2.5.2.1 Tuyển chọn thành viên kênh
a) Tiêu chuẩn lựa chọn thành viên tham gia kênh phân phối
Hành trình làm đại lý cho Vissan là một chặng đường dài đầy khó khăn, thử thách; chứ không đơn giản chút nào. Đó phải là người say mê kinh doanh và chịu thương chịu khó.
Các tiêu chí quan trọng để lựa chọn kênh phân phối đó là những mặt hàng họ bán, khả năng thanh toán và tiềm lực tài chính của thành viên kênh, vị trí địa bàn hoạt động của thành viên kênh, trình độ quản lý và khả năng xúc tiến tiêu thụ của thành viên kênh được lựa chọn
Hiện nay hầu như Công ty chưa thực sự có biện pháp nào tìm kiếm các trung gian hiệu quả. Chủ yếu là các đại lý tự tìm đến với Công ty. Và Công ty Vissan lựa chọn các đại lý bằng cách khuyến khích tất cả các đối tượng trở thành đại lý của Công ty nếu thoả mãn các điều kiện sau:
Có tư cách pháp nhân.
Có giấy phép đăng ký kinh doanh các sản phẩm thực phẩm.
Có cửa hàng ổn định trong khu vực tiêu thụ.
Có đủ vốn để kinh doanh.
Trong qui chế bán hàng của công ty có những quy định sau: Về các loại hình tham gia
1. Đại lý có kí quỹ 2. Đại lý không có kí quỹ 3. Siêu thị
Điều kiện và thủ tục
Đại lý có kí quỹ: ký quỹ với mức tối thiểu 50 triệu đồng Các giấy tờ cần có
Đại lý do tổ chức thành lập
+ Giấy phép thành lập doanh nghiệp
+ Giấy chứng nhận đăng kí thuế và mã số thuế Đại lý do cá nhân thành lập
+ Giấy đăng kí kinh doanh
+ Giấy CMND và hộ khẩu thường trú.
Thời hạn hợp đồng tối đa trong 1 năm. Công ty sẽ đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu đại lý doanh số của đại lý quá thấp (dưới 5 triệu đồng/ tháng) hoặc không lấy hàng trong 3 tháng liên tục vi phạm các quy định của quy chế bán hàng. Hiện nay Công ty còn đưa thêm điều kiện là các đại lý bán hàng của Công ty không được bán hàng của các đối thủ cạnh tranh. Điều này sẽ làm cho các đại lý hiểu rõ hơn về sản phẩm của Công ty, nếu có chính sách phù hợp họ sẽ càng sát cánh và trung thành với Công ty.
Khi thấy đại lý có đủ điều kiện Công ty sẽ tiến hành làm hợp đồng, giới thiệu về Công ty, giới thiệu về tình hình thị trường, kinh nghiệm của một số đại lý thành công. Hợp đồng này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Những thỏa thuận trước khi ký hợp đồng bằng văn bản hoặc bằng cách thức khác đều không còn giá trị. Tất cả những thay đổi, bổ sung đối với hợp đồng chỉ có giá trị khi và chỉ khi được thành lập văn bản và phải được đại diện của hai bên ký.
Trong quá trình thực hiện nếu có gì trở ngại hoặc phát sinh tranh chấp, hai bên phải gặp nhau bàn bạc hoặc thông báo cho nhau để giải quyết. Nếu hai bên không
Việc tuyển chọn đại lý giúp Công ty có được những đại lý có điều kiện kinh doanh phù hợp. Tuy nhiên hình thức tuyển chọn đại lý của Công ty còn quá đơn giản nên hiệu quả của hoạt động này vẫn chưa cao.
b) Khuyến khích các thành viên kênh Hỗ trợ của Vissan
Trang bị bảng hiệu, bảng giá, catalogue giới thiệu hàng hoá.
Giao hàng tận nơi với số lượng thoả thuận.
Đối với đại lý có kí quỹ: được mượn tủ trữ lạnh, ưu tiên cung cấp hàng đầy đủ, ổn định và được công ty Vissan chuyển giao các điểm bán lẻ trong khu vực.
Quy định về mức thù lao
Đại lý không được bán dưới mức gía bán buôn của công ty Vissan được ban hành có gía trị theo từng thời điểm.
Mức thù lao đại lý được hưởng là mức chênh lệch giữa giá bán thực tế do đại lý bán ra so với giá bán buôn của VISSAN ban hành.
Trách nhiệm bảo quản hàng hoá
Vissan đảm bảo chất lượng hàng hoá được giao theo đúng tiêu chuẩn chất lượng đã công bố, trong trường hợp bị hư hỏng do kỹ thuật sản xuất của Vissan thì đại lý nhanh chóng thong báo để Vissan giải quyết đổi hàng ( trong vòng 5 ngày kể từ ngày giao nhận hàng).
Đại lý có trách nhiệm bảo quản hàng hoá theo đúng những điều kiện bảo quản hướng dẫn trên bao bì. Trường hợp hàng hoá bị hư hỏng do lỗi của đại lý, bảo quản hàng không tốt hoặc đại lý bán hàng đã hết hạn sử dụng, gây thiệt hại cho người tiêu dùng, bên đại lý phải chịu trách nhiệm.
Đại lý ghi nhận ý kiến phản ánh của khách hàng về chất lượng, mẫu mã, bao bì sản phẩm VISSAN, kịp thời báo cáo để có hướng giải quyết.
Chính sách hỗ trợ vận chuyển cho các đại lý: Công ty có một đội xe vận chuyển có thể đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng. Công ty giao hàng đến đại lý một cách nhanh chóng. Như vậy nhìn chung là Công ty thực hiện khá tốt công tác vận chuyển hàng đến tới các đại lý của mình. Tuy vậy trong thời gian tới Công ty nên cố gắng hoàn thiện hơn nữa hoạt động này để có thể đáp ứng kịp thời hơn nữa nhu cầu của các đại lý. Riêng đối với các đại lý là khách hàng trung thành của Công ty thì khi họ cần có hàng chỉ cần gọi điện đến là có xe vận chuyển đi ngay. Với những số lượng hàng nhỏ, Công ty dùng phương tiện vận chuyển là xe máy, đồng thời cũng khuyến khích các trung gian tự vận chuyển. Tất cả các đại lý của Công ty đều được hưởng hỗ trợ vận chuyển 100%. Tức là nếu đại lý tự vận chuyển thì sẽ được Công ty hoàn lại toàn bộ chi phí vận chuyển đó. Mức hỗ trợ này tuỳ thuộc vào khoảng cách từ Công ty đến đại lý.
- Chính sách khuyến khích tiêu thụ: Mức chiết khấu mà siêu thị, đại lý được hưởng được cụ thể dưới bảng sau đây:
Trung gian phân phối Mức chiết khấu
Siêu thị 2%
Đại lý 5%
(Nguồn phòng kinh doanh)
Bảng 2- 4: Mức chiết khấu hiện tại mà Công ty áp dụng cho trung gian. Thực ra thì mức chiết khấu 2% đối với siêu thị, nhưng mức này chỉ áp dụng riêng đối với siêu thị BigC và Metro mà thôi. Còn đối với các siêu thị còn lại thì mức chiết khấu còn do thoả thuận giữa 2 bên.
Đối với các đại lý sẽ được hưởng 5% tiền hoa hồng theo doanh số bán. Bên cạnh đó nếu họ đạt doanh số bán lớn hơn 100triệu đồng/tháng thì họ sẽ được thưởng 0,8%/doanh số. Và mức thưởng này được thực hiện cứ 6 tháng một lần. Thêm vào đó, Công ty còn có chế độ khen thưởng theo tháng, quý, năm với các mức cụ thể như sau: Mỗi quý sẽ thưởng cho 10 đại lý có doanh thu tiêu thụ cao nhất, 5 đại lý cao nhất thưởng 1 triệu đồng, còn lại thưởng 300 nghìn đồng; Vào cuối năm công ty chọn ra 25 đại lý dẫn đầu về doanh số bán để thưởng, cụ thể như sau:
Đại lý Mức thưởng(triệu đồng)
5 đại lý dẫn đầu 1
20 đại lý tiếp theo 0,3
(Nguồn: phòng kinh doanh)
Bảng 2- 5: Mức thưởng hiện tại Công ty áp dụng cho trung gian.
Chế độ ưu đãi trong thanh toán hiện nay ở Công ty Vissan:
Nội dung Chế độ ưu đãi
trước thời hạn
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Bảng 2- 6: chế độ ưu đãi c) Thuyết phục thành viên tham gia kênh:
Công ty luôn quan tâm đến đại lý, luôn có những món quà bất ngờ thể hiện sự trân trọng với họ. Công tác chăm sóc khách hàng, đại lý của Vissan làm bài bản, rất chuyên nghiệp, xuất phát từ cái tâm chứ không phải kiểu “ban phát” cho đại lý như một số công ty khác. Phòng kinh doanh hợp tác giúp đỡ, không bỏ rơi, không đối xử bạc bẽo khi đại lý gặp khó khăn trong kinh doanh, bế tắc trên thị trường. Công ty thực hiện nhiều chính sách đa dạng, cởi mở, ưu đãi cho các đại lý; tiền thưởng, tiền chiết khấu rất rõ ràng. Bán hàng của Vissan, đại lý rất yên tâm vì người tiêu dùng rất tin tưởng chất lượng sản phẩm Vissan.
2.5.2.2 Đánh giá hoạt động của các thành viên kênh
Công tác đánh giá hoạt động kênh phân phối do phó giám đốc chịu trách nhiệm thục hiện. Để đánh giá hoạt động các kênh phân phối, phòng kinh doanh đã xây dựng các tiêu chí cũng như các định mức để đánh giá hiệu quả hoạt động của các kênh phân phối, tuy nhiên việc này chưa được làm một cách hệ thống, các đánh giá chủ yếu là định tính chưa có một văn bản cụ thể nào cho việc đánh giá kênh. Các tiêu chí để đánh gía một kênh phân phối có hoạt động hiệu quả hay không đó là mức doanh số mà kênh đó đạt được trong một thời kỳ nhất định, ngoài ra còn có các tiêu chí khác như thời gian giao hàng, thời gian thanh toán, mức độ hợp tác cũng được đưa ra để xem xét.
2.5.2.3 Hoạt động quản lý kênh:
Hiện nay mặc dù Công ty đã có bộ phận quản lý kênh riêng nhưng việc quản lý kênh vẫn phải thông qua đội ngũ nhân viên thị trường. Đội ngũ này vừa có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát việc bán hàng của đại lý, phối hợp với các đại lý để hỗ trợ họ trong việc bán hàng. Ngoài ra họ còn phải nghiên cứu thị trường, thu thập và báo cáo với cấp trên về những thông tin mà mình thu thập được… Với một khối lượng công việc khá lớn như vậy mà Công ty chưa có phòng marketing riêng, mọi hoạt động đều do phòng kinh doanh đảm nhiệm, chính vì vậy hiệu quả của hoạt động quản lý kênh là chưa cao. Bởi các nhân viên thị trường khó có thể cùng một lúc có thể làm tốt được với một khối lượng công việc nhiều như vậy. Nếu được tách riêng ra làm một bộ phận riêng biệt, với các hoạt động chuyên biệt thì chắc chắn hoạt động quản lý kênh sẽ tốt hơn. Chính vì vậy Công ty cần có một bộ phận chuyên trách đảm nhiệm hoạt động này, có như vậy họ mới có thể chuyên tâm vào hoạt động quản lý hệ thống kênh phân phối của Công ty.
Một vấn đề khác cũng còn tồn tại trong việc quản lý kênh phân phối của Công ty, đó là Công ty mới chỉ quản lý đến các trung gian là đại lý, siêu thị mà chưa quản lý đến những người bán lẻ một cách chặt chẽ. Chính vì vậy chưa có một sự phối hợp đồng bộ, thống nhất hay ràng buộc, cũng như là phân chia rủi ro giữa các thành viên kênh với nhau. Chính vì vậy, Công ty khó có thể tạo lòng tin từ các
trung gian của mình, và càng khó có thể khiến các họ trung thành với mình. Nhất là đối với những người bán lẻ, họ là người trực tiếp tiếp xúc nhiều nhất với người tiêu dùng. Họ là lực lượng có thể nắm bắt được những thay đổi hành vi, nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng môt cách nhanh nhất và chính xác nhất. Chính vì vậy, Công ty cần biến họ thành những thành viên trung thành, quản lý và giám sát chặt chẽ, có như vậy mới tránh được những xung đột không đáng có giữa các thành viên trong kênh, giữa các nhà bán lẻ với nhau, giữa đại lý với các nhà bán lẻ. Có như vậy mới tăng được hiệu quả của hệ thống kênh phân phối.