy định. Áp dụng Hệ thống tài khoản
Nhược điểm : Công ty áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành
theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 nhưng không sử dụng các tài khoản Tạm ứng, Tài khoản Dự phòng khoản phải thu khó đòi, Dự phòng hàng tồn kho, Dự phòng phải trả. Công ty không sử dụng Tài khoản chiết khấu thương mại mà chiết khấu trực tiếp trên Hóa đơn.
3.1.2. Nhận xét về từng phần hành 3.1.2.1. Kế toán Tiền mặt
o Ưu điểm
- Có sự độc lập giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ trong việc thu chi tiền.
- Công ty sử dụng sổ quỹ tiền mặt giúp cho việc theo dõi tiền tồn quỹ được chính xác tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định mua hàng hay thanh toán để công ty được lợi cao nhất.
o Nhược điểm
- Công ty lập phiếu thu chưa đúng quy định: thiếu chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc công ty. Cùng với việc chỉ lập 2 liên phiếu thu và 1 liên phiếu chi cho thấy Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty không được tốt.
- Việc kiểm kê quỹ tiền mặt và tiến hành đối chiếu với sổ quỹ, sổ kế toán được thực hiện mỗi tuần, điều này gây khó khăn trong việc tìm ra sai sót ở đâu và vào thời điểm nào trong trường hợp có sự chênh lệch, mất mát.
3.1.2.2. Kế toán Tiền gửi ngân hàng
o Ưu điểm
- Các chứng từ kế toán: Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có được lập đầy đủ chữ ký và phù hợp với quy định.
- Tài khoản 112 có theo dõi chi tiết theo từng ngân hàng. Điều này thuận lợi trong việc theo dõi số dư một cách chi tiết, từ đó có các quyết định kinh doanh phù hợp.
o Nhược điểm
Công ty không sử dụng sổ tiền gửi ngân hàng mà chỉ nhận sổ hạch toán chi tiết hay bảng kê giao dịch từ ngân hàng gửi tới. Chính vì thế, việc đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán với sổ sách ngân hàng trở nên khó khăn trong việc phát hiện và tìm ra chênh lệch, để từ đó có những điều chỉnh phù hợp.
3.1.2.3. Kế toán Phải thu khách hàng
o Ưu điểm
- Tài khoản 131 có theo dõi chi tiết theo từng khách hàng. Điều này thuận lợi trong việc theo dõi số dư một cách chi tiết, từ đó có các quyết định kinh doanh phù hợp. - Công ty luôn tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp cuối mỗi tháng, để phát hiện ra sự chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.
- Hàng tháng công ty lập thư xác nhận công nợ gửi tới từng khách hàng, điều này thuận lợi trong việc đối chiếu số dư nợ nhằm phát hiện các khoản chênh lệch (nếu có) và đồng thời cũng như một thông báo gửi tới khách hàng về khoản nợ còn phải trả.
o Nhược điểm
- Công ty bị khách hàng chiếm dụng vốn lớn thể hiện số dư TK 131 quá cao.
- Công ty không theo dõi và trích lập dự phòng phải thu khó đòi trong khi có nhiều khoản nợ quá hạn. Điều này dẫn đến rủi ro lớn cho công ty trong việc thu hồi nợ (không thu được nợ, để nợ quá lâu…).
3.1.2.4. Kế toán thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
o Ưu điểm:
Kế toán định khoản và phản ảnh đầy đủ thuế GTGT được khấu trừ vào bảng kê mua vào, bán ra và tờ khai thuế giá trị gia tăng cũng như trên sổ sách kế toán. o Nhược điểm:
Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng hóa và tài sản cố định, kế toán đều định khoản thuế vào tài khoản 1331 - Thuế VAT được khấu trừ của HH – DV. Điều này không đúng theo quy định và khó phân biệt được khoản thuế nào của hàng hóa, khoản thuế nào của tài sản cố định.
