1. Thu thập, bổ sung nguồn tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung nguồn tư liệu lưu trữ được tiến hành thường xuyên, nhằm từng bước hoàn thiện các nguồn tư liệu lưu trữ. Trong quá trình thu
thập, bổ sung tài liệu phục vụ công tác lưu trữ, người ta đặc biệt chú ý đến những loại tài liệu được hình thành từ các tuyến cơ sở - nơi trực tiếp diễn ra các hoạt động nhằm cải tạo xã hội. Ngoài ra, người ta cũng rất quan tâm, chú ý đến những tài liệu, phim ảnh còn đang nằm rải rác ở nhiều địa chỉ, các viện bảo tàng, thư viện, các “kho lưu trữ” hay tài liệu còn “đọng” trong nhân dân - những người trực tiếp gắn bó hằng ngày, hằng giờ đến lao động sản xuất. Những nguồn tài liệu này tuy chưa được khai thác, sử dụng nhưng xét về mọi bình diện chúng rất có giá trị.
Bởi vậy, nói thu thập, bổ sung tài liệu cần lưu trữ là quá trình “săn tìm” giao nộp và tiếp nhận tài liệu từ tất cả các nguồn, các kênh, các lĩnh vực vào hoạt động lưu trữ. Tất nhiên, những tài liệu này chí ít phải có giá trị về mặt lịch sử.
Chúng cháu chúc Bác Tôn Đức Thắng sống lâu muôn tuổi (Bác Tôn là Chủ tịch Danh dự Uỷ ban Thiếu niên Nhi đồng Trung ương).
Do nhiều nguyên nhân, các nguồn tài liệu đã thu nhận tại các “trung tâm lưu trữ” thường không đầy đủ, nhất là những tuyến tài liệu thuộc các giai đoạn lịch sử đã rất xa xưa, hoặc những tài liệu khi ấy chưa được xem xét tới, chúng còn đang tản mạn, nằm rải rác ở khắp nơi, trong tay các cá nhân, những
người đã từng giữ các cương vị lãnh đạo chủ chốt, hoặc những hình ảnh khi họ còn đang hoạt động ở nước ngoài... rất khó có điều kiện tiếp cận. Nên, bên cạnh việc thu thập thì công tác tìm kiếm, sưu tầm để bổ sung nguồn tư liệu quý, tư liệu sống về một thời nào đó là rất cần thiết.
Khi tiến hành hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, người làm công tác lưu trữ cần theo các quy ước:
- Thứ nhất: Theo trật tự trước sau. Nguyên tắc này qui định, trong quá trình thu thập các nguồn tư liệu việc phân loại chúng phải tuân theo từng giai đoạn lịch sử, chớ lưu lẫn lộn, theo cảm tính, khi cần sử dụng sẽ hết sức khó khăn, phức tạp.
Ví dụ: Những tư liệu, văn bản, hình ảnh phản ánh trong thời kỳ chống Pháp, trong kháng chiến chống Mỹ hay trong thời kỳ xây dựng chủ nghĩa xã hội, cần phải thành lập các file riêng, phông riêng.
- Thứ hai là: Không phân tán: Không phân tán có nghĩa là, khi tiến hành thu thập, bổ sung tư liệu, phải đảm bảo các yêu cầu: không để lẫn lộn file này với file khác. Khi phát hiện thấy “tư liệu” sếp đặt sai vị trí thì phải xem lại và đưa chúng về lưu giữ đúng với tên gọi của nó. Những nguồn tài liệu còn “mơ hồ” chưa đủ điều kiện để lập file riêng thì nên đưa chúng về các sưu tập lưu trữ. Những tài liệu của một file khi thu thập phải được bảo quản cẩn trọng sao cho tiện việc sử dụng khi cần thiết.
