2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Phúc Đạt
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Kế toán trƣởng
Kế toán trưởng là thành viên của Ban giám đốc, là người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán, người chỉ đạo chung và tham mưu chính cho lãnh đạo về tài chính và các chiến lược tài chính, kế toán cho doanh nghiệp. Kế toán trưởng là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh những công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất.
- Kế toán trưởng có trách nhiệm:
- Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán;
- Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật này;
Kế toán tổng hợp
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ:
- Kiểm tra toàn bộ các định khoản, các nghiệp vụ phát sinh
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu chi tiết và số liệu sổ tổng hợp
- Kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Thủ quỹ Kế toán kho
và tiền lương Kế toán tiêu thụ Kế toán công nợ và thanh toán
Thủ quỹ
- Giữ quỹ tiền mặt và hoàn toàn chịu trách nhiệm về những mất mát xảy ra và phải bồi thường những mất mát này. Đảm bảo số dư tiền mặt tại quỹ luôn luôn khớp với số dư trên tài khoản sổ quỹ.
- Thực hiện các giao dịch đơn giản với ngân hàng như: rút tiền về quỹ, nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, lấy sổ phụ, nộp thuế vào ngân sách nhà nước
- Tham khảo kế hoạch thu chi tài chính trong tháng, cân đối lượng tiền tồn quỹ và tiền gửi ngân hàng để thông báo kịp thời cho kế toán trưởng và Tổng giám đốc về số dư quỹ và đề xuất phương án điều chỉnh hợp lý, kịp thời và hiệu quả.
- Chi tiền khi có đầy đủ các chứng từ, văn bản kèm theo và có phê duyệt của người có thẩm quyền là Tổng giám đốc, người được uỷ quyền và kế toán trưởng.
- Có trách nhiệm chuyển cho kế toán tổng hợp phiếu chi/phiếu thu và các chứng từ đi kèm cho các nghiệp vụ thanh toán từ quỹ (ngay khi phát sinh) để Kế toán tổng hợp kịp thời hạch toán các khoản chi phí đó vào sổ cái một cách đầy đủ và chính xác.
- Hỗ trợ kế toán tổng hợp trong việc in ấn, đóng sổ.
Kế toán kho và tiền lƣơng
Nhiệm vụ chính của kế toán kho là việc ghi chép, phán ánh đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ nhập xuất nguyên vật liệu. Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho. Kế toán phải cùng với các bộ phận khác trong đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê định kỳ với hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số vật tư, hàng hóa thực tế.
Đồng thời tính các khoản tiền lương các khoản trích theo lương như BHYT, BHXN, KPCĐ, BHTN,..., theo dõi các khoản tạm ứng lương của cán bộ, nhân viên.
Kế toán tiêu thụ
Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời khối lượng hàng hóa bán ra, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng xuất bán nhằm xác định đúng đắn kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình bán hàng
Kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch lợi nhuân, thời gian thanh toán và quản lý chặt chẽ tiền bán hàng, thu nộp ngân sách Nhà nước.
Báo cáo kịp thời, thường xuyên tình hình tiêu thụ, tình hình thành toán với khách hàng theo từng loại hàng, từng hợp đồng kinh tế, từng thời gian ... đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý và phải giám sát chặt chẽ hàng bán trên các mặt: sô lượng, chất lượng, chủng loại... Đôn đốc việc thu tiền bán hàng về doanh nghiệp kịp thời, tránh hiện tượng tiêu cực sử dụng tiền bán hàng cho mục đích cá nhân.
Kế toán công nợ và thanh toán
- Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Đồng thời theo dõi các khoản thu, chi, phải trả, thanh toán của khách hàng. Theo dõi công nợ của từng khách hàng
- Kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng theo từng chứng từ phát sinh công nợ, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn, báo cho bộ phận bán hàng, cán bộ thu nợ và cán bộ quản lý cấp trên
- Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ
- Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt.
2.1.4.2. Các chính sách kế toán hiện đang áp dụng tại Công ty
- Chế độ kế toán áp dụng theo: QĐ48/2006-BTC
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/1/N và kết thúc vào ngày 31/12/N (Tính theo năm dương lịch)
- Kỳ kế toán: theo tháng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong tiền tệ kế toán: đồng Việt Nam
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ
- Hình thức ghi sổ là hình thức nhật ký chung
- Công ty không sử dụng phần mềm kế toán và chỉ sử dụng excel làm công cụ hỗ trợ.