Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp là một nội dung quan trọng, quyết định hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp cũng như chất lượng thông tin cung cấp từ bộ phận kế toán. Tùy theo quy mô địa bàn và đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức tổ chức kế toán tập trung, phân tán hoặc vừa tập trung vừa phân tán. Tiếp theo là cách thức xây dựng bộ máy kế toán tài chính và kế toán quản trị với hai mô hình chủ yếu là tách rời và kết hợp. Mô hình mà doanh nghiệp lựa chọn phải phù hợp với đặc điểm riêng của bản thân doanh nghiệp mới có thể mang lại hiệu quả tối ưu.
trung, kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị. Tại văn phòng Công ty có phòng kế toán trung tâm và tại các công trường thì có kế toán công trường. Phòng kế toán trung tâm có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo kế toán tài chính và lập các báo cáo kế toán quản trị, phân tích hoạt động kinh doanh cho toàn Công ty, hướng dẫn, chỉ đạo các kế toán viên và kế toán công trường thực hiện thống nhất một mô hình kế toán chung theo quy trình đã được lập ra.
Bộ máy kế toán tài chính được xây dựng theo mô hình gồm: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán chi phí, kế toán doanh thu và thanh toán, kế toán lao động tiền lương, kế toán vật tư và tài sản cố định, thủ quỹ.
- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán trong Công ty, tổ chức vận dụng và xây dựng hệ thống kế toán cho phù hợp, xây dựng mô hình tổ chức kế toán, hình thức kế toán áp dụng đến quá trình luân chuyển chứng từ để thu thập, cung cấp thông tin.
- Kế toán tổng hợp: Có chức năng kiểm tra tính chính xác của số liệu do các bộ phận ghi chép, phản ánh và cung cấp. Sau đó tổng hợp số liệu của từng bộ phận để lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và phân tích hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.
- Kế toán chi phí: Có chức năng phân loại chi phí, tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ và phân bổ chi phí cho các đối tượng theo các tiêu thức hợp lý. Lập dự toán chi phí, báo cáo chi phí theo yêu cầu của nhà quản lý với từng phương án cụ thể, phân tích chi phí và cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán tổng hợp.
- Kế toán doanh thu và thanh toán: Có chức năng hạch toán doanh thu tổng hợp và chi tiết, theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng. Bộ phận này còn lập báo cáo doanh thu và báo cáo công nợ theo các phương án theo yêu cầu của nhà quản trị và cung cấp cho bộ phận kế toán tổng hợp.
- Kế toán lao động tiền lương: Theo dõi, phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, tiền công với người lao động, tình hình trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.
- Kế toán vật tư và tài sản cố định: Theo dõi, hạch toán các loại vật tư, nguyên vật liệu trong Công ty. Đồng thời cũng theo dõi và hạch toán toàn bộ tài sản cố định từ lúc mua về, nhập kho đến khi xuất dùng và tại nơi sử dụng, tính khấu hao tài sản cố định hàng tháng.
Hàng ngày phải kiểm kê số tồn quỹ so với sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải cùng nhau đối chiếu và tìm nguyên nhân, có kiến nghị và biện pháp xử lý số chênh lệch.
Một điểm nổi bật nữa là dưới phòng kế toán của Công ty còn có kế toán tại các công trường thi công. Do xuất phát từ đặc thù riêng của ngành xây dựng là các công trình xây dựng có vị trí thi công thường phân tán ở xa văn phòng Công ty. Do vậy, các đội thi công cần có kế toán ngay tại công trình thi công để tiến hành ghi chép, tập hợp chứng từ chuyển về phòng kế toán Công ty, đồng thời thực hiện một số công việc mà kế toán Công ty không thể làm trực tiếp như nhận tạm ứng để thanh toán các khoản chi phí, theo dõi tài sản, vật tư tồn kho tại công trình…
Các bộ phận kế toán trong phòng kế toán Công ty có trách nhiệm lập các báo cáo kế toán quản trị của bộ phận mình và kế toán tổng hợp lập báo cáo kế toán quản trị tổng hợp để cung cấp thông tin cho Ban giám đốc Công ty. Những báo cáo kế toán quản trị được lập không chỉ tập trung vào việc phân tích tình hình thực hiện chi phí mà còn phân tích cả tiến độ thực hiện của các công trình.
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Phát triển Việt Mỹ 3.1.3.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư và TSCĐ Kế toán lao động tiền lương Kế toán doanh thu và thanh toán Kế toán chi phí Thủ quỹ
Thực hiện theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các Doanh nghiệp xây lắp. Hệ thống tài khoản kế toán gồm 73 tài khoản kế toán tổng hợp trong bảng cân đối kế toán và 8 tài khoản ngoài bảng cân đối. Về cơ bản tên gọi, ký hiệu và nội dung các tài khoản này nhất quán với hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các Doanh nghiệp khác ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính.
Các tài khoản kế toán sử dụng để tập hợp chi phí sản xuất bao gồm: - TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp - TK 623: Chi phí máy thi công - TK 627: Chi phí sản xuất chung
Các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vẫn được trích theo tỉ lệ quy định
chung của Bộ Tài chính, nhưng riêng đối với hoạt động xây lắp thì các khoản trích
trên không được hạch toán vào TK 622, TK 623 mà hạch toán vào TK 627 “chi phí sản xuất chung”.
Các tài khoản được mở chi tiết theo từng công trình, từng đối tượng để tiện cho việc theo dõi. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung làm trên máy vi tính kết hợp với phần mềm kế toán.
Với đặc điểm sản phẩm (công trình xây dựng) được sản xuất theo từng đơn đặt hàng (hợp đồng) nên chi phí sản xuất thường được tập hợp riêng cho từng công trình và khi kết thúc hợp đồng (nghiệm thu và bàn giao công trình) kế toán sẽ tập hợp chi phí và xác định giá thành thực tế của công trình. Công ty sử dụng phương pháp đánh giá hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên.
Kế toán công trường tập hợp các chứng từ phát sinh ở công trình, hạng mục công trình đội thi công theo từng khoản mục chi phí. Cuối tháng gửi chứng từ cùng bảng kê về phòng kế toán Công ty để tổng hợp và lập báo cáo.
Đối với chi phí trực tiếp (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công) kế toán áp dụng phương pháp ghi trực tiếp cho đối tượng tập hợp chi phí. Đối với chi phí chung tập hợp ở Công ty và chi phí máy thi công dùng chung cho nhiều công trình, kế toán áp dụng phương pháp phân bổ gián
tiếp cho các đối tượng (các công trình) theo các tiêu thức phù hợp. Đối với chi phí tập hợp ở công trường, cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí đó cho từng công trình, hạng mục công trình mà công trường đang thi công theo một tiêu thức nhất định để tính giá thành sản phẩm.
3.2. Thực trạng công tác kế toán quản trị chi phí trong Công ty Cổ phần Phát triển Việt Mỹ triển Việt Mỹ
3.2.1. Phân loại chi phí
Để quản lý và sử dụng có hiệu quả chi phí, các nhà quản trị không phải chỉ biết chi phí là bao nhiêu mà quan trọng hơn là phải hiểu được chi phí đã hình thành như thế nào? ở đâu? Chi phí đó liên quan như thế nào đến quyết định đang xem xét? Có thể tác động tới chúng như thế nào? Sự khôn khéo trong sử dụng chi phí của nhà quản trị được thể hiện ngay từ khâu lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh. Việc nhận định và thấu hiểu cách phân loại của từng loại chi phí sẽ giúp nhà quản trị có cơ sở đưa ra quyết định đúng đắn.
Thực tế khảo sát tại Công ty Cổ phần Phát triển Việt Mỹ đối với công trình đường giao thông Co Muồng – Lái Ngài, Nà Mùn – Huổi Nắn – Nậm Phung, đường giao thông Trạm Tấu Bắc Yên cho thấy việc phân loại chi phí mới chỉ dừng lại ở cách phân loại chi phí theo chức năng hoạt động, theo từng nơi phát sinh chi phí mà chưa phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động thành chi phí bất biến và chi phí khả biến để đánh giá được kết quả thực hiện kinh doanh. Cụ thể như sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Phản ánh các chi phí nguyên vật liệu phát sinh liên quan đến việc xây dựng, lắp đặt các công trình và được mở chi tiết theo từng đối tượng công trình, hạng mục công trình như: thép, xi măng, cát, đá, sỏi…
- Chi phí nhân công trực tiếp: Phản ánh các khoản thù lao lao động phải trả cho công nhân trực tiếp xây lắp các công trình, công nhân phục vụ thi công (kể cả công nhân vận chuyển, bốc dỡ vật tư trong phạm vi mặt bằng xây lắp và công nhân chuẩn bị thi công, thu dọn hiện trường). Chi phí này cũng được theo dõi chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình, giai đoạn công việc…
- Chi phí sử dụng máy thi công: Phản ánh chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp công trình. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
và các bộ phận sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xây lắp. Đây là những chi phí phát sinh trong từng bộ phận, từng đội xây lắp, ngoài chi phí vật liệu và nhân công trực tiếp (kể cả phần trích cho các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trên tiền lương phải trả cho toàn bộ công nhân viên từng bộ phận, từng đội và toàn bộ tiền ăn ca của đội, bộ phận).
Mặt khác, Công ty cũng chưa phân loại chi phí thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cho từng đối tượng chịu phí (như phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, phòng vật tư…).
