- Các bộ phận chuyên môn trực thuộc Côngty
chứng từ ghi sổ
2.2.2. Thực trạng công tác kế toán chi phí xây dựng nhà Hội trường Lữ đoàn 414 tại Công ty TNHH Xây dựng và Dịch vụ Thương mại Đại Nghĩa
2.2.2.1. Kế toán tập hợp chi phí
a) Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chứng từ
Tại công ty TNHH XD và DVTM Đại Nghĩa các chứng từ kế toán sử dụng để tập hợp chi phí NVLTT cho công trình nhà Hội trường Lữ đoàn 414 bao gồm:
Phiếu Yêu Cầu cung ứng vật tư, Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Hoá đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng tổng hợp xuất vật tư.
Tài khoản sử dụng
Để theo dõi các khoản chi phí về NLVLTT kế toán sử dụng tài khoản 621 - Chi phí Nguyên liệu vật liệu trực tiếp. TK này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
Quy trình ghi sổ
Căn cứ vào dự toán được lập, các biện pháp thi công mà công ty đã trúng thầu cùng với bản tiến độ thi công công trình, bản kế hoạch được phòng kế hoạch kỹ thuật lập, Ban giám đốc giao nhiệm vụ thi công công trình cho các đội xây lắp và các tổ sản xuất tính toán lượng vật tư cụ thể trình lên phòng kế hoạch kỹ thuật, sau đó được phòng kế hoạch kỹ thuật tính toán và cân đối giữa thực tế so với yêu cầu của các đội xây lắp và các tổ, thống nhất số lượng ký duyệt trình lên ban giám đốc.
Từng giai đoạn công trình các tổ đội phải gửi phiếu yêu cầu cung ứng vật tư (Biểu 01), phục vụ cho việc thi công xây dựng công trình gửi lên ban giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển sang phòng kế toán vốn bằng tiền để tạm ứng tiền mua vật tư. (Giấy đề nghị tạm ứng biểu 02). Sau khi được ban giám đốc ký duyệt, phòng kế toán tiến hành viết phiếu chi tiền tạm ứng (Biểu 03) và tiến hành định khoản ngay trên chứng từ kế toán, ghi vào sổ kế toán chi tiết theo dõi công nợ các đội xây lắp và các tổ đội công trình.
Sau khi nhận được tiền đội trưởng và kế toán vật tư chịu trách nhiệm liên hệ và mua vật tư phục vụ công trình theo từng giai đoạn cụ thể của công trình, căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng thủ kho kiểm tra và lập phiếu nhập kho (Biểu 05)và sau đó căn cứ vào phiếu yêu cầu của đội xây lắp thủ kho lập phiếu xuất kho(Biểu 07) và giao vật liệu cho đội xây lắp.
Cuối mỗi tháng căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán đội tập hợp và lên bảng tổng hợp xuất vật tư (Biểu 08). Bảng tổng hợp xuất vật tư phải được thông qua đội trưởng, cán bộ kỹ thuật và thủ kho đối chiếu sau đó chuyển về phòng kế toán công ty.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán vào sổ chi tiết TK621(Biểu 09) Căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu xuất kho, hoá đơn mua hàng, bảng tổng hợp xuất vật tư, kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ.
Cuối tháng, cuối quý kế toán trưởng sẽ là người kiểm tra lại các bút toán đã thực hiện trong tháng rồi tiến hành khóa sổ kế toán.
Sau khi đội trưởng tính toán số lượng vật tư cần sử dụng cho thi công công trình, đội trưởng viết phiếu yêu cầu cung ứng vật tư trình lên phòng kế hoạch kỹ thuật, sau đó phòng kế hoạch kỹ thuật tính toán số lượng vật tư giữa thực tế với số lượng mà đội xây lắp cần cung ứng thống nhất số lượng gửi lên giám đốc xét duyệt.
Trích dẫn nghiệp vụ: Ngày 01/01/2012 Ông Đặng Tại viết giấy đề nghị tạm ứng
tiền để mua vật tư.
Trích dẫn nghiệp vụ: Ngày 01/ 01/2012 chi 500.000.000 đồng cho ông Đặng Tại
đi mua vật tư.
Định khoản: Nợ TK141: 500.000.000 Có TK111: 500.000.000
Trích dẫn nghiệp vụ: Ngày 04/01/2012 mua vật tư sử dụng cho công trình
HT Lữ đoàn 414 với giá mua chưa thuế 16.520.000, thuế GTGT 10%(hóa đơn số 0001745) đã thanh toán bằng tiền mặt.
Sau khi nhập kho kế toán sẽ tiến hành ghi: Nợ TK152: 16.520.000
Nợ TK133: 1.652.000 Có TK111: 18.172.000
Do đặc thù của một số vật tư như cát, sỏi.... khối lượng lớn, công trình lại nằm xa kho của Công ty nên không thể nhập kho. Đối với vật tư này mua về được chuyển thẳng đến công trình thi công mà không qua kho của công ty, nên công ty lập phiếu như sau: