6. Kết cấu của luận văn
3.2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng về lập kế hoạch và xây dựng bảng tiến độ thực hiện
nhiên Ở phần này tác giả nêu ra một số giải pháp chính khả thi dược đề xuất áp đụng trong tương lai gần cho công tác thực hiện và quản lý dự án của Công ty Megastar E&C nhằm mục đích nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án, đảm bảo các dự án được thực hiện đúng tiến độ đã duyệt, trên cơ sở các nguyên nhân được đánh giá và phân tích ở mục 2.3.2.
3.2.1. Giải pháp nâng cao chất lượng về lập kế hoạch và xây dựng bảng tiến độ thực hiện dự án. thực hiện dự án.
a. Cơ sở của giải pháp:
Như đã phân tích, một trong những lý do gây chậm tiến độ thực hiện của dự án được duyệt là khi xây đựng kế hoạch và tiến độ thực hiện thiếu chính xác, chưa tính đầy đủ thời gian cho các bước, nội dung công việc phải làm trong toàn bộ quá trình thực hiện dự án nên tiến độ được xây dựng quá ngắn, không khả thi. Theo phương pháp đánh đấu các công việc được thực hiện thường xuyên theo dự an, qua thống kê, trong trường hợp không có nhiều tình huống phát sinh từ lý do khách quan thì khoảng thời gian trung bình cho các công việc như bảng 3.1:
Bảng 3.1 Bảng thống kê thời gian trung bình thực hiện các công việc của dự án theo phương pháp cũ
TT Tân công việc Thời gian thực hiện(ngày)
1 Thiết kế 15
2 Lập dự toán dự án 7
3 Mua vật tư gia công 7
4 Mua, nhập thiết bị tiêu chuẩn (*) 45
5 Gia công kết cấu 58
6 Lắp ráp thử tải 3
7 Vận chuyển 3
8 Lắp đặt và bàn giao 10
9 Tổng thời gian trung bình thực hiện dự án 103
(*) Mua, nhập thiết bị tiêu chuẩn là: công việc đặt mua thiết bị nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài và chờ vận chuyển về, vì vậy đây là công việc thực hiện song song với các công việc khác. (công việc không nằm trên đường găng của dự án).
Như vậy kế hoạch thực hiện xây đựng theo các dự án mẫu được xem xét là quá ngắn (Dự án 1: 93 ngày; Dự án 2: 93 ngày; Dự án 3: 94 ngày) không thể thực hiện được. Ta thấy việc thực hiện dự án theo phương pháp này (làm lần lượt các công việc được liệt kê ở bảng 3.1) gây rất tốn thời gian.
b. Nội dung của giải pháp:
Trong khi đó khi xem xét các công việc trong bảng 3.1, ta thấy rằng có thể dựng phương pháp quản lý dự án hiện đại có thể xắp sếp các công việc tiến hành song song và nối tiêp nhằm làm giảm tổng thời gian thực hiện dự án. Em xin đề xuất bảng các công việc thực hiện dự án như sau:
Bảng 3.2 Bảng thống kê thời gian trung bình thực hiện các công việc của dự án theo phương pháp mới
TT Tân công việc Thời gian thực hiện(ngày)
1 Thiết kế tổng thể (*) 3
2 Bóc tách tổng thể và mua vật tư chuẩn bị sản xuất 10
3 Thiết kế chi tiết (*) 12
4 Bóc tách chi tiết lập dự toán sản xuất (*) 3
5 Sản xuất các kết cấu thép (*) 58
6 Mua các vật tư còn lại phục vụ cho sản xuất 15
7 Gia công cụm bánh xe và cơ khí chính xác 30
8 Mua các vật tư điện và tủ điện 15
9 Gia công lắp các tủ điện 15
10 Nhập thiết bị tiêu chuẩn 45
11 Tổ hợp chạy thử tại xưởng (*) 3
12 Vận chuyển tới chân công trình (*) 3
13 Lắp đặt và bàn giao (*) 10
14 Tổng thời gian trung bình thực hiện dự án (**) 94
(*) Các công việc nằm trên đường găng của dự án.
(**)Tổng thời gian trung bình thực hiện dự án: bằng tông thời gian các công việc nằm trên đường găng.
Để đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý dự án mới và áp dụng phân tách công việc và kết hợp các công việc đồng thồi và nối tiếp, em xin lựa chọn 3 dự án mẫu để phân tích:
Dự án l : Dự án sản xuất bộ Cổng trục dầm đôi 25 tấn cho nhà máy đóng tàu Bạch Đằng:
Hình 3.2: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 1 theo phương pháp mới
Hình 3.3: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 1 theo phương pháp cũ
Bằng cách thực hiện phương pháp lập bảng tiến độ mới với thời gian thực hiện từng công việc bằng theo bảng 3.2, ta thấy tổng thời gian thực hiện dự án giảm từ 107 xuống còm 94 ngày. Điều này làm đẩy nhanh tiến độ hoàn thành 13 ngày.
Dự án 2 : Dự án sản xuất 02 bộ Cầu trục dầm đôi 10 tấn, 02 bộ Cầu trục dầm đôi 15 tấn cho nhà máy Xi măng Hòa Phát:
Hình 3.4: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 2 theo phương pháp mới.
Hình 3.5: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 2 theo phương pháp cũ.
Bằng cách thực hiện phương pháp lập bảng tiến độ mới với thời gian thực hiện từng công việc bằng theo bảng 3.2, ta thấy tổng thời gian thực hiện dự án giảm từ 104 xuống còm 95 ngày. Điều này làm đẩy nhanh tiến độ hoàn thành 9 ngày.
Dự án 3 : Dự án sản xuất 1 bộ Cầu trục dầm đôi 40 tấn cho nhà máy thủy diện Bình Điền.
Hình 3.6: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 3 theo phương pháp mới.
Hình 3.7: Tiến độ thực hiện dự án mẫu 3 theo phương pháp cũ.
Bằng cách thực hiện phương pháp lập bảng tiến độ mới với thời gian thực hiện từng công việc bằng theo bảng 3.2, ta thấy tổng thời gian thực hiện dự án giảm từ 105 xuống còm 95 ngày. Điều này làm đẩy nhanh tiến độ hoàn thành 10 ngày.
Như vậy qua xem xét ba dự án mẫu ở trên, ta thấy sau khi áp dụng phương pháp lập bảng kế hoạch tiến độ mới đã đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án như bảng:
Bảng 3.3 Bảng so sánh đánh giá mức độ hoàn thành tiến độ của các dự án mẫu
Dự án mẫu
Thời gian hoàn thành theo kế
hoạch duyệt
Thời gian hoàn thành theo kế hoạch cũ
Thời gian hoàn thành theo kế hoạch mới
Dự án 1 93 107 94
Dự án 2 95 104 95
Dự án 3 94 105 95
c. Kết quả đạt được khi áp dụng giải pháp:
Ta thấy việc áp dụng bảng phân tách công việc mới đã mang lại hiệu quả rõ rệt về tiến độ thực hiện dự án, giúp rút ngắn thới gian thực hiện dự án trong bảng tiến độ từ 103 ngày xuống còn 94 ngày. Và trong thực tế khi áp dụng vao các dự án mẫu thực tế, ta thấy được điều này được khẳng định chắc chắn khi tông thời gian thực hiện đã giản từ 9-12 ngày, trong khi thời gian thực hiện từng công việc vẫn đảm bảo. Việc cải thiện tiến độ dự án mang lại cho công ty nhưng lợi ích sau:
• Công ty có thể thực hiện giao hàng đúng tiến độ đố với khách hàng góp phần đưa công trình đi vào hoạt động đúng tiến độ. Đảm bảo chữ tín trong kinh doanh, từng bước xây dựng thương hiệu của công ty trên thị trường Cơ khí kết cấu trong và ngoài nước.
