ngoài.
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu – công cụ, dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi vật liệu – công cụ, dụng cụ đợc chuyển đến công ty, ngời nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán nguyên vật liệu – công cụ, dụng cụ lên phòng tài chính – kế toán, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật t, khối lợng, số lợng vật t, đơn giá vật t, thành tiền, hình thức thanh toán …
Căn cứ vào hoá đơn vủa đơn vị bán, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết, đúng chủng loại, đủ số lợng, chất lợng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật t đó đồng thời lập thành 3 liên phiếu nhập kho với đầy đủ các chữ ký.
Liên 1: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi gửi lên phòng kế toán. Liên 2: Giao cho nhân viên tiếp liệu.
Thủ tục nhập kho đợc thể hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ số 2.5:
Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kết toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ số d cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho.
Bắt đầu từ chứng từ gốc sau đây, kế toán vật liệu tiến hành công việc của mình.
Khi có nhu cầu mua hàng, Công ty yêu cầu các nhà cung cấp gửi phiếu báo giá của các loại vật t đó. Sau khi xem xét, Công ty sẽ quyết định đặt và mua hàng của nhà cung cấp. Khi giao hàng, nhà cung cấp gửi kèm theo hoá đơn GTGT.
Ví dụ nh khi công ty có nhu cầu mua một số phụ tùng máy xúc Paus, sau khi xem xét phiếu báo giá của các nhà cung cấp, Công ty quyết định đặt mua hàng của công ty TNHH thiết bị công nghiệp Đa Ngành. Thủ tục nhập kho vật t từ nguồn mua ngoài của Công ty nh sau:
Khi giao hàng nhà cung cấp gửi kèm hoá đơn GTGT.
Biểu số 2.1, 2.2, 2.3 (trang sau): Hoá đơn GTGT
Khi vật t đợc đa đến Công ty, ngời giao hàng đề nghi nhập kho, Công ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm phẩm chất, quy cách. Nếu đảm bảo đúng điều kiện sẽ tiến hành nhập kho.
Biểu số 2.4 (trang sau): Biên bản giao nhận và kiểm tra chất lợng hàng hoá.
Sinh viên: Đỗ Thị Hơng Lớp: CQ44/21.1343 Nguyên vật liêu – công cụ, dụng cụ Ban kiểm nghiệm Phòng kỹ thuật vật t , tiếp thị … Nhập kho Hoá
đơn Hoá đơn
Biên bản
Phiếu nhập kho
Căn cứ vào hoá đơn số và biên bản giao nhận và kiểm tra chất lợng hàng hoá số hàng thực tế đã về, phòng kỹ thuật vật t viết phiếu nhập kho. Thủ kho xác định số lợng và hóa đơn tiến hành nhập kho.
Đối với công cụ, dụng cụ: Do công cụ, dụng cụ trong mỗi công trình xây dựng cơ bản có số lợng ít hơn so với vật liệu. Vì thế cả khâu vận chuyển và bảo quản công cụ, dụng cụ đơn giản hơn vật liệu.