tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà.
Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà cùng với sự nghiên cứu lý luận trong chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam, em thấy bộ phận kế toán bán hàng của công ty còn tồn tại một số vấn đề và việc giải quyết các vấn đề này là cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Vì vậy, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán sản phẩm vở học sinh tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà như sau:
Về bộ máy kế toán
Để nâng cao kinh nghiệm và giúp các kế toán viên có tầm nhìn khái quát và sâu sắc về từng phần hành của công việc, công ty nên có chính sách để giúp các kế toán viên trao đổi phần hành cho nhau, có thể là vài năm trao đổi một lần để khi quay lại công việc cũ họ sẽ thực hiện tốt hơn phần việc của mình và trong trường hợp thiếu nhân viên kế toán thì công ty sẽ dễ dàng điều động hơn. Đối với các kế toán viên là nữ công ty có thể đề ra yêu cầu như không được phép có thai trong
vòng 4 tháng kể từ khi vào làm để tránh tình trạng thiếu nhân viên và tăng chi phí do hưởng chế độ thai sản…
Về luân chuyển chứng từ trong kế toán bán sản phẩm vở học sinh của công ty
Để đảm bảo cho việc nhập dữ liệu vào sổ sách kế toán được kịp thời, phòng kế toán cần quy định rõ thời gian nộp chứng từ thống nhất như: Sau khi lập phiếu xuất kho lấy đầy đủ các chữ ký của các bộ phận liên quan cần chuyển ngay cho phòng kế toán để làm căn cứ lập hóa đơn GTGT, hạch toán nghiệp vụ kịp thời công việc. Các chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Giấy báo có, Phiếu thu...) khi chuyển về văn phòng cần được phân loại sắp xếp riêng cho từng nội dung để thuận tiện cho công tác theo dõi, đối chiếu số liệu để vào các hồ sơ, thẻ, bảng liên quan. Có thể sắp xếp theo cách sau: Các hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, báo nơ, báo có…mỗi loại được lưu vào một tập khác nhau. Trong đó, mỗi tập lại chia thành các tập nhỏ được phân loại theo từng tháng.
Trường hợp phát sinh chiết khấu thương mại
Công ty nên hạch toán khoản chiết khấu thương mại vào tài khoản 521 và mở sổ cái TK 521 để theo dõi riêng chiết khấu thương mại cho khách hàng khi khách hàng mua từ 2 vở học sinh chiếc sản phẩm vở học sinh trở lên. Như vậy thông tin kế toán cung cấp sẽ rõ ràng hơn, người sử dụng thông tin có thể xác định chính xác những nghiệp vụ bán hàng nào phát sinh chiết khấu thương mại.
Khi công ty tiến hành chiết khấu thương mại cho khách hàng mua với số lượng lớn, căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chừng từ liên quan khác, kế toán ghi:
Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra tính trên khoản CKTM Có TK 111, 112, 131 – Tổng số tiền phải giảm trừ.
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ các khoản chiết khấu thương mại vào TK 511 Nợ TK 511 – Giảm trừ doanh thu
Có TK 521 – Chiết khấu thương mại dành cho khách hàng.
Trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi – TK 1592
Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, tạo thế chủ động cho công ty trong trường hợp khách hàng chưa thanh toán hoặc không có khả năng thanh toán.
• Khoản nợ có chứng từ gốc, ghi trên hợp đồng kinh tế, các chứng từ khác.
• Những khoản nợ quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết khác.
• Nợ phải thu chưa đến hạn nhưng đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, …
Công ty cần dự kiến mức hao hụt có thể xảy ra, tiến hành lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi, kèm chứng từ minh chứng cho các khoản nợ khó đòi.
Phương pháp tính dự phòng khoản phải thu khó đòi: Số DPPTKĐ cho tháng
kế hoạch của khách hàng =
Số nợ phải thu
của khách hàng X
Tỷ lệ ước tính không thu được của khách hàng Ta có thể tính dự phòng phái thu khó đòi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu:
Số DPPTKD lập cho
tháng kế hoạch = Tổng doanh thu bánchịu x Tỷ lệ phải thukhó đòi ước tính
Nội dung lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Sử dụng tài khoản 1592 “Dự phòng phải thu khó đòi”
• Khi trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi tăng chi phí quản lý kinh doanh (Nợ TK 6422) và ghi tăng dự phòng phải thu khó đòi (Có TK 1592).
• Khi hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi giảm khoản dự phòng (Nợ TK 1592) đồng thời gho giảm chi phí quản lý kinh doanh (Nợ TK 6422).
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Các mặt hàng phụ tùng mà công ty nhập về để lắp ráp có sự biến động giá cả lớn cần có sự theo dõi. Do vậy công ty nên dự tính các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạn chế ảnh hưởng biến động của giá. Đó là việc tính trước vào giá vốn hàng bán một khoản chi phí mà thực tế chưa phát sinh để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ kế toán sau.
Theo quy định của Bộ Tài Chính thì khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính vào cuối niên độ kế toán dựa vào cơ sở kết quả kiểm kê hàng hóa. Công ty thực hiện đối chiếu giữa giá gốc của hàng tồn kho được ghi nhận trên sổ sách kế toán với giá thị trường của từng loại hàng tồn kho. Lập dự phòng giảm giá riêng cho từng mặt hàng và chỉ lập cho những mặt hàng mà giá gốc của nó cao hơn giá trên thị trường.