3.2.2. Công tác xây dựng định mức và lập dự toán chi phí
3.2.2.1. Công tác xây dựng định mức
Định mức chi phí là cơ sở để công ty lập dự toán hoạt động. Muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì phải có định mức nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công thì phải có định mức số giờ công,… Chi phí định mức giúp nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là cơ sở, tiêu chuẩn để đánh giá; góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như: Định giá bỏ thầu, kiểm soát chi phí, đánh giá hiệu quả hoạt động, gắn liền với trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm.
Công ty đã xây dựng định mức chi phí sản xuất cho các khoản mục chi phí bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công. Việc xây dựng định mức chi phí trên được xác định cụ thể như sau:
-Định mức chi phí nguyên vật liệu: Công thức xác định định mức hao phí
nguyên vật liệu:
Định mức vật liệu = ( x + x ) x x (3.1)
Trong đó:
+ : Số lượng vật liệu sử dụng cho từng thành phần công việc trong định
mức (trừ vật liệu luân chuyển)
+ : Hệ số chuyển đổi đơn vị tính vật liệu theo tính toán, thực tế hoặc kinh nghiệm thi công sang đơn vị tính vật liệu trong định mức xây dựng
+ : Định mức tỉ lệ hao hụt vật liệu được phép trong thi công:
= 1 + Ht/c trong đó Ht/c: Định mức hao hụt vật liệu trong thi công
+ : Hệ số luân chuyển của loại vật liệu cần phải luân chuyển quy định
trong định mức sử dụng vật tư
-Định mức chi phí nhân công trực tiếp: Định mức hao phí lao động được xác
định trên định mức lao động (thi công) được Công ty tính toán: + Đơn vị tính của định mức lao động cơ sở là số giờ công.
+ Đơn vị tính của định mức lao động trong định mức xây dựng là ngày công. Công thức xác định định mức chi phí nhân công:
Định mức nhân công = ∑( x x ) x 1/8 (3.2)
Trong đó:
+ : Định mức lao động cơ sở (là mức hao phí lao động trực tiếp xây dựng
cho một đơn vị tính khối lượng công tác hoặc kết cấu xây dựng cụ thể).
+ : Hệ số chuyển đổi định mức xây dựng.
+ : Hệ số chuyển đổi đơn vị tính: là hệ số chuyển đổi đơn vị tính từ thực tế
hoặc kinh nghiệm sang thi công, dự toán.
+ 1/8: Hệ số chuyển đổi từ định mức giờ công sang định mức ngày công.
-Định mức chi phí sử dụng máy thi công: được xác định trên cơ sở năng suất
kỹ thuật máy thi công được công ty tính toán: đơn vị tính của định mức cơ sở năng suất máy thi công là giờ máy, ca máy… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công thức xác định định mức hao phí về ca máy, thiết bị xây dựng:
M = x x x (3.3)
+ QCM: Định mức năng suất thi công một ca máy
+ : Hệ số chuyển đổi định mức xây dựng
+ : Hệ số chuyển đổi đơn vị tính: là hệ số chuyển đổi đơn vị tính từ thực tế
hoặc kinh nghiệm thi công sang định mức dự toán.
+ : Hệ số sử dụng năng suất
3.2.2.2. Công tác lập dự toán
Việc lập dự toán sản xuất kinh doanh có một ý nghĩa rất quan trọng trong hệ thống kế toán quản trị của doanh nghiệp, vì nó là một khâu trong chu kỳ hoạch định, kiểm soát và ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp. Quá trình dự toán và sản xuất kinh doanh khá phức tạp. Bởi đó là mối quan hệ với định mức chi phí, sự liên kết các mục tiêu ở từng khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.
Với đặc trưng của ngành xây dựng là chi phí lớn và thời gian thực hiện dài nên việc lập kế hoạch là khâu rất quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Dự toán được phòng kỹ thuật (Công ty Cổ phần Phát triển Việt Mỹ) lập ra chi tiết đến từng hạng mục công trình về các khoản mục chi phí vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công về khối lượng, đơn giá dựa trên thiết kế đã sẵn có. Bản dự toán sau khi đã được xét duyệt sẽ được đưa vào thi công thực tế. Trong quá trình thi công thực tế, giá trị công trình sau khi bàn giao quyết toán thường không chênh lệch so với dự toán vì khi lập dự toán thường có bản tính
chênh lệch các khoản mục chi phí. (Phụ lục số 01)
3.2.3. Xác định chi phí cho các đối tượng chịu phí
Hiện tại ở Công ty mới chỉ xác định chi phí cho một đối tượng chịu phí đó là công trình, chưa xác định chi phí cho các đối tượng chịu phí khác (từng phòng, ban chức năng) mà mọi chi phí phát sinh đều tập hợp hết vào tài khoản chi phí quản lý