4.2.2.1. Hoàn thiện quy trình thanh tra
Nội dung cảnh báo sớm đối với hoạt động thanh tra cần dựa trên quy trình thanh tra giám sát có sự kết hợp của hai bộ phận chính là giám sát từ xa và thanh tra tại chỗ. Việc hoàn thiện quy trình thanh tra sẽ giúp cho thanh tra viên có cơ sở thực hiện các bước nghiệp vụ của mình trong quá trình thanh tra, tìm ra được những tồn tại trong hoạt động của NHTM, từ đó đưa ra các cảnh báo sớm để giảm thiểu rủi ro cho NHTM.
Dựa trên kết quả giám sát, thanh tra viên có thể xác định được NHTM nào đang ở trong tình trạng rủi ro cao cần phải thanh tra cũng như nội dụng trọng yếu cần phải thanh tra, từ đó đưa ra những nội dung cảnh báo hợp lý và hiệu quả.
Việc hoàn thiện quy trình thanh tra giám sát được thực hiện theo sơ đồ 4.1 như sau:
70
Sơ đồ 4.1. Quy trình thanh tra giám sát ngân hàng
Nguồn: Tài liệu bồi dưỡng thanh tra NHNN Việt Nam
Theo sơ đồ trên, có thể khái quát các nhiệm vụ của từng bộ phân thanh tra giám sát tại ngân hàng Nhà nước chi nhánh Hà Nội cụ thể như sau:
Lên kế hoa ̣ch
3. Hệ thống cảnh báo sớm
Thanh tra ta ̣i chỗ Giám sát từ xa
4. Kế hoạch thanh
tra 2. Báo cáo giám sát
1. Báo cáo vĩ mô
Xử lý thông tin đầu vào
6. Thực hiê ̣n thanh tra
Giấy theo dõi Hồ sơ thanh tra
Tiếp nhâ ̣n và trả lời 5. Báo cáo kết quả thanh tra Tổng hơ ̣p KQ sau Ttra Báo cáo của Trưởng đoàn thanh tra Báo cáo Thống đốc Gửi KLTT cho NH
Theo dõi sau thanh tra
Theo dõi thực hiê ̣n kiến nghi ̣ sau thanh tra
Thông tin thi ̣ trường
Xác minh BCTC
71
Nhiê ̣m vu ̣ của bô ̣ phâ ̣n giám sát tƣ̀ xa
Bước 1: Thu thập, rà soát và sắp xếp lại báo cáo tài chính của ngân hàng.
Bô ̣ phâ ̣n giám sát từ xa được giao nhiê ̣m vu ̣ đối với viê ̣c nhâ ̣n dữ liê ̣u về báo cáo tài chính của ngân hàng , kiểm tra mức đô ̣ chính xác và hợp lý của dữ liê ̣u , liên hê ̣ với cán bô ̣ ngân hàng để kiểm tra la ̣i và chỉnh sửa những sai sót xảy ra .
Bước 2: Phân tích hê ̣ thống tình hình hoạt động ngân hàng trong báo cáo giám sát an toàn hệ thống
Bô ̣ phâ ̣n giám sát từ xa có trách nhiê ̣m đánh giá tình hình chung của hệ thống ngân hàng và đ ưa ra tình huống về những thay đổi về tài chính quan sát được ta ̣i ngân hàng . Viê ̣c này được thực hiê ̣n cùng với phân tích dữ liê ̣u về ngân hàng và hoàn chỉnh phần giải thích của báo cáo giám sát an toàn hê ̣ thống. Báo cáo này được cung cấp cho những cán bô ̣ quản lý cao cấp để tham khảo trong viê ̣c xây dựng chính sách và cho bộ phận thanh tra tại chỗ để xếp hạn g các NHTM.
Bước 3: Phát hiện những ngân hàng không nằm trong xu hướng chung của ngành trong báo cáo cảnh báo sớm
Công viê ̣c này được xác đi ̣nh khi cán bô ̣ thanh tra lâ ̣p bản g kê về tần suất phân bổ đố i với các chỉ số tài chính của từng ngân hàng . Tương tự như viê ̣c đánh giá về tình hình chung của toàn hệ thống , cán bộ thanh tra phải tổng hợp về nguyên nhân và lựa cho ̣n những khoảng thời gian so sánh để xác đi ̣nh và giải thích khuynh hướng theo chu kỳ hoă ̣c theo cơ cấu , bộ phận giám sá t từ xa phải quyết đi ̣nh các chuẩn mực mang tính tương đối hoă ̣c có tính quy chuẩn để xác đi ̣nh được những ngân hàng không nằm trong xu hướng chung của hê ̣ thống.
Bước 4: Cung cấp số liê ̣u và tính toán về tình hình của từng ngân hàng cho báo cáo đánh giá xếp loại
Báo cáo này sẽ được chuyển đến bộ phận thanh tra tại chỗ để hoàn chỉnh các câu hỏi về đi ̣nh tính và xếp ha ̣ng . Thêm vào đó , bô ̣ phâ ̣n giám sát từ xa sẽ thiết kế và giám sát các hoạt động thanh tra và có biện pháp khắc phục kịp thời với từng ngân hàng sau thanh tra.
Nhiê ̣m vu ̣ của bô ̣ phâ ̣n thanh tra ta ̣i chỗ
72
Kế hoa ̣ch thanh tra sẽ xác đi ̣nh hình thức thanh tra (thanh tra toàn bô ̣, thanh tra có mu ̣c đích hoă ̣c thanh tra ở mô ̣t lĩnh vực nghiê ̣p vu ̣ nào đó ) và thời điểm trong năm để tiến hành công tác thanh tra.
Công viê ̣c tiền thanh tra sẽ được tiến hành trước các kỳ thanh tra . Trong quá trình tiền thanh tra thì trưởng đoàn thanh tra , người chi ̣u trách nhiê ̣m thực hiê ̣n kỳ thanh tra này, cùng với lãnh đạo thanh tra sẽ đánh giá điều kiện và hồ sơ rủi ro của ngân hàng thông qua viê ̣c sử du ̣ng báo cáo giám sát , các thông tin về kỳ thanh tra trước và những hiểu biết khác về thi ̣ trường , họ sẽ xác định kế hoạch làm việc cụ thể để giải quyết mô ̣t cách thích hợp những rủi ro quan sát được của ngân hàng , phù hơ ̣p với pha ̣m vi được xác đi ̣nh trong kế hoa ̣ch thanh tra. Trưởng đoàn thanh tra sau đó sẽ liên hê ̣ với ngân hàng để lấy các thông tin cơ bản trước khi bắt đầu kỳ thanh tra ta ̣i chỗ.
Bước 6: Thực hiê ̣n thanh tra tại chỗ
Kỳ thanh tra bắt đầu từ thanh tra tại chỗ . Trưởng đoàn thanh tra và các thanh tra viên sẽ thực hiê ̣n: Bổ sung thông tin cho báo cáo giám sát và thực hiê ̣n xếp ha ̣ng ngân hàng; Quản lý, giám sát đoàn thanh tra ; Trao đổi thông tin với các nhân viên ngân hàng trong quá trìn h thanh tra; Tổ chức và xây dựng hồ sơ thanh tra để chứng minh cho các kết luâ ̣n của mình ; Họp cuối kỳ với ban lãnh đạo ngân hàng và trình bày những phát hiện ban đầu.
Bước 7: Xử lý báo cáo sau kỳ thanh tra
Sau khi thanh tra, báo cáo kết luận thanh tra sẽ được gửi đến lãnh đạo thanh tra – ngườ i ra quyết đi ̣nh thanh tra về tính chính xác , mức đô ̣ đầy đủ , đă ̣c điểm và tính nhất quán, sau đó sẽ chuyển lên Thống đốc ngân hàng Nhà nước.
Bước 8: Giám sát sau thanh tra
Giám sát việc thực hiện các yêu cầu và khuyến nghị đối với NHTM . Sau khi báo cáo kết quả thực hiện các yêu cầu của NHTM thì quy trình thanh tra giám sát đối với mô ̣t NHTM trong mô ̣t kỳ giám sát ta ̣m thời kết thúc và tiếp tu ̣c bắt đầu cho mô ̣t kỳ giám sát mới với NHTM theo các bước được lă ̣p la ̣i .
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động ngân hàng tài chính, hoạt động thanh tra cần có sự thay đổi liên tục. Trong quá trình thanh tra tại chỗ, bộ phận
73
thanh tra tại Chi nhánh nên đổi mới phương pháp thanh tra đó là áp dụng phương pháp thanh tra trên cơ sở rủi ro, xen kẽ với phương pháp tuân thủ. Trong tương lai, phương pháp thanh tra này sẽ là phương pháp được áp dụng chủ yếu và thay thế hoàn toàn cho phương pháp thanh tra tuân thủ.
Quy trình thực hiện thanh tra, giám sát trên cơ sở rủi ro bao gồm 6 bước và được mô tả theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.2. Quy trình thanh tra, giám sát trên cơ sở rủi ro
Nguồn: Sổ tay thanh tra trên cơ sở rủi ro Bước 1: Hiểu TCTD – tình hình và Chiến lược, Ma trận rủi ro
Bước 1 của quy trình thanh tra giám sát cơ sở rủi ro là hiểu TCTD. Bước này dựa trên Nguyên tắc Cơ bản 19 của Uỷ ban Basel. Thanh tra viên được giao nhiệm vụ lập bản Tình hình và Chiến lược của TCTD phải hiểu và tóm lược các thông tin về quy mô, sở hữu, lãnh đạo, hoạt động kinh doanh và địa điểm kinh doanh, kết quả thanh tra trước đây và tình hình hiện tại. Ngoài ra, Thanh tra viên, giám sát viên phải đánh giá các lĩnh vực có rủi ro lớn nhất của TCTD và đề xuất chiến lược thanh tra, để tóm lược các vấn đề và lĩnh vực cần phải được thanh tra tại chỗ. Bằng việc tập trung vào các lĩnh vực có rủi ro lớn thông qua việc lập Ma trận
74
rủi ro (Bảng 4.1), thanh tra viên có thể giám sát mỗi TCTD cũng như toàn hệ thống ngân hàng một cách hiệu quả hơn.
Qua bảng phân tích ma trận rủi ro sẽ giúp thanh tra viên xác định các lĩnh vực có mức độ rủi ro rũng cao phải được xem xét thông qua thanh tra tại chỗ. Những lĩnh vực có mức độ rủi ro vừa cũng có thể được xem xét thông qua thanh tra tại chỗ, phụ thuộc vào mức độ quan trọng và xu hướng của rủi ro. Các hoạt động chứa đựng rủi ro với mức độ rủi ro cũng thấp thì có thể được rà soát nhanh chóng hoặc được loại khỏi phạm vi thanh tra tại chỗ.
Bảng 4.1. Ma trận rủi ro
Mức độ rủi ro Chất lƣợng của quản lý rủi ro
Tốt Đạt yêu cầu Yếu
Cao Trung bình Cao Cao
Trung bình Thấp Trung bình Cao
Thấp Thấp Thấp Trung bình
Nguồn: Sổ tay thanh tra trên cơ sở rủi ro Bước 2: Lập kế hoạch thanh tra và giám sát đối với mỗi TCTD
Khi rủi ro của mỗi TCTD đó rõ ràng , lãnh đạo thanh tra có th ể đánh giá các rủi ro đó trong hệ thống ngân hàng và đặt ra thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ thanh tra cần thực hiện. Phải có sự ưu tiên này trong toàn hệ thống và cho mỗi TCTD. Thanh tra, giám sát trên cơ sở rủi ro nhằm đặt thanh tra, giám sát viên vào chỗ cần sự giám sát, thanh tra của họ nhất. Rủi ro đôi khi là lớn đối với một TCTD nhưng lại không lớn đối với hệ thống ngân hàng. Trong những trường hợp như vậy, NHNN phải cân đối rủi ro của các TCTD nhỏ (đặc biệt nếu rủi ro đó liên quan đến khả năng tiếp tục tồn tại của TCTD đó) so với rủi ro lớn trong hệ thống ngân hàng. Thường thì nguồn nhân lực của thanh tra là đủ để đáp ứng cho các vấn đề cần quan tâm của cả hệ thống cũng như của mỗi TCTD.
Bước 3: Khi rủi ro được nhận dạng và đánh giá, và khi đó lập xong kế hoạch, Ban lãnh đạo thanh tra sẽ ra quyết định thanh tra, và giai đoạn lập kế hoạch thanh tra chi tiết
75
Lãnh đạo thanh tra s ẽ lựa chọn một đoàn thanh tra và một trưởng đoàn để tiến hành thanh tra tại chỗ. Trưởng đoàn thanh tra lập bản phạm vi công việc xác định các mục tiêu chi tiết dự kiến đạt được liên quan đến những công việc cần làm trong quá trình thanh tra tại chỗ. Đồng thời, trưởng đoàn thanh tra cũng dự thảo một thư yêu cầu gửi đến TCTD, yêu cầu TCTD chuẩn bị các báo cáo và tài liệu cụ thể. Một số nội dung trong văn bản yêu cầu này có thể được gửi trước cho TCTD, một số nội dung khác được thu thập và lưu giữ cho đến khi đoàn thanh tra đến làm việc tại TCTD, xác định các hoạt động thanh tra cụ thể.
Bước 4: Tiến hành hoạt động thanh tra
Đoàn thanh tra tại chỗ sẽ đến các TCTD để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể được phân công và lập kế hoạch tại bước 3. Thanh tra trên cơ sở rủi ro cần phải chú trọng vào các lĩnh vực có rủi ro cao nhất của TCTD và cách thức mà TCTD quản lý những rủi ro này. Các thanh tra viên của đoàn thanh tra đánh giá từng lĩnh vực rủi ro và bộ phận chức năng mà họ được phân công. Các thành viên này lập hồ sơ thanh tra để ghi chép lại các hoạt động và các phát hiện trong mỗi cuộc thanh tra. Hồ sơ thanh tra được thảo luận với trưởng đoàn và nộp cho trưởng đoàn. Trưởng đoàn là người viết báo cáo thanh tra. Báo cáo thanh tra là báo cáo chính thức về những phát hiện của đoàn thanh tra gửi Chánh Thanh tra đánh giá về những phát hiện và đánh giá về quản lý rủi ro của đoàn thanh tra và xem xét liệu có cần thiết phải áp dụng hình thức xử phạt hoặc biện pháp chỉnh sửa nào không. Các biện pháp chỉnh sửa tương ứng với mức độ sai phạm của từng TCTD.
Bước 5: Kết luận và các biện pháp chỉnh sửa được đưa ra đối với TCTD được thanh tra
Căn cứ kết quả của Đoàn thanh tra, Chánh Thanh tra, giám sát ngân hàng yêu cầu áp dụng các biện pháp chỉnh sửa đối với TCTD và thanh tra viên giám sát tiến trình TCTD đáp ứng các yêu cầu do Chánh Thanh tra, giám sát ngân hàng đưa ra. Các báo cáo định kỳ của TCTD cung cấp cho cán bô ̣ thanh tra nh ững thông tin cần thiết để có thể xác định, đánh giá mức độ đầy đủ trong việc thực hiện của TCTD.
Bước 6: Giám sát liên tục
76
giám sát viên được chỉ định làm vi ệc với các dữ liệu giám sát từ xa (các báo cáo định kỳ từ mỗi TCTD, phân tích về hệ thống ngân hàng, phân tích an toàn vi mô,…) và từ chính các TCTD để có thể giám sát liên tục. Các thanh tra, giám sát viên này lập một báo cáo tổng quan về rủi ro của từng TCTD, tốt nhất là theo từng quý hoặc bất kỳ khi nào mà trạng thái rủi ro của TCTD thay đổi.
Các bước của quy trình nêu trên được lặp đi, lặp lại trong suốt quá trình thực hiện giám sát từ xa, thanh tra tại chỗ đối với các TCTD. Thực hiện các bước của quy trình trên, thanh tra viên lập được báo cáo giám sát CAMELS, báo cáo giám sát vĩ mô, báo cáo cảnh báo sớm. Báo cáo giám sát CAMELS - sản phẩm chung của bộ phận giám sát từ xa và thanh tra tại chỗ, là cơ sở để thanh tra viên thực hiện giám sát rủi ro đối với từng TCTD riêng lẻ. Với việc lập được các báo cáo nêu trên, ngoài việc có thể đánh giá được mức độ các rủi ro rủi ro đã xảy ra ở từng TCTD, hệ thống TCTD, thanh tra viên có thể cảnh báo sớm về các rủi ro mà TCTD phải đối mặt trong hiện tại và tương lai. Trên cơ sở đó, thanh tra viên có thể phân bổ nguồn lực thanh tra, giám sát hợp lý theo hướng tập trung vào những lĩnh vực cần thanh tra, giám sát nhiều hơn và yêu cầu TCTD có hành động thích hợp để ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động, góp phần giữ ổn định của từng TCTD cũng như cả hệ thống TCTD.
Bảng 4.2. So sánh quy trình thanh tra tuân thủ và quy trình thanh tra trên cơ sở rủi ro
STT Tiêu
thức Thanh tra tuân thủ Thanh tra trên cơ sở rủi ro
1 Mục đích thanh tra
Nhìn chung mục đích của hoạt động thanh tra trên cơ sở tuân thủ và thanh tra trên cơ sở rủi ro đều giống nhau đó là giữ an toàn cho hệ thống TCTD và bảo vệ quyền lợi của người gửi tiền. Đây cũng là mục tiêu xuyên suốt trong hoạt động của Cơ quan thanh tra, giám sát an toàn hoạt động ngân hàng trên thế giới cho dù mô hình tổ chức của các cơ quan này có thể không giống nhau.
77
2 Cơ sở tiến hành thanh tra
Dựa vào định hướng trong kế hoạch thanh tra năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc theo chỉ đạo của Lãnh đạo Ngân hàng nhà nước trong trường hợp cần thiết
Không chỉ thực hiện theo chỉ đạo của Lãnh đạo Ngân hàng nhà nước mà ngoài ra còn dựa vào báo cáo giám sát vĩ mô, báo cáo cảnh báo sớm, báo cáo phân tích rủi ro từ hoạt động giám sát. 3 Nội dung
thanh tra
Thực hiện thanh tra việc chấp hành các quy định trong văn bản quy phạm pháp luật của các tổ chưc tín dụng.
Hoạt động thanh tra tập trung vào rủi ro và tình hình quản trị