- Quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ ở tất cả các khâu: Từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng.
3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toán nguyên vật liệu tạiCông ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn. Công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn.
Để nõng cao và hoàn thiện dần cụng tỏc kế toỏn núi chung và kế toỏn NVL núi riờng, ngoài việc duy trỡ và phỏt huy những ưu điểm đó cú thỡ bờn cạnh đú cần nhanh chúng tỡm ra cỏc biện phỏp khắc phục những hạn chế đang tồn tại làm ảnh hưởng nhất định đến cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty.
Với đặc điểm kinh doanh, tỡnh hỡnh thực tế, sau thời gian nghiờn cứu cụng tỏc kế toán nguyên vật liệu tại Cụng ty nhận thức được tầm quan trọng của kế toỏn NVL đối với cụng tỏc kế toỏn núi chung tụi đưa ra một số kiến nghị sau dựa vào cỏc tồn tại cũng như điều kiện, tỡnh hỡnh thực tế của cụng tỏc kế toỏn NVL:
3.3.1. Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán:
3.3.2. Thanh lý nguyờn vật liệu tồn kho lõu năm
Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn đang cú một khối lượng lớn NVL tồn kho từ rất nhiều năm, hiện nay khụng cần sử dụng mà phần lớn cỏc vật tư này là cỏc phụ tựng dự trữ đặc biệt.
Nhằm thu lại lượng vốn tồn đọng đó nhiều năm của cụng ty đang nằm trong kho NVL cụng ty cần tiến hành thanh lý hoặc nhượng bỏn ngay. Do Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn trực thuộc và chịu sự quản lý của Tổng Cụng ty Xi măng Việt Nam nờn muốn được thanh lý, nhượng bỏn cỏc NVL này, cụng ty cần làm thủ tục bỏo cỏo lờn Tổng Cụng ty để được phờ duyệt.
Vớ dụ: Như phụ lục cỏc NVL cần thanh lý nhượng bỏn trong bảng dưới đõy:
Biểu số 3.3
TỔNG CễNG TY XI MĂNG VIỆT NAM CễNG TY XI MĂNG BỈM SƠN
BẢNG NGUYấN VẬT LIỆU TỒN KHO (Ứ ĐỌNG)
Ngày 01/07/2008 STT Mó vật tư Tờn vật tư ĐVT Tồn cuối kỳ Số lượng Giỏ trị 1 2411.022324.008 B/ống mềm cao cấp HD1SNDN 06x315243.103 Cỏi 2,000 250.000
2 2411.28BI03.005 Bi cỏt đăng tay lỏi Cỏi 9,000 2.2250.000
… … … … … …
10 2411.28BL06.069 Bu lụng 16x40 Cỏi 278,000 5.000.000 11 2411.28BL06.069 Bu lụng bẹt 12x60 Cỏi 986,000 4.976.455
… … … … … …
187 2411.022337.010 Ghi 37.0178000090 Cỏi 10,000 153.914.980 188 2411.022337.041 Ghi mỏy lạnh Cỏi 5,000 55.957.490
… … … … … …
607 2411.2833603.063 Độngcơ 3.12.526T.400 KW Cỏi 2,000 41.383.800 608 2411.2833603.053 Động cơ ĐA3.800 KW Cỏi 1,000 187.600.000
… … … … … …
Tổng cộng 12.696.098.054
Khi cú quyết định phờ duyệt của Tổng Cụng ty thỡ giỏ trị cỏc NVL tồn kho cần được đỏnh giỏ lại nhằm xỏc định giỏ trị hợp lý của NVL tại thời điểm đỏnh giỏ lại do hội đồng hoặc ban đỏnh giỏ lại thực hiện.
Thường cỏc NVL tồn từ nhiều năm tại cụng ty đó hao mũn, hỏng húc, han rỉ nờn cú giỏ trị nhỏ hơn giỏ trị ghi trờn sổ kế toỏn.Căn cứ vào cỏc chứng từ đỏnh giỏ lại NVL, kế toỏn ghi:
Nợ TK 412 (4122) Cú TK 152
Cụng ty nờn tiến hành thanh lý, nhượng bỏn cỏc loại NVL này nhằm thu hồi sớm nhất phần vốn đầu tư.
- Khi xuất kho NVL để bỏn thỡ căn cứ vào giỏ thực tế, kế toỏn sẽ định khoản vào mỏy (Trờn “phiếu xuất kho”)
Nợ TK 632 (6321) Cú TK 152
- Số tiền thu được từ việc nhượng bỏn NVL, kế toỏn định khoản trờn “Hoỏ đơn bỏn hàng”:
Nợ TK 131 - Số tiền thực thu Cú TK 511 – Doanh thu
Cú TK 333(33311) - Thuế GTGT
Khi thu tiền hoặc nhận giấy bỏo cú của Ngõn hàng thỡ Kế toỏn sẽ cập nhật vào “Phiếu thu” và “Giấy bỏo cú”.
