- Chi phí nhân công trực tiếp
3.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN VIỆT MỸ
triển Việt Mỹ
3.2.1. Phân loại chi phí
Để quản lý và sử dụng có hiệu quả chi phí, các nhà quản trị không phải chỉ biết chi phí là bao nhiêu mà quan trọng hơn là phải hiểu được chi phí đã hình thành như thế nào? ở đâu? Chi phí đó liên quan như thế nào đến quyết định đang xem xét? Có thể tác động tới chúng như thế nào? Sự khôn khéo trong sử dụng chi phí của nhà quản trị được thể hiện ngay từ khâu lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh. Việc nhận định và thấu hiểu cách phân loại của từng loại chi phí sẽ giúp nhà quản trị có cơ sở đưa ra quyết định đúng đắn.
Thực tế khảo sát tại Công ty Cổ phần Phát triển Việt Mỹ đối với công trình đường giao thông Co Muồng – Lái Ngài, Nà Mùn – Huổi Nắn – Nậm Phung, đường giao thông Trạm Tấu Bắc Yên cho thấy việc phân loại chi phí mới chỉ dừng lại ở cách phân loại chi phí theo chức năng hoạt động, theo từng nơi phát sinh chi phí mà chưa phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động thành chi phí bất biến và chi phí khả biến để đánh giá được kết quả thực hiện kinh doanh. Cụ thể như sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Phản ánh các chi phí nguyên vật liệu phát sinh liên quan đến việc xây dựng, lắp đặt các công trình và được mở chi tiết theo từng đối tượng công trình, hạng mục công trình như: thép, xi măng, cát, đá, sỏi…
- Chi phí nhân công trực tiếp: Phản ánh các khoản thù lao lao động phải trả cho công nhân trực tiếp xây lắp các công trình, công nhân phục vụ thi công (kể cả công nhân vận chuyển, bốc dỡ vật tư trong phạm vi mặt bằng xây lắp và công nhân chuẩn bị thi công, thu dọn hiện trường). Chi phí này cũng được theo dõi chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình, giai đoạn công việc…
- Chi phí sử dụng máy thi công: Phản ánh chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp công trình.
và các bộ phận sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp xây lắp. Đây là những chi phí phát sinh trong từng bộ phận, từng đội xây lắp, ngoài chi phí vật liệu và nhân công trực tiếp (kể cả phần trích cho các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trên tiền lương phải trả cho toàn bộ công nhân viên từng bộ phận, từng đội và toàn bộ tiền ăn ca của đội, bộ phận).
Mặt khác, Công ty cũng chưa phân loại chi phí thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cho từng đối tượng chịu phí (như phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, phòng vật tư…).
3.2.2. Công tác xây dựng định mức và lập dự toán chi phí
3.2.2.1. Công tác xây dựng định mức
Định mức chi phí là cơ sở để công ty lập dự toán hoạt động. Muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì phải có định mức nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công thì phải có định mức số giờ công,… Chi phí định mức giúp nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là cơ sở, tiêu chuẩn để đánh giá; góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như: Định giá bỏ thầu, kiểm soát chi phí, đánh giá hiệu quả hoạt động, gắn liền với trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm.
Công ty đã xây dựng định mức chi phí sản xuất cho các khoản mục chi phí bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công. Việc xây dựng định mức chi phí trên được xác định cụ thể như sau:
-Định mức chi phí nguyên vật liệu: Công thức xác định định mức hao phí
nguyên vật liệu:
Định mức vật liệu = ( x + x ) x x (3.1)
Trong đó:
+ : Số lượng vật liệu sử dụng cho từng thành phần công việc trong định
mức (trừ vật liệu luân chuyển)
+ : Hệ số chuyển đổi đơn vị tính vật liệu theo tính toán, thực tế hoặc kinh nghiệm thi công sang đơn vị tính vật liệu trong định mức xây dựng
+ : Định mức tỉ lệ hao hụt vật liệu được phép trong thi công:
= 1 + Ht/c trong đó Ht/c: Định mức hao hụt vật liệu trong thi công
+ : Hệ số luân chuyển của loại vật liệu cần phải luân chuyển quy định
trong định mức sử dụng vật tư
-Định mức chi phí nhân công trực tiếp: Định mức hao phí lao động được xác
định trên định mức lao động (thi công) được Công ty tính toán: + Đơn vị tính của định mức lao động cơ sở là số giờ công.
+ Đơn vị tính của định mức lao động trong định mức xây dựng là ngày công. Công thức xác định định mức chi phí nhân công:
Định mức nhân công = ∑( x x ) x 1/8 (3.2)
Trong đó:
+ : Định mức lao động cơ sở (là mức hao phí lao động trực tiếp xây dựng
cho một đơn vị tính khối lượng công tác hoặc kết cấu xây dựng cụ thể).
+ : Hệ số chuyển đổi định mức xây dựng.
+ : Hệ số chuyển đổi đơn vị tính: là hệ số chuyển đổi đơn vị tính từ thực tế
hoặc kinh nghiệm sang thi công, dự toán.
+ 1/8: Hệ số chuyển đổi từ định mức giờ công sang định mức ngày công.
-Định mức chi phí sử dụng máy thi công: được xác định trên cơ sở năng suất
kỹ thuật máy thi công được công ty tính toán: đơn vị tính của định mức cơ sở năng suất máy thi công là giờ máy, ca máy…
Công thức xác định định mức hao phí về ca máy, thiết bị xây dựng:
M = x x x (3.3)
+ QCM: Định mức năng suất thi công một ca máy
+ : Hệ số chuyển đổi định mức xây dựng
+ : Hệ số chuyển đổi đơn vị tính: là hệ số chuyển đổi đơn vị tính từ thực tế
hoặc kinh nghiệm thi công sang định mức dự toán.
+ : Hệ số sử dụng năng suất
3.2.2.2. Công tác lập dự toán
Việc lập dự toán sản xuất kinh doanh có một ý nghĩa rất quan trọng trong hệ thống kế toán quản trị của doanh nghiệp, vì nó là một khâu trong chu kỳ hoạch định, kiểm soát và ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp. Quá trình dự toán và sản xuất kinh doanh khá phức tạp. Bởi đó là mối quan hệ với định mức chi phí, sự liên kết các mục tiêu ở từng khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.
Với đặc trưng của ngành xây dựng là chi phí lớn và thời gian thực hiện dài nên việc lập kế hoạch là khâu rất quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Dự toán được phòng kỹ thuật (Công ty Cổ phần Phát triển Việt Mỹ) lập ra chi tiết đến từng hạng mục công trình về các khoản mục chi phí vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy thi công về khối lượng, đơn giá dựa trên thiết kế đã sẵn có. Bản dự toán sau khi đã được xét duyệt sẽ được đưa vào thi công thực tế. Trong quá trình thi công thực tế, giá trị công trình sau khi bàn giao quyết toán thường không chênh lệch so với dự toán vì khi lập dự toán thường có bản tính
chênh lệch các khoản mục chi phí. (Phụ lục số 01)
3.2.3. Xác định chi phí cho các đối tượng chịu phí
Hiện tại ở Công ty mới chỉ xác định chi phí cho một đối tượng chịu phí đó là công trình, chưa xác định chi phí cho các đối tượng chịu phí khác (từng phòng, ban chức năng) mà mọi chi phí phát sinh đều tập hợp hết vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, ví dụ như chi phí điện, nước, điện thoại... Chi phí của từng công trình được xác định chi tiết theo các mục sau:
3.2.3.1. Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành công trình- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm giá trị vật liệu xây dựng như: xi măng, gạch, cát, sỏi, đá…là chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí của các công ty xây lắp. Loại chi phí này là chi phí trực tiếp nên khi phát sinh đối với công trình, hạng mục công trình nào thì được hạch toán cho công trình, hạng mục công trình đó và được hạch toán chi tiết theo từng loại, từng thứ, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị thực tế. Do đó, việc hạch toán chính xác, đầy đủ chi phí này có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công và đảm bảo tính chính xác của giá thành xây dựng.
Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp xây lắp thường bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng kèm theo bảng kê thu mua nguyên vật liệu và phiếu giao hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho; phân loại kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình nhập – xuất – tồn kho từng loại nguyên vật liệu của từng công trình, hạng mục công trình trong tháng. Trên cơ sở đó, kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu trong tháng cho từng công trình, hạng mục công trình. Cuối tháng, kế toán tập hợp bộ chứng từ nộp về bộ phận kế toán của Công ty.
Tại các công trình của Công ty, giá trị nguyên vật liệu tồn kho được xác định một tháng một lần và được xác định vào cuối tháng, cụ thể như sau:
Giá trị NVL tồn kho cuối tháng = Giá trị NVL tồn kho đầu tháng + Giá trị NVL nhập kho trong tháng - Giá trị NVL xuất kho trong tháng (3.4)
Đối với một số loại nguyên vật liệu được phép hao hụt trong quá trình xây dựng như vôi, cát, đá, sỏi… được xác định như sau:
Giá trị NVL tồn Kho cuối tháng = Giá trị NVL tồn kho đầu tháng + Giá trị NVL mua vào trong tháng - Giá trị NVL xuất dùng trong tháng - Giá trị hao hụt NVL theo định mức (3.5)
không thể tổ chức hạch toán riêng được thì kế toán các đơn vị tiến hành các phương pháp phân bổ gián tiếp để phân bổ chi phí cho các đối tượng có liên quan. Tiêu thức phân bổ thường được sử dụng là theo định mức tiêu hao hoặc theo khối lượng sử dụng cho từng công trình. Công thức phân bổ như sau:
Giá trị NVL phân bổ cho từng đối tượng = Tổng giá trị NVL xuất dùng × Tỉ lệ phân bổ (3.6)
Quy trình hạch toán khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tiến hành như sau:
- Tại các đơn vị thi công, lượng nguyên vật liệu được dự trữ rất ít, hầu như mua đến đâu dùng hết đến đó. Thông thường những kho bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho thi công các công trình, hạng mục công trình để được tổ chức tại từng công trình, hạng mục đó và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho công trình đó. Đối với việc hạch toán nguyên vật liệu kế toán Công ty đã áp dụng kế toán trên máy vi tính nên nguyên vật liệu mua về nhập qua kho hay xuất thẳng đến các công trình đều hạch toán vào TK 152 để tiện theo dõi. Trên cơ sở đó tính toán chính xác giá vốn thực tế vật liệu xuất kho dùng cho từng đối tượng hạch toán vào sổ chi tiết TK 621, sổ tổng
hợp TK 621 (Phụ lục số 02).
- Chi phí nhân công trực tiếp
Trong giá thành xây dựng, chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỉ lệ tương đối lớn, khoảng 10-20% tổng chi phí, nhất là trong điều kiện thi công bằng máy còn hạn chế. Do vậy, việc hạch toán đúng, đủ chi phí nhân công trực tiếp có ý nghĩa quan trọng trong việc tính lương và trả lương chính xác cho người lao động và nó góp phần vào việc hạ thấp giá thành sản phẩm xây lắp.
Hiện nay tại các Công ty, công nhân kỹ thuật lành nghề và bộ phận cán bộ gián tiếp đều ký hợp đồng dài hạn với Công ty, còn số lao động phổ thông hầu hết là ký hợp đồng thời vụ và tùy theo tình hình thi công mà các Công ty ký hợp đồng ngắn hạn với số lao động thuê ngoài (thường là 03 tháng). Số nhân công này được tổ chức thành các tổ sản xuất phục vụ cho từng yêu cầu thi công cụ thể như tổ đào đất, tổ rải nhựa…. Hình thức trả lương cho lao động trực tiếp mà các Công ty thường áp dụng là giao khoán từng khối lượng công việc hoàn thành và khoán gọn công việc. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và bảng thanh toán lương để hạch toán chi phí nhân công cho từng công
trình, hạng mục công trình vào sổ chi tiết TK 622 (Phụ lục số 03).
-Chi phí sử dụng máy thi công
Chi phí sử dụng máy thi công là loại chi phí đặc thù trong lĩnh vực sản xuất xây lắp. Chi phí này bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi công nhằm hoàn thành khối lượng công tác xây lắp như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công……
Hiện nay, máy móc thiết bị tại Công ty bao gồm hai loại: một loại thuộc quyền Công ty quản lý và sử dụng, một loại đi thuê.
- Trường hợp máy thi công thuộc quyền Công ty quản lý và sử dụng:
Đối với loại máy thi công thuộc quyền Công ty quản lý sử dụng, hàng tháng trích khấu hao cho từng loại máy. Phương pháp khấu hao là phương pháp đường thẳng, mức trích khấu hao hàng tháng đối với từng TSCĐ được xác định như sau:
Mức khấu hao = Thời gian sử dụngNguyên giá TSCĐ × 12 (3.7)
Việc trích khấu hao sử dụng trên sổ theo dõi khấu hao máy thi công. Hàng tháng, Công ty sẽ ghi sổ theo dõi hoạt động của máy thi công, mức trích khấu hao của những tài sản đơn vị mình quản lý. Máy thi công sử dụng cho công trình, hạng mục công trình nào tập hợp chi phí riêng cho công trình, hạng mục công trình đó.
- Trường hợp đi thuê máy:
Trong trường hợp máy thi công thuê ngoài, chứng từ trước tiên lấy làm cơ sở xác định chi phí thuê máy là hợp đồng thuê máy, trong hợp đồng thuê máy nêu rõ nội dung khối lượng công việc, đơn giá thuê. Khi công việc hoàn thành, đội trưởng thi công tập hợp những chứng từ gốc thuê thiết bị bao gồm hợp đồng thuê máy, hóa đơn thuê máy, biên bản thanh lý gửi về bộ phận kế toán. Sau đó kế toán lập bảng chi phí máy thi công như đối với trường hợp máy móc thuộc bản quyền quản lý của Công ty.
Kế toán căn cứ vào nhật trình theo dõi sử dụng của xe, máy, bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công để xác định chi phí sử dụng máy cho từng công trình,
hạng mục công trình, hạch toán sổ chi tiết TK 623 (Phụ lục số 04).
-Chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung được phân làm hai loại. Đối với chi phí chung trực tiếp phục vụ công trình nào thì được hạch toán trực tiếp cho công trình đó, những chi phí chung liên quan đến nhiều công trình thì được kế toán tổng hợp, sau đó phân bổ
cho từng công trình theo tiêu thức tổng doanh thu của công trình. Kế toán căn cứ vào hóa đơn thanh toán, bảng phân bổ chi phí sản xuất chung để xác định chi phí sản xuất chung cho từng công trình, hạng mục công trình, hạch toán vào sổ chi tiết
TK 627 (Phụ lục số 05). Ví dụ: Chi phí khấu hao tài sản cố định của 1 xe ô tô phục
vụ chở nguyên vật liệu cho nhiều công trình, cần phải được phân bổ chi tiết cho