- Hệ thống sổ sách sử dụng theo hình thức Nhật ký chung công ty áp dụng
338 19.244.721 31/10 PC 41 Công Ty cổ phần thương mại Quảng Ninh CTY Chi lương cho CBCNV nhà hàng
3.3. Các biện pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
khoản trích theo lương tại công ty
*Về quản lý lao động
Tổ chức bố trí lại lao động cho phù hợp với nội dung công việc quy trình công nghệ để tận dụng triệt để khả năng lao động và phân phối tiền lương theo hiệu quả đóng góp lao động. Để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, Công ty cần tiến hành phân loại lao động và xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng riêng như phân loại theo thời gian lao động, phân loại theo mối quan hệ với quá trình bán hàng, phân loại theo chức năng của lao động.
+ Phân loại theo thời gian lao động giúp cho doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình từ đó có kế hoạch tuyển dụng, bồi dưỡng và huy động khi cần thiết. Đồng thời xác định các nghĩa vụ với nhà nước được chính xác.
+ Phân loại theo quan hệ với quá trình bán hàng cách phân loại này giúp Công ty đánh giá được tính hợp lý của lao động từ đó có biện pháp tổ chức bố trí lao động cho phù hợp.
+ Phân loại theo chức năng lao động có tác dụng cho việc tổng hợp tập hợp chi phí lao động kịp thời chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
*Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
-Thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép -Sổ sách kế toán tiền lương
+Sổ chi tiết TK 338 lập thành 4 sổ để theo dõi từng đối tượng trích Ví dụ: Đối với tháng 10 năm 2013 nên tách như sau:
Lương của nhân viên bán hàng là 152.494.500 đồng Lương của nhân viên quản lý là 50.081.500 đồng + Đối với Kinh phí công đoàn:
• Ngày 16/10, Nộp kinh phí công đoàn lên liên đoàn lao động tỉnh 4.051.520 đồng
Nợ TK 3382 4.051.520 Có TK 1121 4.051.520
• Ngày 22/10, BHXH tỉnh QN cấp bù kinh phí 2% thiếu quý 3/2013 26.546.458 đồng
Nợ TK 1121 26.546.458 Có TK 3382 26.546.458
• Ngày 31/10, Trích các khoản theo lương của nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý tính vào chi phí
Nợ TK 641 2%* 152.494.500= 3.049.890 Nợ TK 642 2%* 50.081.500= 1.001.630 Có TK 3382 4.051.520
+ Đối với Bảo hiểm xã hội:
• Ngày 23/10, Anh thanh toán cho người lao đông hưởng chế độ ốm đau thai sản do BHXH chi trả 1.865.986 đồng
Nợ TK 3383 1.865.986 Có TK 1111 1.865.986
• Ngày 31/10, Trích các khoản theo lương của nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý tính vào chi phí
Nợ TK 641 17% * 152.494.500= 25.924.065 Nợ TK 642 17% * 50.081.500= 8.513.855 Có TK 3383 34.437.920
• Ngày 31/10, Khấu trừ các khoản BHXH, vào lương CBCNV Nợ TK 334 7%* 202.576.000=14.180.320
Có TK 3383 7%* 202.576.000=14.180.320 + Đối với Bảo hiểm y tế:
• Ngày 31/10, Trích các khoản theo lương của nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý tính vào chi phí
Nợ TK 641 3% * 152.494.500= 4.574.835 Nợ TK 642 3% * 50.081.500= 1.502.445 Có TK 3384 6.077.280
• Ngày 31/10, Khấu trừ các khoản BHXH, vào lương CBCNV Nợ TK 334 1,5%* 202.576.000=3.038.641
Có TK 3384 1,5%* 202.576.000=3.038.641 + Đối với Bảo hiểm thất nghiệp:
• Ngày 31/10, Trích các khoản theo lương của nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý tính vào chi phí
