Phiếu xuất kho dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng NVL xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán CPSX và tính giá thành sản phẩm của doanh nghiệp và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
Phiếu xuất kho do bộ phận kế toán lập ( dựa trên phiếu yêu cầu xuất kho của các bộ phận sử dụng). Phiếu xuất kho được lập thành ba liên. Liên 1 lưu tại phòng kế toán kèm theo giấy đề nghi cấp vật tư; Liên 2 giao cho tổ sản xuất để nhận vật tư, nguyên vật liệu; Liên 3 giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất nguyên vật liệu.
Mẫu phiếu xuất kho được trình bày trong phụ lục số 02.
c ) Phiếu chi
Phiếu chi được sử dụng nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán. Phiếu chi được lập thành ba liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký ở từng liên thì tủ quỹ mới được xuất quỹ. Liên 1 lưu tại nơi lập phiếu; Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kê toán; Liên 3 giao cho người nhận tiền
Mẫu phiếu chi được trình bày trong phụ lục số 03.
3.4.2.3. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán
Tại công ty cổ phần may và thương mại Mỹ Hưng, CP NVLTT được hạch toán trên TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, tài khoản này được mở chi tiết cho từng phân xưởng sản xuất. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng TK 152- Nguyên vật liệu, TK 153- Công cụ dụng cụ và một số tài khoản khác liên quan. Trong đó TK 152 được mở chi tiết thành hai tài khoản cấp 2:
- TK 1521- Nguyên vật liệu chính - TK 1522- Nguyên vật liệu phụ
Do số lượng đơn đặt hàng của công ty nhiều với chủng loại, mẫu mã hàng hóa đa dạng, nên số lượng các loại vật tư, nguyên vật liệu nhiều. Việc mở những tài khoản chi tiết sẽ tạo điều kiện cho công tác kiểm kê và tránh nhầm lẫn trong công tác kế toán.
Mỗi khi nhận được nguyên vật liệu do khách hàng chuyển tới, hoặc căn cứ vào hóa đơn mua vật liệu phụ thêm vào phuc vụ vho sản xuất, thủ kho tiến hành nhập kho và ghi phiếu nhập kho. Đồng thời với việc lập phiếu nhập kho, kế toán phản ánh tăng giá trị nguyên vật liệu trong kho,tiến hành vào sổ chi tiết nguyên vật liệu trong kho.
Ví dụ: khi nhập kho vật liệu phụ mua về, căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 10/03/2010, kế toán vào sổ chi tiết vật liệu phụ theo bút toán:
Nợ TK 152(2): 70.226.200
Nợ TK 133: 7.022.620
Có TK 111: 77.248.820
Tùy theo đơn đặt hàng, phân xưởng sản xuất lập phiếu sản xuất yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu trình lên phòng kế toán cho phòng kế toán duyệt, kế toán căn cứ vào phiếu sản xuất sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Sau khi nhận được phiếu xuất kho, nhân viên phân xưởng cầm phiếu xuất kho đến kho để nhận nguyên vật liệu. (Phụ lục)
Căn cứ vào phiếu xuất kho NVL sau khi kiểm tra tính hợp lệ, kế toán tiến hành phân bổ chi phí vận chuyển, bốc dỡ nguyên liệu cho từng loại nguyên vật liệu chính theo từng địa điểm phát sinh cụ thể. Toàn bộ việc tính toán phân bổ chi phí vận chuyển , bốc dỡ vật liệu được tiến hành ngoài sổ kế toán.
Công thức tính phân bổ chi phí vận chuyển, bốc dỡ cho NVL xuất dùng:
Hiện nay, công ty áp dụng hệ số phân bổ là 200, tức là cứ 100 mét vải chịu chi phí vận chuyển bốc dỡ là 200đồng
Ví dụ: Ngày 10/3/2010, công ty xuất dùng 30217,5 mét vải gió. Ta tính được chi phí vận chuyể bốc dỡ NVL phân bổ cho vải gió là:
30 217,5 x 200 = 6 043 500 đồng
Giá trị này được ghi ở phần giá trị thực tế giá trị xuất.
Đinh kỳ, kế toán theo dõi nhập xuất NVL để ghi vào bảng kê xuất NVL, từ đó lập bảng phân bổ CP NVL cho từng đối tượng ( Phụ lục số…). Căn cứ vào bảng phân bổ NVL – CCDC tháng 3/2010 của phân xưởng 1 (Phụ lục…..) kế toán tiến hành tập hợp chi phí nguyên vật liệu phụ xuất dùng trong tháng của phân xưởng 1 là 159.755.048 đồng.
Nợ TK 621(1): 159. 755.048 Có TK 152(2): 159.755.048
Cuối kỳ kết chuyển chi phí phụ liệu sản xuất hàng may mặc sang chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
CP vận chuyển,bốc dỡ phân bổ cho khối lượng nguyên vật liệu
chính xuất dùng =
Khối lượng NVL chính xuất dùng
Nợ TK 154 : 159.755.048 Có Tk 621 : 159.755.048
3.4.2.2. Sổ kế toán
Do công ty áp dụng hình thức kế toán máy nên việc tập hợp chi phí được tiến hành trên máy tính.,công ty không sử dụng phần mềm kế toán mà chi sử dụng bảng tính excel nên kế toán phải tự nhập số liệu và luân chuyển số liệu giữa các sổ. Khi chứng từ được chuyển lên, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và nhập số liệu vào chứng từ ghi sổ (Phụ lục …..), sổ cái
TK 621 (Phụ lục…….), Sổ chi tiết TK 621 (Phụ luc….)
3.4.3. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Tại công ty cổ phần may và thương mại Mỹ Hưng, chi phí nhân công trực tiếp là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm may mặc của công ty ( Khoảng 55% ). Chi phí nhân công trực tiếp là khoản tiền phải trả công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm may mặc của công ty. Chi phí này bao gồm: Các khoản lương chính, lương phụ, phụ cấp, và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ.
3.5.3.1. Hạch toán ban đầu
Để có cơ sở cho việc tính lương, kế toán phải căn cứ vào bảng chấm công của các tổ, các phiếu xác nhận sản phẩm, hoặc công việc hoàn thành, các tổ tiến hành tính công thực tế làm việc, nghỉ ốm, nghỉ phép của từng người.
- Bảng chẩm công: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ phép, nghỉ không phép… của công nhân làm căn cứ tính và trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. Bảng chấm công được lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ có liên quan (Phụ lục…….)
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của cá nhân người lao động. Phiếu
này do người giao việc lập thành hai liên : Liên 1 lưu và liên 2 chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động (Phụ lục số 11.)
3.5.3.2. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán
Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, công ty sử dụng TK 622- Chi phi nhân công trực tiếp. Ngoài ra còn sử dụng TK 334, TK 338, TK 154 để hạch toán.
Việc tính lương của công nhân trực tiếp sản xuất cũng như nhân viên toàn công ty được thực hiện dưới hai hình thức trả lương cơ bản là lương sản phẩm và lương thời gian