6. Kết cấu luận văn
2.1.1.Thành lập Ban Kiểm soát
Ban kiểm soát có từ ba đến năm thành viên, có nhiệm kỳ không quá 5 năm và thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế(12).
Thành viên Ban kiểm soát phải thỏa mãn các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây(13):
- Từ 21 tuổi trở lên, đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp;
- Không phải là vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc và người quản lý khác;
- Không nắm giữ các vị trí quản lý trong công ty.
Các thành viên Ban kiểm soát bầu một người trong số họ làm Trưởng ban kiểm soát. Quyền và nhiệm vụ của Trưởng ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định. Ban kiểm soát có hơn một nửa số thành viên thường trú tại Việt Nam và phải có ít nhất một thành viên là kế toán viên hoặc kiểm toán viên. Đối với công ty niêm yết, Điều lệ mẫu có quy định rõ là phải có ít nhất một thành viên Ban kiểm soát có chuyên môn tài chính kế toán. Thành viên này không phải là nhân viên trong bộ máy tài chính kế toán của công ty và không phải là thành viên hay nhân viên của một công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty(14).
Trong trường hợp vào thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Ban kiểm soát đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nhiệm vụ cho đến khi Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ(15).
Các thành viên Ban kiểm soát không nhất thiết là cổ đông hoặc người lao động của công ty(16). Nói cách khác, họ cần là các thành viên độc lập với công ty.
2.1.2. Thẩm quyền của Ban kiểm soát
13(). 1. Điều 122, Luật Doanh nghiệp.
14(). 4. Khoản 1 Điều 36, Điều lệ Mẫu.
15(). 1 Khoản 3 Điều 121, Luật Doanh nghiệp 2005. 16(). 1. Khoản 2 Điều 122, Luật Doanh nghiệp 2005.
Theo quy định tại Điều 123 Luật Doanh nghiệp 2005, Ban kiểm soát có những quyền và nhiệm vụ sau đây:
- Giám sát Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc trong việc quản lý và điều hành hoạt động của công ty;
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính;
- Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của công ty và các báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị;
- Trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm của công ty và báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên;
- Xem xét sổ sách kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định của Luật Doanh nghiệp;
- Thực hiện thanh tra các vấn đề theo yêu cầu của cổ đông hoặc một nhóm các cổ đông;
- Kiến nghị cho Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sử đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của công ty;
- Khi phát hiện có thành viên của Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
Ban kiểm soát có quyền triệu tập việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông bất thường(17) hay họp Hội đồng quản trị(18). Các thành viên của Ban kiểm soát có thể tham gia tất cả các cuộc họp của Hội đồng quản trị(19).
Bên cạnh đó, Ban kiểm soát có quyền được cung cấp các thông tin như sau(20):
- Thông báo mời họp, phiếu lấy ý kiến thành viên Hội đồng quản trị và các tài liệu kèm theo phải được gửi đến thành viên Ban kiểm soát cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị;
- Báo cáo của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị hoặc các tài liệu khác do công ty phát hành được gửi đến thành viên Ban kiểm soát cùng thời điểm và theo phương thức như đối với thành viên Hội đồng quản trị;
- Thành viên Ban kiểm soát có quyền tiếp cận các hồ sơ, tài liệu của công ty lưu giữ tại trụ sở chính, chi nhánh và các địa điểm khác; có quyền đến các địa điểm nơi người quản lý và nhân viên của công ty làm việc. Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc, người quản lý khác phải cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin, tài liệu về công tác quản lý, điều hành và hoạt động kinh doanh của công ty theo yêu cầu của Ban kiểm soát.
Kết thúc năm tài chính, Hội đồng quản trị phải chuẩn bị và gửi Ban kiểm soát các báo cáo và tài liệu đánh giá sau đây trước khi khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên ít nhất 30 ngày, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác(21):
- Báo cáo tình hình kinh doanh của công ty;
- Báo cáo tài chính;
17(). 1. Điểm d khoản 3 Điều 97, Luật Doanh nghiệp.
18(). 1. Điểm a khoản 4 Điều 112, Luật Doanh nghiệp. 19(). 1. Khoản 7 Điều 112, Luật Doanh nghiệp 20(). 1. Điều 124, Luật Doanh nghiệp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Báo cáo đánh giá công tác quản lý và điều hành công ty.
Điều lệ Mẫu áp dụng cho các công ty niêm yết còn quy định thêm rằng Ban kiểm soát có những quyền hạn và trách nhiệm cụ thể (theo thông lệ quốc tế, hầu hết các quyền hạn trách nhiệm này được giao cho Ủy ban Kiểm toán của Hội đồng quản trị đảm nhiệm), như sau(22):
- Đề xuất lựa chọn công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiệm kiểm toán độc lập;
- Thảo luận với kiểm toán độc lập về tính chất và phạm vi trước khi bắt đầu việc kiểm toán;
- Xin ý kiến tư vấn chuyên nghiệp độc lập hoặc tư vấn về pháp lý và đảm bảo sự tham gia của những chuyên gia bên ngoài công ty với kinh nghiệm trình độ chuyên môn phù hợp vào công việc của công ty nếu thấy cần thiết;
- Kiểm tra các báo cáo tài chính hàng năm, sáu tháng và hàng quý trước khi đệ trình Hội đồng quản trị;
- Thảo luận về những vấn đề khó khăn và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ cũng như mọi vấn đề mà kiểm toán viên độc lập muốn bàn bạc;
- Xem xét thư quản lý của kiểm toán viên độc lập và ý kiến phản hồi từ bộ máy điều hành của công ty;
- Xem xét những kết quả điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi từ bộ máy điều hành của công ty.
