Ở một cơ quan thông tấn báo chí, thông thường công việc tổ chức nội dung, xây dựng chương trình, kế hoạch tuyên truyền cụ thể thường do Ban biên tập hoặc trực tiếp là thư ký toà soạn chịu trách nhiệm. Thư ký toà soạn hoặc trưởng Ban biên tập (nếu có) được sự giao quyền của Tổng biên tập hoặc phó tổng biên tập phụ trách nội dung, dự thảo kế hoạch tuyên truyền và xuất bản cho mỗi tờ báo, trang báo, số báo. Việc lập kế hoạch càng cụ thể, càng sát với thực tế, thì các bộ phận chuyên môn trong toà soạn triển khai kế hoạch càng thuận lợi. Xây dựng kế hoạch tuyên truyền cho mỗi số báo, trang báo được coi là kim chỉ nam; là sự định hướng chính trị của toà soạn.
Để công tác tuyên truyền bằng ảnh luôn đảm bảo tính khoa học, chủ động, và tính đúng đắn sáng tạo, những cơ quan báo chí lớn, cũng như các toà soạn luôn làm việc cẩn trọng, bao giờ cũng làm kế hoạch từ xa: kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn và kế hoạch cho việc đặt kế hoạch.
1. Kế hoạch tuyên truyền dài hạn
Kế hoạch tuyên truyền dài hạn là kế hoạch được thiết lập cả năm hoặc 6 tháng trở lên. Căn cứ vào các chủ trương, chính sách, các chỉ thị, Nghị quyết và nhiệm vụ chính trị của toà soạn, Ban biên tập phân công các bộ phận phóng viên chịu trách nhiệm theo dõi, phụ trách việc tuyên truyền từng mảng đề tài cụ thể. các chủ đề, đề tài này được Ban biên tập tính toán kỹ, để đảm bảo cân đối vùng miền, cân đối giữa các lĩnh vực, các ngành, địa phương. Nói cân đối không có nghĩa là chia đều, bình quân kiểu cơ học, bình quân theo định lượng, mà cân đối phải đảm bảo tính ưu thế, tính “vượt trội hợp lý”. Kế hoạch tuyên truyền dài hạn có thể được coi là bộ khung, là sự định hướng lớn của một toà soạn.
2. Chương trình, kế hoạch tuyên truyền trung hạn
Kế hoạch tuyên truyền trung hạn là xây dựng kế hoạch tuyên truyền theo từng quý và hằng tháng. Đây chính là sự cụ thể hoá một bước kế hoạch tuyên truyền dài hạn, cụ thể hoá các văn bản, chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và nhà nước đến từng địa phương, từng ngành, từng khu vực. Đối với công tác tuyên truyền bằng ảnh hoạt động xây dựng kế hoạch khó hơn nhiều so với báo viết. Bởi, đã là hình ảnh thì phải rất rõ ràng, cụ thể, không nghiên cứu đường lối, không bám sát thực tiễn, không nắm rõ chỉ tiêu sản xuất cũng như từng định mức của đơn vị cơ sở, Ban biên tập - những người hoạch định kế hoạch sẽ hết sức khó khăn, thậm trí phải bó tay, “buông trôi kế hoạch”...
Vì vậy, nếu chủ động trong việc xây dựng kế hoạch tuyên truyền hàng tháng, hàng quý sẽ giúp các Ban biên tập kịp thời bổ sung, thay đổi và điều chỉnh “kế hoạch mới” cho phù hợp với tình hình diễn biến của thời cuộc; đặc biệt là các hoạt động không có tính ổn định, hoạt động bất thường không mang tính định kỳ. Ví dụ như công nghiệp, xây dựng, văn hoá - xã hội, an ninh quốc phòng, chính trị ngoại giao... Tất nhiên trên thực tế, thì hình thức tổ chức kế hoạch này vẫn tương đối ổn định, không phức tạp như việc làm kế hoạch ngắn hạn.
