Cú 4 dạng tổ chức hoạt động chung của ban QLDA:
- Phối hợp cộng đồng cú sự tham gia bắt buộc của tất cả cỏc thành viờn trong giải quyết nhiệm vụ chung. Đặc điểm hoạt động của họ do chủ nhiệm dự ỏn xỏc định và ớt thay đổi. Hiệu quả làm việc chung của ban quản lý phụ thuộc một cỏch như nhau vào hiệu quả làm việc của cỏc thành viờn.
Những người làm việc trong ban hoạt động theo dạng tổ chức này cú định hướng tốt vào mục tiờu tập thể, trung thành với chỉ huy và với cỏc tiờu chuẩn, giỏ trị và phong cỏch đối xử chung. Đối với thành viờn của nhúm (ban quản lý) này tớnh trung thành với nhúm, gắn bú với nhúm cao. Hỡnh phạt nặng nề nhất là bị đuổi khỏi nhúm.
- Phối hợp theo từng cỏ thể cú đặc điểm là ớt cú sự tương tỏc giữa cỏc thành viờn. Mỗi người hoàn thành khối lượng cụng việc của mỡnh một cỏch riờng biệt. Đặc thự hoạt động của từng người được quy định bởi cỏc đặc điểm cỏ nhõn và vị trớ chuyờn mụn của từng người trong ban quản lý. Trong quỏ trỡnh làm việc, mỗi người đưa ra kết quả lao động của mỡnh theo dạng đó định trước và vào vị trớ, thời điểm xỏc định.
Đối với cỏc thành viờn của ban hoạt động theo dạng này cú đặc điểm là sự sỏng tạo cỏ nhõn cao, định hướng theo kết quả và thành tựu cỏ nhõn. Những chuyờn gia này đặt ra cho mỡnh những mục tiờu và giỏ trị riờng, thớch tự tỡm tũi phương phỏp đạt tới mục tiờu và cú khả năng hoạt động hiệu quả trong tỡnh huống cú sự cạnh tranh nội bộ.
- Phối hợp theo trỡnh tự khỏc với phối hợp theo cỏ thể ở sự phõn chia thời gian và trỡnh tự tham gia của từng thành viờn vào cụng việc. Trỡnh tự phối hợp giả định rằng lỳc đầu một người bắt tay vào cụng việc, tiếp theo là người thứ 2, rồi thứ 3... đặc điểm hoạt động của từng người được quy định bởi mục tiờu biến đầu vào thành đầu ra của giai đoạn cụng nghệ này.
Đối với cỏc thành viờn của ban hoạt động theo dạng này rất quan trọng vấn đề kỷ luật cụng nghệ và sự tuõn thủ đỳng cỏc quy tắc, tiờu chuẩn đó định ra trong cỏc hướng dẫn, quy chế và cỏc tài liệu khỏc.
- Thời gian gần đõy người ta bắt đầu lưu ý đến một dạng tổ chức hoạt động chung đặc biệt, đú là phối hợp sỏng tạo. Dạng tổ chức hoạt động này được sinh ra trong lĩnh vực khoa học và nghệ thuật. Theo đú, cỏc thành viờn tạo nờn một cỏi gỡ đú hoàn toàn mới, đụi khi là độc nhất vụ nhị, cỏi mà khụng thể tạo ra được với cỏc quy tắc và cụng nghệ hiện tại. Trong cỏc tập thể này hỡnh thành một dạng hoạt động đặc biệt: Cựng sỏng tạo, khi mỗi thành viờn của quỏ trỡnh là những nhà sỏng lập cỏi mới cú vai trũ tương đương. Dạng tổ chức hoạt động này cú đặc điểm là sự tớch cực đặc biệt của từng cỏ nhõn trong quỏ trỡnh phối hợp hoạt động, mà cụ thể là sự tớch cực trong kế hoạch nõng cao uy tớn chuyờn mụn của cỏ nhõn nhờ sự tham gia vào hoạt động tập thể.
Thành viờn của ban hoạt động theo dạng này định hướng cho sự phỏt triển chuyờn mụn. Cỏc thành viờn của ban được tổ chức hoạt động theo dạng phối hợp sỏng tạo cú khả năng cao trong sự cộng tỏc với cỏc chuyờn gia của cỏc lĩnh vực khỏc nhau, cú sự mềm dẻo trong thay đổi vị trớ, cú sự định hướng phỏt triển cỏ nhõn. Giỏ trị chớnh của ban trong trường hợp này là đạt được những kiến thức mới, là sự tạo lập được điều kiện cho phỏt triển cỏ nhõn và sự tụn trọng phong cỏch của từng thành viờn.
3.2.4.2 Văn hoỏ tổ chức của ban QLDA
Văn hoỏ tổ chức - thuộc tớnh mang tớnh liờn kết của ban QLDA như một cơ cấu tổ chức.
Văn hoỏ tổ chức bao gồm cỏc thành tố: Hệ thống cỏc giỏ trị, cỏc mẫu ứng xử, cỏc phương phỏp đỏnh giỏ kết quả và kiểu quản lý.
Bảng 3.2 Tổ chức hoạt động chung và hành vi của thành viờn trong ban QLDA
Cỏc quỏ trỡnh mục tiờu
Hoạt động sỏng tạo
Đưa ra cỏc cỏch giải quyết, ý tưởng mới, cỏch tiếp cận mới trong đặt vấn đề và giải quyết vấn đề.
Tỡm tũi thụng tin Tỡm những thụng tin cần thiết, phõn loại và trỡnh bày cho cỏc thành viờn khỏc.
Tập hợp ý kiến Thu nhận ý kiến của cỏc thành viờn và của những người liờn quan, làm rừ cỏc giỏ trị và cỏc ý tưởng.
Trao đổi thụng tin
Truyền đạt cho ban cỏc sự kiện và tổng kết, trỡnh bày kinh nghiệm của mỡnh trong giải quyết vấn đề hoặc minh hoạ vấn đề.
Xử lý cỏc ý kiến và cỏc
phương ỏn
Phõn tớch, đưa vớ dụ, phỏt triển suy nghĩ, dự bỏo tỡnh huống cho cỏc đề xuất và cỏc quyết định.
Phối hợp
Giải quyết mõu thuẫn giữa ý tưởng của cỏc thành viờn; tổng hợp thụng tin và cỏc ý kiến để hỡnh thành một bức tranh toàn cảnh về ban quản lý và để hoạt động cú hiệu quả.
Tổng kết Đưa ra tổng kết trong thảo luận, làm rừ cỏc quyết định của ban quản lý.
Cỏc quỏ trỡnh hỗ trợ
Khuyến khớch
Thõn thiện trong quan hệ với cỏc thành viờn khỏc, thành tõm thật sự, khen ngợi người khỏc khi họ đưa ra ý tưởng và quyết định, luụn nghĩ tốt về người khỏc.
Đảm bảo sự tham gia của mọi
người
Tạo khụng khớ cho mọi người cựng tham gia vào giải quyết vấn đề, điều hoà và hướng dẫn thảo luận chung.
Xỏc định cỏc tiờu chớ
Xỏc định cỏc tiờu chớ cho ban về nội dung hoạt động, về cỏc thủ tục, về cỏc tiờu chuẩn đạo đức và tinh thần; nhắc nhở mọi người tuõn thủ cỏc tiờu chớ này.
Tớnh chấp hành Tuõn thủ quyết định của ban, cú thể đưa ra ý tưởng của mỡnh vào quỏ trỡnh thực hiện.
Thể hiện tỡnh cảm tập thể
Thể hiện cỏc xỳc cảm của tập thể đối với cỏc sự kiện, ý tưởng, quyết định; giữ liờn hệ của tập thể với cỏc thành viờn Ban QLDA hoạt động như một cơ thể thống nhất và là đối tượng của hoạt động quản lý. Văn hoỏ tổ chức là một cụng cụ chiến lược mạnh để hướng ban QLDA tới cỏc mục tiờu và kết quả chung. Thành phần của văn hoỏ tổ chức cú:
- Biết vị trớ của mỡnh trong ban (đối với cỏc thành viờn của ban); - Giỏ trị và cỏc tiờu chuẩn hành vi;
- Cỏc thụng lệ hoạt động thực tế;
- Hệ thống truyền thụng và văn hoỏ giao tiếp;
- Nguyờn tắc, tiờu chớ của quyền hạn và trỏch nhiệm, của quy chế và quyền lực;
- Nguyờn tắc của cỏc mối quan hệ khụng chớnh thức; - Cỏc thụng lệ và truyền thống hỡnh thành trong ban; - Mối quan hệ giữa mọi người với nhau;
- Đạo đức cụng việc và lao động.
3.2.4.3 Ra quyết định
Quyết định quản lý là hành vi sỏng tạo của nhà quản lý nhằm định ra mục tiờu, chương trỡnh và tớnh chất hoạt động của ban QLDA để giải quyết một vấn đề nào đú trờn cơ sở hiểu biết cỏc quy luật vận động khỏch quan và phõn tớch cỏc thụng tin về hiện trạng của dự ỏn và mụi trường.
Cú thể xỏc định nội dung của một quyết định là nhằm trả lời được cỏc cõu hỏi: Phải làm gỡ? Khụng làm hoặc làm khỏc đi cú được hay khụng? Làm như thế nào? Ai làm? Khi nào làm? Làm trong bao lõu? Làm ở đõu? điều kiện vật chất để thực hiện là gỡ? Quyền hạn của người làm? Trỏch nhiệm của người làm? Ai sẽ cản trở quyết định, mức độ và cỏch xử lý? Khú khăn nào sẽ xảy ra và cỏch khắc
cỏo như thế nào? Hậu quả của việc ra quyết định? Quyết định nào trước đú phải huỷ bỏ? Quyết định nào sẽ đưa ra tiếp theo?
Một số yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến quỏ trỡnh ra quyết định là: Hoàn cảnh ra quyết định; ảnh hưởng của ban QLDA, tập thể và tớnh cỏch của người lónh đạo; giỏ trị và truyền thống văn hoỏ tổ chức của ban. Truyền thống văn hoỏ tổ chức của ban QLDA ảnh hưởng đến hành vi và mối quan hệ giữa cỏc thành viờn trong ban.
Một số yờu cầu cơ bản đối với quyết định quản lý là: Tớnh hiệu quả, tớnh kinh tế, tớnh thời cơ, cú cơ sở và tớnh khả thi.
Một vấn đề khụng kộm phần quan trọng để đạt hiệu quả đối với cỏc quyết định quản lý là phương phỏp giao nhiệm vụ cho những người thực hiện cụ thể. Để đưa quyết định quản lý đến người thực hiện, trước hết cần chia nú ra thành cỏc nhiệm vụ cụ thể cho ban quản lý hoặc người thực hiện cụ thể, sau đú lựa chọn người thực hiện. Khi giao nhiệm vụ cần phải tớnh đến vị trớ và trỏch nhiệm cụng tỏc của từng người. Biết giao đỳng người, đỳng việc là yếu tố quyết định tớnh hiệu quả của quyết định quản lý.
Cú thể cú những nguyờn nhõn sau làm cho một quyết định khụng được thực hiện:
- Quyết định được thể hiện khụng rừ ràng;
- Quyết định được thể hiện rừ ràng nhưng người thực hiện khụng được giải thớch đầy đủ;
- Quyết định được thể hiện rừ ràng, người thực hiện được giải thớch đầy đủ nhưng thiếu điều kiện và phương tiện thực hiện;
- Quyết định được thể hiện rừ ràng, người thực hiện được giải thớch đầy đủ, điều kiện và phương tiện thực hiện cũng cú đủ nhưng khụng cú sự đồng thuận của người thực hiện với phương ỏn quyết định cụ thể này.
Rừ ràng, khả năng chọn người giao việc, khắc phục cỏc yếu tố tiờu cực cả khỏch quan lẫn chủ quan, đưa quyết định quản lý vào cuộc sống của nhà quản lý cú thể loại bỏ những động tỏc, cụng việc, chi phớ khụng cần thiết, làm quan hệ giữa cỏc thành viờn tốt hơn, kớch thớch họ hoạt động tớch cực hơn và làm cho vấn đề kiểm tra việc thực hiện quyết định đơn giản hơn.