II. Nguồn kinh phí và
3.2.1 Cải thiện công tác quản lý tiền mặt và các khoản tương đương tiền
Đã từ lâu, tiền trở thành thước đo giá trị vật chất chủ yếu của cả cá nhân và tập thể. Dù cho chúng ta đang ở trong giai đoạn phát triển nào đi chăng nữa thì tiền mặt vẫn luôn là nhân tố quan trọng đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được thông suốt. Điều này đồng nghĩa với việc, các doanh nghiệp luôn mong muốn nắm giữ được càng nhiều tiền mặt càng tốt. Nhưng một nhà quản trị thông minh sẽ không bao giờ bỏ qua yếu tố “chi phí cơ hội” của việc nắm giữ tiền mặt. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp nên có một mức tiền mặt thích hợp nghĩa là lượng tiền mặt phải đủ để đảm bảo hoạt động thường xuyên, ngoài ra còn phải có những dự trữ cho các tình huống khẩn cấp, những dự tính trong tương lai.
Thực tế cho thấy, trong 3 năm nghiên cứu, Công ty thường dự trữ lượng tiền mặt rất lớn. Điều này là không cần thiết bởi dễ gây ra dư thừa, ứ đọng vốn dẫn đến tình trạng giảm lợi nhuận do mất đi cơ hội đầu tư. Giải pháp cho Công ty hiện nay đó là tính toán và quản lý dòng tiền (bao gồm dòng tiền vào và dòng tiền ra) một cách khách quan nhất, từ đó vừa có thể biết được nhu cầu tiền trong mỗi chu kì là bao nhiêu để có chiến lược dự trữ tiền hợp lý, vừa có thể phân bổ tốt lượng tiền mặt dự trữ đó, tránh tình trạng dự trữ thừa gây mất chi phí cơ hội hay dự trữ thiếu gây ảnh hưởng tới khả năng thanh toán. Cụ thể, Ban lãnh đạo Công ty nên xem xét và cân nhắc lựa chọn áp dụng 2 giải pháp quản lý dòng tiền đó là:
Xây dựng bộ quy chế tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương và khen thưởng riêng và áp dụng cho toàn Công ty để tạo ra khung pháp lý nội bộ cho công tác quản lý dòng tiền. Sau đó, cụ thể hóa các quy chế này thành các cẩm nang hướng dẫn nghiệp vụ tài chính, nghiệp vụ quản lý dòng tiền và lồng ghép vào các văn bản mô tả công việc của từng nhân viên các bộ phận. Xây dựng văn hóa quản lý tiền mặt và coi trọng quản lý dòng tiền. Phổ biến và áp dụng bộ khung văn hóa đó kể từ các cấp lãnh đạo cao nhất trong Công ty đến từng nhân viên.
Xây dựng chiến lược cạnh tranh làm cơ sở phân bổ nguồn lực tiền mặt hiệu quả, xây dựng các chỉ tiêu đo lường chiến lược và ra quyết định tài chính dài hạn trên cơ sở dòng tiền nhằm phân bổ nguồn lực tiền mặt một cách có hiệu quả (ra quyết định dựa trên giá trị thời gian của tiền).
Thiết kế và xây dựng bộ máy quản trị dòng tiền, đặc biệt chú trọng xây dựng và phát triển bộ phận tài chính kế toán. Cần xây dựng đội ngũ chuyên viên tài chính chuyên nghiệp tách khỏi nghiệp vụ kế toán, phân tách phòng Tài chính – kế toán hiện nay thành 2 phòng ban khác nhau (phòng Tài chính và phòng Kế toán) giúp công tác quản lý tiền mặt được chuyên sâu, cụ thể và rõ ràng hơn.
Lập kế hoạch dòng tiền dài hạn nhằm cân đối thu chi trong dài hạn trên cơ sở kết hợp ba quyết định chiến lược tối ưu: Đầu tư, tài trợ và phân phối lợi nhuận, thực hiện phân tích tình huống/độ nhạy để kiểm tra sự sẵn có tiền mặt trong những hoàn cảnh khác nhau, đặc biệt là bối cảnh ngành và nền kinh tế gặp khó khăn.
Giải pháp quản trị dòng tiền tác nghiệp:
Ngay từ đầu năm, Công ty cần xác định mức tồn quỹ tiền mặt hợp lý sao cho đủ để phục vụ cho nhu cầu sản xuất trong năm và không gây ra tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt quá nhiều, hàng năm cần lập kế hoạch dòng tiền chi tiết theo từng tháng và quý nhằm cân đối thu chi trong ngắn hạn, kiểm soát chặt chẽ thu chi dựa vào định mức chi tiêu, định kỳ xem xét lại tính hợp lý của các định mức trong quy chế chi tiêu nội bộ. Định kỳ, Ban lãnh đạo cần thực hiện phân tích dòng tiền và báo cáo thu chi nhằm đánh giá tình hình quản trị dòng tiền thông qua các chỉ tiêu phù hợp. Trong ngắn hạn, cần có biện pháp rút ngắn kỳ luân chuyển tiền, tiết kiệm vốn lưu động, có chính sách sử dụng tiền mặt phù hợp với hoàn cảnh cụ thể nhằm đem lại lợi ích cao nhất cho Công ty, thanh lý những tài sản không thuộc lĩnh vực kinh doanh cốt lõi hoặc đem lại hiệu quả thấp. [6, tr.1]