Dự toán là một công cụ để lập kế hoạch và kiểm tra được sử dụng rất rộng rãi trong quá trình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Hiện nay, trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có hệ thống các bản dự toán. Dự toán là phương tiện đắc lực cho các nhà quản lý trong việc điều hành doanh nghiệp.
Dự toán là tổng thể các dự toán về khối lượng được thể hiện theo một cơ cấu nhất định, là sự cụ thể hóa bằng các con số, các kế hoạch, dự án.
Mục đích của dự toán là cụ thể hóa mục tiêu của các nhà quản trị, thiết lập các kế hoạch ngắn hạn, dự báo thu nhập từ một kế hoạch định trước, thiết lập kế hoạch đầu tư, triển khai một dự án sản xuất, lập kế hoạch mua, dự báo việc tuyển dụng nhân sự hoặc kế hoạch đào tạo, lập dự toán sản xuất, lập dự toán tài chính, lập dự toán tổng thể.
Dự toán là một công cụ của các nhà quản lý, chính vì thế đòi hỏi họ phải biết thích ứng dự toán với từng nhu cầu riêng rẽ và với hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp. Vì vậy dự toán có rất nhiều loại khác nhau. Ví dụ, người ta có thể triển khai thực hiện kế hoạch theo loại nghiệp vụ, theo các loại nguồn lực khác nhau, theo hoạt động, theo các trung tâm trách nhiệm, theo quá trình…
kinh doanh, dự toán tài chính…).
- Dự toán sản xuất kinh doanh: bao gồm toàn bộ các dự toán gắn với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong năm (dự toán bán hàng, dự toán sản xuất, dự toán quản lý).
+ Dự toán bán hàng: Dự toán doanh thu bán ra.
+ Dự toán sản xuất: Dự toán nhu cầu về nguyên vật liệu, nhân công, chi phí chung khác.
+ Dự toán nguyên vật liệu: dự đoán nhu cầu về nguyên vật liệu. + Dự toán chi phí nhân công: dự đoán nhu cầu về nhân công.
+ Dự toán chi phí sản xuất chung: dự đoán về nhu cầu các khoản mục thuộc chi phí sản xuất chung, nằm ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.
+ Dự toán các hoạt động ngoài sản xuất: dự đoán về chi phí phát sinh cho các hoạt động ngoài sản xuất.
- Dự toán tài chính: thể hiện sự tác động của dự toán hoạt động sản xuất kinh doanh, dự toán đầu tư, dự toán tài trợ đến kết quả tài chính. Ngoài ra dự toán này còn bao gồm các báo cáo tài chính và dự toán dòng tiền.
+ Báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến: Thể hiện bằng thước đo tiền tệ các dự toán sản xuất kinh doanh.
+ Dự toán đầu tư và nguồn tài trợ: Thể hiện số vốn dự toán dự tính và dự trù khả năng tài trợ của vốn.
+ Báo cáo tài chính dự kiến: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
+ Dự toán dòng tiền: Dự đoán các dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp.
Tính hệ thống và sự liên kết của các dự toán ở doanh nghiệp thể hiện qua sơ đồ sau
Sơ đồ 2.2: Hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh
Dự toán bán hàng
Dự toán sản xuất
Dự toán nhân công Dự toán Chi phí sản xuất chung
Dự toán nguyên vật liệu Dự toán Chi phí sản xuất Dự toán các hoạt động ngoài sản xuất: + Nghiên cứu và phát triển + Tiếp cận thị trường + Phân phối + Quản lý,…
Báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến
Dự toán đầu tư và tài trợ
Báo cáo tài chính dự
Như vậy, các dự toán cụ thể tạo thành hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các dự toán có mối quan hệ khăng khít và ràng buộc, trong đó dự toán bán hàng là nhân tố tác động toàn bộ dây chuyền lập dự toán của doanh nghiệp. Nếu dự toán bán hàng được lập một cách tùy tiện, thiếu căn cứ thực tiễn thì cả quá trình dự toán sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chỉ là hình thức mà thôi. Vì vậy, khi lập dự toán cần phải thận trọng và dựa vào những căn cứ thực tiễn và những điều kiện thực thi của dự toán, phải có sự liên kết chặt chẽ các dự toán cụ thể từng khâu, từng bộ phận.