• Nâng cao sự liên kết, phối kết hợp giữa các đơn vị thực hiện dự án trong công ty. Các công việc được tiến hành đồng thời và nối tiếp một cách hợp lý nhịp nhàng thể hiện công tác quản lý dự án tại công ty Megastar E&C có tính khoa hoc và chuyên nghiệp.
• Khi phối hợp giữa các đơn vị thực hiện các công viện đồng thời và nối tiếp góp phần làm giảm tải và tăng thời gian thực hiện một số công việc đặc biệt là công việc mua sắm vật tư gia công. Ta thấy theo bảng tiến độ cũ Bảng 3.1 tổng thời gian mua chi có 7 ngày mà phải mua lượng vật tư gia công lớn lên tới hàng tỷ
đồng. Chính việc phải mua vội vật tư với số lượng lơn này làm Công ty không đủ thời gian chọn nhà cung cấp chất lượng tốt và thường bị mua đắt. Nhưng theo bảng tiến độ mới đề xuất Bảng 3.2 thì tổng thời gian mua lên tới 25 ngày thì công việc mua vật tư gia công có đủ thời gian để lựa chọn nhà cung cấp, đảm phán giá. Chính điều này làm giảm tổng chi phí mua sắm vật tư gia công xuống trung bình 3% so với bảng kế hoạch tiến độ cũ (do không phải mua vội).
- Doanh thư hàng năm của công ty hiên nay: 40 tỷ VNĐ. - Tổng chi phí mua sắm vật tư gia công chiến: 50% doanh thu.
Số tiền tiết kiệm được từ mua vật tư:
S1= 3%x50%x40.000 = 600 (triệu VNĐ/năm).
• Việc hoàn thành dự án nhanh hơn phương pháp cũ 9 ngày góp làm giảm chi phí nhân công trong 9 ngay đó:
- Tổng số dự án thực hiện trong 1 năm hiên nay trung nình là: 12 dự án. - Số người trung bình tham gia mỗi dự án: 50 người.
- Lương nhân viên trung bình mỗi ngày : 100 nghìn VNĐ Số tiền tiết kiệm được từ nhân công:
S2= 12x50x0,1 = 60 (triệu VNĐ/năm).
• Việc hoàn thành dự án nhanh hơn phương pháp cũ 9 ngày và giao hàng đúng tiến độ, vì vậy công ty không bị phạt giao hàng chậm:
- Doanh thư hàng năm của công ty hiên nay: 40 tỷ VNĐ. - Mức phạt giao hàng chậm: 0,1% (giá trị hơp đồng/ngày).
Số tiền tiết kiệm được do không phai nộp phạt:
S3 = 9x0,1%x40.000 = 360 (triệu VNĐ/năm).
• Khi hoàn thành dự án nhanh hơn 9 ngày, chi phí tài chính của công ty cung đươc giảm đi do tra nợ ngân hàng sớm hơn được 9 ngày này:
- Doanh thư hàng năm của công ty hiên nay: 40 tỷ VNĐ. - Tỷ lệ tiền vay thực hiện dự án: 50%
Số tiền tiết kiệm được từ chi phí tài chính:
S4 = 9x0,05%x50%x40.000 = 90 (triệu VNĐ/năm).
Như vậy ta thấy rằng việc áp dụng bảng tiến độ công việc mới mang lại hiệu quả rất lớn tới công tác quản lý thực hiện dự án của công ty. Việc đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án không nhưng mang lại uy tín, thương hiêu và quản lý dự án chuyên nghiệp cho công ty Megastar E&C mà còn mang lại lợi ích kinh tế trực tiếp với số tiền tiết kiệm được hàng năm là:
• Tổng số tiền tiết kiêm đươc hàng năm:
S = S1+S2+S3+S4= 600+60+360+90= 1120 (triệu VNĐ)
Giải pháp là hiệu quả và rất sứng đáng để thực hiện và áp dụng tại Công ty Megastar E&C.