3.1.2.5. Kế toán tạm ứng
Nhược điểm: Khi phát sinh khoản tạm ứng của nhân viên trong công ty, kế
toán không theo dõi trên tài khoản tạm ứng cũng như sổ sách kế toán, chỉ có thủ quỹ sau khi được sự đồng ý bằng lời nói của Kế toán trưởng sẽ tiến hành chi tiền và mở
cuốn sổ tay riêng ghi chép tên nhân viên và số tiền tạm ứng mà không có một giấy tờ chứng minh về mặt pháp lý. Điều này dễ dẫn đến rủi ro khi thủ quỹ quên không ghi nhận khoản tạm ứng này trên sổ và nhân viên cố tình không trả khoản tạm ứng, đến khi kiểm kê quỹ tiền mặt và phát hiện ra sự chênh lệch giữa số tiền tại thời điểm kiểm kê và sổ quỹ, thì khó mà xác định được sai sót là ở đâu? Và do ai? Dễ gây xích mích giữa các thành viên trong công ty và những tranh chấp kiện tụng có thể xảy ra.
3.1.2.6. Kế toán Hàng hóa
Ưu điểm
Tài khoản 156 có theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng. Điều này dễ dàng trong việc theo dõi nhập - xuất - tồn, từ đó thuận lợi trong việc lập bảng kê mua vào – bán ra và tờ khai thuế GTGT.
o Nhược điểm
- Ở Quy trình mua hàng hóa (Sơ đồ 2.14 PL_4 trang 4) : Khi mua hàng, công ty không tiến hành lựa chọn nhà cung cấp, chỉ đặt hàng qua 2 nhà cung cấp là công ty TNHH Đại Bắc và công ty TNHH Sao Đỏ. Điều này khiến công ty bị động về nguồn hàng và giá cả hàng hóa.
- Ở quy trình bán hàng hóa (Sơ đồ 2.16 PL_4 trang 6 ):
+ Khi bán hàng, công ty nhận đơn đặt hàng thì tiến hành lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng mà không xét duyệt bán hàng (Uy tín khách hàng, Kiểm tra hàng tồn kho, Phân tích khả năng thanh toán của khách hàng..). Điều này dễ dẫn đến tình trạng nhận quá nhiều đơn đặt hàng trong khi hàng tồn kho không còn đủ để đáp ứng và có nhiều khách hàng còn nợ công ty số tiền lớn mà công ty vẫn tiếp tục bán hàng, sẽ dẫn đến rủi ro cao trong việc thu nợ sau này.
+ Việc công ty chỉ nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, email là một rủi do rất lớn vì không có bằng chứng pháp lý trong việc giao hàng và thu hồi nợ.
+ Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho không đủ chữ ký theo quy định.
3.1.2.7. Kế toán TSCĐ – Hao mòn TSCĐ
Ưu điểm
Công ty định khoản và theo dõi tài sản cố định theo từng nhóm tài sản, thuận lợi trong việc tìm kiếm và theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao.
o Nhược điểm
Ngày 25/04/2013 ban hành Thông tư 45/2013/TT-BTC có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10/06/2013 và áp dụng từ năm tài chính năm 2013 quy định: Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên. Vì vậy, kế toán phải tiến hành điều chỉnh giảm những tài sản không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ theo Thông tư này vào tháng 6, nhưng tới tháng 12 kế toán công ty mới điều chỉnh. Điều này không đúng với quy định và làm cho trong tháng công ty phát sinh một khoản chi phí do việc trích khấu hao, dẫn đến sự chênh lệch giữa kế toán và thuế.
3.1.2.8. Kế toán Phải trả cho người bán
o Ưu điểm
- Tài khoản 331 có theo dõi chi tiết theo từng Nhà cung cấp. Điều này thuận lợi trong việc theo dõi số dư một cách chi tiết, từ đó có các quyết định kinh doanh phù hợp. - Công ty luôn tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp cuối mỗi tháng, để phát hiện ra sự chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.
o Nhược điểm
- Khi phát sinh nghiệp vụ xuất trả hàng cho Nhà cung cấp, công ty định khoản:
Nợ TK 331 Nợ TK 632
Có TK 511 và Có TK 156
Có TK 3331
Điều này khác so với quy định của kế toán nhưng phù hợp với luật thuế. - Theo kế toán:
Nợ TK 331
Có TK 156 Có TK 133
Việc định khoản khác này làm công ty tăng thêm một khoản doanh thu và chi phí không có thực.
