Trong thành phần vốn lưu động của Công ty cổ phần xây dựng số 12, các khoản phải thu ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn thứ 2 (cuối năm 2009 là 25,8%). Và trong các khoản phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất là khoản phải thu khách hàng: cuối năm 2009 là 89,34%. Vì vậy, mặc dù số vòng quay các khoản phải thu đang có chiều hướng tăng dần chứng tỏ hiệu quả của công tác quản lý khoản phải thu của công ty đang được cải thiện, giúp công ty giảm dần việc bị chiếm dụng vốn. Song công ty vẫn cần phải tăng cường hơn nữa công tác thu hồi khoản phải thu, trong đó chủ yếu là tăng cường thu hồi khoản phải thu khách hàng là biện pháp thiết thực giúp nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty.
Thực tế hiện nay, việc thu hồi các khoản phải thu khách hàng là rất khó khăn, xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Thứ nhất, chủ đầu tư của các công trình mà Công ty nhận thầu chủ yếu là các bộ, ngành và các địa phương. Các đơn vị này chủ yếu sử dụng nguồn từ ngân sách nhà nước để chi trả cho các công trình xây dựng cơ bản, và để có thể nhận được vốn giải ngân thì còn phải qua rất nhiều thủ tục phức tạp. Bên cạnh đó thủ tục thanh quyết toán
Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế Quốc dân cho các công trình xây dựng theo quy định của nhà nước có thể xem là “bị bóp quá chặt’’ trong khi đó hầu hết các công trình xây dựng cơ bản đều có mức phát sinh rất lớn từ nhiều nguyên nhân như: thiết kế, định mức, đơn giá và trượt giá. Chính vì vậy mà nhiều công trình xây dựng của công ty đã được nghiệm thu và đưa vào sử dụng nhưng phải mất hàng năm trời mới được thanh toán, thậm chí nhiều công trình đến thời điểm này có thể “mất trắng”.
- Thứ hai, Công ty còn bị động trong việc thu hồi tiền, chưa xây dựng được rõ rang những chính sách cụ thể để đẩy nhanh tốc độ thu hồi các khoản phải thu.
Vì vậy, bản thân Công ty cần có những chính sách để có thể quản lý tốt hơn các khoản phải thu, tăng tốc độ thu hồi vốn. Một số chính sách mà công ty có thể áp dụng như:
+ Kiểm soát chặt chẽ trong khâu ký kết hợp đồng: tìm hiểu kỹ lưỡng về chủ đầu tư của dự án nhất là về khả năng thanh toán, quy định rõ về các điều khoản phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán, phạt vi phạm hợp đồng nếu thực hiện sai các cam kết để có thể ràng buộc khách hàng với trách nhiệm thanh toán. Bên cạnh đó trong các hợp đồng mà Công ty tham gia nên cố găng thỏa thuận với chủ đầu tư về việc thanh toán theo từng hạng mục công trình hoàn thành, nếu chủ đầu tư không chịu thanh toán thì Công ty sẽ không tiếp tục thực hiện công trình.
+ Công ty nên có chính sách cho khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán nếu khách hàng thanh toán sớm trước thời hạn thanh toán. Tỷ lệ chiết khấu phải nhỏ hơn lãi suất vay ngân hàng của Công ty với cùng thời hạn thanh toán. Đồng thời với những đối tượng khách hàng khác nhau sẽ áp dụng những mức chiết khấu khác nhau: đối với những khách hàng có uy tín và có quan hệ làm ăn lâu năm với Công ty sẽ có mức chiết khấu thấp hơn những đối tượng khác và ngược lại.
+ Cần tạo lập một bộ phận thanh toán công nợ phụ trách việc đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn đồng thời đó phải có chính sách khen thưởng kỉ luật bộ phận này.
+ Chủ động áp dụng các biện pháp thích hợp để thu hồi các khoản nợ quá hạn. Tuỳ theo mức độ thời gian của các khoản nợ để áp dụng các biện pháp thích ứng, có thể chia làm ba giai đoạn:
- Giai đoạn đầu: Khi khoản nợ quá hạn mới phát sinh, công ty cần áp dụng các biện pháp mền mỏng có tính chất đề nghị, yêu cầu thông qua việc gửi thư hay điện thoại.
- Giai đoạn hai: áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn, cử người trực tiếp tới khách hàng còn nợ lớn, những yêu cầu gửi tới khách hàng cần cương quyết, mang tính pháp lý…
- Giai đoạn ba: Gửi tới toà án. Nếu những nỗ lực thông thường không mang lại kết quả thì phải yêu cầu toà án xem xét, can thiệp.
+ Ngoài ra, để giúp công ty có thể nhanh chóng thu hồi nợ và giảm rủi ro trong công tác thu hồi nợ, công ty cũng cần theo dõi thường xuyên các khoản nợ, nghiên cứu tìm hiểu nguyên nhân chậm trả của khách hàng để có biện pháp xử lý kịp thời.
+ Đối với các khoản phải thu khác công ty cũng cần có các biện pháp tích cực hơn đôn đốc việc thu hồi các khoản này một cách nhanh chóng.
+ Ngoài ra công ty còn thu hồi bằng cách bán nợ cho một công ty thứ ba – có thể là một ngân hàng hay công ty tài chính. Sau khi việc mua bán nợ hoàn tất thì công ty mua nợ sẽ dựa vào hoá đơn chứng từ để thu nợ. Tuy nhiên khi thực hiện phương pháp này công ty phải chịu một khoản chi phí bằng phần chênh lệch giữa giá trị ghi trên hoá đơn thu nợ và phần công ty có được sau khi bán nợ.
Như vậy, công tác thu hồi nợ đòi hỏi nhiều thời gian và có kế hoạch, tính nghệ thuật và sự khéo léo trong công việc, công ty nên chú trọng nhiều hơn nữa đến công tác này để đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mà trước hết là hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
3.2.5. Tăng cường công tác quản lý vật tư, đầy nhanh tiến độ thi công các công trình xây dựng, giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Hàng tồn kho là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu vốn lưu động của Công ty. Cuối năm 2009 tỷ trọng hàng tồn kho của Công ty trong tổng nguồn vốn lưu động là 61,75%. Tuy nhiên, công tác quản lý hàng tồn kho của công nhìn chung là chưa thực hiện tốt, số vòng quay hàng tồn kho giảm do chi phí sản suất kinh doanh dở dang tăng mạnh, dẫn đến vốn bị tồn đọng trong chi phí sản xuất kinh doanh quá nhiều làm giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Vì vậy Công ty cần phải hết sức chú trọng đến công tác quản lý hàng tồn kho, đặc biệt cần chú trọng tới các việc sau:
Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế Quốc dân
3.2.5.1. Tăng cường công tác quản lý vật tư
Để có thể tăng cường hiệu quả của việc quản lý nguyên vật liệu, Công ty cần thực hiện các biện pháp sau:
- Thứ nhất: Thực hiện việc xác định mức dự trữ vật tư hợp lý. Thực tế việc dự trữ nguyên vật liệu ở Công ty chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, và chỉ với mục tiêu làm sao cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục. Do đó đã dẫn đến tình trạng Công ty bị thiếu vật liệu xây dựng vào thời điểm đầu năm 2009 khi mà giá các vật liệu xây dựng tăng mạnh. Trong thời gian tới để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty cần thực hiện ngay các giải pháp sau:
+ Công ty nên áp dụng phương pháp đặt hàng linh hoạt. Nghĩa là, thông qua việc tìm hiểu tình hình thị trường vật liệu xây dựng thế giới, ý kiến của các chuyên gia phân tích, Công ty có thể dự đoán sự biến động của giá cả vật liệu xây dựng trong thời giản tới, kết hợp với khối lượng các hạng mục công trình mà Công ty chuẩn bị tiến hành xây dựng để đặt mua và dự trữ nguyên vật liệu với khối lượng phù hợp.
+ Lựa chọn những nhà cung cấp vật tư có uy tín trên thị trường để có thể mua được những nguyên vật liệu đảm bảo về chất lượng, có mức giá phù hợp, đảm bảo thời gian giao hàng.
- Thứ hai: Sử dụng tiết kiệm vật tư. Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng, cũng như tình hình hoạt động của Công ty trong thời gian qua, để có thể giảm thiểu lãng phí về vật tư Công ty cần chú ý thực hiện các biện pháp sau:
+ Sản phẩm của Công ty là sản phẩm đơn chiếc, mỗi công trình có kết cấu và điều kiện thi công khác nhau, do đó mức tiêu hao nguyên vật liệu cũng có sự khác nhau giữa các công trình. Vì vậy, các công trình phải dựa trên những thông tin do bộ phân khảo sát thiết kế cung cấp và trên cơ sở tiêu hao nguyên vật liệu chung, Công ty cần tiến hành xây dựng định mức tiêu hao vật tư chi tiết và hợp lý cho mỗi công trình xây dựng mà Công ty thực hiện. Từ đó có kế hoạch giao thiết bị, vật tư đối với các đơn vị thi công.
+ Các thủ tục giao khoán thiết bị, vật tư cho đơn vị thi công Công ty cần quy định cụ thể về chủng loại vật tư sử dụng, vật tư mua về đều phải kiểm tra chất lượng. Đồng thời,yêu cầu các đội xây dựng phải tự chịu trách nhiệm về việc quản lý
vật tư được giao và có những biện pháp xử phạt nghiêm khắc đối với những trường hợp làm mất mát, hao hụt vật tư.
+ Đối với những loại vật tư luân chuyển như ván khuôn, khung chống, thanh vạn năng… để có thể sử dụng được lâu, tránh mất mát hư hỏng, trước khi giao cho các đơn vị Công ty cần phải tính lại giá trị và yêu cầu đơn vị sử dụng phải lập hồ sơ theo dõi. Trong quá trình sử dụng nếu các đơn vị làm mất mát hư hỏng không có lý do chính đáng phải bồi thường theo giá trị hiện hành. Trường hợp nếu cần sửa chữa lại đơn vị phải xin ý kiến Giám đốc và khi được sự đồng ý mới tiến hành sửa chữa, kết thúc công trình Công ty cần thu hồi ngay và tính giá trị còn lại trước khi nhập kho.
+ Định kỳ cần có sự kiểm tra, phân loại vật tư để tránh thất thoát, có kế hoạch giải phóng vật tư kém phẩm chất. Thường xuyên đánh giá lại vật tư trong kho để có biện pháp xử lý phù hợp.
+ Bên cạnh đó, để sử dụng vật tư một cách tiết kiệm, hiệu quả Công ty có thể áp dụng hình thức giao khoán từng hạng mục công trình, công trình cho các đơn vị thi công. Công tác giao khoán là việc làm cần thiết thể hiện sự bình đẳng giữa người lao động và người sử dụng lao động. Tạo điều kiện cho các đơn vị cán bộ công nhân viên làm chủ được công việc của mình thúc đẩy công việc sản xuất. Công tác giao khoán có thể thể hiện dưới các hình thức sau:
- Giao khoán gọn cho các đơn vị (chỉ giao khoán cho các đơn vị có khả năng độc lập về tài chính).
- Giao khoán từng phần việc, từng hạng mục.
- Giao khoán công nhân và vật tư phụ, giao khoán vật tư nhân công máy. Dù bất kỳ hình thức nào thì đơn vị nhận khoán đều phải giao khoán đến người lao động. Thực hiện giao khoán đến người lao động sẽ nâng cao được ý thức người lao động gắn trách nhiệm và quyền lợi của họ với nhau. Đây là cơ sở để tiết kiệm vật tư tiền vốn trong thi công nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ trong Công ty.
3.2.5.2. Đẩy nhanh tiến độ thi công các công trình xây dựng để giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho Công ty.
Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế Quốc dân Thực tế trong những năm qua, khối lượng sản phẩm dở dang của Công ty ( các công trình xây dựng dở dang) luôn chiếm tỷ trọng lớn trong hàng tồn kho ( cuối năm 2009 chiếm 99,59%) cũng như vốn lưu động của Công ty. Nó đã làm ứ đọng một lượng vốn không nhỏ của Công ty, đòi hỏi Công ty phải nhanh chóng có biện pháp để đẩy nhanh tiến độ thi công các công trình, từ đó có thể giảm chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, tăng tốc độ luân chuyển vốn của công ty. Xuất phát từ tình hình thực tế của Công ty trong năm qua, các giải pháp Công ty cần thực hiện trong thời gian tới là:
+ Đối với các công trình mà Công ty chưa thể tiếp tục thực hiện trong năm qua do phải chờ chỉnh sửa thiết kế gây ứ đọng vốn:
- Công ty cần phải yêu cầu chủ đầu tư phải có trách nhiệm đền bù những tổn thất do việc ngừng thi công tạo ra mà không phải do lỗi của công ty.
- Tích cực, chủ động, nhanh chóng cùng với chủ đầu tư nghiên cứu biện pháp khác phục và đề xuất bản thiết kế mới để Công ty có thể tiếp tục thực hiện tiếp các công trình tránh gây ứ đọng vốn lâu dài.
+ Đối với các công trình mà Công ty vẫn đang tiếp tục thực hiện thi công:
- Trong thiết kế công cần nắm bắt vững tình hình thị trường khu vực, các loại vật tư hiện có...Tránh sử dụng loại nguyên vật liệukhông sẵn có làm cho công tác chuẩn bị vật tư gặp khó khăn dẫn đến kéo dài thời gian thi công công trình....
- Công ty cần phải lập bảng tiến độ và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tiền, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, nhân công, để đảm bảo tiến độ thi công theo kế hoạch.
- Công ty cần phải chọn lựa phương pháp thi công phù hợp ở các bước các công đoạn, giai đoạn thi công khác nhau sao cho phù hợp với năng lực thi công của công ty có thể huy động được ở từng thời điểm cũng như đặc điểm kỹ thuật của công trình. Các phương pháo công ty có thể chọn như phương pháp thi công tuần tự, phương pháp thi công gối tiếp hay phương pháp thi công song song. Điều này sẽ rút ngắn thời gian thi công công trình cũng như tận dụng được tối đa năng lực của máy móc thiết bị của công ty.
- Công ty cần tiếp tục nghiên cứu và áp dụng các biện pháp thi công hiện đại, sử dụng biện pháp thi công mới để rút ngắn thời gian thi công, mang lại hiệu quả kinh tế cao như các phương pháp tiên tiến là Công nghệ thi công cốp pha leo, Công nghệ gia công và lắp dựng kết cấu thép…mà công ty đã áp dụng thành công.
- Tiến hành nâng cao tay nghề cho công nhân cũng như có các chính sách đãi ngộ và khen thưởng hợp lý để nâng cao năng suất lao động.
- Chú ý rằng, trong mọi biện pháp rút ngắn thời gian thi công công để giảm lượng vốn ứ đọng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, thì công ty luôn phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, chất lượng công trình, tránh làm ẩu, không đảm bảo chất lượng công trình làm giảm uy tín của doanh nghiệp cũng như sẽ tốn một lượng tiền lớn cho công tác bảo hành, bảo trì công trình, thậm trí phải đền bù thiệt hại, hư hại cho chủ đầu tư.
+ Đối với những công trình đã hoàn thành:
- Công ty cần đẩy mạnh khâu xúc tiến thẩm định để có thể sớm bàn giao công trình cho chủ đầu tư, từ đó có thể nhanh chóng thu hồi vốn.
- Để quá trình nghiệm thu diễn ra nhanh chóng, điều quan trọng nhất ở đây là phải đảm bảo được chất lượng công trình xây dựng theo những điều khoản đã thoả thuận với chủ đầu tư khi ký kết hợp đồng, tránh tình trạng công trình đã hoàn thành nhưng không đảm bảo chất lượng nên không được chủ đầu tư nghiệm thu mà yêu cầu khắc phục để đảm bảo dung chất lượng công trình như trong hợp đồng.