Mức lập dự phòng giảm
giá HTK =
Số lượng hàng hóa bị giảm giá tại thời điểm lập
X ( Giá gốc hàng hóa – Giá mua)
Sử dụng tài khoản 1593 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản này có kết cấu sau:
Bên nợ: Số dự phòng giảm giá đã sử dụng trong kỳ và hoàn nhập dự phòng giảm giá không dùng đến.
Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá cho niên độ tới. Dư có: Dự phòng giảm giá đầu tư hiện còn.
Về hoàn thiện sổ kế toán
Công ty nên mở sổ theo dõi chi tiết doanh thu bán sản phẩm vở học sinh cho từng loại vở học sinh, như vậy mới biết được mặt hàng nào mang lại doanh thu chủ yếu cho công ty, mặt hàng nào có tỷ lệ tiêu thụ kém để nhà quản trị có những biện pháp thúc đẩy bán hàng phù hợp, cụ thể: Mở sổ chi tiết bán hàng của mặt hàng vở học sinh cuốn ép rác, vở học sinh téc xăng, vở học sinh téc nước, vở học sinh hút chất thải để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Đồng thời, mở sổ chi tiết thanh toán cho từng khách hàng để việc theo dõi công nợ được tiến hành hiệu quả hơn.
Sử dụng phần mềm kế toán
Hiện nay công ty có sử dụng excel trong quá trình kế toán song công ty nên kết hợp với sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm nghiệp vụ phát sinh của công ty như: Misa, Fast accounting…Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán viên và thông tin cung cấp nhanh chóng, kịp thời hơn.
Công ty có thể sử dụng phần mềm Fast accounting 2009 cho kế toán bán sản phẩm vở học sinh, phần mềm này hướng đến doanh nghiệp nhỏ và vừa phù hợp với công ty và liên tục cập nhật chế độ tài chính, kế toán và thuế mới nhất đồng thời phần mềm này có giá cả tương đối hợp lý và dễ dàng sử dụng, phù hợp với trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán trong công ty.
Tuy nhiên, sử dụng phần mềm kế toán cũng cần lưu ý tới vấn đề bảo mật thông tin, phải có sự lưu trữ thông tin đầy đủ để tránh rủi ro do lỗi phần mềm. Nên phân quyền truy cập rõ ràng cho từng đối tượng kế toán để tránh việc rò rỉ thông tin.
Khi sử dụng phần mềm kế toán phải đáp ứng được nhu cầu thân thiện với người dùng, hiệu quả…, phản ánh trung thực và chính xác các nghiệp vụ kế toán đồng thời giảm thiểu tối đa công việc cho kế toán viên.
3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp hoàn thiện kế toán bán sản phẩm vở họcsinh tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà sinh tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà
Trên cơ sở kết hợp giữa lý luận và thực tế công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà cùng với vốn kiến thức của mình em đã nêu lên một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng mà cụ thể là bán sản phẩm vở học sinh chuyên dùng tại công ty. Để thực hiện những giải pháp đó cần có sự giúp đỡ từ phía Nhà nước, công ty và các bên liên quan cùng thực iện các giải pháp để đảm bảo việc thực hiện các giải pháp mang lại hiệu quả tốt nhất
Về phía Nhà nước
Hiện nay, các văn bản pháp lý kế toán được ban hành vẫn còn thiếu sự đồng bộ, bên cạnh đó còn tồn tại những quy định chưa thật sự phù hợp với điều kiện thực tiễn kế toán tại các doanh nghiệp, gây khó khăn cho kế toán trong việc áp dụng vào thực tế đơn vị mình. Vì vậy, Nhà nước cần nghiên cứu để đồng bộ hệ thống pháp lý, điều chỉnh sao cho các quy định phù hợp và gắn liền với thực tiễn, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thể áp dụng một cách linh hoạt vào đơn vị mình.
Đối với công ty
Công ty cần không ngừng nâng cao năng lực, trình độ đội ngũ nhân viên kế toán. Bên cạnh đó, công ty cũng cần có những chính sách cụ thể đào tạo ngắn hạn cho nhân viên kế toán, thường xuyên cập nhật các chính sách, chế độ mới làm cơ sở cho công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán bán sản phẩm vở học sinh nói riêng.
Tạo điều kiện cho nhân viên kế toán đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu về từng phần hành cụ thể, từ đó hoàn thiện hơn kế toán bán sản phẩm vở học sinh của công ty. Đồng thời công ty nên đầu tư thêm cơ sở vật chất kỹ thuật tốt hơn cho phòng kế toán để vận dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán đạt hiệu quả cao.
Để thực hiện các giải pháp trên hiệu quả, khả thi, kế toán công ty cần phải tuân thủ chặt chẽ các quy định trong chẩn mực và chế độ kế toán (theo Quyết định
48/2006/QĐ – BTC). Nhân viên kế toán cần được thường xuyên trau dồi thêm những kiến thức về ngành hàng công ty đang kinh doanh để phản ánh doanh thu, chi phí đúng tài khoản, mở thêm các tài khoản chi tiết phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp…
Tiếp tục hoàn thiện một số nội dung trong quy chế tài chính và các quy định về tài chính kế toán. Lập kế hoạch chương trình, phối hợp và tham gia thực hiện công tác kiểm tra toàn diện, định kỳ tại công ty, cụ thể: công ty phải liên tục cập nhật các quy định kế toán hiện hành của Nhà nước. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra năng lực làm việc của nhân viên, tổ chức các đợt sát hạch về nghiệp vụ nhằm giúp nhân viên kế toán nâng cao tay nghề và thấy được hiệu quả hoạt động của phòng kế toán nói riêng cũng như phần nào năng lực của nhân viên công ty nói chung.