3. Chương trình, kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch đột xuất
Kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch đột xuất là kế hoạch tuyên truyền cho từng tuần, từng số báo. Kế hoạch tuyên truyền ngắn hạn là sự thẩm định, kiểm tra lại và sự cụ thể hoá lần cuối kế hoạch tuyên truyền trung hạn thành những nội dung, chủ đề, đề tài, những sản phẩm báo chí cụ thể. Lúc này, Ban biên tập, bộ phận thư ký toà soạn có thể gợi ý đến từng phóng viên, cộng tác viên ảnh tập trung thể hiện theo yêu cầu trực tiếp của toà soạn. Ví dụ: số báo này, trang báo này cần bao nhiêu ảnh, nên đi sâu vào mảng đề tài nào, đối tượng cần phản ánh là ai, lựa chọn hình thức thể loại nào là phù hợp nhất.v.v...
Về bản chất, kế hoạch ngắn hạn thường uyển chuyển hơn nhiều, linh hoạt hơn nhiều so với kế hoạch tuyên truyền dài hạn, trung hạn. Và cũng
chính vì thế mà đây là công đoạn đòi hỏi người cán bộ biên tập phải đầu tư nhiều công sức, trí tuệ, nhiều chất xám nhất trong công việc. Nếu ở công đoạn trước, việc xây dựng kế hoạch tuyên truyền trung hạn càng chính xác bao nhiêu thì việc thiết lập kế hoạch tuyên truyền ngắn hạn càng thuận lợi bấy nhiêu và ngược lại. Đây luôn là mối lo chung của các Ban biên tập - mối lo không mang tính thời hạn. Vì vậy, tốt nhất là phải thường xuyên chủ động kế hoạch choviệc làm kế hoạch.
Đối với hãng thông tấn, các cơ quan báo chí lớn, việc xây dựng chương trình kế hoạch thông tin bằng ảnh còn phức tạp hơn nhiều so với các toà soạn báo ngành, báo địa phương. Bởi lẽ, ngoài sự cân đối chung giữa các chỉ số theo diện rộng, họ còn phải thường xuyên bám sát các sự kiện thời sự chính trị trong và ngoài nước. Hơn nữa, phạm vi lĩnh vực cần đề cập, phản ánh của các cơ quan này rất đa dạng, đa diện. Mặt khác về đối tượng giao dịch, các tờ báo lớn thường có rất nhiều cơ quan báo chí, truyền thông khác cần ảnh để tuyên truyền; ở góc độ nào đó, họ có trách nhiệm phải đáp ứng.
Đối với ảnh chụp các sự kiện về ngoại giao, vì mỗi quốc gia đều có quan điểm và nhận thức chính trị khác nhau, nên nội dung và cách thức sử dụng ảnh cũng có những nét riêng. Đây cũng là một vấn đề hết sức nhạy cảm, buộc Ban biên tập phải cân nhắc.
4. Kế hoạch cho việc lập kế hoạch
Kế hoạch cho việc đặt kế hoạch có thể được coi là kế hoạch dự phòng, kế hoạch cho sự thay đổi kế hoạch ban đầu. Thoạt nghe tưởng vô lý, nhưng thật ra đây là một việc làm rất cần thiết của các cơ quan báo chí.
Xét về tầm vĩ mô, chúng ta chắc chắn không thể đoán trước được mọi vấn đề, những gì sẽ xẩy ra hoặc sắp xẩy ra trong thời gian sắp tới, ấy là chưa kể trong từng tháng, từng quý... Bởi vậy, nếu toà soạn xét thấy cần có một “kế hoạch dự phòng” cũng là hợp lý.
Còn xét trong tầm vi mô - trong các mối quan hệ cụ thể, trực tiếp, quan hệ trong bình diện hẹp thì nhiều khi toà soạn không thể có được những hình
ảnh chụp theo dự định, hoặc phóng viên không hoàn toàn chủ động trong việc nắm bắt tình hình thực tiễn đặt ra tại cơ sở. Do vậy, Ban biên tập - với chức năng “điều tiết” không thể “khoanh tay đứng nhìn”, “phó mặc tai bay” mà phải có khả năng “xoay chuyển tình thế”, “lấp khoảng trống”, khả năng “cứu nguy” khi tờ báo, cơ quan báo chí bị rơi vào “hoàn cảnh đặc biệt”. Thực tế thì chẳng ai mong muốn điều này, nhưng cũng chẳng có người nào dám hứa như đinh đóng cột về một dự định cho tương lai - “Ba mươi vẫn chưa phải là tết” là như vậy.