5. Kết cấu của đề tài
2.2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Ban Giám Đốc:
- Giám Đốc Chi nhánh là người đứng đầu Chi nhánh, điều hành mọi hoạt động của Chi nhánh, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và trước pháp luật về hoạt động của Chi nhánh.
- Phó Giám Đốc Chi nhánh được Giám Đốc ủy nhiệm thực hiện một số nhiệm vụ và quyền hạn nhất định.
Phòng Phục vụ khách hàng:
Phòng phục vụ khách hàng gồm bộ phận tín dụng và bộ phận thẩm định tài sản.
Bộ phận tín dụng
- Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng, đề xuất chính sách tiếp thị khách hàng theo từng đối tượng. Lập kế hoạch tiếp thị và thực hiện kế hoạch đã được duyệt; Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hình thức quảng cáo thu hút khách hàng cá nhân và doanh nghiệp
- Tiếp xúc, hướng dẫn khách hàng, bán chéo sản phẩm, dịch vụ Ngân hàng; Tư vấn, góp ý và đề xuất sản phẩm dịch vụ phục vụ yêu cầu của khách hàng; kiến nghị các sản phẩm, dịch vụ mới phục vụ nhu cầu của khách hàng;
- Thu thập thông tin về khách hàng, thường xuyên theo dõi hoạt động của khách hàng, kịp thời phát hiện những dấu hiệu tốt hoặc không bình thường của khách hàng; Xây dựng quan hệ khách hàng.
- Tiếp nhận hồ sơ vay, bảo lãnh… của khách hàng. Thẩm định và có ý kiến đề xuất để cấp trên có cơ sở xem xét giải quyết; Tập hợp hồ sơ, tài liệu, lập tờ trình thẩm định khách hàng về món vay, bảo lãnh; Thuyết trình về tờ trình Thẩm định khách hàng trước Ban Tín dụng/ Hội đồng Tín dụng.
- Chịu trách nhiệm về mặt pháp lý liên quan đến hoạt động cấp tín dụng cho khách hàng, chẳng hạn như: Tính hợp pháp của tư cách pháp lý của khách hàng, tính hợp pháp của các nội dung Hợp đồng tín dụng…, nhằm bảo đảm quyền lợi của VPBank khi tranh chấp, khiếu kiện.
- Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động, sản xuất, kinh doanh của khách hàng sau khi VPBank đã cấp tín dụng.
- Đôn đốc thu hồi nợ: Thường xuyên đánh giá lại khách hàng và các món vay, bảo lãnh; Đề xuất gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn nợ; Đề xuất điều chỉnh lãi, miễn lãi, giảm lãi tiền vay cho khách hàng; Đề xuất giải chấp tài sản thế chấp, cầm cố, xóa đăng ký GDĐB. - Đề xuất chuyển món vay sang nợ khó đòi; Chuyển hồ sơ khách hàng có vấn đề hoặc
khoản vay khó đòi sang bộ phận Thu hồi nợ để xử lý theo pháp luật.
- Phân tích, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động cho vay/ bảo lãnh tại Chi nhánh.
- Lưu trữ các chứng từ, tài liệu, giấy tờ liên quan đến khách hàng, đến tình hình hoạt động, sản xuất, kinh doanh của khách hàng; lưu trữ các HĐTD, HĐ bảo đảm tài sản và các chứng từ liên quan.
Bộ phận thẩm định tài sản bảo đảm:
- Thực hiện việc thẩm định và đánh giá các tài sản bảo đảm; - Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của tài sản bảo đảm;
- Thẩm định và chịu trách nhiệm về giá trị thẩm định tài sản bảo đảm;
- Quan hệ với cơ quan định giá chuyên nghiệp bên ngoài để định giá các tài sản TCCC mà việc định giá vượt khả năng của phòng;
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống chuẩn mực trong việc định giá tài sản bảo đảm phù hợp với tình hình thực tế và bảo đảm an toàn cho Vpbank;
- Xây dựng tiêu chuẩn phân hạng và thực hiện việc phân hạng tài sản bảo đảm; - Lập các Hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản đảm bảo nợ vay;
- Lập các văn bản thông báo việc thế chấp, cầm cố tài sản cho các cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật;
- Khai thác các hệ thống kho bãi để quản lý tài sản cầm cố, soạn thảo các Hợp đồng thuê kho, bãi.
- Định kỳ tái định giá tài sản bảo đảm; Kiểm tra định kỳ và thường xuyên các tài sản bảo đảm, hệ thống kho bãi và đề xuất các biện pháp xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh để đảm bảo an toàn tín dụng;
- Chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ đánh giá tài sản bảo đảm trên địa bàn;
- Sưu tầm, tập hợp các văn bản pháp luật, pháp quy của nhà nước về quản lý đất đai, nhà, xưởng, kho bãi, các bảng giá đất, xây dựng….
Phòng Giao dịch – Kho quỹ:
Phòng giao dịch - kho quỹ gồm bộ phận bộ phận giao dịch và bộ phận kho quỹ. - Chào đón khách hàng, giới thiệu và bán chéo sản phẩm, dịch vụ NH;
- Giải đáp và hướng dẫn KH sử dụng các tiện ích về sản phẩm, dịch vụ NH; - Giải đáp các thắc mắc, yêu cầu của KH về sản phẩm NH, về tài khoản của NH;
- Thu thập các thông tin về khách hàng; cập nhật thay đổi, bổ sung thông tin về KH;
- Thực hiện mở các loại tài khoản KH (tiền gửi, tiết kiệm, tiền vay..) và thay đổi, bổ sung các thông tin về các tài khoản KH;
- Quản lý các loại tài khoản dùng trong giao dịch với khách hàng;
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản tiền gửi như gửi tiền, rút tiền, chuyển tiền, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, phát hành séc, thanh toán séc, bảo chi séc… giữ hộ, thu chi hộ.
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản tiết kiệm như gửi tiền, rút tiền, chi trả vốn, lãi;
- Thực hiện việc giải ngân, thu vốn, thu lãi, hạch toán chuyển nợ quá hạn,… trên tài khoản tiền vay;
- Thực hiện thu, chi trên tài khoản ký quỹ, thanh toán thư tín dụng …. - Thực hiện chi trả lệnh chuyển tiền, mua séc du lịch…
- Thực hiện thu đổi ngoại tệ mặt cho khách hàng theo đúng các quy định về quản lý ngoại hối của NHNN và của Vpbank;
- Tính toán thu lãi, trả lãi, thu phí dịch vụ theo đề nghị của các Phòng có liên quan và đúng với quy định của Vpbank;
- Cung cấp các thông tin về tài khoản, gởi giấy báo nợ, giấy báo có, sao kê tài khoản… cho KH theo đúng chế độ và thẩm quyền quy định;
- Hạch toán kế toán các giao dịch với khách hàng;
- Thực hiện nghiệp vụ thu chi, kiểm đếm tiền mặt theo đúng quy định;
- Tiếp thu, ghi nhận các đề nghị, góp ý, phàn nàn của KH về sản phẩm, dịch vụ NH hoặc về cung cách, thái độ phục vụ của nhân viên NH;
- Thực hiện nghiệp vụ kho quỹ (thu chi, kiểm đếm và bảo quản tiền).
Phòng Kế toán – tin học:
- Quản lý các tài khoản tiền gửi của Chi nhánh tại NHNN địa phương và Tổ chức tín dụng và thực hiện các nghiệp vụ về thanh toán liên hàng;
- Quản lý và tổ chức hạch toán thu nhập, chi phí, phải thu phải trả. Kiểm tra và giám sát việc thu chi đúng tính chất, đúng nguyên tắc thu chi của Vpbank;
- Nắm tình hình nguồn vốn và sử dụng vốn, dự kiến biến động trong tháng, quý. Tham gia xây dựng cân đối vốn - sử dụng vốn tháng – quý;
- Tổ chức hạch toán, theo dõi, quản lý các loại tài sản, công cụ, vật dụng, phương tiện làm việc của Chi nhánh theo đúng chế độ. Phối hợp cùng Phòng Hành chính - tổ chức xem xét những nhu cầu chi mua sắm, trang bị phương tiện làm việc của Chi nhánh; - Tiếp nhận và kiểm soát lại chứng từ từ Phòng giao dịch – ngân quỹ và các bộ phận khác
đưa đến, kiểm soát hạch toán, khai thác số liệu đưa vào máy vi tính, lên cân đối tài khoản ngày, tháng, năm theo đúng chế độ kế toán quy định;
- Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, thống kê theo đúng quy định của Ngân hàng Nhà nước và của Vpbank, thực hiện chế độ truyền số liệu qua mạng vị tính theo đúng hướng dẫn của Vpbank;
- Quản lý mạng vi tính của toàn Chi nhánh;
- Bảo mật số liệu, lưu trữ an toàn số liệu, thông tin trên máy vi tính. Lưu trữ, bảo quản sổ sách chứng từ kế toán và các mẫu biểu kế toán thống kê theo đúng chế độ quy định.
Phòng Hành chính - Tổ chức:
- Phối hợp với văn phòng Vpbank để thực hiện công tác tổ chức, quản lý và phát triển nguồn nhân lực;
- Công tác văn thư, hành chính, lễ tân;
- Quản lý, mua sắm tài sản, vật tư, trang thiết bị, phương tiện làm việc của Chi nhánh; - Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ cơ quan, PCCC. Phối hợp bộ phận kho quỹ bảo
đảm an toàn kho quỹ.
- Đảm bảo phương tiện di chuyển, vận chuyển tiền an toàn.