- Thứ ba là: Tài liệu thu thập cần hoàn chỉnh về thông tin. Đối với một tác phẩm ảnh báo chí, cấu trúc thông tin bao giờ cũng bao gồm hai thành phần: Thông tin hình ảnh và thông tin văn tự. Thông tin hình ảnh là thông tin trực giác và trực tiếp. Tuy nhiên, nó mới cung cấp cho độc giả những chi tiết chính; còn lại bao nhiêu vấn đề, bao nhiêu mối liên hệ khác, phần hình ảnh không thể diễn tả. Bởi vậy, nếu thiếu đi phần chú thích, cũng có nghĩa độc giả sẽ chưa có đủ dữ liệu để nhận biết về sự kiện. Đó là chưa nói, nếu để càng lâu thì việc xác định độ tin cậy của ảnh càng thiếu chính xác. Những sự kiện đòi hỏi phải có nhiều bức ảnh làm nhân chứng và minh chứng thì vấn đề nêu trên lại càng phải
cẩn trọng. Người làm công tác lưu trữ cần tận thu một cách triệt để nhất những thông tin có liên quan. Sau nữa phải kiểm tra thật kỹ lưỡng những nguồn tài liệu đã thu thập được trước khi phân loại lập danh mục lưu trữ.
2. Bảo quản tài liệu, tư liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu, tư liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống sự hư hại, thất lạc, mất mát đối với các vật phẩm - tư liệu; đặc biệt là những tư liệu quý.
Nông dân xã Ái quốc (Hải Hưng) báo cáo kết quả sản xuất với Chủ tịch Hồ Chí Minh (1958).
Như chúng ta đã biết, các vật liệu làm ra tài liệu lưu trữ chủ yếu là bằng giấy, dưới dạng giấy tinh chế, phim nhựa, băng nhựa, đĩa mềm... nên tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên, ý thức trách nhiệm và kỹ thuật bảo quản... Những yếu tố này, muốn hay không đều có ảnh hưởng không tốt trong công tác lưu trữ, thậm chí có thể gây khó khăn trong việc bảo quản tư liệu. Vì vậy, trách nhiệm bảo quản gìn giữ tài liệu phải được đặc biệt coi trọng, để tránh những tác động xấu làm giảm tuổi thọ của tài liệu, nhất là những tài liệu ghi hình. Mặt khác, những nội dung trong tài liệu lưu trữ thường chứa đựng những thông tin quan trọng; những hoạt động, những sự kiện có ý nghĩa, nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ, tư liệu không chỉ chú ý đến
góc độ vật lý (độ bền của sản phẩm) mà còn phải sử dụng nhiều biện pháp nhằm ngăn chặn việc thất thoát tài liệu, “đánh cắp thông tin”, vi phạm bản quyền hoặc sử dụng vào những mục đích mờ ám, không chính đáng.
Nội dung bảo quản nguồn tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu vào việc xây dựng hệ thống quản lý tư liệu, xử lý các khâu kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ phục chế lại các tài liệu lưu trữ khi thấy cần thiết. Tất nhiên, không được làm mất đi tính chất chân thật và xác thực của tài liệu.
3. Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ, khai thác thông tin từ các tài liệu, tư liệu để phục vụ kịp thời các yêu cầu tuyên truyền của cơ quan báo chí, của Đảng, của nhà nước. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trong của các cơ quan thông tấn báo chí, các trung tâm - tổ chức lưu trữ tại cơ sở. Về nguyên tắc, hệ thống tài liệu lưu trữ không phải chỉ bảo quản, giữ gìn hoặc “đóng kín” để đó; mà điều quan trọng hơn cả là chúng chỉ có ý nghĩa khi được khai thác, sử dụng phục vụ tốt nhất cho các hoạt động tuyên truyền của xã hội.
Bác Hồ nói chuyện với các chiến sỹ tại đền Hùng, Phú Thọ (khi nào?) Ảnh tư liệu.
Việc sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ, tư liệu vừa phục vụ cho mục đích trước mắt cũng như lâu dài của công tác lưu trữ. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ là giới thiệu, quảng bá, tổ chức triển lãm, phục vụ độc giả hoặc khai thác, sử dụng chúng vào những dịp kỷ niệm, nhằm ôn lại lịch sử truyền thống của một cơ quan, đơn vị, tổ chức hành chính, tổ chức chính trị xã hội.
Trong toàn bộ các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, việc tổ chức, sử dụng tài liệu, tư liệu là khâu công tác cuối cùng, nó thể hiện kết quả của toàn bộ công tác lưu trữ tư liệu. Vì vậy, công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ, tư liệu chiếm một vị trí hết sức quan trọng trong toàn bộ hệ thống công tác lưu trữ của cơ quan, xã hội.