Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đặc điểm của hình thức nhật ký chung là sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó sử dụng số liệu ở Sổ nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản liên quan.
- Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán nhật ký chung gồm : Các sổ Nhật ký chuyên dùng, Sổ nhật ký chung, các sổ các tài khoản và sổ kế toán chi tiết.
+ Sổ nhật ký chuyên dùng là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi riêng các hoạt động kinh kế tài chính cùng loại diễn ra nhiều lần trong quá trình hoạt động của đơn vị phục vụ yêu cầu quản lý riêng đối với hoạt động kinh tế tài chính đó nh Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ nhật ký bán hàng (Mang tính chất nh bảng tổng hợp chúng từ gốc cùng loại). Kế toán tr ởng Bộ phận kế toán vâtj t , TSCĐ, thống kê sản l ợng. Bộ phận kế toán thanh toán, lao dộng tiền l ơng, BHXH, kế toán vốn bằng tiền Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thủ quỹ Bộ phận kế toán thuế, công nợ, cổ phần. Bộ phận kế toán tổng hợp, phân tích kiểm tra số liệu.
+ Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
+ Sổ cái các tài khoản là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo từng tài khoản kế toán tổng hợp (ghi sổ theo hệ thống).
+ Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết, cụ thể của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài chính đã ghi trên sổ nhật ký chung (ghi theo từng tài khoản kế toán chi tiết).
- Trình tự và phơng pháp ghi sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chung:
(1) Căn cứ chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tiến hành lập định khoản kế toán và ghi trực tiếp vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
(2) Trờng hợp các hoạt động kinh tế tài chính có yêu cầu quản lý riêng, diễn ra nhiều lần thì căn cứ chứng từ gốc tiến hành lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ Nhật ký chuyên dùng.
(3)Những chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt thủ quỹ ghi vào Sổ quỹ, vào cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm chứng từ thu chi tiền mặt cho kế toán, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ quỹ lập định khoản kế toán và ghi sổ Nhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền (Sổ nhật ký chuyên dùng).
(4) Căn cứ số liệu ở sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký chuyên dùng hàng ngày hay định kỳ, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản liên quan.
(5) Những chứng từ gốc phản ánh hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết, cụ thể, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan.
(6) Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết lập các bảng chi tiết số phát sinh, căn cứ vào sô liệu ở sổ cái tài khoản lập bảng đối chiếu số phát sinh. (7) Sau đó kiểm tra, đối chiếu số liệu ở các bảng chi tiết số phát sinh với số liệu tài khoản tơng ứng trong bảng đối chiếu số phát sinh, kiểm tra đối chiếu số liệu ở sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, số liệu ở tài khoản tiền mặt trong bảng đối chiếu số phát sinhvới số liệuở sổ quỹ của thủ quỹ.
(8) Sau khi đối chiếu đảm bảo số liệu phù hợp, căn cứ vào số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh và các bảng chi tiết số phát sinh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.
Trình tự ghi sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chung đợc thể hiện theo sơ đồ sau.
Sơ đồ số 2.4
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Hình thức kế toán Nhật ký chung có u điểm: mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, nhng có nhợc điểm lớn
Sổ quỹ Nhật ký chuyên
dùng Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản Bảng đối chiếu SPS Bảng cân đối kt và báo cáo kt khác Bảng chi tiết số phát sinh Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc
là việc ghi chép trùng lặp nhiều (Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chi tiền – sổ cáI tài khoản tiền mặt, sổ nhật ký mua hàng – sổ cáI tài khoản mua hàng …)
Hình thức kế toán nhật ký chung thờng đợc áp dụng tại các doanh nghiệp có quy mô vừa, có nhiều cán bộ, nhân viên kế toán.
Công ty thực hiện chế độ kế toán theo QĐ 15/BT.
áp dụng các mẫu chứng từ bắt buộc thống nhất và chứng từ hớng dẫn theo hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính quy định và ban hành.
Công ty có sử dụng phần mềm kế toán là: SONGDA ACCOUNTING SYSTEM.
Công ty áp dụng phơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên và thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Niên độ kế toán của công ty áp dụng là t ngay 01/01/N đến ngày 31/12/N, một năm 4 quý.
Một số giao diện của phần mềm kế toán mà Công ty áp dụng: