Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty

5. Kết cấu của khóa luận

2.3.3.2. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty

Bƣớc 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng lao động

- Kế hoạch tuyển dụng lao động bổ sung đã được Tổng giám đốc phê duyệt hằng năm.

- Nhu cầu đột xuất của các đơn vị, phải gửi lên phòng hành chính nhân sự trước ít nhất 45 ngày để Trưởng phòng nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng.

Bƣớc 2: Lập kế hoạch tuyển dụng

Dựa trên kế hoạch phát triển nguồn nhân lực đã được duyệt hằng năm và nhu cầu đột xuất của các đơn vị, Trưởng phòng nhân sự xác minh lại các nhu cầu và lên kế hoạch tuyển dụng trình Tổng giám đốc bao gồm các nội dung cụ thể sau:

- Số lượng lao động dự kiến bổ sung cho các đơn vị trong đợt này.

- Thời gian tiến hành thông báo tuyển dụng, hình thức thông báo tuyển dụng, thời gian tiếp nhận hồ sơ, sơ tuyển, thời gian dự kiến phỏng vấn.

- Chi phí dự kiến cho đợt tuyển dụng.

Thông báo tuyển dụng: tiến hành thông qua các hình thức sau:

GVHD: ThS. Nguyễn Thị Tuyết Mai SVTH: Phạm Ngọc Hiệp - Đăng báo địa phương ít nhất 2 số liên tiếp.

- Đăng ký trên internet.

- Đăng ký trực tiếp tại các trường Đại học hoặc trường dạy nghề.

Nội dung chủ yếu thông báo tuyển dụng:

- Giới thiệu sơ lược về công ty.

- Giới thiệu về vị trí, nhiệm vụ cần tuyển dụng và số lượng cho từng vị trí. - Kiến thức (trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, vi tính, kinh nghiệm). - Yêu cầu về hộ khẩu, sức khỏe, giới tính, độ tuổi.

- Địa điểm làm việc.

- Các yêu cầu khác: hình thức, năng khiếu.

Hồ sơ xin dự tuyển bao gồm:

- Đơn xin tuyển dụng.

- Sơ yếu lý lịch có chứng thực.

- Giấy khám sức khỏe thời hạn trong vòng 6 tháng. - Các văn bằng liên quan và kết quả học tập.

- Hộ khẩu, CMND chứng thực.

Bƣớc 3: Phê duyệt kế hoạch tuyển dụng

Dựa trên kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, nhu cầu của các đơn vị và kế hoạch tuyển dụng của Trưởng phòng nhân sự, Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt kế hoạch tuyển dụng để Trưởng phòng nhân sự triển khai thực hiện.

Bƣớc 4: Thông báo tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ, sơ vấn

- Theo kế hoạch tuyển dụng đã được duyệt, Trưởng phòng nhân sự thông báo tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ.

- Khi tiếp nhận hồ sơ, Trưởng phòng nhân sự tiếp xúc với các ứng viên để nắm bắt nguyện vọng của các ứng viên để sơ tuyển trước.

GVHD: ThS. Nguyễn Thị Tuyết Mai SVTH: Phạm Ngọc Hiệp

Bƣớc 5: Sơ tuyển và chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn

- Trưởng phòng nhân sự lên danh sách các ứng viên nộp hồ sơ đạt yêu cầu trong đợt sơ tuyển vòng 1 và phối hợp với các trưởng đợt sơ tuyển vòng 2 để sàng lọc, chọn các ứng viên có điều kiện thích hợp nhất với nhu cầu của công ty để đưa vào danh sách mời phỏng vấn.

- Dựa trên hồ sơ của các ứng viên, Trưởng phòng nhân sự phối hợp với các trưởng đơn vị chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn. Các câu hỏi này sẽ được lãnh đạo công ty duyệt và bảo mật cho tới trước thời điểm tiến hành phỏng vấn.

Bƣớc 6: Lập kế hoạch phỏng vấn

Dựa trên danh sách ứng viên đã được sàng lọc và sau khi sắp xếp thời gian với các trưởng đơn vị, chức danh liên quan, Trưởng phòng nhân sự dự thảo quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng, kế hoạch phỏng vấn và danh sách ứng viên đủ yêu cầu phỏng vấn trình Tổng giám đốc xét duyệt.

Bƣớc 7: Phê duyệt

Tổng giám đốc xem xét kế hoạch phỏng vấn và danh sách các ứng viên đủ yêu cầu phỏng vấn, ký duyệt quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng. Nếu kế hoạch không đạt thì chuyển về Trưởng phòng nhân sự điều chỉnh bổ sung.