2.1.3. Mối quan hệ giữa Ban kiểm soát với với các thiết chế khác trong quản trị nội bộ Công ty
• Mối quan hệ giữa Ban kiểm soát với Đại hội đồng cổ đông
Theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 96 Luật Doanh nghiệp 2005, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ban kiểm soát.
Nói cách khác, trong công ty cổ phần, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan “khai sinh” ra Ban kiểm soát.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 123 Luật Doanh nghiệp 2005, Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong khi thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Như vậy, mối quan hệ giữa Ban kiểm soát với Đại hội đồng cổ đông là mối quan hệ “cấp trên – cấp dưới”. Đại hội đồng cổ đông thành lập, kiểm tra Ban kiểm soát, trong khi đó, Ban kiểm soát phải báo cáo và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về nhiệm vụ được Đại hội đồng cổ đông giao.
• Mối quan hệ giữa Ban kiểm soát với Hội đồng quản trị, Ban giám đốc
Nếu có thể coi công ty cổ phần như là một “nhà nước” thu nhỏ, thì Đại hội đồng cổ đông đóng vai trò là cơ quan lập pháp - nơi quyết định phương hướng phát triển và những vấn đề trọng đại khác của công ty; Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc được coi là cơ quan hành pháp - nơi điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày; còn Ban kiểm soát đóng vai trò của cơ quan tư pháp - có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, nhất là trong vai trò “kiềm chế và đối trọng” với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc.
Với các chức năng được quy định trong Luật Doanh nghiệp 2005 và Điều lệ của công ty cổ phần, Ban kiểm soát thực hiện việc giám sát Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc (Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc) trong việc quản lý và điều hành công ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính cũng như thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị.
Với chức năng là một “cơ quan tư pháp” trong một “nhà nước thu nhỏ”, để có thể giám sát Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, Ban kiểm soát cần phải có sự độc lập. Sự độc lập này cần được thể hiện trong việc thành lập và hoạt động của Ban kiểm soát. Thông qua việc thực hiện chức năng của mình, Ban kiểm soát sẽ đảm bảo rằng các quyết định của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc là phù hợp với pháp luật, với các nghị quyết
của Đại hội đồng cổ đông và bảo vệ lợi ích của các cổ đông. Chính vai trò bảo vệ cổ đông, bảo vệ nhà đầu tư là lý do cho sự ra đời, tồn tại và hoạt động của Ban kiểm soát.
2.1.4. Quy chế pháp lí về thành viên Ban kiểm soát
• Tiêu chí bầu thành viên Ban kiểm soát
Theo quy định tại Điều 95 Luật Doanh nghiệp 2005, đối với công ty cổ phần có trên mười một cổ đông là cá nhân hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty phải có Ban kiểm soát.
Ban kiểm soát có từ ba đến năm thành viên nếu Điều lệ công ty không có quy định khác; nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá năm năm; thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế(23).
Với số lượng thành viên từ ba đến năm thành viên, Ban kiểm soát phải có hơn một nửa thành viên phải thường trú tại Việt Nam. Có ít nhất một thành viên là kế toán viên hoặc kiểm toán viên.
Theo quy định tại Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2005, thành viên Ban kiểm soát phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
- Từ 21 tuổi trở lên, có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của luật này;
- Không phải là vợ, chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, anh, chị, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc, và người quản lý khác;
- Thành viên Ban kiểm soát không được giữ chức vụ quản lý công ty, và không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty.
Đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp được quy định tại khoản 2 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2005, bao gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
- Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
- Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
- Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Toà án cấm hành nghề kinh doanh;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản. • Thù lao của thành viên Ban kiểm soát
Theo Điều 125 Luật Doanh nghiệp 2005, trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định thì thù lao và lợi ích khác của thành viên Ban kiểm soát được thực hiện theo quy định sau đây:
- Thành viên Ban kiểm soát được trả thù lao theo công việc và được hưởng các lợi ích khác theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Đại hội đồng cổ đông quyết định tổng mức thù lao và ngân sách hoạt động hàng năm của Ban kiểm soát căn cứ vào số ngày làm việc dự tính, số lượng và tính chất của công việc và mức thù lao bình quân hàng ngày của thành viên Ban kiểm soát;
- Thành viên Ban kiểm soát được thanh toán chi phí ăn, ở, đi lại, chi phí sử dụng dịch vụ tư vấn độc lập với mức hợp lý. Tổng mức thù lao và chi phí này không được vượt quá tổng ngân sách hoạt động hàng năm của Ban kiểm soát đã được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận, trừ trường hợp Đại hội đồng cổ đông có quyết định khác;
- Thù lao và chi phí hoạt động của Ban kiểm soát được tính vào chi phí kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp,
pháp luật có liên quan và phải được lập thành mục riêng trong báo cáo tài chính hàng năm của công ty.
• Nghĩa vụ của thành viên Ban kiểm soát
Theo quy định Ban kiểm soát có các nghĩa vụ sau:
- Tuân thủ đúng pháp luật, Điều lệ công ty, các quyết định của Đại hội đồng cổ đông và đạo đức nghề nghiệp trong quá trình thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao;
- Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty và cổ đông công ty;
- Trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông công ty, không được sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty, lạm dụng địa vị và tài sản của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 và Điều lệ công ty.
Trường hợp vi phạm nghĩa vụ quy định nêu trên mà gây thiệt hại cho công ty hoặc người khác thì thành viên Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm cá nhận hoặc liên đới bồi