1. Qúa trình hình thành và phát triển
3.1. Các giải pháp
Giải pháp 1: Kết hợp hệ thống đánh giá thành tích công tác với họat động xác định
nhu cầu đào tạo.
Nếu chỉ căn cứ vào bản mô tả công việc chúng ta sẽ chỉ biết được những kiến thức, kỹ năng cần có của nhân viên một cách chung chung nhưng không thể biết được một cách cụ thể những kiến thức và kỹ năng nào còn yếu hoặc thiếu để có các lớp học phù hợp. Do đó trong thực tế có thể xảy ra các trường hợp như đưa nhân viên đi đào tạo những kiến thức không phù hợp hoặc không cần thiết, hay một nhân viên yếu ở kỹ năng này nhưng lại được cho đi đào tạo một kỹ năng khác mà nhân viên ấy không cần. Vì vậy, cần xác định nhu cầu đào tạo cụ thể để tránh lãng phí các nguồn lực và đạt được hiệu quả cao cho họat động đào tạo.
Đánh giá thành tích công tác của nhân viên và so sách thành tích công tác đó với các mục tiêu, các kỳ vọng đối với từng công việc, từ đó ta sẽ thấy được khỏang cách trong việc thực hiện công việc. Sau đó tiến hành phân tích nguyên nhân gây ra khỏang cách trong thực hiện công việc từ đây ta sẽ xác định được nhu cầu đào tạo một cách chính xác. Quá trình phân tích này cần có sự tham gia của cán bộ phụ trách đào tạo, cấp trên trực tiếp của nhân viên.
Bên cạnh việc làm cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo, việc đánh giá thành tích công tác của nhân viên còn là chìa khóa giúp cho ngân hàng có cơ sở để họach định, tuyển mộ - tuyển chọn, đền bù, đãi ngộ và tương quan nhân sự. Do đó ta cần phải chọn được phương pháp đánh giá thành tích công tác phù hợp, có thể sử dụng một trong các phương pháp đánh giá sau: Phương pháp mức thang điểm, phương pháp xếp hạng, phương pháp ghi chép các nghiệp vụ quan trọng, phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật, phương pháp theo tiêu chuẩn công việc… Trong đó để giúp ích cho việc xác định nhu cầu đào tạo hai phương pháp phù hợp là: Phương pháp mức thang điểm và phương pháp theo tiêu chuẩn công việc.
Ví dụ: Trong phương pháp mức thang điểm ta có thể sử dụng một bảng đánh giá như sau:
Bảng 3.1 Bảng đánh giá nhân viên
Họ và tên:……… Chức vụ:………… Nơi làm việc:……
Đánh giá tính đến……
Điểm cho mỗi yếu tố: Xuất sắc 5đ, Giỏi 4đ, trung bình 3đ, tạm 2đ, kém 1đ
Người đánh giá Người duyệt lại Đặc tính – phẩm chất 5 4 3 2 1 5 4 3 2 1 Đặc tính Tham vọng Cá tính Học vấn Sức khỏe Trung thành Sở thích Nhân cách Hiểu biết
Họat động hiện nay Họat động khác Thủ tục chính sách Thực hiện (làm việc) Nhận trách nhiệm Áp dụng Chuyên cần Cẩn thận, chính xác Hợp tác, phối hợp Diễn tả Theo hướng dẫn Quản tri công việc Sáng kiến
Thông minh Phán đoán
Mức độ công việc Tinh thần tiết kệm
Còn đối với phương pháp theo tiêu chuẩn công việc, ta sẽ đối chiếu so sánh việc hòan thành công việc của mỗi nhân viên với tiêu chuẩn đã đề ra hoặc với mức đầu ra
theo yêu cầu. Phương pháp này có ưu điểm là rất khách quan nhưng để đạt được điều đó các tiêu chuẩn phải khách quan, và nhân viên phải hiểu rõ các tiêu chuẩn đã được thiết lập như thế nào. Khi thay đổi tiêu chuẩn, cần phải giải thích lý do và lý luận của việc thay đổi đó.
Giải pháp 2: Xác định mức độ ưu tiên của các chương trình đào tạo và chuẩn bị các
điều kiện để áp dụng các nội dung học tập vào công việc thực tế.
Hàng năm, các chương trình đào tạo được tiến hành là rất nhiều. Nhưng không phải tất cả các nhu cầu đào tạo là phải đáp ứng ngay hay thực hiện đầy đủ hết vì các nguồn lực của Ngân hàng là có hạn hay có một số nhu cầu chưa đáp ứng ngay cũng không có ảnh hưởng gì lớn đến họat động kinh doanh. Do đó, cần xác định thứ tự ưu tiên cho các chương trình đào tạo để có thể phân bổ hợp lý các nguồn lực.
Có thể sử dụng hai tiêu chí là mức độ khẩn cấp và quan trọng để xác định thứ tự ưu tiên cho các chương trình đào tạo. Sau khi xác định được thứ tự ưu tiên ta sẽ có được bản kế họach đào tạo hòan chỉnh như sau:
Bảng 3.2 Kế hoạch đào tạo
Người cần đào tạo
Kỹ năng cần đào tạo Khóa học tương ứng (nếu có) Thứ tự ưu tiên Thời gian đào tạo Hình thức đào tạo
Nhân lực tham gia đào tạo Người hỗ trợ trong quá trình đào tạo Chi phí ước lượng
Tên Bộ phân Trong nội
bộ
Bên ngòai
1 2 3
Ngoài ra các chương trình đào tạo của ngân hàng cũng cần được xác lập các mục tiêu cụ thể và phù hợp. Vì sau mỗi chương trình đào tạo sẽ có các họat động đánh giá, thiết lập các mục tiêu cụ thể và phù hợp sẽ giúp ta lựa chọn được các tiêu chí đánh giá hợp lý. Việc này giúp cho họat động đánh giá có tính thực tế có ý nghĩa hơn. Ví dụ như một chương trình đào tạo về “chăm sóc khách hàng” trong vòng một ngày. Có thể đặt ra một số mục tiêu như:
1. Hiểu được các biện pháp để chăm sóc khách hàng tốt hơn. 1. Đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp chăm sóc khách hàng.
2. Áp dụng các biện pháp chăm sóc khách hàng trong một địa bàn cụ thể trong tháng tới.
3. Trong buổi họp sắp tới, lên kế họach triển khai các biện pháp chăm sóc khách hàng ở từng địa bàn trong đó nêu rõ biện pháp nào cần sự tham gia, hỗ trợ của ai.
Trong các mục tiêu trên, mục tiêu số 1 không thể đo lường được, mục tiêu số 2 không đáp ứng được yêu cầu khả thi khi khóa học chỉ diễn ra trong một ngày, chỉ có mục tiêu số 3 và số 4 là đáp ứng được yêu cầu về tính cụ thể, đó lường được, khả thi có liên quan đến công việc và có hạn định về thời gian.
Bên cạnh đó một vấn đề mà ta cần lưu ý đó là chuẩn bị các điều kiện để áp dụng các nội dung kiến thức đã được đào tạo vào thực tế công việc. Kết quả mà doanh nghiệp mong muốn khi tổ chức các chương trình đào tạo là tăng kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Kết quả này chỉ có được khi nhân viên thể hiện những thay đổi trong cách thức thực hiện công việc bằng cách áp dụng những điều đã học vào thực tế. Nhưng nhân viên sẽ gặp nhiều hạn chế và khó khăn, vì vậy các cấp trên trực tiếp của nhân viên được đi đào tạo cần kết hợp với phòng tổ chức cán bộ và đào tạo để có được các kế họach sau đào tạo. Cần phải xây dựng được bầu không khí chuyển đổi tốt để nhân viên mạnh dạn áp dụng các kiến thức và kỹ năng mới: Tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các dự án mới trong đó có thể áp dụng được những kiến thức mới được đào tạo hay có chính sách khen thưởng động viên đối với những nhân viên mạnh dạn đổi mới.
