6. Kết cấu của luận văn
3.2.1Thay đổi, điều chỉnh lại quy trình thực hiện dự án:
a. Cơ sở của giải pháp:
Ở quy trình hiện hành, các vấn đề gây kẻo đài thời gian là do các khâu phối hợp chưa ăn khớp với nhau giữa các đơn ví trong Công ty, thời gian xử lý công văn và luân chuyển văn bản giữa các đơn vị thường bị kéo dài. Do nhiều cán bộ tham gia công tác quản lý dự án đều là công tác kiêm nhiệm nên
không thể tập trung toàn bộ thời gian và công sức cho công tác quản lý dự án, trong nhiều trường hợp, việc quản lý và thực hiện dự án đối với các cán bộ này không phải là công việc ưu tiên nhất hoặc bị đình trệ do họ phải tham gia các công tác khác theo phân công cửa lãnh đạo đơn vị. Công ty chưa có một đơn vị đủ thẩm quyền đề chỉ đạo điều hành chung công tác quản lý dự án. Để hạn chế những bất cập trên em xin đề xuất các giải pháp cụ thể có nội dung như sau.
b. Nội dung của giải pháp:
Tách bộ phận dự án ra khỏi phòng kỹ thuật, họp với phòng vật tư để thành lập phòng Kế hoạch vật tư nhằm giảm thiểu các khâu phối hợp trung gian, tập trung quyền và trách nhiệm về quân lý dự án cho một bộ phận chuyên nghiêp đảm nhiệm. Phòng Kế hoạch vật tư sẽ là đầu mối có quyền lực và trách nhiệm đối với toàn bộ các dự án, còn các phòng và các đơn vị liên quan khác chỉ là các đơn vị tham gia phối hợp quản lý và thực hiện dự án, dưới sự chỉ đạo của phòng Kế hoạch vật tư.
Sơ đồ quy trình quản lý dự án mới:
Hình 3.1 Sơ đồ quy trình quản lý dự án mới
Phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật Phòng Tài chính Kế toán Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kế hoạch vật tư Phòng Kế hoạch vật tư Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Khác hàng Khác hàng Xưởng sản xuất Xưởng sản xuất Cắt phôi Cắt phôi
Thử tải kiểm tra Thử tải kiểm tra
Hàn Hàn Lắp ráp Lắp ráp Sơn Sơn Yêu cầu Bản thiết kế Hợp đồng Yêu cầu chỉnh sửa thiết kế Dự toán Tài chính Thiết kế,
Quy trình quản lý dự án:
- Phòng kinh doanh sau khi thương thảo và ký kết hợp đồng với khách hàng, hợp đồng dự án được chuyển sang phòng Kế hoạch vật tư để tiến hành thực hiện dự án.
- Tiếp đó, phòng Kế hoạch vật tư căn cứ vào yêu cầu của hợp đồng, điều kiện công nghệ để lập bảng tiến độ thực hiện dự án gửi các đơn vị liên quan. Tiếp đó phòng Kế hoạch vật tư đưa ra yêu cầu thiết kế đối với phòng Kỹ thuật để phòng lập thiết kế kỹ thuật cho toàn bơ dự án.
- Phòng kỹ thuật từ yêu cầu của hợp đồng và công nghệ sản xuất của Xưởng sản xuất lập bản thiết kế và quy trình công nghệ, sau đó chuyển bản thiết kế lại cho phòng Kế hoạch vật tư.
- Từ bản thiết kế phòng Kỹ thuật chuyên sang, phòng Kế hoạch vật tư tiến hành bóc tách bản vẽ lên bảng dự toán vật tư và chi phí cho toàn bộ dự án. Sau đó bảng dự toán chuyển lên phòng tài chính kế toán để bộ phận này cung cấp tài chính thực hiện dự án.
- Phòng tài chính kế toán tiến hành thẩm định, phê duyệt dự toán sau đó cung cấp tài chính cho phòng Kế hoạch vật tư để mua vật tư và tài chính thực hiện các công việc.
- Phòng Kế hoạch vật mua đầy đủ vật tư gia công, cung cấp bản thiết kế, dự toán, tiến độ cho Xưởng sản xuất.
- Sau khi có đầy đủ vật tư, bản vẽ, Xưởng sản xuất tiến hành các công đoạn gia công cắt phôi, hàn, lắp ráp, sơn theo đúng bản thiết kế dưới sự theo dõi kỹ thuật của phòng Kỹ thuật. Tiếp theo, bộ phận Xưởng sản xuất tiến hành lắp ráp thử tải sản phẩm tại xưởng, nếu có vấn đề lớn về kỹ thuật sẽ yêu cầu phòng Kỹ thuật can thiệp chỉnh sửa các lỗi phát sinh, còn không thì sản phẩm được nghiệm thu tại xưởng và chuyển vào kho thành phẩm
- Phòng Kế hoạch vật căn cứ theo hợp đồng kết hợp với Xưởng sản xuất và phòng Kỹ thuật lên kế hoạch vận chuyển thành phẩm tới chân công trình cho khách hàng. Tại công trình, các cán bộ kỹ thuật và công nhân Xưởng tiến hành
lắp dựng, chạy thử sản phẩm tại công trình. Sau đó Công ty tiến hành tổ chức đào tạo và bàn giao sản phẩmcho khách hàng theo đúng yêu cầu của hợp đồng. - Sau khi cả hai bên ký nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, Phòng Kế hoạch vật tư
căn cứ vào bảng dự toán, số liệu kế toán lập bảng quyết toán dự án và kết thúc dự án.
c. Kết quả thu được khi áp dụng giải pháp:
Thông qua nội dung của giải pháp thay quy trình quản lý dự án, ta thấy rằng quy trình mới này dần đạt tới sư chuyên nghiệp trong công tác quản lý dự án tại công ty Megastar E&C. Khi áp dụng giải pháp quy trình quản lý dự án mới này, công ty nâng cao hiệu quả, giải quyết các tồn tại trong công tác quản lý dự án và mang lại hiệu quả:
- Phòng Kế hoạch vật tư là đầu mối có quyền lực và trách nhiệm đối với toàn bộ các dự án, còn các phòng và các đơn vị liên quan khác chỉ là các đơn vị tham gia phối hợp quản lý và thực hiện dự án, dưới sự chỉ đạo của phòng Kế hoạch vật tư. Chính vì vậy Công ty đã có một đơn vị chuyên nghiệp thực hiện quản lý dự án giải quyết vấn đề trách nhiệm (không có sự trồng chéo) của các đơn vị tham gia.
- Các cán bộ phòng Kế hoạch vật tư tập trung vào công việc chuyên môn chính của phòng là quản lý dự án. Điều này dẫn đến các cán bộ làm quản lý dự án chuyên nghiệp (không còn là kiêm nhiệm công viêc) góp phần làm giảm tải. Việc chuyên nghiệp hóa công tác quản lý dự án làm các nhân viên phải chịu trách nhiệm dự án được giao. Từ đó các nhân viên sẽ phải chủ động tăng cường đốc thúc triên khai, phối hợp các đơn vị thưc hiện dự án. Chính vì vậy, công tác quản lý dự án của công ty được nâng lên cả về tiến độ, quản lý chi phí thực hiện dự án.
- Phòng Kế hoạch vật làm chủ trì điều phối các đơn vị thực hiện dự án để triển khai các công việc song song nối tiếp nhau một cách hợp lý, rút ngăn thời gian thưc hiện dự án (xem phần 3.2)