c) Các chỉ tiêu hoạt động
2.2.2 Chính sách quản lý tài sản ngắn hạn tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại Xuất nhập khẩu Việt Trung
Xuất nhập khẩu Việt Trung
2.2.2.1 Chính sách quản lí tiền và các khoản tương đương tiền
Việc quản lý tiền trong doanh nghiệp rất quan trọng vì doanh nghiệp luôn phải duy trì một khoản tiền tồn quỹ để đảm bảo chi tiêu thường xuyên, giải quyết các biến
47
cố bất ngờ trong kinh doanh, nhưng cũng vẫn cần phải đem tiền đi đầu tư sinh lời. Tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại Xuất nhập khẩu Việt trung, tiền được lưu trữ dưới hai hình thức: tiền mặt tại Công ty và tiền gửi ngân hàng. Dưới đây là bảng thống kê chi tiết:
Bảng 2.5 Cơ cấu tài sản ngắn hạn bằng tiền năm 2011 – 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số tiền % Số tiền % Số tiền %
Tiền mặt 1.614.652 0,40 15.538.261 0,23 168.519.052 2,75 Tiền gửi
ngân hàng 2.951.558 0,70 93.821.443 1,41 6.857.561 0,11
Tài sản
ngắn hạn 4.077.154.998 100,00 6.676.893.342 100,00 6.124.397.738 100,00
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Kết cấu tài sản ngắn hạn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng TSNH. Trong đó tiền gửi ngân hàng chiếm tỷ trọng cao hơn vào năm 2011 và 2012, tỷ lệ tiền gửi ngân hàng qua các năm lần lượt là 0,7% và 1,41%. Tiền mặt chỉ chiếm một phần nhỏ, trong năm 2011và năm 2012 tỷ lệ tiền mặt luôn nhỏ hơn 1% (0,4% năm 2011 và 0,23% năm 2012). Dựa vào số liệu trong bảng ta có thể thấy ở năm 2012 lượng tiền mặt giảm 0,17% so với năm 2011 trong khi đó tiền gửi ngân hàng lại tăng lên 93.821.443 đồng ứng với tỷ lệ tăng 1,41%. Nguyên nhân chính là do tình hình kinh tế năm 2012 không ổn định, mức lạm phát 20% kéo theo sự sụt giảm 9,3% giá trị của đồng tiền VND tạo ra những khoản lỗ tỷ giá đối với các công ty có nghiệp vụ xuất nhập khẩu như Công ty Việt Trung, vì vậy Công ty đã cố gắng giữ lượng tiền tồn quỹ ít hơn để tránh tình trạng mất giá, đảm bảo khả năng sinh lời và đồng thời vẫn tạo khả năng thanh toán cho doanh nghiệp.
Năm 2013 lượng tiền mặt của Công ty tăng lên mức 168.519.052 đồng tương đương với tỷ lệ tăng 2,75% so với năm 2012 và cùng với đó lượng tiền gửi ngân hàng chỉ còn ở mức 6.857.561 đồng, giảm 1,3% so với năm 2012. Trong năm 2013, do doanh nghiệp đang tiến hành mở rộng thị trường ở miền Nam (chi nhánh sản xuất tại TP.HCM ) nên tiêu tốn một số tiền khá lớn, mặt khác do tình hình thị trường kinh thế vẫn đang khó khăn nên Công ty phải chi nhiều hơn chi phí chào hàng, môi giới sản
phẩm, hoa hồng tiếp thị, hoa hồng bán hàng, dẫn đến tiền gửi tại ngân hàng đã rút xuống để đưa về nhập quỹ Công ty.
Tiền gửi tại ngân hàng trong ngắn hạn tuy chỉ được hưởng lãi suất nhưng cũng bù đắp được phần nào chi phí cơ hội cho Công ty. Công ty đang gửi tiền tại một số ngân hàng khác nhau phục vụ cho mục đích thanh toán qua các hệ thống ngân hàng như ngân hàng Techcombank, VIB. Công ty đã chuyển đổi hình thức trả lương từ kiểu truyền thống sang liên kết với ngân hàng chi trả lương qua tài khoản ngân hàng, việc này vừa đảm bảo thời gian trả lương cho nhân viên và đảm bảo tính an toàn, thuận tiện. Sự chuyển đổi này thể hiện thông quá tính chính xác trong thời hạn trả lương, nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp không cần rút tiền từ ngân hàng rồi lại trả cho người lao động, vừa phải thực hiện nhiều thủ tục, vừa mất chi phí vận chuyển và bảo quản tiền mặt.
Việc quản lý tiền tại Công ty được giao cho một kế toán chuyên biệt có kinh nghiệm và kỹ năng để tổng hợp, ghi chép các nghiệp vụ, nhật ký chi trả, tập hợp các chứng từ liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh thường ngày. Kế toán quản lý có trách nhiệm tổng kết một báo cáo lên kế toán trưởng mỗi ngày. Quản lý tiền tại Công ty hiện không dựa trên bất cứ mô hình nào mà chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và phân tích xu hướng. Việc không áp dụng mô hình quản lý tiền mặt nào dẫn tới gặp khó khăn trong việc đầu tư chiến lược, làm tăng chi phí, dẫn tới hiệu quả sử dụng TSNH thấp.
2.2.2.2 Chính sách quản lý các khoản phải thu ngắn hạn
Khoản phải thu ngắn hạn của Công ty bao gồm: phải thu khách hàng, trả trước cho người bán, phải thu nội bộ ngắn hạn và các khoản phải thu khác. Trong đó khoản phải thu khách hàng là một trong những mục tiêu lớn của doanh nghiệp để kích thích khách hàng mua và sử dụng hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp thường áp dụng chính sách tín dụng thương mại để thu hút và giữ chân được nhiều khách hàng, tăng khả năng cạnh tranh và cung cấp dịch vụ với các đối thủ khác. Dưới đây là bảng chi tiết các mục phải thu ngắn hạn trong 3 năm (từ năm 2011 đến năm 2013).
49
Bảng 2.6 Tình hình các khoản phải thu ngắn hạn năm 2011 – 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số tiền % Số tiền % Số tiền %
Phải thu khách hàng 2.317.933.915 56,85 3.671.620.745 54,99 3.018.522.481 49,29 Trả trước cho người bán 0 0 0 0 0 0 Các khoản phải thu khác 470.000.000 11,53 470.000.000 7,04 0 0 Tổng TSNH 4.077.154.998 100,00 6.676.893.342 100,00 6.124.397.738 100,00
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Bảng trên cho ta thấy các khoản phải thu của Công ty chủ yếu là từ tiền hàng của nhóm khách hàng trong và ngoài nước. Các khoản phải thu khách hàng cao là do sản phẩm nông sản của Công ty được bán trực tiếp cho các khách hàng bằng hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc ghi nợ theo điều kiện của từng hợp đồng nhưng thường là ghi nợ. Đối với khách hàng khi mua hàng trả tiền ngay hoặc thanh toán đúng hạn thì Công ty thường áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán theo tỷ lệ được ghi trong hợp đồng. Ngược lại, với khách hàng có nợ quá hạn hay nhiều lần thanh toán không đúng hạn thì Công ty sẽ ngừng cung cấp các mặt hàng.
Khoản phải thu ngắn hạn: Phải thu ngắn hạn của Công ty cổ phần đầu tư thương mại XNK Việt Trung bao gồm phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác, chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong cơ cấu TSNH. Năm 2011 phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng cao nhất là 2.317.933.915 đồng, ứng với 56,85%. Có thể đây là chính sách tín dụng của Công ty đối với khách hàng, nhằm tạo điều kiện thu hút khách hàng, nâng cao doanh thu bán hàng từ đó tăng lợi nhuận kinh doanh, nâng cao hiệu quả sử dụng TSNH.
Tuy nhiên, việc duy trì một lượng phải thu ngắn hạn lớn đồng nghĩa với việc Công ty phải đối mặt với tình trạng khó quay vòng vốn, bị khách hàng chiếm dụng vốn, gây ảnh hưởng xấu tới hoạt động SXKD, làm giảm hiệu quả sử dụng TSNH. Sang năm 2012, phải thu ngắn hạn của Công ty giảm 1,86% còn 54,99% và tiếp tục giảm vào năm 2013 xuống 49,29%. Điều này cho thấy Công ty đang cố gắng giảm
thiểu các khoản phải thu ngắn hạn nhằm huy động vốn đầu tư cho nhu cầu TSNH của mình trong năm để tăng doanh thu, lợi nhuận, nâng cao hiệu quả sử dụng TSNH.
Các khoản trả trước của người bán: Là các khoản Công ty ứng tiền để đặt cọc cho mỗi phần giá trị của lô hàng hoặc một phần của hợp đồng nào đó để được hưởng lợi thế hoặc chiết khấu cao khi nhận hàng. Ở đây, khoản trả trước cho người bán không phát sinh. Công ty không bị chiếm dụng vốn vì đối tác không nhận tiền trước khi mua hàng. Công ty không bị rơi vào tình trạng thiếu vốn, gây khó khăn khi muốn sử dụng vốn để đầu tư, mở rộng kinh doanh vào thời điểm thuận lợi từ đó giúp Công ty tăng doanh thu cũng như lợi nhuận và tăng hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn.
Các khoản phải thu khác: Các khoản phải thu khác chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong cơ cấu các khoản phải thu ngắn hạn trên tổng TSNH của Công ty. Năm 2011 và năm 2012, các khoản phải thu khác là 470,000,000 đồng ứng với mức tỉ lệ 11,53% và 7,04% , năm 2013 không phát sinh khoản phải thu khác. Ta thấy tỷ lệ các khoản phải thu khác còn khá cao nhưng có xu hướng giảm.