Để tiến hành thanh lý nhượng bỏn cỏc NVL tồn kho lõu năm tại Cụng ty là vấn đề cũng phức tạp mà từ rất nhiều năm nay chưa được phờ duyệt và thực hiện. Tuy nhiờn nếu làm được, Cụng ty khụng những thu hồi lại được một phần vốn đó đầu tư mà cũn giảm bớt được khối lương lớn cỏc cụng việc cho kế toỏn trong việc theo dừi, hạch toỏn và lờn cỏc bỏo cỏo định kỳ cho cỏc nguyờn vật liệu đú. Đồng thời, cụng ty cũn tiết kiệm được cỏc chi phớ trong việc cất giữ, bảo quản,…để giải phúng cỏc kho, tập trung vốn đầu tư, nhõn lực, quản lý cho cỏc loại NVL thiết yếu khỏc.
3.3.3. Về tổ chức quản lý NVL
Như đó trỡnh bày ở phần trờn, tổ chức quản lý NVL cũn tồn tại rất nhiều bất cập. Sự phõn chia quản lý cú sự khỏc nhau giữa bộ phận thống kờ tổng kho với kế toỏn NVL gõy nhiều khú khăn cho việc đối chiếu số liệu
giữa tổng kho - kế toỏn - thủ kho. Để cú thể nõng cao được quản lý NVL cần cú sự phõn chia quản lý khoa học tạo hiệu quả hơn so với cỏch phõn chia cũ.
Theo cỏch phõn chia cũ: Bộ phận thống kờ thủ kho theo dừi vật tư về cỏc loại mặt hàng, cũn kế toỏn theo dừi vật tư theo kho, cỏc vật tư nằm ở cỏc kho và một kho thỡ cú nhiều loại vật tư khụng thống nhất cho kho CCDC và kho NVL. Điều này làm cho quỏ trỡnh đối chiếu số liệu trở nờn chồng chộo, khú khăn cho cả 2 bờn mà khụng đem lại được hiệu quả về mặt quản lý. Do đú cần phõn cụng lại quản lý của tổng kho và kế toỏn thống nhất khi theo dừi mặt hàng hoặc cựng theo dừi theo chỉ tiờu kho để đơn giản và nõng cao hiệu quả quản lý và đối chiếu số liệu.
VD: Sắt thộp cú ở cỏc kho K01, K02, K23, K24 Theo sự phõn cụng cũ:
Bộ phận thống kờ: Bà Mai theo dừi sắt thộp ở cả 4 kho.
Bộ phận kế toỏn: ễng Tõm theo dừi K01, Bà Nghiờn theo dừi K02, Bà Nhung theo dừi K23, K24
Vũng bi cú ở 2 kho K01 và K04
Bộ phận thống kờ: ễng Lục theo dừi vũng bi ở cả 2 kho
Bộ phận kế toỏn: ễng Tõm theo dừi K01, Bà Nhung theo dừi K04. Theo như sự phõn cụng trờn khi đối chiếu số liệu vào cuối thỏng, Bà Mai phải đối chiếu số liệu với 4 thủ kho và 4 kế toỏn. ễng Tõm phải đối chiếu với thủ kho và 2 thống kờ tổng kho… Như vậy rừ ràng quỏ trỡnh đối chiếu phức tạp gõy khú khăn và hạn chế trong phỏt hiện sai sút.
Theo tụi, cú thể phõn chia quản lý theo cỏch mới, đú là một kho chỉ bảo quản một loại vật tư, chuyển toàn bộ số NVL ở cỏc kho về quản lý tập trung tại một kho. Theo như trường hợp trờn, chuyển sắt thộp về cựng một kho chẳng hạn kho K01, theo đú ễng Tõm theo dừi K01, Bà Mai theo dừi toàn bộ sắt thộp ở K01, Với cỏch phõn chia mới này, khi tiến hành đối chiếu số liệu chỉ cần ễng Tõm, Bà Mai và thủ kho K01 đối chiếu sẽ giảm thời gian, cụng sức kế toỏn mà hiệu quả được nõng cao lờn rất nhiều.
Với cỏch quản lý như trờn theo từng mặt hàng trong cựng một kho đồng nhất giữa tổng kho và kế toỏn khụng chỉ giảm nhẹ cụng việc kế toỏn cho cỏc bờn mà cũn giỳp cho quỏ trỡnh theo dừi biến động của cỏc NVL chớnh xỏc, chặt chẽ và dễ dàng hơn.
Trị giá thực tế xuất kho
Số lợng NVL xuất kho
Đơn giá bình quân Sau mỗi lần nhập
Song trờn thực tế, để thực hiện được giải phỏp này khụng phải là đơn giản. Do cụng ty cú nhiều kho, khối lượng NVL lớn sự điều chuyển từ nhiều kho sang cựng 1 kho sẽ gặp nhiều khú khăn và tốn kộm. Và cần cú kho bài đảm bảo cho bảo quản NVL. Để thực hiện được như thế khụng thể tiến hành ngay mà cần cú thời gian để thay đổi, điều chuyển cỏc loại NVL.
3.3.4. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho.
Thực tế hiện nay công ty CP xi măng Bỉm Sơn xác định trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền cố định theo tháng. Phơng pháp này có thể giảm đợc khối lợng tính toán nhng có nhợc điểm là toàn bộ các số liệu có liên quan đến trị giá xuất kho nguyên vật liệu của tất cả các ngày trong tháng đều không đợc cập nhật và bỏ trống trên các phiếu xuất, sổ sách và báo cáo cho đến cuối tháng. Điều này có thể dễ dàng đợc khắc phục trong trờng hợp công ty áp dụng phơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn khi xác định trị giá nguyên vật liệu xuất kho.
Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập kho đơn giá bình quân liên hoàn xác định nh sau:
Và trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo từng lần xuất đợc tính theo công thức:
Ví dụ: ta có tình hình nhập - xuất Thạch cao Lào tại công ty nh sau: Ngày Tình hình N -X Số lợng (tấn) Đơn giá Số tiền 01/10/2008 13/10/2008 21/10/2008 28/10/2008 31/10/2008 Tồn Nhập Xuất Nhập Xuất 7.600 1.503,76 2.334,64 1.024 3.731 653.723,18 654.545,40 654.545,00 4.968.296.190 984.279.191 670.254.080
Đơn giá xuất ngày 13/10/2008 là:
SV: Mai Thị Phương Lan Lớp ĐH Kế toán DN K4
Đơn giá bình quân liên hoàn =
Trị giá thực tế NVL tồn + Trị giá thực tế NVL trước lần nhập thứ n nhập lần thứ n Số lợng NVL tồn + Số lợng NVL trước lần nhập thứ n nhập lần thứ n = x 4.968.296.190 + 984.279.191 = 653.859 7.600 + 1.503,76 115
Trị giá xuất ngày 13/10/2008 là:
2.334,64 x 653.859 = 1.526.525.376 Đơn giá xuất ngày 28/10/2008 là:
Trị giá xuất ngày 28/10/2008là:
3.731 x 653.949,14 = 2.439.884.241
Tuy nhiên, toàn bộ quá trình tính toán này do máy tự động tính khi kế toán lựa chọn phơng pháp tính giá trong máy, bằng cách:
Từ giao diện của phần mềm Fast, chọn “Hệ thống”, sau đó chọn phân hệ “Kế toán hàng tồn kho”, lựa chọn “Cập nhật số liệu” và kích chuột chọn “Tính giá trung bình”. Sau đó kế toán khai báo các yêu cầu trong chơng trình tính giá phù hơp với phiếu xuất cần cập nhật.
Sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn theo phơng pháp trên cho phép phản ánh kịp thời và thờng xuyên sự biến động của nguyên vật liệu, đồng thời cung cấp thông tin một cách nhanh chóng vào bất cứ thời điểm nào mà nhà quản trị yêu cầu.
Trong điều kiện công ty CP xi măng Bỉm Sơn đã ứng dụng kế toán máy vào công tác kế toán thì việc lựa chọn các phơng pháp tính phức tạp hay đơn giản, khối lợng tính toán nhiều hay ít không gây khó khăn cho kế toán vì toàn bộ đơn giá và trị giá xuất kho đều đợc máy tự động tính và cập nhật vào các phiếu xuất, các sổ kế toán. Tại công ty CP xi măng Bỉm Sơn, tuy khối lợng công việc nhiều, hoạt động xuất kho diễn ra liên tục song việc áp dụng phơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn là hoàn toàn có thể thực hiện đợc với sự trợ giúp đắc lực của máy vi tính.
Đây là một giải pháp cần đợc công ty xem xét và vận dụng vào trong công tác kế toán nguyên vật liệu trong thời gian tới nhằm mang lại hiệu quả cao hơn cho công tác kế toán của công ty.
3.3.5. Hoàn chỉnh hệ thống danh điểm nguyên vật liệu.
Hệ thống danh điểm nguyên vật liệu tại công ty đợc xây dựng mới và áp dụng vào đầu năm 2004 đã tơng đối tiên tiến và khoa học song cũng còn nhiều bất cập cần tháo gỡ.
Để áp dụng mới hoàn toàn, tránh tình trạng có nguyên vật liệu thì sử dụng mã cũ, có nguyên vật liệu lại sử dụng mã mới, bộ phận thống kê tổng kho nên mã hoá lại toàn bộ các nguyên vật liệu còn sử dụng các mã cũ trong công ty mà đa số là các nguyên vật liệu dự trữ đặc biệt. Các nguyên vật liệu sử dụng mã cũ nh Aptômat A3794BT có mã 242.035N11012, Bulông M16x40 có mã 2411.28BL06.069,… thờng trong mã chứa cả phần chữ và phần số, khác với mã mới bây giờ chỉ bao gồm các chữ số. Mặc dù các
SV: Mai Thị Phương Lan Lớp ĐH Kế toán DN K4
4.426.050.034 + 670.254.080
= 653.949,14 6.769,12 + 1.024
nguyên vật liệu này ít đợc sử dụng đến song để theo dõi thống nhất trên hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, cần mã hoá lại theo cách thức đã mã hoá của tổng kho.
Đối với tình trạng một danh điểm nguyên vật liệu nhng lại đợc mã hoá thành hai mã khác nhau, hoặc trùng nhau ta có thể ốp mã hai danh điểm nguyên vật liệu làm một mã duy nhất để thuận tiện cho việc theo dõi. Chẳng hạn với bộ con lăn máy lạnh có 2 mã là 2411.020202.002 và 2411.28B725.016 ta đem ốp mã thành một mã duy nhất là 2411.020202.002. Sau khi ốp mã, toàn bộ khối lợng và giá trị của nguyên vật liệu này sẽ là tổng số lợng và giá trị của hai danh điểm nguyên vật liệu có hai mã nh trên.
Tuy nhiên, việc ốp mã chỉ đợc thực hiện đối với các nguyên vật liệu có cùng quy cách, chủng loại và nguồn nhập, tức là áp dụng cho cùng một nguyên vật liệu mà bốn chữ số đầu trong mã là giống nhau. Tránh trờng hợp cũng cùng là một nguyên vật liệu song từ các nguồn nhập khác nhau nên tài khoản vật t khác nhau, do đó không ốp mã đợc vì về bản chất kế toán thì hai nguyên vật liệu này là hoàn toàn khác nhau. Chẳng hạn với cùng là Bạc biên Benla song có mã là 2411.010104.079 khi mua ngoài, đồng thời có mã là 242.295N78.005 khi nhập từ nguồn dự trữ đặc biệt, thì không thể tiến hành ốp mã. Trong trờng hợp này bắt buộc kế toán phải theo dõi thành hai danh điểm khác nhau trên hai tài khoản vật t là 152411 và 15242, điều này vẫn hoàn toàn hợp lý trong công tác kế toán nguyên vật liệu.
Việc xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hoàn chỉnh và thống nhất trong công ty là hết sức cần thiêt và có ý nghĩa quạn trọng nhất là trong điều kiện công ty đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán. Bởi vì nó giúp cho việc xử lý số liệu nhanh chóng, hạch toán chi tiết chính xác, cung cấp thông tin một cách kịp thời và giảm bớt khối lợng công việc cho kế toán trong quá trình theo dõi chi tiết tới từng danh điểm nguyên vật liệu.
Hoàn chỉnh hệ thống danh điểm nguyên vật liệu là một phần công việc bộ phận thống kê tổng kho cần thực hiện tiếp khi mã hoá các nguyên vật liệu sử dụng mã cũ còn sót lại. Nhng đồng thời, đây cũng là một phần việc của kế toán trong quá trình hạch toán chi tiết phát hiện ra các nguyên vật liệu còn trùng mã, khác mã để tiến hành ốp mã. Sự kết hợp chặt chẽ và hỗ trợ cho nhau giữa tổng kho với kế toán vật t sẽ góp phần hoàn chỉnh dần hệ thống danh điểm nguyên vật liệu và dảm bảo cho hệ thống này đợc sử dụng thống nhất trong toàn công ty.
Trên đây là một số kiến nghị của em mong muốn góp phần khắc phục những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Bên cạnh đó, về lâu dài, các nhân viên kế toán cần không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, linh hoạt và sáng tạo trong công tác, cập nhật những tri thức tiên tiến để cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công ty.
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
Một lần nữa có thể khẳng định rằng công tác kế toán nguyên vật liệu có tác dụng quan trọng trong quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán nguyên vật liệu không chỉ đơn thuần giúp cho các đơn vị theo dõi