2.5.3.1 Dòng chảy sản phẩm:
Sản phẩm của Công ty được đóng gói, và đóng thùng sau đó chuyển vào kho theo lô hàng. Từ kho hàng của Công ty sẽ được chuyển đến kho của các đại lý khi họ có nhu cầu lấy hàng, việc chuyên chở do bộ phận của các Công ty trực tiếp đảm nhiệm, mọi chi phí do Công ty chịu trách nhiệm, do đó việc lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp tuỳ theo từng loại thực phẩm khác nhau, đường đi, khoảng cách… nhằm rút ngắn thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả phân phối. Hệ thống kho bãi khá thuận tiện cho việc chuyên chở nên mặc dù chi phí cho dòng chảy này chiếm một tỉ trọng lớn nhất trong tổng chi phí về phân phối nhưng Công ty đã giảm thiểu và hạn chế chi phí phát sinh không đáng có.
Tuy nhiên, Công ty mới chỉ chú trọng đến một vài công đoạn trong quá trình phân phối vật chất chứ chưa tổ chức nó như một hệ thống thống nhất. Công ty mới chỉ quan tâm đến việc làm sao đưa được sản phẩm của mình đến các đại lý, siêu thị, chứ chưa thực sự chú trọng đến việc đưa sản phẩm tới người tiêu dùng và người bán lẻ như thế nào? Nên việc nắm bắt thông tin từ phía người tiêu dùng trong việc thay đổi nhu cầu, thị hiếu… Vì có hệ thống phân phối đa dạng nên công ty hầu như chỉ nắm bắt được thông qua các đại lý và các cửa hàng giới thiệu sản phẩm là chính.
Hình 2- 11: Sơ đồ dòng chảy sản phẩm trong kênh.
Phân phối hàng hoá qua các trung gian phân phối là chủ yếu (phân phối gián tiếp ) nên công ty gặp khó khăn khá lớn đó là việc vận chuyển hàng chủ yếu bằng xe tải nên vào những giờ cao điểm bị cấm đi trong nội thành. Đây thực sự là một khó
2.5.3.2 Dòng chảy đàm phán:
Khi các đại lý có nhu cầu lấy nguồn hàng thì đại diện của Công ty sẽ trực tiếp đàm phán để xác định rõ số lượng, chủng loại, giá cả, mẫu mã, nơi giao hàng, hình thức thanh toán, dịch vụ mà khách hàng được hưởng. Trên cơ sở thống nhất giữa hai bên, Công ty sẽ làm hợp đồng sau đó triển khai hợp đồng và cuối cùng là thanh lí hợp đồng. Nếu các đại lý đã làm ăn lâu dài và thoả thuận trước theo hợp đồng thì Công ty có thể sử dụng hình thức bán hàng qua điện thoại và cán bộ phụ trách khu vực đó sẽ trở hàng theo yêu cầu. Thông thường vào mùa vụ hay đối với một số sản phẩm đang bán chạy thì các đại lý phải đàm phán trước với Công ty để có nguồn hàng. Trên cơ sở bản hợp đồng, nếu có điều khoản nào phải thay đổi thì phải được sự thống nhất của hai bên, nếu không tự giải quyết thì sẽ đưa ra toà án giải quyết.
2.5.3.3 Dòng chảy thông tin:
Hiện tại thì việc quản lí dòng thông tin tại các Công ty là khá tốt. Tất cả các thông tin đều được kịp thời đưa đến các siêu thị, người bán buôn, bán lẻ và đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Theo hình dưới đây ta có thể thấy thông tin được vận chuyển hai chiều từ phía Công ty đến với các trung gian phân phối và từ các trung gian phản hồi lại cho Công ty. Và các thông tin từ các trung gian cũng được vận chuyển hai chiều đến với người tiêu dùng cuối cùng. Hơn thế nữa, các thông tin không chỉ được vận chuyển đơn thuần từ Công ty đến các trung gian rồi đến người tiêu dùng và ngược lại mà thông tin còn được trao đổi giữa chính Công ty và người tiêu dùng cuối cùng thông qua các trang web, hội chợ, phương tiện thông tin đại chúng… Các thông tin trong kênh bao gồm như: giá cả, địa điểm giao nhận hàng, thanh toán, khuyến mại… Thông tin mà Công ty thu thập được đều là từ các cán bộ thuộc phòng kinh doanh cung cấp. Họ được phân công theo từng khu vực thị trường. Riêng với các thị trường ở xa Công ty thường cử cán bộ đi nằm vùng, do đó họ nắm bắt thông tin khá tốt về tình hình thực tế. Nếu có trục trặc gì thì sẽ trao đổi với lãnh đạo và cả phòng cùng giải quyết. Tuy nhiên, Công ty mới chỉ quan tâm đến những khu vực thị trường trọng điểm và khi nhu cầu giảm hoặc có trục trặc gì thì mới quan tâm đến dòng chảy này hơn. Hơn nữa, Công ty cũng chưa có sự kết nối thật sự chặt chẽ với khách hàng, chẳng hạn như chưa tổ chức hội nghị khách hàng hàng năm nên thông tin thu thập được vẫn chưa thực sự chính xác. Trong dòng chảy thông tin vẫn còn có một thiếu sót, đó là vẫn chưa có sự tham gia của các công ty vận tải vào dòng chảy này.’
2.5.3.4 Dòng thanh toán:
Công ty có thể nhận thanh toán bằng tiền mặt, séc, chuyển khoản, phiếu trả chậm… tuỳ từng trường hợp mà Công ty áp dụng một cách hợp lí nhất. Đối với các đại lí là khách hàng lâu năm, Công ty có thể cho nợ trong một thời gian nhất định. Phần chiết khấu sẽ được tính luôn vào trong hoá đơn thanh toán. Trong trường hợp khách hàng trả chậm thì phần chiết khấu này sẽ giảm đi. Công ty không kiểm soát dòng thanh toán giữa nhà bán lẻ và khách hàng của họ. Đối với các đại lý và siêu thị họ thường áp dụng hai hình thức thanh toán chính là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản. Nhìn chung thì dòng thanh toán hiện nay không có vấn đề gì quá lớn. Công ty vẫn luôn khuyến khích các thành viên trong kênh thanh toán ngay bằng tiền mặt. Công ty cũng nên cân nhắc điều này để có thể vừa giúp dòng thanh toán trong kênh hoạt động tốt, đồng thời cũng vừa giúp cho mối quan hệ giữa Công ty và các thành viên kênh tốt hơn giúp hoạt động tiêu thụ hiệu quả hơn.