b) Chứng từ sử dụng
3.2.3.Thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đò
Phương thức bán hàng của công ty là bán buôn, bán hàng đại lý nên có một lượng khách hàng truyền thống lớn, để tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng cũng như các doanh nghiệp khác, công ty áp dụng phương thức bán hàng trả sau. Vì thế, phương thức bán hàng này tiềm ẩn nhiều rủi ro cho công ty nếu như không thu được nợ của khách hàng. Hiện tại, công ty không trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Để an toàn và giảm thiểu tối đa rủi ro trong kinh doanh thì công ty nên tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Vì khi thực hiện trích lập khoản dự phòng này sẽ giảm thiểu rủi ro khi thực tế phát sinh những khoản phải thu không có khả năng đòi được một phần hay toàn bộ, kế toán phản ánh bút toán trích lập dự phòng như sau:
Nợ TK 642 Có TK 139
Việc hạch toán này sẽ làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận và giảm các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước. Nếu trong điều kiện xấu nhất là khách hàng không thanh toán toàn bộ hay một phần các khoản nợ này hoặc thanh toán không đúng hạn thì công ty không gặp rắc rối trong vấn đề thanh khoản. Mặt khác, việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi này giúp công ty phản ánh chính xác kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng.
Kế toán công nợ phải tập hợp số liệu trên sổ Chi tiết phải thu theo từng khách hàng để theo dõi và phân loại tuổi nợ một cách thường xuyên. Cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp phải có dự kiến về số nợ có khả năng khó đòi để thực hiện trích lập dự phòng tính trước vào chi phí kinh doanh trong kỳ hạch toán. Việc xác định số cần trích lập theo quy định của TT228/2009-BTC ngày 07/12/2009.
Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi. Phương pháp trích lập dự phòng: Theo thông tư 228/2009/TT-BTC, hướng dẫn phương pháp trích lập dự phòng các khoản phải thu, mức trích lập dự phòng như sau:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: +30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. +50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. +70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. +100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Phương pháp hạch toán trích lập dự phòng:
- Trích lập dự phòng hoặc trích lập bổ sung các khoản phải thu khó đòi hoặc số dự phòng cần trích lập của niên độ sau nhiều hơn số dự phòng đã trích lập còn lại của niên độ trước, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 642 Có TK 139
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định, số trích lập dự phòng của niên độ sau ít hơn số dự phòng của niên độ trước, kế toán ghi:
Nợ TK 139 Có TK 642
- Xóa sổ các khoản phải th khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được: Nợ TK 139: Số đã trích lập dự phòng.
Nợ TK 642: Số chưa trích lập dự phòng. Có TK 131, 138: Phải thu khách hàng, thu khác. Đồng thời ghi nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý (TK ngoại bảng)
- Khách hàng trả lại tiền với những khoản phải thu khó đòi đã xử lý xóa nợ, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 111, 112 Có TK 711 Đồng thời ghi có TK 004