II. TRÌNH TỰ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
3. Kế toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh:
Nội dung:
- Khái niệm:
+ Chi phí nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp trong kinh doanh thương mại là chỉ tiêu chất lượng quan trọng để đánh giá hiệu quả của quá trình kinh doanh, nhất là trong nền kinh tế cạnh tranh như hiện nay.
+ Chi phí nghiệp vụ kinh doanh không những phát sinh cho quá trình kinh doanh thương mại mà còn phát sinh cho cả quá trình bảo quản, cung cấp các sản phẩm đã sản xuất và các chi phí cho các dịch vụ đã cung cấp.
+ Ngoài ra, chi phí nghiệp vụ kinh doanh còn làn những chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyện, bơm rớt, bảo quản, tồn chứa hàng hóa, những chi phí trong quá trình tiêu thụ hàng hóa như chi phí tiếp thị, quảng cáo, lắp đặt, bảo hành, sửa chữa hàng hóa. Những chi phí văn phòng và các chi phí cho bộ máy quản lý tại đơn vị.
- Phân loại:
+ Chi phí bán hàng: thường xuyên biến đổi theo nhu cầu thị trường nên chi phí bán hàng thường xuyên phát sinh không đều và biến động mạnh trong kỳ. Do đó việc hạch toán hết sức cần thiết và yêu cầu phải chính xác và thận trọng.
+ Chi phí quản lý: là những khoản chi phí liên quan đến toàn bộ hoạt động của công ty, chi phí này phát sinh trong các phòng, ban công ty.
- Nguyên tắc hạch toán:
+ Tài khoản chi phí nghiệp vụ kinh doanh được mở sổ chi tiết tùy theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý như: xăng dầu, dầu mỡ nhờn, sắt thép, hàng hóa dịch vụ khác...
+ Chi phí tài chính: là những chi phí mà công ty đi vay để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: là chi phí dịch vụ cho việc bán hàng như tiền thuê kho bãi, bốc xếp...
+ Chi phí bằng tiền khác: là chi phí phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí kể trên như: chi phí tiếp khách ở các bộ phận bán hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, tiếp thị, hội nghị khách hàng...
+ Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp: là các khoản phải trả về lương BHXH, BHYT, KPCĐ của ban Giám đốc tại văn phòng công ty.
+ Chi phí văn phòng phẩm: là chi phí dùng cho công tác quản lý công ty như giấy, viết...
+ Các chi phí khác: chi phí khấu hao tài sản cố định, máy móc thiết bị, máy tính dùng cho văn phòng, thuế môn bài, thuế nhà đất và các lệ phí khác.
+ Chi phí dự phòng: là các khoản chi phí dự phòng khó đòi tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ kế toán tập hợp vào tài khoản 641 và cuối kỳ kế toán kết chuyển vào bên Nợ tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Để tiện việc quản lý tại công ty, kế toán theo dõi từng khoản mục chi phí nhằm tránh việc bỏ sót và nhầm lẫn.
Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 64111: Xăng dầu. - Tài khoản 64112: Dầu mỡ nhờn. - Tài khoản 64115: Gas.
- Tài khoản 64118: Hàng hóa khác. - Tài khoản 64119: Sắt thép.
Chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng. - Sổ cái TK 641.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
VD13: Căn cứ phiếu chi 6207, bảng đề nghị thanh toán chi phí giao dịch và chi phí văn phòng tháng 01/ 2009 số tiền là 1.398.000.000 (trong đó chi phí văn phòng là 60.000.000đồng, còn lại phân bổ ở các cửa hàng số tiền là 1.338.000.000 đồng) kế toán ghi:
Nợ TK 641 : 1.398.000.000
Có TK 111 : 1.398.000.000
VD14: Căn cứ phiếu chi 6217, bảng đề nghị thanh toán chi phí giao dịch và chi phí văn phòng tháng 02/ 2009 số tiền là 1.398.000.000 (trong đó chi phí văn phòng là 60.000.000đồng, còn lại phân bổ ở các cửa hàng số tiền là 1.338.000.000 đồng) kế toán ghi:
Nợ TK 641 : 1.398.000.000
Có TK 111 : 1.398.000.000
VD15: Căn cứ phiếu chi 6237, bảng đề nghị thanh toán chi phí giao dịch và chi phí văn phòng tháng 03/ 2009 số tiền là 1.398.000.000 (trong đó chi phí văn phòng là 60.000.000đồng, còn lại phân bổ ở các cửa hàng số tiền là 1.338.000.000 đồng) kế toán ghi:
Nợ TK 641 : 1.398.000.000
Có TK 111 : 1.398.000.000
VD16: Căn cứ phiếu chi số 6257 ngày 06/01/2009 chi tiền xăng và công tác phí cho Lê Ngọc Anh phòng quản lý kỹ thuật số tiền là 3.000.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 641 : 3.000.000
Có TK 111 : 3.000.000
VD17: Căn cứ phiếu chi số 62600 ngày 16/02/2009 chi tiền xăng và công tác phí cho Trần Đức Phát đi tập huấn nghiệp vụ, số tiền là 10.000.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 641 : 10.000.000
Có TK 111 : 10.000.000
VD18: Căn cứ phiếu chi số 0050 ngày 16/03/2009 chi tiền xăng và công tác phí cho Dương Công Phạm trưởng phòng kinh doanh đi công tác, số tiền là 3.000.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 641 : 3.000.000
Có TK 111 : 3.000.000
VD19: Xuất công cụ dụng cụ trong tháng 01/2009 dùng để sửa chữa bàn làm việc văn phòng công ty, số tiền là 1.819.000 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 641 : 1.819.000
Có TK 153 : 1.819.000
VD20: Xuất công cụ dụng cụ dùng để sửa chữa trần nhà tháng 01/2009 hệ thống các cửa hàng (bắt đầu phân bổ từ tháng 01 và phân bổ 03 tháng) số tiền là 8.480.001 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 142 : 8.480.001
Có TK 153 : 8.480.001
Nợ TK 641 : 2.826.667
VD21: Ngày 31/01/2009 công ty tính tổng số tiền lương phải trả ttrong tháng 01 là 1.231.984.315 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 641 : 1.231.984.315
Có TK 334 : 1.000.000.000
Có TK 338 : 231.984.315
VD22: Ngày 29/02/2009 công ty tính tổng số tiền lương phải trả ttrong tháng 01 là 1.231.984.315 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 641 : 1.231.984.315
Có TK 334 : 1.000.000.000
Có TK 338 : 231.984.315
VD23: Ngày 31/03/2009 công ty tính tổng số tiền lương phải trả ttrong tháng 01 là 1.231.984.315 đồng. Kế toán ghi:
Nợ TK 641 : 1.231.984.315
Có TK 334 : 1.000.000.000
Có TK 338 : 231.984.315
Kết chuyển chi phí nghiệp vụ kinh doanh sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911 : 7.910.598.612
Có TK 641 : 7.910.598.612