Hội đồng tuyển dụng bao gồm các thành viên sau:

- Phó Tổng giám đốc trực tiếp phụ trách đơn vị liên quan. - Trưởng phòng nhân sự.

- Trưởng đơn vị liên quan.

GVHD: ThS. Nguyễn Thị Tuyết Mai SVTH: Phạm Ngọc Hiệp

Bƣớc 8: Gửi thƣ mời, chuẩn bị phỏng vấn

- Căn cứ trên danh sách các ứng viên đã được duyệt, phòng hành chính nhân sự gửi thư mời phỏng vấn và kiểm tra lại với các ứng viên (nếu cần).

- Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm chuẩn bị phỏng vấn (địa điểm, giấy tờ liên quan...) đảm bảo buổi phỏng vấn thành công.

Bƣớc 9: Phỏng vấn tuyển dụng

Việc thi tuyển có thể tiến hành theo 2 hình thức: - Phỏng vấn trực tiếp.

- Thi viết trước, sau đó sẽ phỏng vấn trực tiếp các ứng viên đạt yêu cầu trong các đợt thi viết.

Ngay sau khi kết thúc buổi phỏng vấn, thành viên Hội đồng tuyển dụng họp quyết định các ứng viên đạt yêu cầu theo nguyên tắc chỉ chọn ứng viên đạt yêu cầu chứ không tuyển chọn theo chỉ tiêu.

Bƣớc 10: Báo cáo kết quả phỏng vấn

Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm báo cáo kết quả phỏng vấn dưới dạng văn bản có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia tuyển dụng và trình Tổng giám đốc xem xét. Trong báo cáo phải nêu rõ chỉ tiêu hoàn thành, nguyên nhân và phương pháp khắc phục.

Bƣớc 11: Phê duyệt báo cáo kết quả phỏng vấn

Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt báo cáo kết quả phỏng vấn.

Nếu các đối tượng tham gia tuyển chọn đều đạt các tiêu chuẩn yêu cầu thì ưu tiên chọn theo thứ tự sau:

Con em CBCNV làm việc trong công ty, trong ngành.

Con em các đối tượng có nhiều công lao tham gia giúp đỡ công ty phát triển. Đã thực hiện nghĩa vụ quân sự.

GVHD: ThS. Nguyễn Thị Tuyết Mai SVTH: Phạm Ngọc Hiệp Đối với các trường hợp đặc biệt sẽ do Tổng giám đốc trực tiếp xem xét và quyết định.

Bƣớc 12: Khám sức khỏe các ứng viên trúng tuyển

Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm thông báo các ứng viên trúng tuyển đi khám sức khỏe theo chỉ định của công ty nếu cần. Chi phí cho đợt khám sức khỏe này do công ty thanh toán. Các ứng viên không đảm bảo yêu cầu sức khỏe sẽ bị loại. Hồ sơ về khám sức khỏe sẽ được lưu giữ tại phòng hành chính nhân sự của công ty.

Bƣớc 13: Đào tạo bảo hộ lao động và báo cáo kết quả

Phòng nhân sự có trách nhiệm lên lịch đào tạo bảo hộ lao động cho tất cả các ứng viên đạt yêu cầu và báo cáo kết quả đợt đào tạo này. Hồ sơ về đào tạo sẽ được lưu giữ tại phòng nhân sự.

Bƣớc 14: Phê duyệt báo cáo đào tạo

Căn cứ tình hình thực tế, Tổng giám đốc phê duyệt báo cáo kết quả đào tạo và yêu cầu đào tạo lại cho các ứng viên không đạt (nếu có nhu cầu). Các ứng viên không đạt sẽ bị loại.

Bƣớc 15: Tiếp nhận lao động

Căn cứ trên các báo cáo đã được duyệt, Trưởng phòng nhân sự thông báo các ứng viên đạt yêu cầu tới công ty để tiến hành nhận việc.

- Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm hướng dẫn về nội quy lao động, quy chế, quy định của công ty, mối quan hệ của các đơn vị trong công ty, giới thiệu chung về công ty, đơn vị phụ trách và người trực tiếp phụ trách.

- Người lao động mới được tuyển dụng phải trải qua thời gian thử việc và học việc tại công ty. Thời gian thử việc đối với các vị trí có tính chất phức tạp là 2 tháng và đối với các vị trí có tính chất đơn giản là 1 tháng. Tùy theo tính chất công việc mà thời gian học việc có thể khác nhau.

