Để tiến hành cụng tỏc kế toỏn thuận lợi và đầy đủ chớnh xỏc trước hết cần tuõn thủ theo cỏc thủ tục nhập kho của NVL. NVL nhập - xuất kho phải được thực hiện theo những thủ tục này để đảm bảo được tớnh đỳng đắn, thống nhất, hợp phỏp
SV: Mai Thị Phương Lan 63 Lớp ĐH Kế toán DN K4
Gớa bỡnh quõn
1 tấn thạch cao =
4 968 296 190 + 4 664 230 807
và đối với yờu cầu quản lý theo một trỡnh tự nhất định giỳp trỏnh được những sai sút, sai phạm trong quỏ trỡnh nhập xuất vật tư.
2.2.4.1. Thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu.
Khi cú nhu cầu về NVL cho kỳ tới, phũng vật tư sẽ đề nghị phờ duyệt trong “Tờ trỡnh mua vật tư”. Sau khi được giỏm đốc duyệt, phũng vật tư đi tham khảo giỏ thị trường sẽ cú 1 hoặc 1 số nhà cung cấp đồng ý cung cấp, phũng vật tư lập “Bảng đề nghị mức giỏ mua vật tư hàng hoỏ”. Khi bảng đề nghị này được Giỏm đốc Cụng ty, Hội đồng tư vấn giỏ và phũng kế toỏn thống kờ tài chớnh duyệt thỡ giỏ của cỏc loại vật tư hàng hoỏ trờn Hoỏ đơn phải giống như trong bảng đề nghị mức giỏ đú.
Theo quy định chung tất cỏc cỏc loại NVL mua ngoài khi về đến Cụng ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho của Cụng ty. Tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn, khi NVL được vận chuyển đến thỡ cỏn bộ phũng Thớ nghiệm KCS, phũng Kỹ thuật kiểm tra về số lượng, quy cỏch, chất lượng của cỏc loại NVL lập biờn bản kiểm nghiệm xỏc định kết quả đạt tiờu chuẩn nhập kho và khụng đủ tiờu chuẩn.
Đối với cỏc loại NVL như thạch cao, quặng sắt, xỷ Pirit, đỏ bazan, phiến silic… thỡ cần lập “Phiếu phõn tớch kết quả sử dụng”. Phiếu phõn tớch này được dựng để phõn tớch chất lượng của cỏc nguyờn vật liệu chớnh là cấu tạo nờn sản phẩm của Cụng ty, nờn cỏc nguyờn vật liệu này phải được quy định chặt chẽ về chất lượng thể hiện bằng hàm lượng cỏc chất trong NVL đú phải phự hợp với yờu cầu kỹ thuật. Do vậy Cụng ty phải tiến hành phõn tớch cỏc thành phần cấu tạo hoỏ học một cỏch chặt chẽ, tỉ mỉ trước khi tiến hành nhập kho. Cũn đối với cỏc loại NVL khỏc khụng ảnh hưởng đến thành phần cấu thành nờn thực thể sản phẩm thỡ cỏn bộ phũng vật tư và phũng kỹ thuật cú thể xỏc định chất lượng sản phẩm bằng trực quan. Cụng ty chỉ tiến hành làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho ngay sau khi cú sự đồng ý của hội đồng kiểm nghiệm.
Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm:
- Một nhõn viờn giao hàng đại diện cho khỏch hàng
- Một nhõn viờn của phũng chức năng cú liờn quan đến việc sử dụng NVL. - Một nhõn viờn phũng kỹ thuật hoặc phũng KCS
- Một nhõn viờn phũng kế toỏn đại diện cho phũng Kế toỏn thống kờ tài chớnh
- Một thủ kho của kho vật tư
Những căn cứ phỏp lý để Hội đồng kiểm nghiệm căn cứ vào đú đưa ra kết luận kiểm nghiệm.
- Hợp đồng kinh tế - Hoỏ đơn GTGT
- Phiếu bỏo kết quả phõn tớch chất lượng
Nhiệm vụ của Hội đồng kiểm nghiệm là kiểm tra lại cỏc chứng từ gốc. Tiến hành cỏc phương phỏp như cõn, đong, đo… để xỏc định chớnh xỏc lại số lượng NVL thực tế. Và tiến hành đối chiếu số liệu này với cỏc chứng từ. Nếu khụng cú sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thỡ viết “Biờn bản kiểm nghiệm”, cỏc bờn tham gia kiểm nghiệm ký tờn vào biờn bản.
Sau khi lập biờn bản kiểm nghiệm, tiến hành làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng NVL thực nhập, hợp đồng kinh tế, hoỏ đơn GTGT và biờn bản kiểm nghiệm. Bộ phận thống kờ của tổng kho kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lệ, hợp lý của chứng từ, sau đú viết phiếu nhập kho theo quy định về biểu mẫu, nội dụng, phương phỏp… và cú đầy đủ chữ ký của người cú liờn quan.
Ví dụ: thụng qua cỏc biểu mẫu thể hiện thủ tục nhập kho NVL: Thạch cao
Trước hết, phũng cung ứng VTTB căn cứ vào tỡnh hỡnh thực hiện sản xuất
và kế hoạch sản xuất lập “Tờ trỡnh mua vật tư” để Giỏm đốc duyệt. Sau khi được sự phờ duyệt của giỏm đốc về trỡnh mua vật tư. Phũng CUVTTB gửi “Bảng đề nghị mức giỏ mua vật tư hàng hoỏ” cho giỏm đốc, hội đồng tư vấn giỏ của Cụng ty, phũng KTTKTC:
Căn cứ vào “Tờ trỡnh mua” và “Bảng duyệt giỏ” thỡ cỏn bộ phũng cung ứng tiến hành mua vật tư theo đỳng thụng tin mà đó được Giỏm đốc và cỏc cỏn bộ chức năng đó phờ duyệt. Khi tiến hành thu mua, thỡ người bỏn giao cho Cụng ty Hoỏ đơn thuế GTGT:
Biểu số 2.4
Hoá đơn giá trị gia tăng
(Liên 2: Giao cho khách hàng) Ngày 31 tháng 10 năm 2008
Đơn vị bỏn hàng: Công ty Cổ phần thạch cao Xi măng Địa chỉ: 187- Nguyễn Du-TP. Vinh
Số tài khoản: Điện thoại
Họ tờn người mua hàng:
Tờn đơn vị: Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Bỉm Sơn, Thanh Hoỏ
Số tài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản. MS: M STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Thạch cao Lào Tấn 2.495,28 663.636 1.655.957.638
Cộng tiền hàng: 1.655.957.638 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 165.595.763
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 1.821.553.401 Số viết bằng chữ: (Một tỷ, tỏm trăm hai mươi mốt triệu, năm trăm năm mươi ba nghỡn, bốn trăm linh một đồng).
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)
Trước khi kiểm nghiệm để nhập kho số NVL này vào kho. Sẽ tiến hành lập “Phiếu phõn tớch kết quả sử dụng”, phũng TN – KCS sẽ ghi nhận kết quả bằng “Giấy chứng nhận chất lượng phụ gia khoỏng”. Giấy chứng nhận này được sử dụng cho cỏc loại NVL chớnh. Đối với NVL là Thạch cao thì trong giấy chứng nhận cú ghi một số chỉ tiờu như sau:
Biểu số 2.5
SV: Mai Thị Phương Lan 66 Lớp ĐH Kế toán DN K4
Mẫu số : 01 GTKT-3 LL
KC/2004B
0091189
2 9 0 0 3 2 4 7 1 6
TỔNG CôNG TY X.M VIỆT NAM
CôNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN
Bim son cenment join stoct company
Địa chỉ: Phờng Ba Đình, Thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hoá Điện thoại: 0373.767.316; Fax: 0373.824.046
Phiếu báo kết quả phân tích thạch cao
Số: 336A/XMBS-KCS
Loại mẫu: Thạch cao Lào khối lợng: Đơn vị có hàng: Công ty Cổ phần thạch cao Xi măng
Ngày lấy mẫu: 27/10/2008 Ngày phân tích: 28/10/2008 Phơng pháp phân tích mẫu theo: TCVN 1693:1995 Phân tích theo: TCVN 168:1989
Stt Số biên bản lấy mẫu Tổng số phơng tiện Khối lợng theo vận đơn (T)
Chỉ tiêu phân tích Kết quả phân tích Ghi chú 745 04 xe 130,17 SiO2(%) Al2O3(%) Fe2O3(%) CaO (%) MgO(%) MKN(%) W(%) SO3(%) CaSO4.2H2O(%) 0,42 89,72 K
ế t lu ậ n: Chất lượng thạch cao đạt tiêu chuẩn quy định của hợp đồng./
Bỉm sơn, ngày 28tháng10 năm 2008.
Người phân tích Trưởng phòng TN - KCS
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Khi lụ hàng đó đạt tiờu chuẩn về chất lượng theo đỳng quy định chung của TCT thỡ tiến hành cho lụ hàng nhập kho. Và trước khi nhập kho ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm lụ hàng và lập “Biờn bản kiểm nghiệm”:
Biểu số 2.6
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM (VẬT TƯ, THIẾT BỊ, HÀNG HOÁ)
Ngày 31 thỏng 10 năm 2008
Căn cứ: HĐ 27B Nhập Thạch cao Lào số L9027B ngày 01 thỏng7 năm 2008 Căn cứ hoỏ đơn số: 0091189 ngày 31 thỏng 10 năm 2008
Của ………. Biờn bản kiểm nghiệm gồm cú:
ễng (Bà): Lờ Thị Cụng ...Đại diện kỹ thuật
ễng (Bà): Hà Văn Lõn...Cụng ty CP Thạch cao Xi măng ễng (Bà): Phạm Thị Xuyến...Thống kờ tổng kho
ễng (Bà): Hoàng Đỡnh Quỏt ...Thủ Kho
ễng (Bà): Lờ Hữu Phăng... ……..Phũng KT-TK-TC. Đó kiểm kờ cỏc loại vật tư hàng hoỏ sau:
STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật t, sản phẩm, hàng hoá ĐVT Nơi SX Số lượng Ghi chỳ Theo chứng từ Đỳng chất lượng Khụng đỳng chất lượng 1 Thạch cao Lào Tấn 2.495,28 2.495,28 Tổng cộng 2.495,2 8 2.495,2 8
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng hoá đúng ký hiệu mẫu mã, chủng loại yờu cầu, đồng ý nhập kho.
Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kờ
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họtờn)
Sau khi kiểm nghiệm số lượng hàng đủ và khụng đủ tiờu chuẩn, tiến hành nhập kho với lượng hàng đủ tiờu chuẩn. Lập “Phiếu nhập kho”.
Biểu số 2.7
SV: Mai Thị Phương Lan 68 Lớp ĐH Kế toán DN K4
Công ty CP xi măng bỉm sơn Đơn vị: Tổng kho
Mẫu số: 03-VT Số: 298
CễNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Mẫu số 01-VT
Đơn vị: Tổng kho Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BTC
PHIẾU NHẬP KHO Số: 10.44
Ngày 31 thỏng 10 năm 2008 Nợ TK: 152115 Cú TK: 331103 Họ và tờn người giao hàng: Đoàn Văn Hởng - Công ty Cổ phần thạch cao Xi măng
Địa chỉ : 187- Nguyễn Du-TP. Vinh
Nội dung: Nhập thạch cao Lào T10/2008 = 2495,28 tấn Theo hoỏ đơn GTGT số: 0091189
Nhập tại kho: K12 - kho phụ gia Đơn vị tớnh: đồng
Stt Tờn nhón hiệu, quy cỏch Đơn vị tớnh Mó số Số lượng Đơn giỏ Thành Tiền Theo chứng từ Thực Nhập 1 Thạch cao Lào tấn 2115.060501.001 2.495,28 2.495,28 663.636 1.655.957.638 Cộng 1.655.957.638
Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ, sỏu trăm năm mươi lăm triệu, chớn trăm năm mươi bảy nghỡn, sỏu trăm ba mươi tỏm đồng.
Nhập kho, ngày 31 thỏng 10 năm 2008
PHỤ TRÁCH CuNG TIấU NGƯỜI GIAO THỦ KHO
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Phiếu nhập kho được lập làm 4 liờn trong đú: - Liờn 1: Lưu tại kho
- Liờn 2: Giao cho thủ kho để vào thể kho sau đú giao cho kế toỏn vật tư - Liờn 3: Giao cho kế toỏn thanh toỏn làm căn cứ ghi sổ và thanh toỏn cho nhà cung cấp.
- Liờn 4: Giao cho người cung cấp.
2.2.4.2. Thủ tục xuất kho NVL
Tại cỏc phõn xưởng sản xuất, phụ trỏch kỹ thuật xỏc định nhu cầu NVL cần thiết cho quỏ trỡnh sản xuất tại đơn vị mỡnh và tập hợp lại đưa cho quản đốc phõn xưởng ký nhận. Sau đú gửi bản yờu cầu này lờn phũng kỹ thuật hoặc Giỏm đốc phờ duyệt. Cụng việc này đũi hỏi nếu giỏ trị nhu cầu về NVL là lớn. Cũn đối với nhu cầu về NVL cú giỏ trị khụng quỏ lớn cú thể gửi ngay yờu cầu tới bộ phận tổng kho quản lý cỏc loại NVL đú.
Căn cứ vào định mức tiờu hao NVL và lệnh sản xuất của ban lónh đạo, căn cứ vào yờu cầu, quy định đó được cỏc bộ phận chức năng phờ duyệt. Sau đú bộ phận của tổng kho viết phiếu xuất kho cho cỏc loại NVL mà mỡnh phụ trỏch.
Biểu số 2.8
CễNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Mẫu số 02-VT
Đơn vị: Tổng kho Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC ngày20/03/2006 của BTC
PHIẾU XUẤT KHO Số: PG.10
Ngày 31 thỏng 10 năm 2008 Nợ TK: 621116 Cú TK: 152115 Họ và tờn người nhận hàng: ễng Huệ - Xưởng nghiền xi măng
Lý do sử dụng:Nghiền xi măng Xuất tại kho: K12 - kho phụ gia
Stt Tờn nhón hiệu, quy cỏch Đơn vị tớnh Mó VT Số lượng Đơn giỏ (Đồng) Thành tiền (Đồng) yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thạch cao Lào tấn 2115… 3.731,00 3.731,00 Tổng cộng 3.731,00
Xuất, ngày 31 thỏng 10 năm 2008
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN SỬ DỤNG NGƯỜI NHẬN THỦ KHO
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Phiếu xuất này chỉ ghi chỉ tiờu về số lượng, sau khi cập nhật phiếu xuất này vào mỏy, đến cuối thỏng khi mỏy tớnh được giỏ bỡnh quõn trong thỏng sẽ tự động cập nhật vào cột giỏ trị và thành tiền.
2.2.5. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu
Cỏc chứng từ được sử dụng trong kế toỏn chi tiết NVL bao gồm: - Hoỏ đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT – 3 LL)
- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01 – VT) - Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT)
- Biờn bản kiểm nghiệm (Mẫu số 03 – VT)
- Biờn bản kiểm kờ vật tư, hàng hoỏ (Mẫu số 05 – VT)
Với đặc điểm của cụng tỏc kế toỏn và đó cú ỏp dụng kế toỏn mỏy một cỏch rộng rói vào cụng tỏc kế toỏn. Với hệ thống danh điểm vật tư lờn tới hơn 5000 danh điểm NVL với cỏc chủng loại vật tư phong phỳ thỡ việc chọn lựa phương phỏp hạch toỏn chi tiết NVL sao cho đảm bảo được yờu cầu hạch toỏn, yờu cầu và hiệu quả quản lý là hết sức cần thiết. Và Cụng ty chọn phương phỏp thẻ song song để hạch toỏn chi tiết NVL.
2.7. Trỡnh tự ghi sổ được khỏi quỏt theo sơ đồ sau:
Ghi chỳ:
*Tại kho:
Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hằng ngày tình hình nhập - xuất-tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.
SV: Mai Thị Phương Lan Lớp ĐH Kế toán DN K4
Thẻ kho
Bảng tổng hợp nhập - xuất -tồn Sổ kế toỏn chi tiết
Sổ kế toỏn tổng hợp
71
Phiếu nhập Phiếu xuất
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối thỏng
Đầu năm kế toán mở thẻ kho ghi các chỉ tiêu, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu, cùng nhãn hiệu quy cách ở cùng một kho, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày, mỗi thẻ kho đợc mở cho một thứ nguyên vật liệu trong một kho.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp rồi tiến hành ghi số thực nhập, thực xuất vào các cột tơng ứng trong thẻ kho, mỗi chứng từ chỉ ghi số lợng trên một dòng và cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào cột tồn trên thẻ kho.
Hàng ngày, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã đợc phân loại theo từng thứ nguyên vật liệu cho phòng kế toán.
Ví dụ: vào ngày 31/10/2008 thủ kho nhận đợc phiếu nhập kho thạch cao số PNTK số 368. Lúc này thủ kho tìm thẻ kho của thạch cao và ghi vào cột nhập theo số lợng thực nhập. Đến ngày 31/10/2008 thủ kho nhận đợc phiếu xuất kho thạch cao, tìm lại thẻ kho thạch cao và ghi vào cột xuất. Hết ngày, thủ kho tính ra lợng tồn và ghi vào cột tồn. Cuối tháng tính ra số tồn kho của từng nguyên vật liệu, ghi vào cột tồn của thẻ kho.
Biểu số 2.9
CễNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Mẫu số 12-DN
TấN KHO: Phụ gia Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BTC
thẻ kho
- Ngày lập thẻ:...01/01/2008... - Tờn nhón hiệu quy cỏch vật tư: Thạch cao - Đơn vị tớnh... Tấn... - Mó số: 2115.060501.001 stt Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lợng Xỏc nhận của kế toỏn Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/10 Tồn 01/10 7.600
PN 10.3 13/10 Doanh nghiệp tư nhõn Hoành Sơn 13/10 1.503,76 PX PG08 21/10 Xởng nghiền xi măng 21/10 2.334,64 PN 10.16 28/10 Cụng ty trỏch nhiệm thương mại dịch vụ Tõm Tõm 28/10 1.024,00
PN 10.17 30/10 Doanh nghiệp tư nhõn Hoành Sơn
30/10 757,72 PN 10.18 31/10 XN kinh doanh vật tư
vận tải tư nhõn Bỡnh Nguyờn 31/10 1.284,88 PN 10.44 31/10 Công ty CP thạch cao Xi măng 31/10 2.495,28 PX PG10 31/10 Xởng nghiền xi măng 31/10 3.731,00 Tổng cộng 7.065,64 6.065,64 Tồn 31/10 8.600
Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Mục đích của thẻ kho nhằm theo dõi số lợng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho làm căn cứ xác định tồn kho, dự trữ đối với từng