Nợ TK 641 1% * 152.494.500= 1.524.945 Nợ TK 642 1% * 50.081.500= 500.815 Có TK 3389 2.025.760
• Ngày 31/10, Khấu trừ các khoản BHXH, vào lương CBCNV Nợ TK 334 1% * 202.576.000=2.025.760 Có TK 3389 1% * 202.576.000=2.025.760 Căn cứ vào định khoản các nghiệp vụ ở trên, kế toán lên sổ chi tiết các TK 3382, TK 3383, TK 3384, TK 3389
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI QUẢNG NINHSố 158 Lê Thánh Tông. TP Hạ Long, Quảng Ninh Số 158 Lê Thánh Tông. TP Hạ Long, Quảng Ninh
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 3382 – Kinh phí công đoàn Từ ngày: 01/10/2013 đến ngày 31/10/2013
Số dư có đầu kỳ: ********
Chứng từ Khách hàng Diễn giải Tk
đ.ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
16/10 UNC 20 Văn phòng - NB000001 Nộp kinh phí công đoàn lên liên đoàn lao động tỉnh 1121 4.051.520
22/10 BC 21 Văn phòng - KH000001 BHXH tỉnh QN cấp bù kinh phí 2% thiếu quý 3/2013 1121 26.546.458
31/10 PKT 52 Công Ty cổ phần thương mại Quảng Ninh - CTY Trích các khoản theo lương của nhân viên bán hàng 641 3.049.890 31/10 PKT 52 Công Ty cổ phần thương mại Quảng Ninh - CTY Trích các khoản theo lương của nhân viên quản lý 642 1.001.630
Tổng phát sinh nợ: 4.051.520 Tổng phát sinh có: 30.597.978 Số dư có cuối kỳ: ********** Ngày 31 tháng 10 năm 2013
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI QUẢNG NINHSố 158 Lê Thánh Tông. TP Hạ Long, Quảng Ninh Số 158 Lê Thánh Tông. TP Hạ Long, Quảng Ninh
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 3383 – Bảo hiểm xã hội Từ ngày: 01/10/2013 đến ngày 31/10/2013
Số dư có đầu kỳ: ****************
Chứng từ Khách hàng Diễn giải Tk
đ.ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
23/10 PC 35 Văn phòng - NB000001 Anh thanh toán cho người lao đông hưởng chế độ ốm đau thai sản do BHXH chi trả 1111 1.865.986
31/10 PKT 52 Công Ty cổ phần thương mại Quảng Ninh - CTY Trích các khoản theo lương của nhân viên bán hàng 641 25.924.065 31/10 PKT 52 Công Ty cổ phần thương mại Quảng Ninh - CTY Trích các khoản theo lương của nhân viên quản lý 642 8.513.855 31/10 PKT 52 Công Ty cổ phần thương mại Quảng Ninh - CTY Khấu trừ các khoản BHXH, vào lương CBCNV 334 14.180.320
Tổng phát sinh nợ: 1.865.986 Tổng phát sinh có: 48.618.240 Số dư có cuối kỳ: ************** Ngày 31 tháng 10 năm 2013
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI QUẢNG NINHSố 158 Lê Thánh Tông. TP Hạ Long, Quảng Ninh Số 158 Lê Thánh Tông. TP Hạ Long, Quảng Ninh
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 3384 – Bảo hiểm y tế Từ ngày: 01/10/2013 đến ngày 31/10/2013
Số dư có đầu kỳ: ****************
Chứng từ Khách hàng Diễn giải Tk
đ.ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
31/10 PKT 52 Công Ty cổ phần thương mại Quảng Ninh - CTY Trích các khoản theo lương của nhân viên bán hàng 641 4.574.835 31/10 PKT 52 Công Ty cổ phần thương mại Quảng Ninh - CTY Trích các khoản theo lương của nhân viên quản lý 642 1.502.445 31/10 PKT 52 Công Ty cổ phần thương mại Quảng Ninh - CTY Khấu trừ các khoản BHXH, vào lương CBCNV 334 3.038.641
Tổng phát sinh nợ: 0 Tổng phát sinh có: 9.115.921 Số dư có cuối kỳ: **************** Ngày 31 tháng 10 năm 2013
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI QUẢNG NINHSố 158 Lê Thánh Tông. TP Hạ Long, Quảng Ninh Số 158 Lê Thánh Tông. TP Hạ Long, Quảng Ninh
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 3388 – Bảo hiểm thất nghiệp Từ ngày: 01/10/2013 đến ngày 31/10/2013
Số dư có đầu kỳ: ****************
Chứng từ Khách hàng Diễn giải Tk
đ.ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
31/10 PKT 52 Công Ty cổ phần thương mại Quảng Ninh - CTY Trích các khoản theo lương của nhân viên bán hàng 641 1.524.945
31/10 PKT 52 Công Ty cổ phần thương mại Quảng Ninh - CTY Trích các khoản theo lương của nhân viên quản lý 642 500.815 31/10 PKT 52 Công Ty cổ phần thương mại Quảng Ninh - CTY Khấu trừ các khoản BHXH, vào lương CBCNV 334 2.025.760
Tổng phát sinh nợ: 0 Tổng phát sinh có: 4.051.520 Số dư có cuối kỳ: **************** Ngày 31 tháng 10 năm 2013
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
-Sổ chi tiết TK 334 cũng nên tách ra đối với từng loại lao động để dễ dàng theo dõi và hạch toán
-Tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép để đảm bảo đời sống công nhân viên vừa tránh cho Công ty những khoản phát sinh đột biến ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
Để đảm bảo được cho việc hạch toán kế toán của Công ty một cách trung thực và chính xác. Theo em Công ty nên bố trí thêm đội ngũ cán bộ kế toán nhất là kế toán ở các cửa hàng, chi nhánh thương mại, xí nghiệp muối I-ốt để nắm bắt luôn các nghiệp vụ kế toán xảy ra. Đảm bảo chính xác kịp thời. Vì các cửa hàng của Công ty thường ở cách xa nên các kế toán tại phòng kế toán không thể theo dõi chặt chẽ được. Có như vậy thì việc hạch toán kế toán của Công ty mới đảm bảo chất lượng được.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương về cơ bản đã hoàn thiện. Việc xác định đối tượng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là từng công việc và số ngày công mà công nhân viên trong Công ty đã làm được.
Tuy nhiên bảng chấm công chưa thật sự chính xác là do nhân viên trưởng tiến hành chấm công vì vậy công ty nên bố trí người kiểm tra chấm công bất thường để nắm chính xác con số lao động.
Công tác hạch toán lao động, tiền lương trong Công ty là một sự phối hợp giữa việc quản lý, hạch toán lao động tại các cửa hàng tới việc theo dõi ở các phòng tổ chức hành chính và kế toán. Công ty có một hệ thống đơn giá tiền lương phê duyệt hết sức tỷ mỉ là căn cứ tính trả lương cho công nhân viên trong Công ty nhưng việc tính lương áp dụng cho lao động vẫn hơi thấp so với mặt bằng kinh tế hiện nay. VD lương công việc có khi chỉ 50-80 nghìn đồng/ngày.
- Có rất nhiều phương thức thanh toán rất tiện ích như là thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, đây là phương thức thanh toán được sử dụng ở
hầu hết các công ty hiện nay, Công ty có thể trả tiền lương cho nhân viên bằng tiền gửi ngân hàng. Công ty sẽ mở tài khoản cho tất cả nhân viên trong công ty tại một ngân hàng nào đó. Hàng tháng cứ đến ngày trả lương, công ty sẽ gửi tiền vào tài khoản ngân hàng cho người lao động. Như vậy công việc thanh toán tiền lương sẽ được giảm bớt, gọn nhẹ, nhanh hơn và tránh được những rủi ro không cần thiết.