1.2.3.1. Nội dung đào tạo và pr nhân sự
+ Lập kế hoạch đào tạo và phát triển NS
Từ nhu cầu đào tạo, phát triển đã đƣợc tìm ra ở bƣớc trên ta cần phân tích và sắp xếp nhu cầu đào tạo, phát triển theo thứ tự ƣu tiên gắn với nhu cầu của tổ chức trong việc lập kế hoạch đào tạo, phát triển. Một kế hoạch đào tạo, phát triển sẽ bao gồm những nội dung: mục tiêu đào tạo, đối tƣợng đào tạo, các chƣơng trình đào tạo cụ thể, thời gian dự kiến thực hiện, kinh phí và các nguồn lực cần thiết để đảm bảo cho kế hoạch đó đƣợc thực hiện. Khi lập kế hoạch đào tạo, phát triển cần vạch ra hƣớng đánh giá kết quả đào tạo và đạt đƣợc sự cam kết của những ngƣời có liên quan trong tổ chức thực hiện kế
hoạch đào tạo, phát triển sau này. Có ba mức lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhƣ sau:
• Kế hoạch đào tạo, phát triển tổng hợp: đƣợc sử dụng bởi những ngƣời ra quyết định. Một kế hoạch đào tạo, phát triển tổng hợp thƣờng bao gồm nội dung: tên khóa học, số lƣợng các khóa học, các mô tả tổng quát về các khoá học hay là nội dung chính, thời gian dự kiến, địa điểm đào tạo, kinh phí; Ngoài ra kế hoạch này có thể đề cập đến các biện pháp về tổ chức, quản lý (giải pháp phi đào tạo) để nâng cao kết quả thực hiện công việc nói chung.
• Kế hoạch hành động/thực hiện chủ yếu đƣợc sử dụng bởi những ngƣời lập kế hoạch đào tạo, phát triển. Các kế hoạch này đƣợc mô tả trong biểu đồ tiến độ thực hiện theo thời gian và trách nhiệm cho các khóa học khác nhau và các biện pháp về tổ chức, quản lý cụ thể. Nó có thể bao gồm diễn giải về các phần học
• Kế hoạch về khoá đào tạo thƣờng đƣợc sử dụng bởi những nhà tổ chức và các giảng viên bởi vì nó cụ thể hoá việc lập kế hoạch và triển khai các công việc cần thiết cho từng khoá học và thƣờng có kèm theo các bản mô tả về từng buổi học Nội dung và độ phức tạp của các kế hoạch đào tạo và phát triển sẽ thay đổi theo qui mô của từng tổ chức và việc có bộ phận chuyên trách để thực hiện kế hoạch quản lý và phát triển NNL hiệu quả. Đối với DNNVV thì nên xây dựng kế hoạch đào tạo, phát triển đơn giản.
• Các kế hoạch đào tạo đơn giản có thể chỉ bao gồm rất ít khoá đào tạo và đối tƣợng nhân viên. Trong trƣờng hợp này có thể kết hợp ba kế hoạch nêu trên thành một kế hoạch đơn giản. Nhƣ vậy kế hoạch đào tạo sẽ bao gồm một kế hoạch hành động thể hiện dƣới dạng biểu đồ thanh ngang và một kế hoạch về khoá đào tạo ở dạng mô tả các buổi học.
Có nhiều cách thể hiện một bản kế hoạch. Mỗi tổ chức có thể có cách thể hiện riêng của mình. Thể hiện kế hoạch đào tạo chi tiết ở dạng các
bảng/biểu làm cho việc quản lý và theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch thuận tiện hơn. Nhìn chung mỗi kế hoạch đào tạo và phát triển cần chứa đựng thông tin trả lời cho các câu hỏi : đào tạo cái gì, cho ai, đào tạo ở đâu, lúc nào, đào tạo nhƣ thế nào, ai có trách nhiệm tổ chức, nguồn kinh phí cần thiết là bao nhiêu. Khi lập kế hoạch cần chú ý diễn đạt sao cho dễ hiểu tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời phê duyệt, ngƣời triển khai thực hiện và giám sát tình hình hình thực hiện các chƣơng trình đào tạo và phát triển.
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và phát triển
Sau khi xây dựng đƣợc kế hoạch đào tạo và phát triển, việc tổ chức thực hiện kế hoạch này là rất quan trọng. Nhƣ đã phân tích, đào tạo và phát triển cần phải dựa trên những gì mà nhà quản lý muốn nhân viên của mình phải biết, để đào tạo có hiệu quả cần sự nỗ lực của cả hai bên, nhân viên phải quyết tâm nâng cao khả năng làm việc và nhà quản lý phải tạo điều kiện về mặt thời gian và kinh phí để nhân viên nâng cao khả năng làm việc và phải kiểm soát việc họ áp dụng các kiến thức đã học đƣợc vào công việc
Bộ phận/ngƣời phụ trách đào tạo cần phối hợp với các bộ phận /phòng ban chức năng để lựa chọn đúng đối tƣợng cần đào tạo và phát triển, thông báo lịch đào tạo và tạo các điều kiện cần thiết để họ tham gia đào tạo và phát triển có hiệu quả. Để thực hiện đào tạo và phát triển trong công việc có hiệu quả thì bộ phận này cũng phải kết hợp với các bộ phận trong doanh nghiệp tìm ra những nhà quản lý, cán bộ có kinh nghiệm và sẵn sàng thực hiện đào tạo và phát triển nhân viên. Trong trƣờng hợp tổ chức khóa đào tạo ngoài công việc thì họ cần giúp giám đốc tìm kiếm các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ đào tạo để chọn đơn vị cung cấp đào tạo phù hợp nhất và ký kết hợp đồng. Tiếp theo, cần phối kết hợp với giáo viên/ngƣời hƣớng dẫn trong việc xây dựng chƣơng trình đào tạo/phát triển có mục tiêu học tập phù hợp. Khi
khóa học diễn ra cần đảm bảo các điều kiện hậu cần về lớp học, trang thiết bị giảng dạy, bố trí bàn ghế phù hợp với phƣơng pháp giảng dạy...
+ Đánh giá hiệu quả hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự
Cũng giống nhƣ những hoạt động khác trong doanh nghiệp, hoạt động đào tạo và phát triển cũng cần đƣợc đánh giá để xem kết quả thu đƣợc là gì và rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần tiếp theo. Sau đây là các câu hỏi mà ngƣời tổ chức thực hiện hoạt động đào tạo và phát triển cần biết:
- Các hoạt động thực hiện có đạt mục tiêu đặt ra hay không?
- Nhân viên học đƣợc những gì từ chƣơng trình đào tạo, phát triển? - Những vấn đề gì trong chƣơng trình đào tạo, phát triển cần đƣợc cải thiện, bổ sung hay thay đổi?
- Những thay đổi gì (về nội dung, phƣơng pháp, cũng nhƣ về chi phí) cần đƣợc thực hiện trong kế hoạch đào tạo và phát triển tƣơng lai ?
Mặt khác, việc đánh giá kết quả hoạt động đào tạo và phát triển cũng giúp trả lời những câu hỏi mà lãnh đạo doanh nghiệp muốn biết về lợi ích đào tạo. Cụ thể là:
- Nhân viên có thay đổi gì trong công việc của họ không?
- Những vấn đề về kết quả thực hiện công việc trƣớc khi thực hiện hoạt động đào tạo và phát triển có đƣợc giải quyết không?
- Chi phí và những nỗ lực bỏ ra cho việc đào tạo và phát triển có xứng đáng và hợp lý không?
- Kết quả cuối cùng mang lại cho doanh nghiệp là gì?
Khi thực hiện các chƣơng trình đào tạo các DN nên có sự tính toán và đánh giá hiệu quả đào tạo về mặt định lƣợng thông qua việc so sánh, phân tích tổng hợp chi phí và tổng lợi nhuận do đào tạo mang lại. Có thể dùng hai cách tính chi phí vốn nội bộ; theo thời gian thu hồi vốn. Kết quả đào tạo goomfL Kết quả nhận thức, sự thỏa mãn của ngƣời học đối với chƣơng trình đào tạo,
khả năng vận dụng kiến thức, lĩnh hội đƣợc từ chƣơng trình đào tạo, thay đổi hành vi tích cực ...
1.2.3.2 . Các hình thức đào tạo và phát triển nguồn nhân sự
Về hình thức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực thì có nhiều cách phân loại khác nhau. Có những tài liệu không phân biệt các hình thức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực và liệt kê các hình thức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nói chung nhƣ giáo trình quản trị nhân lực của ĐHKTQD. Thực tế thì khó phân biệt rạch ròi các hình thức đào tạo và phát triển, vì đào tạo cũng là biện pháp để nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực. Phần dƣới đây sẽ trình bày cách phân loại các hình thức đào tạo nguồn nhân lực và phát triển nguồn nhân lực.
a) Các hình thức đào tạo nguồn nhân lực
Có nhiều cách phân loại hình thức đào tạo nguồn nhân lực. Có thể phân loại theo sự gắn liền, hay tách rời công việc trong đào tạo: hình thức đào tạo trong công việc và hình thức đào tạo ngoài công việc; hoặc có thể phân theo các hình thức đào tạo truyền thống và đào tạo trực tuyến-với việc sử dụng công nghệ trong đào tạo. Cũng có cách phân loại theo phƣơng pháp đào tạo của giáo viên và sự tham gia của học viên nhƣ: phƣơng pháp trình bày qua bài giảng, kỹ thuật nghe nhìn, trò chơi mô phỏng, tình huống, đóng vai, dùng thẻ thảo luận linh hoạt, thảo luận nhóm.Sau đây là một cách phân loại các phƣơng pháp đào tạo.
+ Đào tạo theo công việc: là các phƣơng pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó ngƣời học sẽ học đƣợc những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc và thƣờng là dƣới sự hƣớng dẫn của những ngƣời lao động lành nghề hơn
Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Quá trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích của ngƣời dạy về mục tiêu của công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ, theo từng bƣớc về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dƣới sự hƣớng dẫn và chỉ dẫn chặt chẽ của ngƣời dạy.
Đào tạo theo kiểu học nghề: chƣơng trình đào tạo bắt đầu bằng việc học lý thuyết trên lớp, sau đó các học viên đƣợc đƣa đến làm việc dƣới sự hƣớng dẫn của công nhân lành nghề trong một vài năm; đƣợc thực hiện các công việc thuộc nghề cần học cho tới khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề. Phƣơng pháp này dùng để dạy một nghề hoàn chỉnh cho công nhân. Kèm cặp và chỉ bảo: phƣơng pháp này thƣờng dùng để giúp cho các cán bộ quản lý và các nhân viên giám sát có thể học đƣợc các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc trƣớc mắt và công việc cho tƣơng lai thông qua kèm cặp, chỉ bảo của những ngƣời quản lý giỏi hơn
+ Đào tạo ngoài công việc: là phƣơng pháp đào tạo trong đó ngƣời
học đƣợc tách ra khỏi sự thực hiện các công việc thực tế Các phƣơng pháp đào tạo ngoài công việc bao gồm:
Tổ chức các lớp cạnh xí nghiệp: Các doanh nghiệp có thể tổ chức các lớp đào tạo với các phƣơng tiện và thiết bị dành riêng cho học tập. Phần lý thuyết đƣợc giảng tập trung do các kỹ sƣ, cán bộ kỹ thuật phụ trách. Còn phần thực hành thì đƣợc tiến hành ở các xƣởng thực tập do các kỹ sƣ hoặc công nhân lành nghề hƣớng dẫn.
Cử đi học ở các trường chính qui: doanh nghiệp cử ngƣời lao động đến học tập ở các trƣờng dạy nghề, quản lý do các bộ, ngành, trung ƣơng tổ chức. Các bài giảng, các hội nghị, hội thảo: các buổi giảng bài hay hội nghị có thể đƣợc tổ chức tại doanh nghiệp hoặc ở một hội nghị bên ngoài, có thể đƣợc tổ chức riêng hoặc kết hợp với các chƣơng trình đào tạo khác.
internet hoặc trang web. Hình thức đào tạo này ngày càng phổ biến. Do áp dụng công nghệ mà ngƣời học có thể tƣơng tác với máy và đƣợc đánh giá chất ƣợng bài tập trực tiếp. Nhiều chƣơng trình học đã thiết kế có giờ giảng và trả lời trực tuyến của giáo viên.
b) Các hình thức phát triển nguồn nhân lực :
- Giáo dục chính thức: Các chƣơng trình giáo dục chính thức là chƣơng trình phát triển ngƣời lao động, bao gồm cả các khóa đào tạo ngắn hạn do tƣ vấn hay trƣờng đại học thực hiện, các chƣơng trình của trƣờng đại học. Các chƣơng trình học này có thể bao gồm bài giảng của các chuyên gia kinh doanh, các trò chơi kinh doanh, học tập qua kinh nghiệm mạo hiểm, qua gặp gỡ với khách hàng. Hình thức đào tạo từ xa cũng đƣợc áp dụng ngày càng phổ biến. Các chƣơng trình cao học quản trị kinh doanh và các chƣơng trình cấp bằng ngày càng đƣợc các công ty lớn trả tiền cho nhân viên có tiềm năng phát triển đi học. Họ thƣờng chọn hình thức này trong phát triển kỹ năng lãnh đạo, quản lý, điều hành.
- Đánh giá: Việc đánh giá thƣờng đƣợc sử dụng để phát hiện ngƣời lao động có tiềm năng quản lý và xác định điểm mạnh, điểm yếu của ngƣời quản lý hiện tại. Việc đánh giá cũng đƣợc sử dụng để phát hiện những ngƣời quản lý với tiềm năng phát triển lên vị trí quản lý cao hơn
Có nhiều cách khác nhau để đánh giá phát triển. Đánh giá kết quả thực hiện công việc của ngƣời lao động cũng là một cách phổ biến để tìm ra những tiềm năng phát triển. Thực tế thì đánh giá kết quả thực hiện công việc cũng đƣợc sử dụng để đánh giá nhu cầu đào tạo. Qua đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên, doanh nghiệp có thể phát hiện nguyên nhân của việc hoàn thành không tốt công việc và phân tích nguyên nhân để tìm biện pháp khắc phục nhằm giúp ngƣời lao động đạt đƣợc kết quả công việc nhƣ mong muốn. Nếu nguyên nhân là do ngƣời lao động thiếu kiến thức và kỹ năng thì
cần tiến hành đào tạo. Trong trƣờng hợp này đào tạo sẽ gắn với việc nâng cao kết quả thực hiện công việc.
Để đánh giá ngƣời ta có thể dùng nhiều cách kiểm tra tâm lý để đo lƣờng kỹ năng, đặc điểm cá nhân, cách giao tiếp của ngƣời lao động. Những cách kiểm tra này để xem ngƣời lao động có những tính cách cần thiết để có thể thành công trong vị trí quản lý hay không. Thông tin đánh giá có thể thu đƣợc từ nhiều nguồn: tự đánh giá, đồng nghiệp đánh giá, ngƣời quản lý trực tiếp đánh giá. Cách thu thập thông tin có thể từ phỏng vấn, hoặc qua phiếu khảo sát về công việc của họ, về kinh nghiệm cá nhân, kỹ năng và kế hoạch phát triển nghề nghiệp.
c) Kinh nghiệm công việc
Phần lớn ngƣời lao động phát triển thông qua kinh nghiệm công việc. Để thành công trong công việc của mình, ngƣời lao động cần mở rộng các kỹ năng của họ. Phân công công việc mới giúp họ không chỉ sử dụng những kỹ năng, kinh nghiệm và mối liên hệ hiện tại mà còn phát triển thêm những kỹ năng, kinh nghiệm và mối liên hệ mới.
Những nhu cầu của công việc nhƣ thực hiện các trách nhiệm mới, tạo sự thay đổi, có trách nhiệm cao hơn, thực hiện những công việc liên quan đến nhiều mối quan hệ mà mình không có quyền lực, đƣơng đầu với những khó khăn..., giúp ngƣời lao động rút đƣợc nhiều kinh nghiệm.
1.2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác đào tạo và phát triển nhân sự
1.2.4.1 Quan điểm của lãnh đạo doanh nghiệp về hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự
Hiệu quả của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ở mỗi doanh nghiệp khác nhau, điều này cũng bắt nguồn từ những quan điểm khác nhau của các nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp. Có hai quan điểm về công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực mà mỗi doanh nghiệp phải nắm rõ. Đó
là việc phải coi nguồn nhân lực nhƣ là một yếu tố đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh và việc đào tạo là những chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra. Bên cạnh đó, mỗi lãnh đạo doanh nghiệp đều phải coi nguồn nhân lực nhƣ là tài sản, là vốn của doanh nghiệp và phải làm sao nhận đƣợc những lợi ích to lớn từ công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Do đó chiến lƣợc đào tạo là rất cần thiết, thậm chí nó song hành với chiến lƣợc chung của doanh nghiệp với tầm nhìn ít nhất 5-10 năm. Mức đầu tƣ cho hoạt động này phải đạt ít nhất 4-8% quỹ lƣơng của doanh nghiệp(không bao