đường biển tại công ty cổ phần LATCA VIỆT NAM
Dưới đây là kết quả tổng hợp, đánh giá từ quá trình điều tra, quan sát hoạt động, phỏng vẫn nhân viên và quản lý kết hợp với phân tích các dữ liệu lưu trữ về quá trình giao hàng bột đá xuất khẩu tại công ty.
Bộ phận đặt hàng và tàu nhận được nhiều phản hồi tích cực, đánh giá cao trong việc nhanh chóng thu xếp nguồn hàng, thỏa thuận với hãng tàu sắp xếp phù
hợp với lô hàng của khách. Tuy vậy, việc cập nhật trạng hàng hóa báo cáo cho các bên có liên quan. Giải quyết các yêu cầu ( hàng trong kế hoạch tuần nào phải bốc xuất vào tuần đó, giải quyết yêu cầu về hàng giao khẩn cấp, các yêu cầu đặc biệt) còn gặp nhiều rắc rối, ví dụ như việc cập nhật chậm thông tin cho các bên liên quan, việc trễ hay không thực hiện đúng kế hoạch bốc xếp do các lý do khách quan và chủ quan còn dẫn tới việc công việc bị dồn ứ, lúng túng khi giải quyết tức thời. Trong một số trường hợp, khi mà việc giao hàng trên hợp đồng khi một kiểu, trong khi việc thực hiện thực tế lại có những sái lệch nhất định, ví dụ như việc quá cảnh, hay thời gian quá cảnh...điều này do việc sắp xếp của bộ phận đặt hàng và tàu chưa hợp lý. Tiềm ẩn những bất lợi khi mà tranh chấp xảy ra. Mặt khác, khi nhận đơn hàng từ phòng XNK của công ty, quá trình xắp xếp hàng hóa thường diễn ra thuận lợi, tuy vậy trong một số trường hợp, khi mà không sắp xếp đủ lượng hàng hóa yêu cầu thì việc thông báo lại cho phòng XNK còn chậm chễ, điều này dẫn tới việc đàm phán phải kéo dài hơn, hoặc sửa lại những điều kiện trong hợp đồng. Điều này ảnh hưởng đến thời gian thực hiện của một đơn hàng của công ty.
Bộ phận chứng từ được đánh giá cao với khâu chuẩn bị chứng từ về mức độ nhanh nhạy cũng như khả năng hoàn thành công việc. Tuy nhiên trong điều tra phỏng vấn trực tiếp thì vẫn phát hiện ra những lỗi trong quá trình chuẩn bị chứng từ và giao hàng lên tàu. Các ý kiến đề cập tới những sai sót trong khâu chứng từ như là chưa kịp cập nhật các văn bản chính sách mới về các quy định liên quan đến giao nhận vận tải, nhân viên không kiểm tra kỹ các chứng từ, nhà xuất khẩu trao các chứng từ còn một số sai sót trong các chứng từ đó trong khi nhân viên giao nhận chưa kiểm tra kỹ dẫn tới đi lại nhiều lần. Với đặc thù hàng khoáng sản nên một số giấy tờ cũng phức tạp hơn đòi hỏi nhiều thời gian như giấy chứng nhận khai thác, phiếu kiểm tra mẫu thử Vilas. Có thể lấy ví dụ như với mẫu thử vilas, do cơ quan thử nghiệm là một cơ quan nhà nước chuyên biệt ở đây là viện kỹ thuật vật liệu xây dựng, việc thử và lấy mẫu rất mất thời gian dẫn tới chậm chễ cả lô hàng...Đồng thời, khâu khai báo hải quan còn có nhiều yếu tố phức tạp tác động khiến cho khâu chuẩn bị chứng từ đôi khi dài và khiến cho kéo dài thời gian giao hàng. Một số giấy tờ cần lưu ý sau khi giao hàng như hóa đơn giao hàng (đê gửi thông tin về làm vận đơn),
hóa đơn nháp ( gốc) để làm CO (certificate-of-origin) – chứng nhận xuất xứ của hàng hóa. Bộ chứng từ gửi khách gửi lại phòng xuất nhập khẩu. Các giấy tờ này thường khiến nhân viên giao nhận tốn nhiều thời gian và có thể nhầm lẫn. Việc làm CO cũng tùy vào thị trường và khu vực thị trường mà có những mẫu khác nhau, nếu không chú ý dễ gây nhầm lẫn mất thời gian.
Bộ phận giao nhận – vận chuyển có được nhiều ý kiến đánh giá tốt khi luôn có mức hoàn thành công việc cao. Tuy vậy khi mà hàng hóa bị dồn ứ do các yếu tố khách quan của chủ tàu, cảng, lịch bốc dỡ chồng chéo thì bộ phận giao nhận có những lúng túng nhất định dẫn tới hiệu quả công việc chưa cao. Theo phỏng vấn, khâu giao hàng tại kho bãi ở phía Bắc thường là kho bãi ở Hải Phòng, nhân viên giao nhận trong công ty tại Hải Phòng là những nhân viên rất có kinh nghiệm và khả năng chuyên môn trong việc thực hiện thủ tục giúp hàng hóa thông quan nhanh nhất, cũng như có khả năng bốc dỡ hàng nhanh chóng.
Quá trình kiểm tra giám sát cũng có hiệu quả tương tự như giao hàng và vận chuyển. Các ý kiến trong kết quả điều tra thì cho nhiều sự nhận xét khác nhau. Một số cho rằng quá trình giám sát đã theo sát và đáp ứng được các yêu cầu trong quy trình xuất khẩu chung, nhưng cũng nhiều ý kiến cho rằng cần cải thiện khả năng thông tin giám sát về thời gian, tiến độ giao hàng và hàng đi. Ngoài ra còn cần dự báo những thay đổi có thể gặp phải trong quá trình giao hàng xuất khẩu. Khó khăn nhất theo các nhân viên được phỏng vấn trong công ty là giải quyết các khiếu nại trong quá trình giao nhận. Tuy nhiên trong thực tế điều tra tại công ty thì được biết phần lớn các khiếu nại mà công ty xảy ra là ở mức độ nhỏ và có thể kiểm soát được. Chưa có tình trạng rủi ro lớn xảy ra bởi việc kiểm soát tốt của công ty trong các khâu trước.
Trên đây là kết quả phân tích thực trạng, đánh giá sơ bộ quá trình giao nhận hàng bột đá xuất khẩu tại công ty CP LATCA VIETNAM.