Có thể nói, công tác lưu trữ tư liệu - theo nghĩa chung nhất được biết đến và quan tâm kể từ khi loài người phát minh ra chữ viết, biết làm văn tự và sử dụng ngôn ngữ văn tự làm phương tiện thông tin; dùng văn tự để ghi lại những kinh nghiệm quý, những hoạt động trong lao động, sản xuất, chiến đấu, xây dựng và bảo vệ tổ quốc... Cũng từ đó thì nhu cầu lưu trữ tư liệu được xuất hiện.
Trong các xã hội có giai cấp, công tác lưu trữ tư liệu nói chung, các loại văn bản, tài liệu nói riêng đều nằm trong tay bọn thống trị, và được sử dụng để phục vụ cho lợi ích của giai cấp thống trị. Trong chế độ xã hội chủ nghĩa, công tác lưu trữ tư liệu và tài liệu lưu trữ được sử dụng vào các mục đích chính đáng của nhân dân lao động. Do tính chất và tầm quan trọng của nó mà công tác này đã trở thành “di sản” đặc biệt quý giá của mỗi cá nhân, tập thể, dân tộc, quốc gia và mỗi chế độ xã hội.
Vậy tài liệu lưu trữ là gì?
Theo cách hiểu phổ biến và thông dụng thì: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị, được hình thành trong các giai đoạn, thời kỳ lịch sử của dân tộc, địa phương, ngành, và các nhân vật lịch sử, phục vụ cho công tác nghiên cứu và hoạt động thực tiễn của cuộc sống xã hội. Còn công tác lưu trữ tư liệu là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản và sử dụng có hiệu quả các loại tài liệu được lưu trữ”.
1. Giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp, nó đòi hỏi những người làm công tác lưu trữ tư liệu phải có tinh thần trách nhiệm rất cao; nếu không sẽ dẫn đến hai tình trạng: Phá bỏ hoặc làm mất đi
nguồn tài liệu vô giá. Mặt khác lại chắt chiu, đầu tư vô ích vào những sản phẩm không đáng có.
Như vậy, giá trị tài liệu chính là ý nghĩa nội dung thông tin được chứa đựng trong một tài liệu cụ thể. Những thông tin đó góp phần thúc đẩy các hoạt động thực tiễn của con người, đồng thời giúp cho việc nghiên cứu lịch sử phát triển của xã hội.
Xét dưới góc độ chung nhất, tài liệu được chia thành hai nhóm giá trị: Tài liệu có giá trị thực tiễn và tài liệu có giá trị lịch sử - Cái mà chúng ta quen gọi là sử liệu hoặc tư liệu.
Tài liệu có giá trị thực tiễn là những loại tài liệu có nội dung thông tin phục vụ trực tiếp các hoạt động hằng ngày đang diễn ra. Tài liệu dạng này chủ yếu được bảo quản, sử dụng trong một thời gian nhất định. Ta còn gọi là những thông tin thời sự của tài liệu.
Còn, tài liệu có giá trị lịch sử là những loại tài liệu có thông tin phục vụ chủ yếu cho yêu cầu nghiên cứu, ứng dụng, đánh giá, thẩm định các mặt hoạt động của xã hội trong suốt quá trình lịch sử của dân tộc.
Tài liệu có giá trị lịch sử không những phục vụ cho nhu cầu sử dụng trong diện hẹp - ý nghĩa thời sự; mà còn đáp ứng cho nhu cầu xã hội trên bình diện rộng - ý nghĩa thời đại. Đây là nguồn tài liệu vô giá, nó được lựa chọn để lưu tư liệu và bảo quản lâu dài: Các bộ ảnh tư liệu về cuộc đời, hoạt động của Hồ Chủ tịch, các nhà văn hoá lớn, các danh nhân, những mốc lịch sử... là một ví dụ.
Tuy nhiên, hai cách tiếp cận trên cũng chỉ là tương đối, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của mỗi tài liệu, tác phẩm cũng chỉ được hiểu theo từng bình diện. Việc xác định nguồn tài liệu đó có giá trị thực tiễn hay giá trị lịch sử phải được căn cứ vào rất nhiều yếu tố và xét chúng trong những hoàn cảnh, điều kiện cụ thể; trong những mối liên hệ nhất định. Vì, ai dám chắc bức ảnh chụp hôm nay, đối tượng được phản ánh trong ảnh chỉ là một con người bình thường, vài chục năm sau, họ sẽ là một lãnh đạo cấp cao?
Tóm lại, để đánh giá chính xác giá trị tài liệu, dù đó là dạng văn bản hay ngôn ngữ hình ảnh thì cũng phải tiến hành theo những nguyên tắc: lịch sử, chính trị, toàn diện và tổng hợp.
Nguyên tắc lịch sử nghĩa là, xác định giá trị của tài liệu phải đặt trong hoàn cảnh lịch sử cụ thể mà tác phẩm đó ra đời; phải xem mỗi tác phẩm, ấn phẩm là dấu ấn của thời đại. Xác định giá trị tài liệu không phải chỉ vì lợi ích hôm nay mà cho cả tương lai.
Nguyên tắc chính trị hay còn gọi là nguyên tắc tính Đảng, được thể hiện ở chỗ, việc xác định giá trị tài liệu trong mỗi ấn phẩm phải đứng trên quan điểm vì lợi ích chung của dân tộc, của Đảng và nhà nước.
Còn, nguyên tắc tính tổng hợp và toàn diện là khi xác định giá trị của tài liệu, phải xem xét nó từ nhiều phương diện để tránh những nhận định phiến diện, một chiều. Mặt khác phải chú ý tới quan hệ hữu cơ giữa các tài liệu, sản phẩm đó với nhau.
Tiêu chuẩn chủ yếu trong xác định giá trị tài liệu của một tác phẩm là ý nghĩa nội dung của tài liệu đó. Cần lựa chọn những tác phẩm mang nội dung thông tin về các sự kiện, sự việc, hiện tượng quan trọng. Vì nộidung thì thường rất đa dạng, phong phú; do đó, khi xem xét nội dung phải vận dụng kiến thức tổng hợp về nhiều mặt, phân tích toàn diện các vấn đề, các sự kiện, hiện tượng mà nội dung tác phẩm phản ánh. Trên cơ sở đó mới đưa ra những nhận định khách quan về giá trị thật của tác phẩm... Đây là công việc, là nguyên tắc mà các thành viên Ban giám khảo giải thưởng ảnh vẫn thường vận dụng.
2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
* Ý nghĩa lịch sử: Nói ý nghĩa lịch sử tức muốn nói tất cả những tư liệu - dù xét dưới bất kỳ hình thức nào bao giờ cũng gắn liền với từng bối cảnh lịch sử và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan hay một tổ chức chính trị xã hội, một sự kiện lịch sử của đất nước..., trong suốt tiến trình lịch sử phát triển của dân tộc. Vì thế tài liệu
lưu trữ là một tư liệu quý, là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất, cung cấp các dữ liệu, cứ liệu, dữ kiện bằng chứng sống động về lịch sử.
* Ý nghĩa khoa học: Hiểu khoa học nghĩa là nó phản ánh đúng, phản ánh trúng thực tại khách quan. Tính khoa học trong nhiếp ảnh chính là sự thể hiện cao độ, chính xác giữa hình ảnh trên bức ảnh và hiện thực. Những hình ảnh mang giá trị chân xác đó nó không chỉ là bằng chứng cho sự phát triển mà còn phục vụ cho việc nghiên cứu, ứng dụng những thành quả của cách mạng vào việc nghiên cứu, xem xét hiện tại; giúp cho việc tổng kết, đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hội, để dự báo, dự đoán chính xác, thúc đảy tiến trình phát triển của xã hội.
* Còn ý nghĩa thực tiễn là sự tái hiện lại cuộc sống đang diễn ra thông qua những lát cắt rất cụ thể về hiện thực đang tồn tại, nó góp phần thúc đảy mỗi người, mỗi cơ quan, đơn vị thực hiện tốt các chủ trương, chính sách, các chỉ tiêu kế hoạch của Đảng và nhà nước về phát triển kinh tế, văn hoá - xã hội trong từng giai đoạn cách mạng. Đồng thời nó phục vụ trực tiếp và thiết thực cho công tác nghiên cứu ứng dụng, tuyên truyền và giải quyết các công việc hằng ngày của mỗi cá nhân, đơn vị.
Về nguyên tắc, tài liệu lưu trữ phải là những bản chính - bản gốc, hoặc bản sao hợp pháp. Đó chính là những nội dung được ghi nhận trên giấy, băng hình, phim ảnh, đĩa mềm hoặc các vật liệu mang thông tin khác. Trong trường hợp đặc biệt vì lý do nào đó không thể giữ được bản gốc thì có thể được thay bằng bản sao chụp lại - đảm bảo tính pháp lý. Hết sức nghiêm cấm việc “ăn cắp” bản quyền tác giả trong quá trình khai thác, sử dụng - dù đó là lý do gì, mục đích gì.