Chi phí đào tạo và phát triển đó là khoản chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến chương trình đào tạo, bao gồm: Chi phí cho người giảng dạy, chi phí cho người học, chi phí mua sắm các dụng cụ, trang thiết bị học tập và dự trù thêm khoản chi phí có thể phát sinh… So sánh xem chi phí này có cân đối với nguồn kinh phí được cấp không, nếu không phải cân đối, bố trí sắp xếp lại cho phù hợp. Nếu thiếu phải tìm cách khắc phục ngay từ ban đầu.
Muốn đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tổ chức sản xuất cần phải xác định rõ nguồn ngân sách dành cho đào tạo lấy từ đâu. Chi phí thực tế cho đào tạo và phát triển không phải chỉ có chi phí về tài chính mà cả chi phí cơ hội nữa. Tuy nhiên vì con số của những chi phí cơ hội lá khó xác định và cách này sẽ không hoàn toàn thực tế đối với một doanh nghiệp kinh doanh muốn làm rõ những chi phí về đào tạo. Chi phí cho đào tạo bao gồm:
+ Chi phí học tập: Chi phí phải trả cho quá trình học tập của học viên, bao gồm tiên lươn trả cho người lao động khi học việc, chi phí trang thiết bị phục vụ cho việc đào tạo, kết quả kinh doanh bị giảm sút trong quá trình học tập người đào tạo làm không đúng.
+ Chi phí cho đào tạo: Bao gồm tiền lương nhưng người quản lý trong thời gian họ quản lý bộ phận học việc, việc thù lao cho người trực tiếp tham gia huấn luyện, những chi phí bất biển và khả biến của một trung tâm đào tạo và những khoản cần phải trả cho những tổ chức, bộ phận bên ngoài khác có liên quan.
Cần phải dự tính được các chi phí này để từ đó chúng ta mới có thể quản lý một cách chặt chẽ và phân bổ kinh phí sao cho có hiệu quả.
+ Chi phí đào tạo do doanh nghiệp chi trả cho công nhân và cán bộ đi học, lượng chi phí này được trích từ quỹ đầu tư phát triển của doanh nghiệp hàng năm, doanh nghiệp dự kiến trích một phần lợi nhuận hàng năm (khoảng 2%) làm kinh phí cho quỹ đầu tư và phát triển.
+ Các học viên sẽ được công ty chi trả toàn bộ học phí và chi phí đào tạo. Nhưng trước khi các học viên đi học sẽ phải làm bản cam kết với công ty. Đối với những người có thâm niên công tác tại công ty dưới 3 năm sẽ phải cam kết làm việc cho công ty ít nhất 3 năm kêt từ khi học xong. Còn đối với những người có thâm niên làm việc trên 3 năm thì chỉ cam kết làm vệc cho công ty 1,5 năm.
Tùy từng loại hình đào tạo mà công ty có cách dự tính chi phí đào tạo khác nhau
+ Với các hình thức gửi người đi đào tạo tại các trường chính quy hay thuê giáo viên ngoài về dạy tại công ty thì công ty liên hệ với các trường, các giáo viên đó và qua đó dự tính được chi phí đào tạo cần thiết.
+ Với hình thức đào tạo tại công ty thì căn cứ vào quy định của công ty về chi phí đào tạo cho cán bộ kiêm chức và chi phí tiền lương trả cho công nhân trong thời gian học tập sẽ xác định được tri phí đào tạo theo hình thức này.
Như vậy công tác chi phí đào tạo công ty thực hiện tương đối tốt và tạo mọi điều kiện cho các học viên.
* Nguồn kinh phí đào tạo:
Nguồn kinh phí đào tạo của công ty huy động từ hai nguồn chính
- Nguồn 1: Do công ty tự bỏ ra. Nguồn này được trích từ quỹ đào tạo – phát triển mà hàng năm công ty trích 2% lợi nhuận cho quỹ này.
- Nguồn 2: Do người lao động tự nguyện bỏ tiền ra học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của mình để tạo cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp.
Bảng 11: Quỹ đào tạo, phát triển và tình hình sử dụng quỹ tại công ty cổ phần công nghệ năng lượng xanh qua ba năm từ 2009 – 2011
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
1. Từ lợi nhuận công ty Trđ 88,8 78,3 217,9
2. Từ nguồn khác Trđ 25,8 30,6 35,8
Tổng số 114,6 108,9 253,7
3. Kinh phí sử dụng từ
quỹ đào tạo phát triển 112,4 111,8 251,5
4. Tình hình sử dụng
quỹ % 98,08 102,66 99,13%
(Nguồn: Phòng hành chính)
Qua bảng số liệu trên ta thấy kinh phí của quỹ đào tạo và phát triển của công ty còn chưa cao. Nguồn kinh phí này chủ yếu được lấy trích từ lợi nhuận của công ty nên quỹ đào tạo này phụ thuộc vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đây cũng là điều bất lợi vì nếu công ty hoạt động kém hiệu quả, lợi nhuận thấp sẽ dẫn đến quỹ đào tạo phát triển giảm. Điều này gây khó khăn trong công tác đào tạo và phát triển của công ty. Cũng qua bảng trên ta còn thấy tình hình sử dụng quỹ là khá cao. Năm 2009 đạt 98,08%, năm 2011 là 99,13%. Riêng năm 2010 do lợi nhuận công ty giảm dẫn đến quỹ đào tạo cũng giảm theo trong khi đó nhu cầu đào tạo lại tăng hơn vì thế trong năm này tình hình sử dụng quỹ đào tạo lên tới 102,66% dẫn đến hiện tượng nguồn kinh phí giành cho đào tạo nguồn nhân lực bị thiếu hụt. Tình hình sử dụng quỹ đào tạo cao cũng cho ta thấy nhu cầu đào tạo của công ty là lớn. Đây có thể coi là thuận lợi ban đầu vì vừa đáp ứng được phân lớn nhu cầu đào tạo và phát triển của cán bộ công nhân viên trong công ty, vừa tích lũy được kinh phí cho đào tạo.
Trong thực tế, việc lập kế hoạch và quản lý kinh phí đào tạo của công ty được thực hiện khá tốt. Công ty đã chủ động trong việc dự tính kinh phí, phân bổ chi phí cho từng khâu đào tạo, từng nội dung đào tạo một cách cụ thể chi tiết, tạo điều kiện cho các trương trình đào tạo được thực hiện dễ dàng hơn.