NVL là một yếu tố khụng thể thiếu được của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh. Nú chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phớ vỡ vậy quản lý tốt khõu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phớ, gúp phần tăng lợi nhuận cho cụng ty.
Cũng như cỏc doanh nghiệp sản xuất khỏc để sản xuất kinh doanh liờn tục và đạt được hiệu quả cao và sử dụng vốn tiết kiệm, Cụng ty phải dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý. Xuất dựng NVL cho sản xuất sản phẩm theo định mức do phũng kỹ thuật dựa trờn định mức của Tổng cụng ty xi măng Việt Nam. Định mức tồn kho tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL. Định mức tồn kho của NVL và kế hoạch sản xuất là cơ sở để phũng kế hoạch xõy dựng kế hoạch thu mua. Quản lý NVL phải đảm bảo cỏc khõu như khõu thu mua, khõu xuất dựng… Nhưng trước hết để tiến hành quản lý tốt và hiệu quả thỡ Cụng ty phải tiến hành phõn loại cỏc NVL một cỏch hợp lý, khoa học phục vụ một cỏch hiệu quả nhất cho yờu cầu quản lý NVL trong Cụng ty.
2.2.3. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu.
2.2.3.1. Phân loại nguyên vật liệu
Cũng như cỏc doanh nghiệp sản xuất khỏc với một số lượng NVL lớn, chủng loại phong phỳ, Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn đó tiến hành phõn loại NVL để hạch toỏn thuận lợi và nõng cao hiệu quả quản lý.
Căn cứ vào nội dụng kinh tế và yờu cầu quản trị của Cụng ty, NVL được chia thành cỏc loại sau:
- Nguyờn, vật liệu chớnh: Là đối tượng lao động chớnh cấu thành nờn thực thể sản phẩm như: Đỏ vụi, đất sột là nguyờn liệu do Cụng ty tự khai thỏc tại mỏ đỏ và mỏ sột; Thạch cao, quặng sắt, xỷ pirit, đỏ bazan, cỏc loại phụ gia, nguyờn vật liệu chớnh khỏc do Cụng ty mua từ bờn ngoài.
- Vật liệu phụ: Tuy khụng cấu thành nờn thực thể sản phẩm nhưng được kết hợp với nguyờn vật liệu chớnh để hoàn thiện sản phẩm như vỏ bao. Và cỏc loại vật liệu phụ để đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất cũng như cỏc mỏy múc hoạt động bỡnh thường và phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật. Gồm cú: Vật liệu nổ, nhớt mỏy, mỡ mỏy, bi đạn, sắt thộp kim khớ cỏc loại, gạch chịu lửa, hoỏ chất và vật liệu phụ khỏc…
- Nhiờn liệu: Đõy là những vật liệu quan trọng nú gồm cú cỏc loại tạo nhiệt năng trong quỏ trỡnh sản xuất xi măng. Bao gồm: Than (than cỏm, than Na dương); Dầu ma Zỳt, Dầu diezel, xăng, nhiờn liệu động lực khỏc.
- Phụ tựng thay thế: Là cỏc loại phụ tựng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa mỏy múc. Bao gồm: phụ tựng thay thế, phụ tựng điện, phụ tựng ụ tụ, mỏy xỳc, bu lụng cỏc loại…
- Thiết bị xõy dựng cơ bản: Bao gồm cỏc loại thiết bị phục vụ cho hoạt động xõy dựng, xõy lắp.
- Vật liệu khỏc: Là cỏc loại chưa được xếp vào cỏc loại trờn. Gồm cú cỏc bỏn thành phẩm mua ngoài, cỏc phế liệu.
Căn cứ vào việc phõn loại trờn cụng ty đó tổ chức cỏc loại kho tương ứng để tiện cho việc bảo quản, quản lý và cung cấp kịp thời cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của cụng ty một cỏch thuận tiện nhất.
Hệ thống kho của cụng ty Cổ phần Xi măng Bỉm Sơn
Kho K01: Kho thiết bị phụ tựng cơ khớ Thủ kho: Nguyễn Văn Giảng Kho K02: Kho phụ tựng thiết bị Thủ kho:Trịnh Mai Xụn Kho K03: Kho phụ tựng điện Thủ kho: Lờ thị Thức Kho K04: Kho phụ tựng ụ tụ Thủ kho: Mai thị Việt
Kho K05: Kho dầu mỡ phụ Thủ kho: Trần Văn Hải
Kho K06: Kho bảo hộ lao động Thủ kho: Nguyễn thi Sơn
Kho K07: Kho văn phũng phẩm Thủ kho: Hà Thị Xuõn
Kho K08: Kho gạch chịu lửa Thủ kho: Nguyễn thị Phũng
Kho K09: Kho thuốc nổ, kớp nổ, dõy nổ Thủ kho: Nguyễn văn Quyết
Kho K10: Kho hoỏ chất Thủ kho: Trần thị Mai
Kho K11: Kho than Thủ kho: Nguyễn văn Bỡnh Kho K12: Kho Phụ gia Thủ kho: Hoàng Đỡnh Quỏt Kho K13: Kho Bi đạn Thủ kho: Nguyễn thi Sơn Kho K14: Vỏ bao Thủ kho: Nguyễn Thị Liờn
Kho K15: Kho xăng Thủ kho: Nguyễn Văn Toỏn
…….. ………
Vớ dụ: Kho K12: Kho Phụ gia quản lý những loại nguyờn vật liệu như: Quặng sắt, phiến Silớch, Thạch cao, phụ gia (đỏ Bazan), Clinker.
Với cỏch phõn loại núi trờn đó đỏp ứng được yờu cầu hạch toỏn. Và để thuận tiện trỏnh nhầm lẫn trong cụng tỏc quản lý và hạch toỏn. Trờn cơ sở phõn loại như trờn, Cụng ty đó phõn loại chi tiết hơn cỏc loại NVL bằng cỏch xõy dựng hệ thống danh điểm vật tư.
Để thuận lợi cho cụng tỏc quản lý và cụng tỏc hạch toỏn NVL Cụng ty đó xõy dựng hệ thống cỏc danh điểm cho NVL. Và để đỏp ứng được yờu cầu đú, Cụng ty đó ứng dụng tin học vào cụng tỏc kế toỏn để giỳp cho việc quản lý NVL một cỏch tỉ mỉ, chặt chẽ Cụng ty đó tiến hành mó hoỏ đối tượng kế toỏn là NVL, tới từng danh điểm. Vỡ võy, danh mục NVL được xõy dựng chi tiết cho hơn 5000 danh điểm NVL khỏc nhau. Lập danh điểm NVL là quy định, ỏp đặt cho mỗi NVL một lý hiệu thay thế tờn gọi, quy cỏch của chỳng. Cú nhiều cỏch để xõy dựng hệ
thống danh điểm và tại Cụng ty Cổ phần Xi măng Bỉm Sơn hệ thống danh điểm
NVL được xõy dựng theo quy cỏch sau: Ký hiệu gồm 13 chữ số trong đú:
- 4 chữ số đầu là 4 số sau của tài khoản 152 đợc mở chi tiết đến tài khoản cấp 4. - 6 số tiếp theo là ký hiệu nhóm nguyên vật liệu, trong đó 2 số đầu là mã nhóm 1: có ký hiệu 01, 02, 03...chỉ ngời quản lý, 2 số tiếp theo là mã nhóm 2: ký hiệu 01, 02,…chỉ nhóm nguyên vật liệu, 2 số còn lại là mã nhóm 3: ký hiệu 00,01,02...chỉ từng thứ nguyên vật liệu.
- 3 số cuối cùng là ký hiệu riêng cho từng quy cách, chủng loại, kích cỡ của nguyên vật liệu.
Ta có thể nhìn vào bảng danh mục để có thể thấy rõ hơn.
Biểu số 2.3 Danh mục nguyên vật liệu
Mã NVL (kế toán)
Mã NVL (Tổng Kho)
Tên nguyên vật liệu Đvt TK
NVL 2111.113802.001 2111.113802.001 Đá vôi Tấn 152111 2112.129999.001 2111.129999.001 Đất sét Tấn 152111 .... .... ... ... ... 2113.060401.001 2113.060401.001 Xỉ pirit Tấn 152113 2113.060401.002 2113.060401.002 Quặng quăcrit Tấn 152113 2115.060501.001 2115.060501.001 Thạch cao Tấn 152115 2114.060501.002 2114.060501.002 Phiến silich Tấn 152114 2116.060501.001 2116.060501.001 Đá bazan Tấn 152116 2214.040101.006 2214.040101.006 Bi thép hợp kim 50 Tấn 152214 2214.040101.007 2214.040101.007 Bi thép hợp kim 60 Tấn 152214 ... ... ... ... ... 2311.060301.001 2311.060301.001 Than cám 2 Tấn 152311 2311.060301.002 2311.060301.002 Than cám 3b Tấn 152311
2313.014501.001 2313.014501.001 Dầu Diesel =< 0,5 % S lit 152313
... ... ... ... ....
2411.012609.020 2411.012609.020 Khớp nối cao su phi 27ì15 ì5 Cái 152411 2411.040405.311 2411.040405.311 Thép ống phi 216,3 ì5,8 ì5,5 kg 152411
... .... ... .. ..
Với việc phõn loại và quản lý tới từng danh điểm và cỏch thức mó hoỏ xõy dựng hệ thống danh điểm như trờn tương đối khoa học, ta cú thể biết được NVL này thuộc nhúm nào, người quản lý trực tiếp, quy cỏch chủng loại… Danh điểm được sử dụng thống nhất giữa cỏc bộ phận quản lý trong Cụng ty đó cú thuận lợi là tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phớ và đạt hiệu quả cao trong quản lý và cụng tỏc kế toỏn NVL tại Cụng ty.
Để hạch toỏn được chớnh xỏc, và để đạt hiệu quả cao trong quản lý thỡ việc lựa chọn phương phỏp tớnh giỏ thớch hợp đối với NVL nhập và xuất kho là cụng việc hết sức quan trọng.
2.2.3.2. Tính giá nguyên vật liệu.
* Tớnh giỏ NVL nhập kho
Khõu đầu tiờn trong quỏ trỡnh thu mua NVL đú là lập kế hoạch nhu cầu thu mua. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong năm của toàn Cụng ty, cỏc phõn xưởng,
phũng ban xõy dựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận mỡnh từ đú lập ra cỏc nhu cầu về NVL. Cỏc nhu cầu ở cỏc bộ phận sẽ được tập hợp thành nhu cầu của toàn Cụng ty. Nhu cầu này được cỏc phũng ban chức năng rà soỏt, tớnh toỏn. Kết quả này được giỏm đốc duyệt và trở thành nhu cầu NVL trong năm thực hiện.
Tại Cụng ty Cổ phần Xi măng Bỉm Sơn NVL chủ yếu nhập kho từ mua ngoài và NVL chớnh bao gồm đỏ vụi và đất sột thỡ được khai thỏc tại cỏc mỏ của Cụng ty.
Đối với cỏc loại nguyờn vật liệu mua ngoài căn cứ vào nhu cầu trong năm theo từng thỏng, từng quý, phũng vật tư đi tham khảo giỏ thị trường của cỏc loại NVL nhằm tỡm được đối tỏc cú khả năng cung cấp.
Theo quy định của Tổng Cụng ty xi măng Việt Nam cỏc loại nguyờn vật liệu cú giỏ trị từ 500 triệu trở lờn thỡ phải mở thầu. Sau khi đó xỏc định được cỏc đối tỏc tham gia đấu thầu đủ yờu cầu và với mỗi loại nguyờn vật liệu cần cú từ 3 đối tỏc trở lờn, lỳc đú Cụng ty sẽ tiến hành mở thầu. Cụng ty yờu cầu về quy cỏch, chất lượng, số lượng… đơn vị nào cú giỏ trị cung cấp thấp nhất mà vẫn đảm bảo bảo được cỏc yờu cầu của Cụng ty thỡ sẽ trỳng thầu. Cụng ty sẽ ký hợp đồng kinh tế với đơn vị này. Và đơn vị đú phải chịu toàn bộ về mặt kinh tế và luật phỏp. Hỡnh thức mở thầu này thường được sử dụng cho cỏc nguyờn vật liệu chớnh như thạch cao, xỷ quặng…
Cũn đối với NVL cú giỏ trị thu mua nhỏ hơn, Cụng ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp cú uy tớn sau đú sẽ gửi tới nhà cung cấp đú với số lượng, quy cỏch đỳng tiờu chuẩn. Nhu cầu về NVL được phũng vật tư đề nghị Giỏm đốc duyệt được lập là “Tờ trỡnh mua vật tư”, Sau khi đề nghị được duyệt căn cứ vào cỏc đơn vị chào bỏn và giỏ của vật tư cần mua, phũng vật tư thiết bị gửi “Bảng đề nghị giỏ mua vật tư” để Giỏm đốc, phũng kế toỏn thống kờ tài chớnh và hội đồng tư vấn giỏ của Cụng ty phờ duyệt. Sau đú tiến hành mua vật tư nhập kho. Nếu mỗi lần mua từ 30 triệu đồng trở lờn thỡ theo quy định phải cú hợp đồng ký kết giữa Cụng ty với nhà cung cấp.
* Đối với NVL mua ngoài thỡ trị giỏ vốn nhập kho của cỏc loại NVL bao gồm: Giỏ mua (khụng bao gồm thuế GTGT) và chi phớ thu mua.
Trong đú chi phớ thu mua bao gồm chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…( khụng bao gồm thuế GTGT). Tuy nhiờn do Cụng ty cú cỏc phương tiện vận tải được sử dụng để vận chuyển NVL mua ngoài nờn chi phớ này chiếm tỷ lệ khụng đỏng kể trong trị giỏ vốn nhập kho của NVL.
Ta cú cụng thức tổng quỏt sau:
Giỏ thực tế nhập kho của NVL = Giỏ mua + chi phớ thu mua
VD: Với lụ hàng mua nhập kho Thạch cao ngày 31/10/2008 giỏ trị thực tế nhập kho của lụ hàng là : 1.655.957.638 đồng (giỏ trị khụng bao gồm thuế GTGT). * Đối với NVL là đỏ vụi và đất sột do Cụng ty tự khai thỏc tại mỏ đỏ và mỏ sột. Thỡ giỏ vốn thực tế chớnh là toàn bộ cỏc chi phớ thực tế phỏt sinh phục vụ cho quỏ trỡnh khai thỏc, vận chuyển về Cụng ty. Và trờn thực tế do quỏ trỡnh sản xuất diễn ra liờn tục, nhu cầu về NVL chớnh cũng được cung cấp thường xuyờn nờn đỏ vụi và đất sột sau khi khai thỏc vận chuyển được đưa thẳng vào sản xuất một cỏch liờn tục và trực tiếp mà khụng qua nhập kho. Đỏ vụi và đất sột khai thỏc tại cỏc mỏ của Cụng ty được coi là bỏn thành phẩm của cụng đoạn khai thỏc. Vào ngày cuối cựng của thỏng toàn bộ chi phớ thực tế phỏt sinh liờn quan đến quỏ trỡnh khai thỏc, vận chuyển đỏ vụi và đất sột được tập hợp để tớnh ra giỏ vốn nhập trong thỏng đú.
* Tớnh giỏ NVL xuất kho
Với đặc điểm hoạt động và yờu cầu quản lý, trỡnh độ cỏn bộ cũng như trong điều kiện ỏp dụng kế toỏn mỏy vào cụng tỏc kế toỏn, tại Cụng ty việc lựa chọn phương phỏp bỡnh quõn gia quyền để tớnh trị giỏ vốn thực tế NVL xuất kho là hoàn toàn phự hợp. Nhưng do đặc điểm nghiệp vụ xuất kho đối với từng danh điểm NVL trong ngày và trong kỳ hạch toỏn diễn ra thường xuyờn liờn tục. Vỡ vậy Cụng ty đó ỏp dụng phương phỏp bỡnh quõn gia quyền cố định theo thỏng để giảm bớt khối lượng tớnh toỏn.
Theo phương phỏp này, căn cứ vào giỏ thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toỏn sẽ xỏc định được giỏ bỡnh quõn một đơn vị. Và căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giỏ đơn vị bỡnh quõn để xỏc định giỏ thực tế xuất trong kỳ.
Trong đú, Đơn giỏ bỡnh quõn 1 đơn vị NVL được tớnh theo cụng thức :
VD: Ta cú bảng kờ lượng hàng nhập thỏng 10/2008 của thạch cao Lào (NVL chớnh).
ĐVT: Tấn
Chỉ tiờu Số lượng (Tấn) Giỏ trị
Tồn đầu thỏng 7 600,000 4 968 296 190
Nhập trong thỏng 7 065,640 4 664 230 807
Xuất trong thỏng 6 065,640
SV: Mai Thị Phương Lan 62 Lớp ĐH Kế toán DN K4
Trị giỏ vốn thực tế NVL xuất kho Giỏ bỡnh quõn của 1 đơn vị NVL Số lượng NVL xuất kho = x Gớa bỡnh quõn 1 đơn vị NVL Trị giỏ thực tế NVL tồn + Trị giỏ thực tế NVL nhập kho đầu kỳ kho trong kỳ
Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ
Theo cụng thức trờn ta cú:
656 809,18 Vậy trị giỏ xuất kho trong thỏng 10 của thạch cao là:
656 809,18ì6 065,640 = 3 983 968 040 đồng.
Trờn thực tế do đó ỏp dụng kế toỏn mỏy vào cụng tỏc kế toỏn nờn toàn bộ quỏ trỡnh tớnh toỏn trờn đều do mỏy tớnh tự động tớnh toỏn. Vào thời điểm cuối thỏng khi tất cả cỏc phiếu xuất đó được cập nhật vào mỏy, kế toỏn chọn phương phỏp tớnh giỏ để tớnh ra giỏ bỡnh quõn 1 đơn vị NVL. Giỏ này sẽ tự động được cập nhật vào cỏc phiếu xuất, bỏo cỏo hàng xuất, bỏo cỏo hàng tồn kho… đối với từng danh điểm NVL trong kho.
Do tại Cụng ty cú điểm khỏc biệt đú là cú NVL khai thỏc tại cỏc mỏ của Cụng ty để cung cấp cỏc NVL chớnh phục vụ sản xuất sản phẩm. Đối với NVL tự khai thỏc này là đỏ vụi và đất sột sau khi khai thỏc sẽ đưa thẳng vào sản xuất khụng qua nhập kho nờn khối lượng xuất được tớnh vào cuối thỏng và nú được tớnh ngược tự khối lượng Clinker sản xuất trong thỏng theo tỷ lệ của đỏ vụi và đất sột trong clinker. Để tớnh được thỡ phải dựa vào định mức kỹ thuật: để sản xuất ra 1 tấn clinker theo dõy truyền 1 phải tốn 1,290 tấn đỏ vụi và 0,300 tấn đất sột. Cuối thỏng, phũng kỹ thuật dựa vào bỏo cỏo sản xuất clinker để tớnh ra lượng đỏ vụi và đất sột đó xuất dựng sau đú chuyển số liệu xuống phũng kế toỏn. Kế toỏn phũng vật tư cú nhiệm vụ tớnh ra đơn giỏ bỡnh quõn và trị giỏ xuất trong kỳ của đỏ vụi và đất sột làm cơ sở để tớnh ra chi phớ NVL xuất dựng trong kỳ.
Như vậy, về cơ bản cỏch xỏc định đơn giỏ bỡnh quõn theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền là giống nhau và thống nhất cho tất cả cỏc NVL tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn. Nhưng do đặc điểm sản xuất của Cụng ty là tự khai thỏc đỏ vụi và đất sột nờn khi xỏc định trị giỏ thực tế xuất kho trong kỳ của 2 loại NVL này cú sự khỏc biệt với cỏc loại NVL khỏc. Đõy là một nột đặc trưng rất riờng biệt trong