- Kế toán trưởng: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra công việc của các kế toán viên trong phòng Kế toán trưởng có nhiệm vụ lập các kế
Về ông tác tổng hợp và phân bổ chi phí
3.3.1. Nội dung kiến nghị hoàn thiện
Nhìn chung công tác kề toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại Chi nhánh Công ty Cổ Phần L.Q Joton tại Hải Dương đã đảm bảo tuân thủ theo các chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty, về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu của công tác quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên công tác này vẫn còn tồn tại những vấn đề chưa thật hợp lý, đòi hỏi phải hoàn thiện hơn nữa.
Thứ nhất:Về phần mềm kế toán
Chi nhánh nên có biện pháp cải tiến phần mềm kế toán đang sử dụng để có thể giảm bớt các thao tác kế toán thủ công, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói chung và kế toán tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm nói riêng.
Ví dụ: Đối với các bảng biểu như bảng tính giá thành, các báo cáo tài chính,
mẫu bảng được thiết kế trong phần mềm kế toán có khác biệt với mẫu biểu được quy định trong chế độ Kế toán làm cho kế toán phải lập lại báo cáo một cách thủ công dựa trên số liệu được phần mềm kế toán tính toán và cung cấp. Nếu có thể thiết kế lại các mẫu bảng đó trên phần mềm phù hợp với quy định hoặc Chi nhanh chuyển đổi sang một số phần mềm kế toán mới hiện hành như Fast Accounting, Misa,… thì sẽ giảm đáng kể khối lượng công việc vào cuối kỳ kế toán
Thứ hai:Về công tác tổng hợp và phân bổ chi phí
Kế toán cần quy định lại thời gian luân chuyển chứng từ để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành đúng quy định. Với cách hạch toán như hiện nay tại chi nhánh,
việc phân bổ tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành vào cuối tháng điều đó làm cho thông tin từ các phân xưởng gửi về phòng kế toán chậm. Khi nhận chứng từ với tổng khối lượng lớn vào cuối tháng, kế toán phải cập nhật số liệu vào máy cho kịp thời, như vậy có thể dẫn đến nhầm lẫn, thiếu sót. Trên thực tế đến ngày mùng 10 hàng tháng, phòng kế toán mới hoàn thành được công tác tính giá thành sản phẩm và lập Bảng tính giá thành.
Để khắc phục tình trạng này thì đến ngày 25 hàng tháng, kế toán phải hoàn tất cập nhật chứng từ phát sinh trong 25 ngày đầu tháng. Các chứng từ phát sinh vào những ngày cuối tháng phải được cập nhật xong vào ngày mùng 1 và mùng 2 tháng sau. Đến 5 giờ chiều ngày cuối cùng của tháng, kế toán khoá sổ kiểm kê thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên vật liệu để đến ngày mùng 1 tháng sau phòng kế toán đã có tất cả số liệu kiểm kê và tiến hành hạch toán, quyết toán lương cho 2 phân xưởng. Như vậy, phòng kế toán đã tập hợp được đủ số liệu cho công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Trong 5 ngày đầu tháng này, phòng kế toán cần huy động nhân viên làm thêm giờ, nâng cao hiệu suất công việc để hoàn thành việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đảm bảo lập báo cáo chi phí giá thành nộp cho cấp quản lý vào mùng 5- 6 hàng tháng.
Thứ ba: Về chế đãi ngộ cán bộ công nhân viên
Để có được lòng trung thành và sự tận tụy, cống hiến hết mình vì sự phát triển của công ty của cán bộ công nhân viên đòi hỏi ban lãnh đạo cần có sự đãi ngộ, khuyến khích cán bộ công nhân viên phát triển năng lực, làm việc hiệu quả. Bên cạnh việc áp dụng các chính sách về lương, thưởng…Chi nhánh cần tổ chức tập huấn, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho kế toán viên nói riêng và cán bộ công nhân viên nói chung; thực hiện chế độ đãi ngộ thỏa đáng cho người lao động làm thêm giờ ngoài việc đảm bảo cho người lao động theo quy định của Nhà nước. Ngoài ra cần luôn đảm bảo cho cán bộ công nhân viên hưởng chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, chế độ phúc lợi sau khi nghỉ hưu, về mất sức theo đúng quy định của Nhà nước. Với các cán bộ có kinh nghiệm lâu năm công ty nên có chính sách đãi ngộ, khen thưởng đặc biệt để họ ngày càng gắn bó và cống hiến lâu dài cho Chi nhánh Công ty. Chi nhánh cũng nên có những phần thưởng xứng đáng cho những cán bộ công nhân viên có thành tích cao trong công tác, nhằm khích lệ cán bộ công nhiên viên và thúc đẩy nhân viên cống hiến cho Chi nhánh Công ty nhiều hơn nữa. Bên cạnh đó tình hình sức khỏe của cán bộ công nhân viên cũng cần được quan tâm, hàng quý cho tổ chức khám sức khỏe định kì, khuyến khích các hoạt động thể dục thể thao...
Thứ tư : Chi nhánh nên tiến hành phân tích giá thành sản phẩm.
Mỗi doanh nghiệp ngoài các thông tin kế toán phục vụ cho việc phản ánh mối quan hệ với các đối tượng bên ngoài còn có các thông tin kế toán phục vụ cho việc
75
phản ánh các mối quan hệ bên trong doanh nghiệp. Nhưng ở Chi nhánh các thông tin về kế toán đặc biệt là kế toán chi phí chưa phản ánh được điều này.
Để chi phí được quản lý chặt chẽ hơn nữa, các thông tin về chi phí mang lại hiệu quả cao cho quá trình ra quyết định của lãnh đạo thì hàng năm Chi nhánh nên tiến hành phân tích giá thành sản phẩm để biết được những nhân tố nào ảnh hưởng tiêu cực, những nhân tố nào ảnh hưởng tích cực đến giá thành sản phẩm của Công ty. Đồng thời qua đó cũng xem được phân xưởng nào tiết kiệm hay lãng phí phần chi phí Chi nhánh đã giao cho, để từ đó có biện pháp khắc phục giảm bớt các nhân tố tiêu cực, phát huy nhân tố tích cực.
Cụ thể trong giá thành sản phẩm bao gồm các bộ phận chi phí: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Ta cần tiến hành phân tích xem từng bộ phận chi phí chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng giá thành sản phẩm, so sánh giữa kỳ này với kỳ trước, giữa các phân xưởng với nhau để xem xét tỷ trọng của từng bộ phận chi phí như vậy đã hợp lý hay chưa, nếu chưa hợp lý thì nguyên nhân là do đâu, từ đó tìm ra biện pháp khắc phục. .
Thứ năm: Quản lý lại mức chi phí nguyên vật liệu tiêu hao.
Vì chi phí NVL trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm của Chi nhánh, mà hiện nay Chi nhánh vẫn chưa có biện pháp để quản lý mức chi phí NVL tiêu hao làm ảnh hưởng đến tổng chi phí, từ đó ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy, để kiểm soát được mức tiêu hao NVL, Chi nhánh có thể lập định mức chi phí NVL đối với từng đơn đặt hàng như sau:
Đinh mức CP NVL cho 1 đơn vị SP = Định mức giá đơn vị NVL x Định mức lượng NVLTT cho một đơn vị sản phẩm Định mức lượng NVLTT cho 1 đơn vị sản phẩm = Lượng NVL cần thiết để SX đơn vị sản phẩm + Mức hao hụt cho phép _ Mức NVL Cho sản phẩm hỏng cho phép Định mức giá đơn vị NVL được xác định bởi phòng vật tư với phòng kế toán. Nhân viên phòng vật tư chịu trách nhiệm định giá yêu cầu về NVL cho các nhà cung cấp khác nhau, để từ đó chọn một nhà cung cấp NVL đáp ứng các yêu cầu về mặt chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng. Phòng kế toán lập các bảng dự toán ngân sách cho từng phân xưởng và gửi cho phòng vật tư để xác định các khoản chi phí cho NVL.
Định mức giá đơn
Sau khi hoàn thành sản phẩm, Chi nhánh nên lập bảng phân tích tình hình thực hiện định mức NVL như sau :
Chi tiêu Định mức (1) Thực tế (2) Chênh lệch (2-1)
+/- %
1. Định mức giá đơn vị NVL 2. Định mức lượng NVL
Thứ sáu: Tiến hành trích trước chi phí sửa chưa lớn TSCĐ
Chi nhánh Công ty nên trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ với mục đích để nhằm ổn định chi phí sản xuất trong các kỳ, tránh sự đột biến. Vì TSCĐ tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh Công ty cũng chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản và yêu cầu cần được bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên, định kỳ để bảo đảm hoạt động kinh doanh được liên tục. Do đó khoản chi phí này cũng cần được trích trước để ổn định chi phí.
Khi tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo dự toán, kế toán ghi : Nợ TK 627, 641, 642 – Chi phí liên quan
Có TK 335 – Chi phí phải trả
Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn, căn cứ vào chứng từ hóa đơn hợp lý, hợp lệ kế toán ghi : Nợ TK 2413 – Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Có TK 111, 112, 331,…
Khi công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, kế toán ghi :
Nợ TK 627, 641,642 ( Nếu số đã chi lớn hơn số trích trước) Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (Số đã trích trước)
Có TK 2413 – Tổng chi phí thực tế phát sinh
Có TK 627, 641, 642 (Nếu số đã chi nhỏ hơn số trích trước)
77
Trích trước chi phí sản xuất
Sơ đồ 3.1. Hạch toán chi phí phải trả nhƣ sau
Phần dự toán trích thiếu Phần dự toán trích thừa
Thứ bảy:Đánh giá lại sản phẩm dở dang
Chi nhánh đang xác định giá trị sản phẩm dở dang theo sản lượng ước tính tương đương. Để đảm bảo tính chính xác của việc đánh giá, các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phải xác định theo số thực tế xuất dùng.
Đối với các loại chi phí bỏ ngay từ đầu quy trình công nghệ, đó là Chi phí nguyên liệu và chi phí nhiên liệu thì công thức xác định sản phẩm dở dang như sau:
Chi phí nguyên, nhiên vật liệu trực tiếp = Chi phí dở dang đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ × Số lượng SPDD không quy đổi Số lượng
thành phẩm +
Số lượng SPDD không quy đổi
Các loại CP chế biến khác như: Chi phí NCTT, Chi phí SXC thì xác định SPDD cuối kỳ theo công thức sau:
Chi phí NCTT, Chi
phí SXC =
Chi phí dở dang
đầu kỳ + Chi phí chế biến trong kỳ
× Số lượng SPDD quy đổi Số lượng thành phẩm + Số lượng SPDD quy đổi