Hệ thống kiểm soát và kiểm toán nội bộ có một vai trò quan trọng quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp nói chung và tổ chức tín dụng nói riêng. Một ngân hàng có hệ thống kiểm soát, kiểm toán nội bộ đủ mạnh và hoạt động có hiệu quả sẽ thúc đẩy việc tuân thủ qui trình và các chính sách của ngân hàng và góp phần phản ánh trung thực các thông tin tài chính của ngân hàng thông qua đó có thể có những cảnh báo sớm về các rủi ro tín dụng và đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời.
Theo định nghĩa của Viện Kiểm toán quốc tế, "Hệ thống kiểm soát nội bộ" là tập hợp bao gồm các chính sách, quy trình, quy định nội bộ, các thông lệ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng, được thiết lập và được tổ chức thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu của ngân hàng và đảm bảo phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro xảy ra.
* Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
1. Bảo đảm cho ngân hàng hoạt động tuân thủ pháp luật và các quy định, quy trình nội bộ về quản lý và hoạt động, và các chuẩn mực đạo đức do ngân hàng đặt ra.
2. Đảm bảo mức độ tin cậy và tính trung thực của các thông tin tài chính và phi tài chính.
3. Bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế và hiệu quả.
4. Hỗ trợ thực hiện các mục tiêu do Ban lãnh đạo ngân hàng đề ra.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả cần có 5 cấu phần bao gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống quản lý và đánh giá rủi ro, hoạt động
kiểm soát, hệ thống thông tin và cơ chế trao đổi thông tin, và cơ chế giám sát hoạt động kiểm soát.
Một là, môi trường kiểm soát là nền tảng cho toàn bộ các cấu phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm cơ cấu tổ chức, cơ chế phân cấp, phân quyền, các chính sách, thông lệ về nguồn nhân lực, đạo đức nghề nghiệp, năng lực, cách thức quản trị, điều hành của các cấp lãnh đạo.
Hai là, hệ thống quản lý và đánh giá rủi ro là quy trình định dạng và phân tích mọi rủi ro liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức tín dụng, cụ thể bao gồm: Việc xác định mục tiêu, mức độ phù hợp của các mục tiêu, việc định dạng các rủi ro liên quan, đánh giá rủi ro, các biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro.
Ba là, hoạt động kiểm soát là các chính sách, quy trình, thông lệ được xây dựng nhằm đảm bảo thực hiện các kế hoạch, các yêu cầu do các cấp quản lý điều hành đặt ra và các quy trình giảm thiểu rủi ro liên quan.
Bốn là, hệ thống thông tin và cơ chế trao đổi thông tin là hệ thống hỗ trợ toàn bộ các cấu phần của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc đảm bảo các thông tin được nắm bắt đầy đủ và kịp thời trong toàn ngân hàng.
Năm là, cơ chế giám sát hoạt động kiểm soát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ do Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng tổ chức thực hiện và do Bộ phận kiểm toán nội bộ của ngân hàng hoặc tổ chức kiểm toán độc lập bên ngoài thực hiện.
Hệ thống kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ của các tổ chức tín dụng Việt Nam được xây dựng và vận hành trên cơ sở Luật các tổ chức tín dụng ban hành năm 1997 và Quy chế về kiểm tra, kiểm toán nội bộ của các tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 03/1998/QĐ-NHNN ngày 3/1/1998 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
Theo đó, các tổ chức tín dụng Việt Nam thiết lập một bộ phận chuyên trách, với tên gọi khác nhau (Ban kiểm tra nội bộ, Phòng kiểm tra nội bộ,
Phòng kiểm tra, kiểm soát), chịu sự quản lý, điều hành của Tổng Giám đốc (Giám đốc) theo hệ thống ngành dọc tại trụ sở chính (Phòng, Ban) và tới các chi nhánh (tổ kiểm tra, kiểm soát hoặc bố trí một cán bộ chuyên trách làm công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ). Về thực chất, bộ phận này thực hiện cả chức năng kiểm toán và chịu sự quản lý của Tổng giám đốc (Giám đốc) đã làm ảnh hưởng đến tính độc lập, khách quan dẫn đến làm giảm hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ của bộ phận này.