3.1.2.9. Kế toán Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
o Ưu điểm
Công ty có hạch toán riêng và lập tờ khai thuế GTGT, tờ khai Thuế TNDN, tờ Khai thuế TNCN.
o Nhược điểm
Công ty có hạch toán Thuế TNCN cho vay nhưng hạch toán sai vào tài khoản 3336: Thuế tài nguyên. Điều này làm sai quy định.
3.1.2.10. Kế toán Phải trả người lao động và Các khoản trích theo lương
o Ưu điểm
Công ty hạch toán tiền lương đúng kỳ, trích lập và nộp các khoản bảo hiểm bắt buộc đúng thời hạn.
o Nhược điểm
Công ty sử dụng và hạch toán sai tài khoản khi trích các khoản theo lương. Cụ thể, tất cả các khoản trích theo lương đều đưa vào tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội. Điều này làm sai quy định và công ty khó kiểm soát các khoản nộp cho cơ quan bảo hiểm.
3.2. Kiến nghị
3.2.1. Về công tác tổ chức kế toán
o Nhân sự kế toán:
Với số lượng nhân sự mỏng: Đặt trường hợp có 1 người vắng mặt đột xuất trong thời gian công việc bận rộn thì cách giải quyết tình thế là người khác phải làm thay nếu không thể đợi người đó trở lại làm việc, để không làm trì trệ công việc chung nhưng không chắc hiệu quả công việc sẽ đạt như nhau. Chính vì thế mà công tác đào tạo nguồn nhân lực cho phòng kế toán là cần thiết bên cạnh việc cập nhật, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho các nhân viên hiện tại. Đồng thời, công ty nên xem xét tình hình tài chính, có thể thuê thêm nhân sự để giảm bớt khối lượng và nâng cao hiệu quả công việc, ngay cả trong trường hợp có nhân viên vắng mặt.
o Ghi chép kế toán:
Các tài khoản cấp 2 kế toán nên mở Sổ chi tiết thay vì là Sổ cái để phù hợp với quy định và có sự phân biệt giữa Sổ tổng hợp và chi tiết.
3.2.2. Về phần hành kế toán 3.2.2.1. Kế toán Tiền mặt
- Phiếu thu cần lập đủ 3 liên và có đủ chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc công ty để đảm bảo về mặt quy định và hệ thống kiểm soát nội bộ được chặt chẽ và tốt hơn:
+ Sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ 3.1 (Xem PL_4 trang 10)
+ Lưu đồ luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 3.2 (Xem PL_4 trang 10) + Diễn giải (Xem PL_4 trang 11)
- Phiếu chi cần lập đủ 3 liên để đảm bảo về mặt quy định và hệ thống kiểm soát nội bộ được chặt chẽ và tốt hơn:
+ Sơ đồ dòng dữ liệu: Sơ đồ 3.3 (Xem PL_ 4 trang 12)
+ Lưu đồ luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 3.4 (Xem PL_4 trang 13) + Diễn giải (Xem PL_4 trang 13)
- Tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với sổ quỹ, sổ kế toán mỗi ngày để đảm bảo chính xác và phát hiện ra sai sót kịp thời.
3.2.2.2. Kế toán Tiền gửi ngân hàng
- Công ty nên sử dụng sổ Tiền gửi NH để việc đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán với sổ sách ngân hàng dễ dàng trong việc phát hiện chênh lệch, sai sót để điều chỉnh kịp thời.
- Mẫu sổ Tiền gửi ngân hàng công ty có thể áp dụng:
Đơn vị:……… Địa chỉ:………
Mẫu số S06 – DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỐ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Nơi mở tài khoản giao dịch:…………. Số hiệu tài khoản tại nơi gửi:.……… Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