Một thực tế khác xảy ra sau khi kết thúc các khóa đào tạo là nhân viên có thể bỏ làm để đến với công việc mới ở nới khác. Tuy trong quy định của Ngân hàng về đào tạo có đưa ra các ràng buộc đối với nhân viên trước và sau khi được đào tạo về tài chính cũng như thời gian làm việc cho Ngân hàng sau khi được đào tạo nhưng những ràng buộc đó không quan trọng bằng việc xây dựng môi trường làm việc tích cực để giữ chân các nhân viên sau khi được đào tạo.
Giải pháp 3: Đánh giá hiệu quả hoạt động đào tạo.
Hàng năm khi kết thúc các lớp học tại cơ sở đào tạo đều có các bài thi, bài kiểm tra để đánh giá kiến thức mà người học tiếp thu được trong quá trình đào tạo, cuối mỗi năm hoạt động các chi phí cho hoạt động đào tạo cũng được tổng hợp và lập báo cáo nhưng mới chỉ ở dưới dạng thống kê lại các chi phí đã bỏ ra chứ chưa tính được hiệu quả của các chi phí. Do đó chưa thể đánh giá mức độ ứng dụng các kiến thức được đào tạo, sự thay đổi kết quả công việc của nhân viên, và ảnh hưởng của hoạt động đào tạo đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp như thế nào. Đồng thời cũng chưa đánh giá được hiệu quả của những chi phí đầu tư vào đào tạo có cao hơn là đầu tư cho các hoạt động khác.
Để đánh giá việc ứng dụng các kiến thức và kỹ năng đã được học vào công việc có thể sử dụng các phương pháp sau:
Phương pháp quan sát.
Phỏng vấn cấp trên trực tiếp của nhân viên được đào tạo.
Đánh giá thành tích công tác trước và sau khi đào tạo. Từ đó so sánh giữa 2 kết quả này ta sẽ biết được có sự thay đổi trong thực hiện công việc của nhân viên hay không.
Bên cạnh đó cần phải có đánh giá về hoạt động đào tạo của Ngân hàng nói chung. Hoạt động đánh giá này có thể thực hiện ở 2 mức độ khác nhau như sau:
Thứ nhất là sự tự đánh giá của các cán bộ phụ trách công tác đào tạo về hoạt động của mình. Ta có thể sử dụng phiếu kiểm tra về chương trình đào tạo có dạng như sau:
Có Không 1. Tôi cố gắng yêu cầu nhân viên và các cấp quản trị làm việc với tôi bất cứ khi nào có thể được trong việc thiết lập chương trình đào tạo.
2. Tôi sử dụng các nhân viên đã nghỉ hưu làm các hướng dẫn viên đào tạo bất cứ khi nào có thể được.
3. Tôi yêu cầu nhân viên cộng tác với tôi để xác định đề tài cho mỗi chương trình đào tạo mà tôi phụ trách.
4. Một khi chương trình đào tạo đã khởi sự, tôi kiểm tra tiến độ đào tạo thường xuyên và thay đổi tài liệu học tập khi cần thiết.
5. Trong các bộ phận nhỏ của doanh nghiệp, tôi thường sử dụng phương pháp đào tạo tại chức - vừa học vừa làm. Trong các bộ phận lớn hơn, thỉnh thoảng tôi thành lập các khoá đặc biệt, các học viên học tập bên nhau.
6. Tôi phải thiết lập một chương trình đào tạo lại các nhân viên lớn tuổi, hoặc đào tạo lại cùng một công việc đó hoặc các công việc khác nhau khi tình hình cho phép.
7. Tôi có một chương trình đào tạo liên tục với các buổi họp định kỳ để làm cho các công nhân viên có kinh nghiệm và có kiến thức biết cập nhật hoá với những thay đổi trong lĩnh vực của họ khi tình huống xảy ra.