Nguyên nhân do bất cập của các quy định trên về mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ; cũng như sự nhận thức chưa đầy đủ về sự cần thiết, tác dụng của hệ thống kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nên chất lượng hoạt động của công tác này tại các NHTM chưa được phát huy, hiệu quả còn hạn chế. Chức năng KSNB bị đồng nhất với chức năng KTNB, chưa phân định rõ trách nhiệm giữa các cấp lãnh đạo đối với hệ thống KSNB, hoạt động của bộ phận này không đảm bảo tính độc lập, khách quan, kết quả hoạt động chủ yếu là "hậu kiểm", chưa có nhiều phát hiện mang tính ngăn ngừa, dự báo cho việc quản trị điều hành hoạt động của NHTM nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực hiện có của NHTM một cách tốt nhất.
Để khắc phục những bất cập trên, Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật các TCTD năm 2004 đã tách bạch rõ hai chức năng KTNB và
KSNB được quy định tại Điều 38: "quy định nhiệm vụ kiểm toán nội bộ thuộc
về Ban kiểm soát" và Điều 41 quy định: "Tổ chức tín dụng phải lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ thuộc bộ máy điều hành, giúp Tổng giám đốc (Giám đốc) điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của tổ chức tín dụng" [35]. Các quy định trên có một bước tiến trong việc nâng cao tính độc lập, khách quan của bộ phận KTNB (trực thuộc HĐQT). Để tạo điều kiện phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB và KTNB, NHNN đã ban hành Quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN và
Quyết định số 37/2006/QĐ-NHNN ngày 1/8/2006 về "Ban hành quy chế kiểm
Theo quyết định này, KTNB của TCTD là hoạt động kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; đánh giá độc lập về tính thích hợp và sự tuân thủ các chính sách, thủ tục quy trình đã được thiết lập trong TCTD, thông qua đó đơn vị thực hiện kiểm toán nội bộ đưa ra các kiến nghị, tư vấn nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các hệ thống, các quy trình, quy định, góp phần đảm bảo TCTD hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật. Quy chế KTNB đã xác định cụ thể thẩm quyền, trách nhiệm của bộ máy kiểm toán nội bộ cũng như của các chức danh lãnh đạo TCTD trong hoạt động kiểm toán nội bộ tại TCTD.
Đối với KSNB, Quy chế yêu cầu TCTD phải thường xuyên đánh giá và đo lường rủi ro bằng những quy trình minh bạch và hiệu quả, đồng thời quy định rõ trách nhiệm của ban lãnh đạo TCTD, các phòng, ban chuyên môn trong việc xây dựng và quản lí hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như trách nhiệm của NHNN trong hoạt động giám sát TCTD. Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể mà TCTD có thể thành lập bộ phận chuyên trách về KSNB trực thuộc sự điều hành của Tổng Giám đốc TCTD.
Với hai quyết định trên công tác KTNB của TCTD nói chung, NHTM nói riêng đã cải thiện một bước rõ nét phù hợp với đặc điểm hoạt động của Ngân hàng hiện đại trong điều kiện hội nhập hiện nay. Triển khai quyết định trên, các NHTM đã tổ chức lại bộ máy KTNB như Trung ương thành lập Ban kiểm soát và Phòng, hoặc Ban KTNB do Ban Kiểm soát HĐQT quản lý, Ở các chi nhánh có các Phòng KTNB hoặc Phòng KTNB khu vực (Ngân hàng Công thương Việt Nam; Ngân hàng Đầu tư và Phát triển). Mặc dù bộ phận KTNB đã được các NHTM thành lập, song bản chất hoạt động của bộ phận này (từ mô hình tổ chức đến nội dung hoạt động) lại không đồng nhất, bởi chính sự nhận thức của mỗi ngân hàng và do "tính mở" trong quy định của NHNN tại Quyết định 36/2006/QĐ-NHNN, cụ thể tại Điều 8-Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ, khoản 1 có nêu "tuy theo quy mô, mức độ, phạm vi và đặc thù hoạt động của mình, tổ chức tín dụng tự xem xét, quyết định thành lập
bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ bộ phận chuyên trách, chịu sự điều hành
trực tiếp của Tổng Giám đốc (Giám đốc)…"[25].
Khoản 2 quy định:
Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định của các quy luật về các quy chế, qui trình nghiệp vụ, qui định nội bộ của tổ chức tín dụng; giúp Tổng Giám đốc thực hiện việc tự kiểm tra để tổng hợp, rà soát đánh giá có hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ… [25].
Do đó có thể dẫn đến sự chồng chéo (về nguồn nhân lực và quá trình tác nghiệp) và hạn chế đến tính độc lập, hiệu quả hoạt động của các bộ phận này.
Theo kết quả kiểm toán nhà nước về hoạt động của công tác kiểm tra, kiểm soát và kiểm toán nội bộ của các NHTM thấy rằng: Hệ thống KSNB và qui trình KSNB của các NHTM đều được đánh giá là khá tốt, hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ đã phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong công tác quản lý và điều hành của bộ phận nghiệp vụ; tham mưu đề xuất với ban lãnh đạo sửa đổi, bổ sung các qui chế phù hợp với đặc điểm hoạt động và qui định của nhà nước.Tuy nhiên, hoạt động của bộ phận này không cao, còn khá nhiều bất cập như chưa đánh giá đúng vai trò của công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ; Chưa quan tâm nhiều đến vị trí vai trò của công tác này cũng như nguồn nhân lực (về bố trí nhân sự, về chính sách đãi ngộ, về cơ chế hoạt động…) do vậy có thể đánh giá đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra, KTNB của NHTM hiện nay nhìn chung vừa thiếu về số lượng vừa yếu về chuyên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
môn nghiệp vụ và chưa thực sự tâm huyết với nghề nghiệp…nên kết quả hoạt
động chưa cao, đôi khi hoạt động còn mang tính hình thức, né tránh, ngại va chạm, không phát hiện, ngăn chặn kịp thời các sai sót khi tác nghiệp của các bộ phận nghiệp vụ trong lĩnh vực hoạt động của ngân hàng [40].
Việc triển khai các yêu cầu trong các quy chế kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ đã được tiến hành, tuy nhiên hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của TCTD còn nhiều vấn đề phải tiếp tục thực hiện. Nhiều TCTD lớn hiện nay vẫn chưa hoàn thiện quy trình kiểm soát của mình theo đúng tinh thần của Quyết định 36/2006/QĐ-NHNN. Chính vì vậy, NHNN trong thời gian qua đã có nhiều chỉ thị yêu cầu các TCTD thực hiện nghiêm chỉnh các biện pháp kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn, như chỉ thị số 02/2006/CT-
NHNN ngày 23/5/2006 về việc tăng cường các biện pháp phòng ngừa, hạn
chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh của các TCTD, chỉ thị số 03/2007/CT-
NHNN về việc kiểm soát quy mô, chất lượng tín dụng và cho vay đầu tư, kinh
doanh chứng khoán và một số văn bản khác.
KSNB, KTNB là hai bộ phận có chức năng kiểm tra, giám sát việc thực hiện các qui định của pháp luật trong quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của các bộ phận chức năng, đặc biệt là việc thực hiện các qui trình nghiệp vụ cho vay và quản lý các khoản nợ của NHTM. Trên cơ sở kết quả của quá trình kiểm tra, giám sát hai bộ phận này có thể phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai sót trong công tác quản lý điều hành của bộ phận nghiệp vụ và giúp cho các nhà quản trị đưa ra những biện pháp xử lý kịp thời nhằm giảm thiểu rủi ro. Đồng thời tham mưu và đề xuất với Ban lãnh đạo sửa đổi, bổ sung các qui chế cho phù hợp.