Nhìn chung, công tác kế toán bán sản phẩm vở học sinh nói riêng và kế toán nói chung của công ty phần lớn đã đáp ứng được yêu cầu quản lý trên các khía cạnh: Tuân thủ chuẩn mực, chế độ kế toán và phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Tuy nhiên, bên cạnh những điểm đã đạt được, công tác kế toán nói chung và kế toán bán sản phẩm vở học sinh nói riêng của công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
Về bộ máy kế toán
Tuy có sự phân công phần hành cho mỗi nhân viên kế toán nhưng chưa có sự thay đổi công việc cho mỗi thành viên để nâng cao kinh nghiệm trong nghề kế toán, kế toán trưởng còn kiêm nhiều việc ít nhiều đã làm hạn chế công tác tham mưu, phân tích, đề xuất biện pháp cho Ban giám đốc.
Do đội ngũ kế toán phần đông là nữ, còn trẻ nên thường xuyên bị trống một vài người do có việc gia đình xin nghỉ hoặc nghỉ đẻ nên không được ổn định, gây khó khăn cho hoạt động của công ty và làm tăng chi phí cho công ty.
Việc đối chiếu số liệu trên các chứng từ còn khó khăn và tốn thời gian, đặc biệt khi sử dụng chứng từ gốc là căn cứ để ghi các sổ liên quan, lập chứng từ ghi sổ hoặc khi cơ quan chức năng đến kiểm tra.
Nguyên nhân: Do việc luân chuyển chứng từ rõ ràng nhưng lại không tiến hành phân loại, sắp xếp chứng từ để theo dõi, đối chiếu. Bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán sản phẩm vở học sinh phát sinh được kế toán lưu chung thành một tập gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu thu, báo có…
Về tài khoản sử dụng và phương pháp vận dụng
Việc sử dụng hệ thống tài khoản trong kế toán bán hàng theo QĐ 48/BTC là đúng nguyên tắc, tuân theo chế độ kế toán. Công ty có chi tiết các tài khoản cấp II như 1561, 1562, 6321, 6322…Tuy nhiên việc chi tiết thành tài khoản cấp II vẫn chưa đủ (ví dụ như tài khoản 156 nên chi tiết thành tài khoản cấp III theo dõi riêng cho từng loại sản phẩm vở học sinh để tiện cho việc quản lý và theo dõi việc bán từng loại vở học sinh). Hiện nay công ty mới chỉ theo dõi doanh thu của tất cả loại vở học sinh thuộc sản phẩm vở học sinh vào tài khoản 5111, giá vốn theo dõi vào tài khoản 6321 trong khi sản phẩm vở học sinh có rất nhiều loại vở học sinh cần theo dõi chi tiết để biết được mặt hàng nào chiếm ưu thế và cần được sử dụng. Ngoài ra công ty chưa sử dụng các tài khoản giảm trừ (TK 521), tài khoản dự phòng (TK 159). Công ty chưa sử dụng tài khoản 1592 để lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Điều này ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và doanh thu bán vở học sinh chuyên dùng của công ty, trong khi thực tế giá trị của các loại sản phẩm vở học sinh có giá trị không lớn nhưng khi bán hàng tại công ty có nhiều trường hợp khách hàng chưa thanh toán đủ tiền ngay mà mới thanh toán được một phần của hợp đồng. Mặt khác, khách hàng mua vở học sinh của công ty chủ yếu là các khách lẻ nên quản lý tình hình thanh toán của khách hàng gặp khó khăn. Doanh thu bán sản phẩm vở học sinh lại là doanh thu chủ yếu của công ty nên khoản nợ của những khách hàng khó thu hồi và không thu hồi được đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của công ty.
- Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại hay giảm giá thì kế toán trừ ngay vào doanh thu bán hàng nên làm ảnh hưởng tới việc theo dõi doanh thu trong kỳ do đó ảnh hưởng đến doanh thu thuần.
Công ty chưa mở sổ chi tiết bán hàng từng loại sản phẩm vở học sinh để theo dõi riêng mà mới chỉ theo dõi chung tất cả các loại vở học sinh vào sổ chi tiết bán hàng, cũng như chỉ mở sổ cái TK 131 theo dõi chung cho toàn bộ khách hàng mà chưa mở sổ chi tiết thanh toán riêng cho từng khách hàng mua sản phẩm vở học sinh gây khó khăn cho việc theo dõi và thu hồi công nợ của công ty.
Về phần mềm kế toán
Hiện nay, công ty mới chỉ áp dụng excel vào trong kế toán bán hàng chứ chưa sử dụng phần mềm kế toán, điều này làm gia tăng công việc cho nhân viên kế toán và hiệu quả công việc bị giảm sút.
Nguyên nhân: Do việc sử dụng phần mềm kế toán hạn chế việc nâng cao tay nghề, nghiệp vụ và làm tăng tính ỷ lại cho nhân viên nên công ty đang cân nhắc có nên sử dụng phần mềm kế toán hay không.
3.2. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán sản phẩm vở học sinhtại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà