xuất khẩu bằng đường biển tại công ty CP LATCA VIETNAM
a) Hoàn thiện bước lập chứng từ
Chứng từ là cơ sở pháp lý để thực hiện mọi thủ công việc trong quy trình giao nhận hàng hỳa. Ngoài việc kiểm tra rà soát các giấy tờ chứng từ mà bên khách hàng cung cấp cho phù hợp nội dung, nhân viên bộ phận chứng từ còn phải luôn theo sát và cập nhật những thay đổi cũng như phải xác định được đúng chính xác thời gian đi kèm các công việc trong cả quy trình. Khi liệt kê các loại giấy tờ, thủ tục thường rất ít khi các có sai sót nhưng trong cả quá trình giao hàng luôn có những phát sinh xảy ra khiến cho việc cung cấp các loại giấy tờ ở mỗi thời điểm hoạt đông tác nghiệp luôn cần được cập nhật. Chỉ khi các giấy tờ này đủ và phù hợp thì các hoạt động tác nghiệp khác mới có thể diễn ra. Giải pháp để thực hiện tốt việc chuẩn bị chứng từ là phân công cho nhân viên giao nhận có kinh nghiệm về chứng từ. Nhân viên giao nhận cần phải kiểm tra kĩ lưỡng, để tránh các sai sót những giấy tờ mà bên khách hàng cung cấp nhân viên nên nhắc nhở họ để họ kiểm tra kỹ các thông tin trước khi chuyển sang phía công ty. Nếu có các sai sót hoặc không phù hợp thì liên lạc ngay với bên khách hàng đề nghị sửa đổi hoặc bổ sung. Ngoài ra
nhân viên của công ty cũng phải cập nhật các văn bản chính sách mới của nhà nước liên quan đến hoạt động giao nhận.
b) Tăng cường hiêu quả trong khâu khai báo hải quan
Hiện nay, việc thực hiện khai báo hải quan đều đã được thực hiện một cách nhanh chóng và tiện lợi qua việc khai quan điện tử. Nhân viên chứng từ hải quan chỉ việc khai báo qua mạng hải quan của chi cục, sau khi nhận được luồng hải quan và chấp nhận sẽ đến chi cục để nộp các giấy tờ cần thiết. Tuy vậy, sai sót có thể xảy ra khi mà nhân viên chứng từ của công ty không chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết khi mang đến chi cục hải quan, dẫn tới hàng hóa không được thông quan và quy trình lại bắt đầu lại. Điều này gây tốn kém thời gian một cách không nhỏ, trong khi với công tác giao nhận thì thời gian là yếu tố quan trong quyết định tới hiệu quả của công tác này.
Do vậy, trước khi khai báo hải quan, nhân viên khai báo hải quan của công ty nên kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ khai báo. Lên danh mục và rà soát lại trước khi mang giấy tờ tới chi cục, đồng thời cần tính toán và thúc giục đối tác cũng như các bên liên quan cung cấp các giấy tờ một cách nhanh chóng và chính xác. Nhân viên phụ trách khai báo hải quan của công ty nên là người đã có mối quan hệ tốt với hải quan và khi đi khai báo hải quan nên báo trước để có một sự chuẩn bị tốt nhất. Thực tế tại các chi cục hải quan, thì yếu tố quan hệ thân thiết đóng vai trò như chất xúc tác giúp quá trình thông quan có thể diễn ra nhanh chóng hơn nữa.
Việc chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ một cách chính xác cũng như chọn nhân viên mang giấy tờ lên chi cục khi báo một cách phù hợp đóng góp quan trọng vào hiệu quả của hoạt động khai quan và thông quan.
c) Tăng cường giám sát quá trình bốc dỡ, giao hàng và sau giao hàng
Hàng được đưa tới cảng thì công ty phải cứ người chuyên trách của công ty thực hiện giao hàng cho cảng và tàu. Nhân viên chuyên trách có nhiệm vụ phụ trách giao hàng cũng như kiểm tra giám sát đôn đốc quá trình giao hàng. Mọi việc cần được thông báo cho công ty để có biện pháp bố trí kịp thời. Nhưng để không mất thời gian trước đó công ty phải luôn liên lạc với cảng về hãng tàu để báo trước về thời gian và được hướng dẫn của cảng và hãng tàu. Trong các trường hợp tàu chậm
trễ thường hãng tàu sẽ báo trước cho công ty để công ty thông báo với khách hàng và có các điều chỉnh phù hợp. Trong quá trình giao hàng lên tàu nhân viên công ty phải giám sát chặt chẽ về hàng hóa và công tác bốc xếp của cảng.
Như đã nói ở trên, khi giao hàng xong thường có tâm lý chủ quan trong nhân viên giao nhận hàng về việc giám sát. Thực tế những rắc rối phát sinh thường do tâm lý chủ quan của bản thân nhân viên và công ty. Chính vì thế khâu kiểm tra giám sát giao hàng thường bị coi nhẹ.
Chính vì vậy, về mặt kĩ thuật thì quá trình giám sát sau giao hàng cần được chú trọng để tránh xảy ra những khiếu kiện cũng như những hậu quả đáng tiếc. VIệc giám sát cần được thực hiện ngay cả khi chuẩn bị bốc dỡ hàng lên tàu, thực hiện thường xuyên và cập nhật dữ liệu về hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Đặc biệt khi mà mặt hàng bột đá của công ty chịu tác động rất lớn của độ ẩm trong quá trình vận chuyển, mà đường vận chuyển lại dài và chịu tác động không nhỏ của yếu tố thời tiết. Nhân viên giao nhận cũng cần được đào tạo nghiệp vụ để quá trình giám sát diễn ra một cách chuyên nghiệp cũng như hiệu quả hơn.
Sau khi giao hàng xong cho tàu, doanh nghiệp cần kiểm tra các thông tin về hành trình của tàu do hãng tàu cung cấp để thông báo cho khách hàng và công ty nhận hàng. Doanh nghiệp cũng nên báo thông tin cho đại lý nước ngoài tại cảng đích để đại lý chuẩn bị. Song song với việc đó công ty có thể tổng hợp chi phí cho bên cung cấp và với khách hàng. Khi hoàn thành công việc có thể thanh toán cho các bên. Phía khách hàng nên có các biện pháp để lấy được các khoản tiền đó ngay hoặc gia hạn trong thời gian ngắn nhất có thể. Nếu có các khiếu nại công ty cũng cần có kế hoạch để khắc phục như xác nhận thông tin qua hãng tàu, đại lý. Thông tin cho khách hàng và bảo hiểm và xây dựng các phương án khắc phục nếu đó là do lỗi của công ty. Vấn đề này rất cần sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty. Kết thúc mỗi đơn hàng công ty nên tổng kết để so sánh với các tiêu chuẩn như thời gian thực hiện, chi phí , độ chính xác của mỗi khâu trong quy trình giao hàng để có các biện pháp khắc phục trong các đơn hàng sắp tới.
Việc chuẩn bị hàng hóa trong điều kiện gấp gáp cũng như lưu lượng hàng hóa lớn như hiện nay là một việc nan giải. Làm sao để nâng cao hiệu quả của quá trình vận chuyển hàng hóa, đảm bảo sự an toàn của hàng hóa, tìm kiếm một nhà vận chuyển, hãng tàu uy tín và đảm bảo luôn là một câu hỏi lớn cho các nhà quản lý.
Với kinh nghiệm và thâm niên hoạt động trong lĩnh vực giao nhận của mình, LATCA VIETNAM cần giữ một mối quan hệ tốt với các đối tác vận chuyển của mình. Cụ thể ngoài việc thực hiện đúng và chính xác, đảm bảo uy tín với hãng tàu, điều này có thể đảm bảo một đầu mối vận chuyển công ty có thể tin tưởng và đảm bảo trong những khoảng thời gian cao điểm công ty không bị áp lực về việc không có hãng tàu vận chuyển. Muốn làm như vậy, cần đảm bảo uy tín cũng như việc liên lạc thường xuyên với các hãng tàu của mình. Uy tín về thanh toán, thời gian bốc dỡ....
Bên cạnh đó, để đảm bảo thời gian bốc dỡ, uy tín với hãng tàu thì công ty cần có một mối quan hệ tốt với cảng. Điều này đảm bảo về kho bãi cũng như thuận lợi có được trong quá trình bốc dỡ hàng lên tàu. Trong điều kiện hiện nay, việc thanh hiện nhanh chóng hay chậm trễ, dễ dàng hay phức tạp mối quan hệ với thủ quan là một yếu tố quan trọng quyết định.