Tại các Trung tâm khi phát sinh nghiệp vụ giảm trừ doanh thu, kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 111, 112, 13111
Có TK 521, 531, 532 Các khoản giảm trừ doanh thu.
Cuối kỳ kế toán kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán trừ vào doanh thu thực tế để xác định doanh thu thuần, ghi:
Nợ TK 51111, 51112, 51131, 51132 Có TK 521 Chiết khấu thương mại. Có TK 531 Hàng bán bị trả lại. Có TK 532 Giảm giá hàng bán.
Tại xí nghiệp thiết kế, cuối kỳ thực hiện kết chuyển hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán (nếu có) trừ vào doanh thu thực tế thực hiện trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ (5123). Có TK 5212, 5312, 5322
Cuối kỳ, các đơn vị phụ thuộc thực hiện tập hợp vào báo cáo các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại. giảm giá hàng bán) (theo mẫu phụ lục số 2.2) và gửi về văn phòng Công ty.
Kế toán tại Công ty căn cứ vào báo cáo này để thực hiện hạch toán và nhập số liệu vào chứng từ ghi sổ:
Nợ TK 521, 531, 532
Có TK 13611 Phải thu về SXKD
Và kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào doanh thu thực hiện trong kỳ để xác định doanh thu thuần:
Nợ TK 511, 512
Có TK 521, 531, 532
Từ chứng từ ghi sổ, số liệu sẽ được phần mềm kế toán chuyển đến sổ chi tiết các TK: TK 5211 (chiết khấu bán hàng hóa), TK 5213 (chiết khấu cung cấp dịch vụ), TK 5311 (chiết khấu hàng hóa bị trả lại), TK 53131 (doanh thu cước dịch vụ thông tin di động bị từ chối), TK 53138 (doanh thu dịch vụ khác bị từ chối), TK 5321 (giảm giá hàng bán), TK 53231 (giảm giá cước dịch vụ thông tin di động), TK 53238 (giảm giá dịch vụ khác)…
Đồng thời số liệu cũng được chuyển đến sổ cái của các TK 5211, TK 5213, TK 5311, TK 53131, TK 53138, TK 5321, TK 53231, TK 53238…
Số liệu từ các sổ cái các tài khoản doanh thu sẽ được máy tính tập hợp để tổng hợp nên báo cáo doanh thu toàn Công ty.
