mại dịch vụ Ngọc Hà
2.2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Hóa đơn GTGT (Phụ lục 7)
Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó chứng từ sử dụng là Hóa đơn GTGT theo mẫu số 01GTKT – 3LL theo quy định của Bộ Tài Chính. Hóa đơn GTGT là chứng từ kế toán chứng thực công ty đã bán cho khách hàng một lượng hàng hóa cụ thể, căn cứ vào phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế giữa hai bên (nếu có) để doanh nghiệp xác định doanh thu và nghĩa vụ thuế với Nhà nước.
Phương pháp và trách nhiệm ghi: Hóa đơn GTGT do kế toán công ty lập và được lập thành 3 liên (đặt giấy than lên viết một lần).
Liên 1: Lưu tại quyển.
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Lưu hành nội bộ dùng để ghi sổ kế toán.
Hóa đơn GTGT phải ghi rõ: Ngày, tháng, năm lập,tên đơn vị bán, tên đơn vị mua, địa chỉ, hình thức thanh toán, mã số thuế. Người lập phải ghi rõ tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và số tiền vào hóa đơn.
Phiếu xuất kho (phụ lục 6) Là chứng từ kế toán để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT khách hàng. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng khớp nhau để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Phiếu xuất kho do kế toán lập khi nhận được hợp đồng bán hàng và yêu cầu xuất hàng do nhân viên bán hàng chuyển đến phòng kế toán, được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần): Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 gửi cho kế toán để ghi vào sổ kế toán và liên 3 giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các thông tin về: Họ tên người nhận hàng; tên đơn vị; số; ngày, tháng, năm lập
phiếu; lý do xuất kho và tên kho xuất hàng. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc ký sau đó giao cho người nhận để xuống kho lấy hàng. Khi xuất hàng, thủ kho ghi vào 2 cột số lượng thực xuất của từng mặt hàng, ghi ngày xuất, ký nhận vào phiếu xuất.
Phiếu thu (phụ lục 11)
- Mục đích: Xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ kế toán, ghi sổ các khoản thu có liên quan. Nhập quỹ nhất thiết phải có phiếu thu.
- Cách lập: Phiếu thu do kế toán tiền mặt lập và được lập khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi sổ từng quyển dùng trong một năm. Trong mỗi phiếu phải ghi số quyển và số của từng phiếu thu, số phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày tháng năm thu tiền. Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên ghi đầy đủ các nội dung và ký vào phiếu. Sau đó, chuyển cho kế toán trưởng duyệt và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký tên.
Giấy báo có(nợ) của ngân hàng hoặc chứng từ giao dịch(phụ lục 08): Là chứng từ
được gửi tới từ ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã được gửi vào tài khoản của công ty. Khi khách hàg chuyển trả tiền hàng vào tài khoản của công ty tại Ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi Giấy báo có để thông báo về khoản tiền khách hàng chuyển trả.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ này sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy đinh của Công ty. Các chứng từ này được sử dụng giữa phòng kế toán, định khoản và nhập số liệu theo Hình thức Nhật Ký Chung. Các hóa đơn, chứng từ này được công ty lưu giữ và bảo quản theo quy định của công ty đồng thời tuân thủ quy định về lưu trữ và bảo quản chứng từ theo luật kế toán. Đối với các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Trường hợp các chứng từ bị mất hoặc hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán bán hàng tại công ty được thực hiện theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC và sử dụng các tài khoản sau:
TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản
ánh doanh thu thực tế về bán hàng của công ty trong một kỳ kế toán và được mở chi tiết để theo dõi tình hình tiêu thụ từng loại hàng hóa và dịch vụ Nguyên tắc hạch toán:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu được tiền, hoặc sẽ thu được tiền từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).
- Tài khoản này chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư đã bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu tiền.
- Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT. Cụ thể công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế nên doanh thu bán sản phẩm vở học sinh được hạch toán là giá bán chưa bao gồm thuế GTGT.
Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá thực tế của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ.
Tài khoản 131 “ Phải thu khách hàng”
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng do bán chịu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ và tình hình thanh toán các khoản phải thu của khách hàng. Trong bán sản phẩm vở học sinh tài khoản này được sử dụng khi khách hàng mua vở học sinh nhưng mới chỉ thanh toán được một phần tiền hàng hoặc chưa thanh toán tiền hàng.
Tài khoản 112 “ Tiền gửi ngân hàng”
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi tại Ngân hàng của doanh nghiệp. Kế toán hạch toán vào tài khoản 112 khi nhận được giấy báo hoặc chứng từ giao dịch của Ngân hàng về việc khách hàng đã thanh toán tiền mua sản phẩm vở học sinh của công ty (hạch toán vào tài khoản 1121).
Nguyên tắc hạch toán
Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê (phụ lục 9).
2.2.2.3. Trình tự hạch toán
Công ty hạch toán tính thuế theo phương thức khấu trừ nên doanh thu bán hàng là doanh thu chưa có thuế GTGT. Mặt hàng sản phẩm vở học sinh mà cụ thể là vở học sinh chuyên dùng mà công ty đang kinh doanh không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt và chỉ tiêu thụ trong nước nên không chịu thuế xuất khẩu.
Bán lẻ hàng hóa
Thủ tục bán hàng với khách hàng:
- Khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm vở học sinh của Công ty thì giao dịch với công ty qua đơn đặt hàng. Căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ của công ty và các đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng sẽ vở học sinh xét số lượng sản phẩm vở học sinh trong kho có đáp ứng được yêu cầu của đơn đặt hàng không. Khi đủ đáp ứng yêu cầu, nhân viên bán hàng sẽ lập hợp đồng cùng yêu cầu xuất hàng.
- Sau đó, hợp đồng được chuyển đến phòng kế toán. Căn cứ vào hợp đồng kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho.
- Nhân viên bán hàng chuyển hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho xuống cho thủ kho.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất hàng.
Khách hàng sẽ đặt cọc tiền hoặc thanh toán toàn bộ tiền cho công ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản rồi lấy hàng.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ để ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 511), ghi tăng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (TK111, 112) hoặc khoản phải thu khách hàng (131) và tăng thuế GTGT đầu ra (3331).
Đồng thời, ghi tăng giá vốn hàng bán (632) và ghi giảm trị giá hàng hóa trong kho (156).
Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT số 0000245 ngày 27/03/2014, Công ty Cổ phần
điện máy Hà Nội xuất 100 thùng vở Ngọc Hà cho Công ty TNHH Thưong mại và Công nghệ STC. Giá vốn lô vở là 30.000.000 đồng, giá bán chưa thuế GTGT 10% là 41.000đ/thùng. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000245 (Phụ lục 7) chứng từ giao dịch từ ngân hàng (Phụ lục 9) kế toán ghi nhận doanh thu, đồng thời ghi nhận giá vốn căn cứ vào phiếu xuất kho số 37 (Phụ lục 6) ta có:
Ngày 27/3/2014:
+ Nợ TK 131(Cty STC): 45.100.000 Có TK 511: 41.000.000 Có TK 333: 4.100.000
+ Nợ TK 632: 30.000.000 Có TK 156: 30.000.000 Ngày 28/03/2014:
Nợ TK 112: 45.100.000
Có TK 131 (Cty STC): 45.100.000 Bán buôn qua kho
Trường hợp này kế toán hạch toán tương tự như bán lẻ vận chuyển thẳng, ở đây khách hàng thường mua với số lượng lớn nên sẽ được hưởng chiết khấu (đúng với chính sách bán hàng của công ty: mua từ 20 thùng vở trở lên sẽ được hưởng chiết khấu 2% tính trên tổng giá thanh toán và đã được trừ trên hóa đơn).
2.2.2.4. Sổ kế toán
Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, kế toán bán hàng sử dụng các sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung (phụ lục 10)
- Sổ chi tiết bán hàng.(phụ lục 12)
- Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản TK 511(phụ lục 13), 632(phụ lục 14).
- Sổ chi tiết phải thu khách hàng (phụ lục 15)
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, PXK…), kế toán hạch toán số liệu vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết (sổ chi tiết bán hàng…), đồng thời ghi vào sổ Nhật ký chung. Từ sổ Nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản 511, 632, 131, …
Cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các bút toán khóa sổ hoặc bút toán kết chuyển và lập báo cáo tài chính.
Cuối tháng hoặc cuối năm, sổ tổng hợp và chi tiết được in ra, đóng quyển và thực hiện các thủ tục theo quy định về sổ kế toán.
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN SẢN PHẨM VỞ HỌC SINH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KẾ TOÁN BÁN SẢN PHẨM VỞ HỌC SINH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NGỌC HÀ3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu 3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu