- Tiền( vốn bằng tiền) Cỏc khoản phải thu
2.2.2.2 Quản trị cỏc khoản phải thu, phải trả.
Trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh do nhiều nguyờn nhõn khỏc nhau thường tồn tại một khoản vốn trong quỏ trỡnh thanh toỏn. Cỏc khoản phải thu phải trả chiếm tỷ trọng khỏ cao, năm 2003 là 3.905.623(nđ), năm 2004 là 5.390.364(nđ) tăng lờn 1.484.741(nđ) với tỷ lệ tăng tương ứng là 38,02%. Việc tăng cỏc khoản phải thu với tốc độ nhanh chứng tỏ vốn của Cụng ty bị khỏch hàng chiếm dụng trong khi đú hệ số nợ của Cụng ty đang ở mức cao, điều đú gõy rủi ro lớn cho Cụng ty trong việc thu hồi nợ và huy động vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khỏc do cỏc khoản phải thu lớn hơn tốc độ tăng của tổng vốn lưu động nờn tỷ trọng cỏc khoản phải thu đó tăng từ 26,39% lờn 26,97% . Cụ thể đối chiếu với từng khoản thu như sau:
Phải thu của khỏch hàng năm 2004 tăng so với năm 2003là146,787(nđ) với tốc độ tăng là 4,14%, khoản này tăng là do trong năm để hoàn thành kế hoạch tăng doanh thu bỏn hàng Cụng ty đó thực hiện bỏn chịu, tớn dụng hàng hoỏ ở mức cao cho khỏch hàng. Mặt khỏc, Cụng ty là loại hỡnh doanh nghiệp thương mại dịch vụ, tiờu thụ hàng húa lớn nờn vốn bị ứ đọng ở khỏch hàng là đương nhiờn, số tiền phải thu từ khỏch hàng trong năm là tương đối cao( chiếm 68,5% tổng khoản phải thu). Hơn nữa, trong nền kinh tế thị trường việc chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa cỏc đơn vị là tất yếu, song Cụng ty cần khống chế vốn bị khỏch hàng chiếm dụng ở mức hợp lý. Đõy là khoản vốn cú rủi ro lớn, vỡ vậy Cụng ty
cần cú biện phỏp thu hồi nợ càng nhanh càng tốt, hạn chế vốn bị ứ đọng ở khỏch hàng lớn, khụng sinh lời đồng thời dễ gõy ra tỡnh trạng mất vốn lưu động do khụng thu hồi được nợ. Vỡ vậy nhiệm vụ đặt ra đối với Cụng ty là phải đảm bảo thu hồi đủ vốn, gúp phần bảo toàn đồng vốn kinh doanh.
Phải thu nội bộ là khoản thu của cỏc đơn vị cấp dưới hay của đơn vị cấp trờn
về cỏc khoản đó chi hộ hoặc cỏc khoản phải thu. Năm 2004 khoản phải thu này là 1.164.988(nđ) chiếm 21,61% trong tổng khoản phải thu, cú khoản này là do trong năm Cụng ty đó chi hộ cho trung tõm Khoa học Tự nhiờn và Cụng nghệ Quốc Gia về đầu tư một số thiết bị văn phũng và cỏc trung tõm xớ nghiệp trực thuộc phải nộp lờn Cụng ty. Do đú Cụng ty nờn cú chế độ thưởng phạt nghiờm minh để khuyến khớch cỏc trung tõm và xớ nghiệp trực thuộc thực hiện tốt nghĩa vụ của mỡnh đối với cấp trờn
Trả trước cho người bỏn năm 2004 giảm so với năm2003 là 147.220(nđ) với tỷ lệ giảm là 40,9%. Xột về bản chất đõy cũng là cỏc khoản phải thu của Cụng ty vỡ vậy Cụng ty giảm được khoản này là một cố gắng lớn trong việc tỡm nguồn đầu vào hợp lý và cú hiệu quả, tận dụng được đồng vốn.
Tạm ứng năm 2004 là 162.556(nđ) chiếm 3,02% tổng khoản phải thu, tạm ứng là khoản phải thu của Cụng ty đối với cỏn bộ cụng nhõn viờn, đõy là khoản Cụng ty phải chi hộ cho nhõn viờn trong Cụng ty để thực hiện cỏc cụng việc của Cụng tyđược thuận lợi.
Cỏc khoản phải thu khỏc năm 2004 là 157.630(nđ) chiếm 2,92% tổng cỏc khoản phải thu của Cụng ty.
Như vậy, cú thể núi cụng tỏc thu hồi nợ của Cụng ty cũn rất hạn chế chủ yếu là do trong năm để đẩy mạnh tiờu thụ sản phẩm Cụng ty đó thực hiện chớnh
sỏch bỏn chịu và tớn dụng hàng hoỏ cho khỏch hàng cao. Mặt khỏc, việc trậm trễ của cỏc xớ nghiệp và trung tõm trực thuộc trong việc thực hiện nghĩa vụ đối với Cụng ty và cỏc khoản khỏc. Cỏc khoản phải thu này cú thể thu hồi được toàn bộ hoặc bị mất một phần, nhưng do trong năm Cụng ty đó khụng thực hiện trớch lập dự phũng cỏc khoản phải thu khú đũi dễ gõy ra mất vốn trong Cụng ty là một trong những tồn tại của Cụng ty trong cụng tỏc quản lý cỏc khoản phải thu.
Để xem xột kỹ hơn việc quản lý và sử dụng cỏc khoản phải thu, phải trả ta đi xem xột cỏc chỉ tiờu sau:
Biểu 3: Một số chỉ tiờu về hoạt động của Cụng ty
CHỈ TIấU Đơn
vị
Năm 2003 Năm 2004 Chờnh lệch
%
1.Doanh thu thuần 1000đ 25,993,921 29,763,517 3,769,596 14.5 2.Giỏ vốn hàng bỏn 1000đ 22,874,650 25,779,929 2,905,275 12.7 3.Số dư cỏc khoản phải
thu bỡnh quõn 1000đ 3,562,543 4,566,716 1,004,173 28.19 4.Vũng quay cỏc
khoản phải thu(1/3) Vũng 7,3 6,68 - 0,62 - 8.49 5.Kỳ thu tiền
bq(360/4) Ngày 50 54 4 8.0
( Phũng Kế toỏn- tài chớnh) Qua bảng số liệu trờn ta thấy vũng quay cỏc khoản phải thu giảm 0,62 vũng điều này chứng tỏ cỏc khoản phải thu năm 2004 cao hơn năm 2003. Chỉ tiờu này giảm là do trong năm Cụng ty thực hiện chớnh sỏch tớn dụng hàng hoỏ, bỏn chịu để kớch thớch tiờu thụ sản phẩm nhằm tăng doanh thu trong điều kiện cạnh tranh hết sức găy gắt của thị trường. Cỏc khoản phải thu mới tăng khụng nhiều nhưng tốc độ thu hồi nợ chậm đó dẫn đến cỏc khoản phải thu tăng. Cú thể kết luận rằng tốc độ luõn chuyển vốn lưu động chậm do hai nguyờn nhõn: Hàng tồn kho chậm
luõn chuyển và cụng tỏc thu hội nợ của khỏch hàng chưa được tốt. Vỡ vậy Cụng ty cần cú biện phỏp khắc phục tỡnh trạng này như:
- Làm tốt cụng tỏc thu hồi nợ
- Quản lý tốt cỏc khoản phải thu khụng để thất thoỏt nợ làm ảnh hưởng đến vốn của Cụng ty
- Cần hoàn thành tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước và cỏc bạn hàng để giữ uy tớn được lõu dài
2.2.2.3 Quản trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho là khoản mục cú giỏ trị lớn trong tổng số vốn lưu động của Cụng ty, luụn chiếm khoảng 60% - 70% trong tổng số vốn lưu động. Hàng tồn kho năm 2004 là12.835.062(nđ) chiếm 64,21% trong tổng vốn lưu động của Cụng ty, tăng so với năm 2003 là 2,184,000(nđ) tương ứng với tỷ tăng là 20,5%. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ đũi hỏi phải cú một lượng hàng tồn kho nhất định đảm bảo cho quỏ trỡnh kinh doanh của Cụng ty được diễn ra thường xuyờn, liờn tục khụng bị dỏn đoạn, nhưng mặt hàng của Cụng ty đang kinh doanh khụng mang tớnh thời vụ và khụng mang tớnh khan hiếm nờn với mức dự trữ như trờn ( cả về số tuyệt đối và tương đối ) là quỏ cao làm cho thành phẩm hàng hoỏ tồn kho bị ứ đọng ở khõu lưu thụng quỏ lớn, chậm luõn chuyển. Cụ thể như sau:
Vật liệu cụng cụ dụng cụ năm 2004 tăng so với năm 2003 tăng 205.590(nđ) tương ứng với tỷ lệ tăng là 4,3%. Do Cụng ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mài dịch vụ và một bộ phận nhỏ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, việc dự trữ vật liệu cụng cụ dụng cụ là vấn đề tất yếu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh với tỷ trọng năm 2004 là 38,84% . Vật liệu cụng cụ dự trữ của Cụng ty chủ yếu là linh kiện, thiết bị mỏy tớnh phục vụ cho việc lắp đặt sản phẩm và
cỏc dịch vụ tin học, nguyờn vật liệu phục vụ cho sản xuất phõn bún. Do Cụng ty cú kế hoạch mở rộng qui mụ sản xuất kinh doanh nờn với mức tăng lượng vật liệu cụng cụ dự trữ là tất yếu do yờu cầu cuả sản xuất kinh doanh để mọi hoạt động của Cụng ty được tiến hành thường xuyờn liờn tục.
Thành phẩm hàng hoỏ tồn kho năm 2004 so với năm 2003 tăng 1.002.218 (nđ) với tỷ lệ tăng là 30,41%. Với tốc độ tăng này thỡ vốn của Cụng ty bị ứ đọng là rất lớn, chứng tỏ cụng tỏc tổ chức bỏn hàng và lập kế hoạch doanh thu và mức tiờu thụ sản phẩm chưa tốt và chưa sỏt với thực tế của Cụng ty. Thành phẩm hàng hoỏ tồn kho tăng là do trong năm Cụng ty lập kế hoạch tiờu thụ sản phẩm với mức với mức doanh thu bỏn hàng đạt 35 tỷ, nờn với kế hoạch trờn Cụng ty buộc phải dự trữ hàng hoỏ nhiều để đảm bảo quỏ trỡnh kinh doanh khụng bị giỏn đoạn và khụng xảy ra hiện tượng thiếu hàng, nhưng thực tế chỉ đạt trờn30 tỷ. Như vậy Cụng ty chỉ đạt được khoảng 87% kế hoạch đặt ra, vỡ vậy Cụng ty cần xem xột lại khõu lập kế hoạch của mỡnh để đồng vốn khụng bị ứ đọng ở hàng tồn kho quỏ lớn như trờn.
Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang trong năm 2004 giảm so với năm 2003 là 410.283(nđ) với tỷ lệ giảm là 15,93%. Đõy được đỏnh giỏ lớn là một cố gắng lớn của Cụng ty để giảm lượng vốn bị tồn đọng.
Năm 2004 Cụng ty cú hàng mua đang đi đường vào cuối kỳ chưa về đến kho trị giỏ 1.543.250(nđ) chiếm tỷ trọng 12,02% tổng lượng hàng tồn kho. Trong năm xuất hiện hàng đang đi đường là do Cụng ty đó nhập khẩu một số linh kiện thiết bị mỏy tớnh từ nước ngoài và gặp một số khú khăn trong cụng tỏc hải quan làm chậm quỏ trỡnh vận chuyển hàng hoỏ về kho so với kế hoạch. Đõy là khuyết điểm của Cụng ty trong việc hoạt động nhập khẩu hàng hoỏ. Tuy nhiờn lượng vốn lưu động tồn đọng ở loại tài sản lưu động này khụng phải hoàn toàn do lỗi
của Cụng ty mà cũn do ảnh hưởng của nhõn tố khỏch quan là cụng tỏc vận chuyển hàng hoỏ ở nước ta cũn nhiều vấn đề bất cập, chưa đựơc trang bị đủ để đỏp ứng nhu cầu vận chuyển trong nước, tốc độ vận hành tàu vận chuyển cũn chậm, thủ tục hải quan cũn rườm rà nhiều cửa. Vỡ vậy, trong thời gian tới Cụng ty cần chỳ ý đến việc nhập khẩu hàng hoỏ từ nước ngoài đảm bảo giấy tờ hải quan được rừ ràng và thuận lợi.
Tuy hàng tồn kho trong năm tăng so với tốc độ nhanh là một hạn chế lớn của Cụng ty chủ yếu là ở thành phẩm hàng hoỏ do cụng tỏc lập kế hoạch tiờu thụ sản phẩm, đồng thời do yờu cầu hoạt động mở rộng qui mụ sản xuất kinh doanh buộc Cụng ty phải cú một lượng hàng tồn kho nhất định. Bờn cạnh những khuyết điểm của Cụng trong việc lập kế hoạch tiờu thụ sản phẩm khụng sỏt với thực tế thỡ Cụng đó chỳ ý tới việc lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho với số tiền là 156.775(nđ) được Cụng ty hạch toỏn vào chi phớ sản xuất kinh doanh. Tuy vậy đõy là số tiền khụng lớn so với lượng hàng tồn kho nhưng cũng được đỏnh giỏ là một cố gắng rất lớn của Cụng ty để hạn chế một phần ảnh hưởng của hàng tồn kho làm mất vốn kinh doanh.
Để cụ thể hơn về tỡnh hỡnh quản trị hàng tồn kho ta đi sõu xem xột cỏc chỉ tiờu sau:
Biểu 4: Một số chỉ tiờu về hoạt động của Cụng ty
CHỈ TIấU Đ Năm 2003 Năm 2004 Chờnh lệch
% 1. Giỏ vốn hàng bỏn 1000đ 22,874,650 25,874,650 2,905,279 12.7 2. Hàng tồn kho bq 1000đ 9,567,692 11,743,062 2,175,371 22.74 3.Số vũng quay HTK(1/2) Vũng 2,39 2,20 - 0,19 - 7.95 4. Số ngày 1 vũng HTK (360/3) Ngày 151 164 13 8.61 ( Phũng Kế toỏn – tài chớnh)
Qua bảng số liệu trờn ta thấy vũng quay hàng tồn kho giảm chứng tỏ hàng tồn kho bỡnh quõn tăng lờn. Cụ thể: Hàng tồn kho bỡnh quõn năm 2004 tăng so với năm 2003 là 2.175.371(nđ) với tỷ lệ tăng tương ứng là 22,74% do đú làm số vũng quay hàng tồn kho giảm 0,19 vũng với tỷ lệ giảm là 7,95%. Điều này làm cho tốc độ luõn chuyển hàng tồn kho chậm lại ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty.