d) Kế toán xác định kết quả kinh doanh
2.1.3.2. Hình thức ghi sổ, hệ thống chứng từ, tài khoản sử dụng
-Hình thức ghi sổ
Công ty TNHH Đại Hà sử dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp ghi chép thủ công, sử dụng phầm mềm trên Excel. Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế. Sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký và các bảng tổng hợp máy tính tự động đẩy số liệu sang Sổ Cái các tài khoản kế toán phù hợp.
Theo đó, các mẫu sổ sách, bảng tổng hợp, mẫu Báo cáo tài chính đều được thiết kế trên các sheet trong Excel. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được phê duyệt và kiểm tra, kế toán ghi chép và phản ánh nghiệp bán hàng vào sheet Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số liệu đã phản ánh trên sheet Nhật ký
chung Excel đẩy số liệu sang các sheet trong Sổ Cái và sheet sổ Chi tiết các tài khoản liên quan. Cuối tháng, kế toán dựa vào các hàm trên Excel cùng các công thức tính toán, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết như các bảng phân bổ tiền lương, khấu hao, báo cáo nhập – xuất – tồn kho… Sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh. Về nguyên tắc, tổng hợp số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có trên sổ Nhật ký chung. Sau đó, kế toán căn cứ vào sổ Cái , bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết tiến hành lập BCTC.
-Hệ thống chứng từ: Theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn
bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, tại Công ty đã sử dụng hình thức tự in hóa đơn để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Các chứng từ mà doanh nghiệp tự in gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, bảng thanh toán đại lý, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ… Ngoài ra, công ty còn in một số loại chứng từ khác chỉ công ty phát sinh nhu cầu sử dụng.
-Tài khoản sử dụng: Hiện tại, Công ty đang áp dụng Hệ thống tài khoản theo
Quyết định 15/2006/QĐ- BTC và các tài khoản sửa đổi, bổ sung theo thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.