GVHD: ThS. Nguyễn Thị Tuyết Mai SVTH: Phạm Ngọc Hiệp - Sau thời gian thử việc, nhân viên mới phải làm báo cáo kết quả công việc sau

thời gian thử việc, đề xuất các ý kiến đóng góp cho công ty hoặc phải thi kiểm tra trình độ sau thời gian thử việc và tập sự.

- Sau thời gian thử việc, trưởng đơn vị trực tiếp quản lý người lao động nhận xét, đánh giá về năng lực hoàn thành nhiệm vụ theo chức trách được tuyển, tình hình sức khỏe, tư cách đạo đức và đề nghị với công ty về việc ký hợp đồng lao động chính thức.

- Phòng hành chính nhân sự công ty lập hợp đồng lao động quy định rõ ràng chặt chẽ quyền lợi, nghĩa vụ của mỗi bên, phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện các thủ tục cần thiết và phân công công việc chính thức cho lao động mới.

Đối với việc tuyển dụng công nhân vào trong các nhà máy cáp thì công ty đã tiến hành liên hệ trực tiếp với các trung tâm dạy nghề và các trường trung cấp chuyên nghiệp để tuyển chọn những học viên có học lực và tay nghề tốt phù hợp với công việc.

Đối với khối gián tiếp thì công ty tuyển từ nhiều nguồn.

2.3.4. Thực trạng công tác đào tạo và phát triển nhân sự của công ty 2.3.4.1. Mục đích của đào tạo và phát triển nhân sự

Những lao động có trình độ chuyên môn cao là một nhân tố quý của quá trình sản xuất xã hội nói chung, nó quyết định việc thực hiện mục tiêu của quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy phải thường xuyên tiến hành đào tạo và đào tạo lại nhân sự.

Mục đích của việc đào tạo nhân sự trong công ty là nhằm khắc phục các tồn tại, nâng cao trình độ chuyên môn cho người lao động, tạo ra đội ngũ lao động có chất lượng chuyên môn cao, sử dụng lợi thế cạnh tranh thông qua việc sử dụng nguồn nhân lực.

Trong quá trình đào tạo, mỗi cá nhân sẽ được bù đắp những thiếu hụt về học vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thực trong lĩnh vực chuyên môn, được cập nhật kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để không những có thể hoàn

GVHD: ThS. Nguyễn Thị Tuyết Mai SVTH: Phạm Ngọc Hiệp thành tốt công việc được giao mà còn có thể đương đầu với những thách thức trong tương lai.

Do xác định được tầm quan trọng của công tác này nên công ty thường xuyên tiến hành công tác đào tạo và đào tạo lại nhân sự, đặc biệt là công tác đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật cho người lao động

2.3.4.2. Tiến trình đào tạo và phát triển trong công ty

Đào tạo và phát triển là một tiến trình không bao giờ dứt trong công ty. Vì vậy, cấp quản trị thường xuyên kiểm tra và đánh giá chương trình đã đáp ứng với các nhu cầu và mục tiêu đề ra chưa, từ đó rút kinh nghiệm để lập tiến trình đào tạo và phát triển trong những đợt sau hoàn chỉnh và có hiệu quả hơn.

Công ty luôn khuyến khích mọi nhân viên tự học tập để nâng cao trình độ chuyên môn và kiến thức trên cơ sở không làm ảnh hưởng nhiều đến thời gian làm việc tại công ty.

Nhân viên có nhu cầu học tập để nâng cao trình độ chuyên môn với mục đích phục vụ công việc đang đảm nhận tại công ty sẽ được xem xét hỗ trợ chi phí theo chính sách đào tạo hiện hành của công ty.

Kế hoạch đào tạo, mục tiêu đào tạo sẽ được xác định vào đầu mỗi năm tài chính, cấp quản trị sẽ xây dựng nhu cầu đào tạo của từng ứng viên dựa vào định hướng phát triển của công ty và năng lực thực tế của nhân viên. Ngoài ra, nhu cầu đào tạo có thể phát sinh theo tình hình hoạt động thực tế hoặc xuất phát từ mong muốn của nhân viên.

Khi có nhu cầu đào tạo cấp chủ quản, bộ phận đó sẽ đề xuất danh sách nhân viên cần đào tạo đến phòng hành chính nhân sự phê duyệt theo hai hình thức sau:

- Đào tạo nội bộ.

GVHD: ThS. Nguyễn Thị Tuyết Mai SVTH: Phạm Ngọc Hiệp

Sơ đồ 2.2. Tiến trình đào tạo và phát triển tại công ty

Môi trường bên trong

Môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến tiến trình đào tạo và phát triển như: Các yếu tố kinh tế, các yếu tố luật pháp của nhà nước, các yếu tố văn hóa xã hội, các yếu tố tự nhiên, các yếu tố công nghệ. Ngoài ra còn có các yếu tố khác như: Các đối thủ cạnh tranh, khách hàng, các đối thủ tiềm ẩn, cung cấp nguyên vật liệu, hàng thay thế…

Môi trường bên trong có ảnh hưởng đến tiến trình đào tạo và phát triển nhân sự. Đó là nguồn nhân lực, chính sách, chiến lược, sản xuất, bầu không khí, văn hóa, nề nếp tổ chức…

Môi trường bên ngoài

Các kế hoạch của công ty Nhu cầu nhân lực Nguồn nhân lực Phân tích nhu cầu Nguồn ngoài Nguồn trong Tuyển chọn sắp xếp đề bạt Đào tạo phát triển Đánh giá Chỉ đạo và kiểm tra

GVHD: ThS. Nguyễn Thị Tuyết Mai SVTH: Phạm Ngọc Hiệp

2.3.4.3. Phƣơng pháp đào tạo và phát triển nhân sự chủ yếu tại công ty 2.3.4.3.1. Đào tạo tại nơi làm việc

Đây là hình thức đào truyền thống của ty công ty nhằm đào tạo ngay trong quá trình làm việc.

Hình thức này đơn giản, có thể đào tạo ở nhiều nơi, nhiều người cùng lúc.

Ít tốn kém, thời gian đào tạo ngắn, học viên trong quá trình học vẫn làm việc bình thường và không cần tới các trang thiết bị cho học tập như phòng học, đội ngũ giảng dạy bên ngoài.

Học viên vừa học vừa làm nên những kiến thức tiếp thu được là trực tiếp, dễ nhớ và mau chóng đạt kết quả, áp dụng vào việc thực hiện công việc của mình một cách dễ dàng hơn.

Đối với một số nhân viên đã được học tập có bài bản tại các trường thì đây là dịp tốt để vận dụng lý thuyết vào thực tiễn tránh sự bỡ ngỡ ban đầu khi đi làm.

2.3.4.3.2. Đào tạo thông qua các lớp bồi dƣỡng ngắn hạn

Đây là hình thức đào tạo chủ yếu nhằm nâng cao trình độ, kiến thức nghiệp vụ cho các CBCNV của công ty. Phương pháp này đòi hỏi phải có đội ngũ giảng dạy có phương pháp chuyên môn nghiệp vụ cao, có phương tiện giảng dạy.

Về nội dung bài giảng sử dụng một phần trong chương trình đào tạo và được phối hợp với phần thực hành. Được giảng dạy tại các khóa đào tạo ngắn hạn ở trường đại học hoặc do các trung tâm, tổ chức cá nhân mở.

Học viên được đào tạo một cách có hệ thống, bài bản.

Cán bộ giảng dạy là những người có kinh nghiệm sư phạm tốt nên khả năng truyền đạt cao, học viên dễ tiếp thu.

GVHD: ThS. Nguyễn Thị Tuyết Mai SVTH: Phạm Ngọc Hiệp Thời gian đào tạo tương đối ngắn nên ít ảnh hưởng đến công việc cũng như kinh phí bỏ ra của công ty.

2.3.4.4. Tình hình đào tạo nhân sự trong công ty

Năm 2010, công ty đã tổ chức đào tạo 2 đợt:

- Đợt 1: Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng ISO: 12 người

- Đợt 2: Đào tạo Trưởng máy: 19 người

Ngoài ra, đối với lao động mới tuyển là công nhân, công ty cũng tổ chức đào tạo chuyên môn ngay tại nhà máy, năm 2010 đào tạo được 21 người.

Tất cả các nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ được đào tạo ít nhất một đến hai tháng ngay tại nhà máy về công nghệ sản xuất, vận hành máy móc thiết bị, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy…

Người có trình độ lành nghề như tổ trưởng sản xuất, quản đốc phân xưởng… giúp cho người mới vào nghề hoặc có trình độ thấp. Quá trình đào tạo diễn ra ngay tại nơi làm việc của phân xưởng. Cách thức tổ chức này đơn giản nhất là trong quá trình thực hiện công việc, công nhân sẽ quan sát, ghi nhớ, học tập và thực hiện công việc theo cách người hướng dẫn chỉ bảo.

Khi đào tạo công nhân kỹ thuật, quá trình thực hiện diễn ra như sau: - Giải thích cho công nhân mới về toàn bộ công việc.