Phòng kinh doanh mua hàng về có đầy đủ hoá đơn, khi hàng về phát lệnh nhập kho, ghi làm 3 liên theo đó phòng kế toán theo dõi 1 liên, thủ kho theo dõi 1 liên, còn 1 liên gửi khách hàng khi có yêu cầu xác nhận số hàng hóa khách hàng giao cho công ty về nhập kho.
Sau khi nhập kho căn cứ vào việc lập hiệu quả lỗ - lãi cũng như nhu cầu của khách hàng và số hợp đồng ký kết, phòng kinh doanh ký lệnh xuất hàng (bán ra), khách hàng nhận hàng, nhận hoá đơn và thanh toán tiền. Hàng bán tháng nào thì nộp thuế và tính kết quả kinh doanh vào tháng đó.
Ví dụ: Trong tháng 11 năm 2008 tại Công ty CP vật tư Nông nghiệp Hà Nội phát sinh một số nghiệp vụ kế toán mua hàng như sau:
- Ngày 11/11/2008, mua về nhập kho 250.000 kg Urê Hà Bắc của Công ty TNHH Việt Nhật hóa đơn GTGT số 0033597, thuế suất GTGT là 10%. Chi phí thu mua số Urê nói trên của công chuyển về nhập kho là 5.000.000 đồng trả bằng tiền mặt, hóa đơn cước vận chuyển số 154804.
- Ngày 13/11/2008, mua về nhập kho 200.000 kg Đạm DPM của Công ty TNHH Nhật Hoàng hóa đơn GTGT số 0033637, thuế suất GTGT là 10%. Chi phí thu mua số đạm trên về nhập kho công ty là 4.000.000 đồng trả bằng tiền mặt, hóa đơn cước vận chuyển số 154822.
HOÁ ĐƠN Mẫu số : 01GTGT –3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG KX/2008 B
Liên 2 : Giao cho khách hàng 0033597
Ngày 11 tháng 11 năm 2008
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Việt Nhật
Địa chỉ : Đội 7, xã Ngọc hồi Hà Tây Hà Nội Số Tài khoản : 431101000078
MST 0100101748
Họ và tên người mua : Nguyễn Minh Tiến
Tên đơn vị : Công ty CP Vật tư Nông Nghiệp Hà Nội
Địa chỉ : 115 Đường giáp bát, phường giáp bát, Quận Hoàng Mai, Hà Nội Số tài khoản : 1500311000076
Hình thức thanh toán : TM MST 0100101562
STT Tên hàng hoá ,dịch vụ
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Urê Hà Bắc kg 250.000 4101 1.025.250.000
Công tiền hàng 1.025.250.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT: 102.525.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 1.127.775.000 Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ một trăm hai mươi bẩy triệu bẩy trăm bẩy mươi lăm nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Căn cứ vào hoá đơn số 0033597 ngày 11 tháng 11 năm 2008 kế toán viết phiếu chi tiền mua hàng như sau:
Đơn vị : Cty CP VTNN
PHIẾU CHI Quyển số : 49
Địa chị :115 Đg G.Bát Số 154798/08 QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Telefax: 04.6644091 Ngày 11/11/2008 Nợ TK: 1561; 133 Ngày 20 tháng 03 năm 2006
Có TK :111 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Họ tên người nhận tiền: Anh Hoàng - Công ty TNHH Việt Nhật
Địa chỉ: Đội 7, xã Ngọc Hồi, Hà Tây, Hà Nội Lý do chi: Trả tiền hàng hóa mua về nhập kho.
Số tiền: 1.127.775.000 (Viết bằng chữ) Một tỷ một trăm hai mươi bẩy triệu bẩy trăm bẩy mươi lăm nghìn đồng.
Kèm theo 01 Chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) Một tỷ một trăm hai mươi bẩy triệu bẩy trăm bẩy mươi lăm nghìn đồng.
Ngày 11 tháng 11 năm 2008
Giám đốc Kế toán
trưởn g
Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
+Tỷ giá ngoại tệ (vàng ,bạc,đá quý)……. +Số tiền quy đổi :……….
Căn cứ vào hoá đơn số 0033597 và phiếu chi tiền số 154798/08 ngày 11