Có thể thấy trong ba năm Công ty đã đẩy nhanh tiến trình thu hồi nợ. Công ty đã thực hiện việc phân tích, thẩm định khách hàng trước khi cấp tín dụng thương mại. Chính sách chiết khấu thanh toán của Công ty cũng là đòn bẩy để thu hút các khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp. Với khách hàng nhỏ lẻ: doanh nghiệp yêu cầu thanh toán ngay khi giao nhận hàng hóa. Còn đối với những khách hàng lớn, thời gian hợp tác lâu dài, Công ty sẽ đưa ra chiết khấu thanh toán phù hợp, thường là 2/10 net 30 hoặc 2/10 net 46 với những đơn hàng lớn. Cụ thể, khách hàng nếu thanh toán ngay trong 10 ngày thì sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 2% trên tổng đơn hàng, nếu không khách hàng phải đảm bảo trả đầy đủ nợ cho Công ty trong vòng 30 ngày hoặc 46 ngày.
Việc áp dụng chính sách tín dụng của Công ty khá hợp lý và linh hoạt vì khách hàng của Công ty thường không đồng nhất và có chu kỳ kinh doanh khác nhau. Qua bảng cân đối kế toán giai đoạn năm 2011-2013 ta thấy các khoản phải thu khác của Công ty giảm mà doanh thu tăng cho thấy chính sách tín dụng của Công ty có những hiệu quả nhất định, số tiền bị khách hàng chiếm dụng giảm dần, từ đó Công ty có thể sử dụng nguồn vốn của mình cho việc đầu tư sinh lời từ đó làm tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cũng như hiệu quả sử dụng TSNH.
2.2.2.3 Chính sách quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho là khoản mục không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào song tùy thuộc vào ngành nghề, lĩnh vực mà doanh nghiệp đang kinh doanh thì nhu cầu về hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp lại khác nhau.
51
Hoạt động chính của Công ty cổ phần đầu tư thương mại XNK Việt Trung là chế biến, sản xuất và xuất nhập khẩu các mặt hàng nông sản… nên hàng tồn kho của Công ty thường là nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa tồn kho, hàng gửi đi bán, thành phẩm… sẵn sàng đưa vào lưu thông bất cứ lúc nào. Sau đây là tình hình tồn kho qua các năm.
Bảng 2.7 Cơ cấu hàng tồn kho giai đoạn 2011 – 2013
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số tiền % Số tiền % Số tiền %
Hàng tồn
kho 1.127.328.793 27,65 2.275.912.893 34,09 2.888.650.584 47,17
Tài sản
ngắn hạn 4.077.154.998 100,00 6.676.893.342 100,00 6.124.397.738 100,00
(Nguồn: phòng Tài chính kế toán)
Biểu đồ 2.4 Cơ cấu hàng tồn kho giai đoạn 2011-2013
Ta có thể thấy hàng tồn kho của Công ty chiếm một tỷ trọng tương đối lớn chỉ sau các khoản phải thu. Công ty chủ yếu dự trữ nguyên vật liệu đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, chế biến và xuất nhập khẩu nông sản. Năm 2011, tỷ trọng kho của Công ty trong tổng TSNH chiếm 27,65% và tăng dần vào năm 2012 và năm 2013, cụ thể tăng 6,44% so với năm 2012 và tăng 19,52% so với năm 2013. Sở dĩ có sự tăng lên qua các năm là do nhu cầu tiêu thụ các mặt hàng nông sản đang có xu hướng giảm do
28% 72% 72% 2011 034 % 066 % 2012 Hàng tồn kho Các loại TSNH khác 47% 53% 2013
tác động của khủng hoảng kinh tế và sự cạnh tranh gắt gao của các đối thủ cùng ngành.
Cũng giống như quản lý tiền mặt, doanh nghiệp cũng chưa áp dụng bất kì chính sách quản lý hàng tồn kho nào mà chỉ dựa trên kinh nghiệm quản lý của Ban giám đốc. Công ty xác định dự trữ một lượng hàng đủ cung cấp cho các đơn vị hàng lớn và nhỏ. Hiện nay công ty đang cung cấp các mặt hàng nông sản tập trung chủ yếu trên địa bàn Hà Nội và đang mở rộng ra thị trường tại TP.HCM và xuất khẩu ra các nước.
Nhìn chung, trong tổng TSNH, giá trị hàng tồn kho chiếm vị trí tương đối do đặc thù của ngành nghề, Công ty luôn luôn dự trữ một lượng hàng hóa để có thể đáp ứng bất cứ nhu cầu nào phát sinh từ phía khách hàng song cũng tốn kém chi phí cho doanh nghiệp về tồn kho và chi phí quản lý, dẫn đến hiệu quả sử dụng TSNH còn thấp.