Để giảm tình trạng luân chuyển chứng từ chậm, công ty có thể đưa ra biện pháp sau:
- Đối với các công trình, để có thể nhận chứng từ, hóa đơn đúng thời hạn, công ty nên áp dụng phạt để tăng tính trách nhiệm. Hoặc, công ty nên bỏ ra một khoản chi phí đầu tư mua máy fax để nhân viên kế toán đội giảm thiểu được việc đi lại nhiều mà phòng ké toán công ty vẫn nhận được chứng từ, hóa đơn một cách đầy đủ.
- Để tạo động lực cho công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, công ty nên có chính sách tặng thưởng, tăng phụ cấp lao động….
- Kế toán công ty tổ chức hướng dẫn cho kế toán các đội việc ghi sổ sách, biên bản, chứng từ… để đến cuối kỳ, kế toán công ty dễ dàng đối chiếu sổ sách, kiểm tra số liệu để phát hiện ra sai sót từ đó có thể điều chỉnh sao cho phù hợp. Cần có sự phối hợp giữa kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc tổ đội thi công trong việc bàn giao và nhận chứng từ kế toán. Kế toán cần lập Biên Bản Giao Nhận Chứng Từ theo mẫu sau:
Bảng 3.1. Biên bản giao nhận chứng từ
Đơn vị: Công ty Cổ phần Đại Xuân
Địa chỉ: Số 3 - Ngõ 120 - Kim Giang - Hoàng Mai - Hà Nội
BIÊN BẢN GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Công trình: ……….
Ngày … tháng … năm … Bên giao: Ông/bà………
Chức vụ:……… Địa chỉ:……….. Bên nhận: Ông/bà………. Chức vụ:……… Địa chỉ:………... STT Ngày chứng từ Số Chứng từ Diễn giải Giá trị Ghi chú
Bên giao
( Ký và ghi rõ họ tên)
Bên nhận
(Ký và ghi rõ họ tên)
Để công tác luân chuyển chứng từ thuận lợi hơn, Công ty có thể xem xét xây dựng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán (mô hình hỗn hợp). Để có được đơn vị kế toán này phải có phân cấp quản lý tài chính. Cụ thể được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp
Kế toán đơn vị cấp trên Kế toán trưởng
Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch
toán tập trung
Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị
trực thuộc Đơn vị kinh tế trực thuộc
Kế toán các hoạt động tại cấp trên
Bộ phận kiểm tra kế toán
Đơn vị kế toán phân tán tại các đơn vị trực thuộc Nhân viên hạch toán ban
106
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở các đơn vị kế toán cấp trên (Công ty) vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn các đơn vị kế toán cấp cơ sở (đội xây dựng) tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng.
Với các đội xây lắp đã hình thành lâu, có kinh nghiệm, có khả năng thì tiến hành cho các đội tự hạch toán và ghi sổ, hàng kỳ lập báo cáo gửi về Công ty. Điều này làm tăng tính tự chủ và kích thích nâng cao năng suất làm việc cho các đội sản xuất. Còn với những đội xây lắp mới thành lập, chưa có khả năng hạch toán độc lập thì vẫn tập trung chứng từ định kỳ chuyển về bộ phận kế toán trung tâm để hạch toán.
Ngoài nguyên nhân khách quan trên, việc luân chuyển chứng từ chậm trễ còn do nguyên nhân chủ quan từ ý thức trách nhiệm của kế toán trực thuộc đội xây dựng. Để khắc phục tình trạng này, Công ty nên có những biện pháp răn đe, kỷ luật, phạt tiền đối với những lý do chậm trễ không chính đáng của kế toán trực thuộc đơn vị thi công. Số tiền nộp phạt tính trên trên số ngày luân chuyển chứng từ chậm trễ. Đồng thời, Công ty nên giao trách nhiệm cho từng cá nhân cụ thể, nếu cá nhân nào không hoàn thành trách nhiệm thì sẽ tiến hành trừ lương, kỷ luật trước Công ty.
Hơn nữa, Công ty cần xây dựng kho chứng từ riêng, đảm bảo các chứng từ được phân loại, cất giữ hợp lý, ngăn nắp, khoa học, thuận lợi cho việc tìm kiếm, ghi chép Kế toán đơn vị cấp trên Kế toán trưởng Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán Đơn vị kế toán phân tán tại các đơn vị trực thuộc Nhân viên hạch toán ban đầu tại cơ sở trực thuộc Đơn vị kinh tế trực thuộc Kế toán các hoạt động tại cấp trên96 của kế toán.
Kho chứng từ cần phải có các biện pháp bảo quản thích hợp tránh mối mọt, mục nát, ẩm ướt, gây hư hỏng ảnh hướng tới công việc hạch toán và lập báo cáo. Công ty cũng cần giao nhiệm vụ, trách nhiệm cho nhân viên cụ thể trong việc bảo quản, lưu trữ chứng từ, đảm bảo giữ đúng, đủ các loại chứng từ phục vụ cho hoạt động thanh tra, kiểm tra của ban Giám đốc Công ty và cơ quan Thuế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});