II. Nguồn kinh phí và
3.2.3 Quản lý hàng tồn kho
Đối với các doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp như Công ty cổ phẩn xây lắp và thương mại Hà Nội thì giá trị hàng tồn kho luôn chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng số vốn lưu động của công ty. Tuy nhiên, việc để hàng tồn kho tồn đọng với khối lượng nhiều như trong các năm 2011, 2012, 2013, đã làm giảm tốc độ luân chuyển vốn lưu động, giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Để khắc phục tình trạng này công ty cần thực hiện các giải pháp sau:
Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường hàng hóa, nguyên vật liệu bên cạnh đó Ban giám đốc phải phân công nhân sự của phòng kế hoạch thực hiện công tác dự đoán xu thế biến động của thị trường trong thời gian tới. Chẳng hạn như nếu như xu thế biến động của thị trường nguyên vật liệu xây dựng được dự đoán sẽ tăng lên về giá cả thì Ban lãnh đạo cần nhanh chóng quyết định thu mua, dự trữ sớm để giảm chi phí
đoán sẽ giảm thì Công ty nên hạn chế thu mua nguyên vật liệu tại thời điểm hiện tại để chờ đến khi giá nguyên vật liệu giảm xuống mới tiến hành thu mua tích trữ phục vụ cho việc sản xuất.
Xác định lượng tồn kho để có kế hoạch cụ thể cho kì sản xuất tiếp theo. Để xác định lượng tồn kho hiệu quả ta có thể áp dụng mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ.
Mô hình EOQ (Economic Ordering Quantity) là một mô hình quản trị hàng tồn kho mang tính định lượng và có thể dùng nó để tính mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp. Yếu tố quyết định trong quản lý hàng tồn kho là sự dự báo chính xác nhu cầu sử dụng các loại hàng hóa trong kỳ – thường là 1 năm và khối lượng hàng hóa trong mỗi lần đặt hàng.
Sau khi đã có số liệu dự báo chính xác về nhu cầu sử dụng hàng năm, trên cơ sở đó có thể xác định số lần đặt hàng trong năm và khối lượng hàng hóa trong mỗi lần đặt hàng. Mục đích của những tính toán này là tìm được cơ cấu tồn kho có tổng chi phí năm ở mức tối thiểu.
Mục tiêu của mô hình là tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng và tổng chi phí lưu kho. Hai chi phí này phản ứng ngược chiều nhau. Khi quy mô đơn hàng tăng lên, ít đơn hàng sẽ làm cho chi phí đặt hàng giảm trong khi đó mức dự trữ bình quân cao lên dẫn đến chi phí lưu kho tăng. Do đó, trên thực tế lượng đặt hàng tối ưu là kết quả của sự dung hòa giữa hai chi phí có mối quan hệ tỷ lệ nghịch này.
Lưu ý rằng, để có thể áp dụng hiệu quả, nhà quản trị cần phải thống nhất các giả định sau:
Nhu cầu hàng tồn kho phải đều đặn Giá mua hàng mỗi lần phải bằng nhau Không có chiết khấu thương mại Không tính đến dự trữ an toàn
Theo mô hình, mức dự trữ tối ưu là: Q* = 1 2 2 C DC Trong đó:
C2: chi phí mỗi lần đặt hàng (chi phí quản lý giao dịch vận chuyển hàng hoá). C1: chi phí lưu kho đơn vị hàng hoá (chi phí bốc xếp, bảo hiểm, bảo quản) Q*: Mức dự trữ tối ưu
D: toàn bộ lượng hàng hoá cần sử dụng [5, tr.1]
Như vậy, các bước cụ thể mà Công ty cần làm khi khi áp dụng mô hình EOQ vào công tác dự báo, xác định lượng tồn kho đó là
Bước 1: Dự báo nhu cầu hàng tồn kho cần thiết trong năm, xác định số lượng đặt hàng trong năm cũng như khối lượng hàng hóa trong mỗi lần đặt. Công tác này cần được thực hiện ngay từ đầu năm và nên giao cho bộ phận phòng kế hoạch đảm nhiệm.
Bước 2: Tính toán chi phí đặt hàng tối thiểu dựa vào công thức sau:
Chi phí đặt hàng = S/Q x O
Trong đó
Bước 3: Tính toán chi phí dự trữ kho. Công thức tính toán chi phí dự trữ kho cần áp dụng như sau:
Trong đó :
C : Chi phí dự trữ cho một đơn vị hàng
Bước 4: Tính toán tổng chi phí bằng công thức:
Tổng chi phí = Chi phí đặt hàng + Chi phí dự trữ
Tổng chi phí = Q/2 x C + S/Q x O
Bước 5: Xác định mức tồn kho tối ưu theo công thức EOQ: Q* =
1 2 2
2
C DC
Việc áp dụng mô hình EOQ vào dự báo hàng tồn kho sẽ giúp cho Công tác quản lý hàng tồn kho trở nên linh hoạt và chính xác hơn. Việc xác định được chi phí
S : Số lượng cần đặt S : Số lần đặt hàng Q O : Chi phí một lần đặt hàng Chi phí dự trữ kho = Q C 2 Q : Mức dự trữ kho TB 2
chính xác và hợp lý lượng tồn kho sẽ giúp tiết kiệm chi phí cũng như giảm lượng tồn kho không đáng có trong Công ty, nhanh chóng đẩy mạnh vòng quay vốn lưu động, giảm thời gian lưu kho cũng như tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các năm về sau.
Hiện tại công ty không có khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho nên trong thời gian tới cần phải trích lập khoản này, đồng thời tiến hành mua bảo hiểm đối với hàng hóa để bảo toàn nguồn vốn tồn kho trong doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành của
chế độ kế toán tài chính thì Công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính nhằm ghi nhận bộ phận giá trị thực tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế của hàng tồn kho) nhưng chưa chắc chắn. Công ty khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần phải tính theo từng thứ vật tư, hàng hoá, sản phẩm tồn kho. Đối với tồn kho xây dựng dở dang như trong năm 2013, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được tính theo từng loại hạng mục công trình có mức giá riêng biệt. Việc trích lập này Ban lãnh đạo có thể phân công bộ phận tài chính kế toán thực hiện để đảm bảo chính xác và khách quan nhất.
Ngoài ra, cần kiểm tra chất lượng hàng hóa khi nhập về. Việc kiểm tra chất lượng hàng hóa sẽ dựa trên những tiêu chuẩn chất lượng của nguyên vật liệu mà công ty đã ký kết với chủ đầu tư trong hợp đồng. Nếu hàng hóa kém chất lượng như: sắt thép bị han gỉ, cong vênh, độ bền sắt thép không cao, vật tư không đúng chủng loại yêu cầu thì ngay lập tức đề nghị người bán đền bù và đổi trả lại hàng hóa tránh thiệt hại cho công ty. Công tác kiểm tra chất lượng này Ban giám đốc có thể giao cho bộ phận kỹ thuật và quản lý thiết bị đảm nhiệm do phù hợp với tính chất nghiệp vụ của phòng ban này. Bảo quản tốt lượng hàng tồn kho. Đối với những nguyên vật liệu tồn đọng khá lâu, cần có các biện pháp bảo trì, bảo dưỡng như thay dầu, sửa chữa, làm mới, đánh bóng để có thể đảm bảo vẫn sử dụng được khi cần tới. Ngoài ra, đối với các nguyên vật liệu dễ bị han gỉ như sắt, đinh, hay những vật liệu dễ bị ẩm mốc mối mọt như gỗ, cát, xi măng, cần phải lưu trữ ở nơi cao ráo, thoáng mát. Hàng thàng, kế toán công ty cần đối chiếu sổ sách, phát hiện số hàng tồn đọng để xử lý, tìm biện pháp giải phóng hàng tồn đọng để nhanh chóng thu hồi lại vốn.