8. Tôi sử dụng phương pháp học theo nhóm để đào tạo về quản trị. 9. Tôi đảm bảo rằng cả những vấn đề thuộc về công việc lẫn những vấn đề thuộc về quan hệ giữa các cá nhân với nhau, đều được thảo luận trong các lớp đào tạo.
10. Tôi sử dụng phương pháp hội nghị huấn luyện về quản trị với mục đích là để cho các cấp điều hành và các trưởng bộ phận suy nghĩ.
11. Tôi ý thức được rằng tôi có một trọng trách rất lớn và thành công của chương trình đào tạo huấn luyện tuỳ thuộc phần lớn vào tôi.
Cán bộ phụ trách đào tạo có thể tự mình kiểm tra công tác đào tạo và huấn luyện bằng cách đánh dấu vào hai cột “có” hoặc “không” các mẫu kiểm tra ở trên.
Bên cạnh đó, các nhân viên của Ngân hàng cũng cần được tham gia vào quá trình đánh giá về công tác đào tạo vì họ là những khách hàng của hoạt động đào tạo do phòng tổ chức cán bộ và đào tạo thực hiện. Có thể xây dựng thang đo về công tác đào tạo và đo lường về mức độ hài lòng của nhân viên đối với công tác đào tạo. Các biến được quan sát và đo lường là:
Bảng 3.4 Bảng các biến đánh giá đào tạo
Ký hiệu biến Câu hỏi
Chú trọng đến công tác đào tạo
Đào tạo đúng người, đúng chuyên ngành Được tham gia các khoá học cần thiết Trình độ, nhận thức sau đào tạo Hiệu quả công việc sau đào tạo
Nhân viên có thể cho biết mức độ đồng ý của mình về các phát biểu dưới dây:
Đánh dấu X để chọn từ 1 đến 7(1:hoàn toàn phản đối; 7 hoàn toàn đồng ý)
TT Công tác đào tạo 1 2 3 4 5 6 7
1 Ngân hàng luôn chú trọng đến công tác đào tạo nâng cao trình độ mọi mặt cho cán bộ nhân viên.
2 Công tác đào tạo luôn đảm bảo đúng người, đúng chuyên môn, đúng quy hoạch đào tạo.
3 Tôi được tham dự những khoá dào tạo cần thiết cho
công việc của tôi. 4 Sau khi được đào tạo, trình độ hiểu biết, khả năng nhận
thức và tư duy của tôi được nâng lên rất nhiều.
5 Sau khi được đào tạo, tôi cảm thấy tự tin hơn, kỹ năng làm việc tốt hơn, do đó công việc mang lại hiệu quả cao hơn.
Phòng tổ chức cán bộ và đào tạo có thể kết hợp đo lường về công tác đào tạo cùng với đo lường sự thoả mãn của nhân viên với các yếu tố khác như: môi trường điều kiện làm việc, cảm giác làm chủ sự vật của nhâ viên, tiền lương và chế độ chính sách, cơ hội thăng tiến,…Sau đó phân tích số liệu thông qua phần mềm SPSS 13.0. Từ các kết quả đo lường được, phòng tổ chức cán bộ và đào tạo có thể đưa ra các cải tiến công tác quản lý nguồn nhân lực tại Ngân hàng.
Ngoài ra trong quá trình tổ chức các lớp học, ta có thể kết hợp các bài thi, kiểm tra và sử dụng các phiếu điều tra đánh giá của nhân viên đối với từng chương trình đào tạo có dạng như sau:
Bảng 3.5: Phiếu đánh giá của nhân viên về từng lớp học
Mức độ
STT Nội dung đánh giá
Kém Yếu TB Khá Tốt
1 Anh (chị) đánh giá chung về chất lượng của khoá đào tạo?
2
Anh( chị) nhận thấy chương trình có xứng đáng với các chi phí về tiền bạc và thời gian không?
3 Anh ( chị ) đánh giá gì về các vấn đề sau đây của chương trình đào tạo:
-Ý nghĩa thực tiễn -Thông tin mới
-Chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng -Giúp ích cho cá nhân
-Phù hợp với công việc đang làm
-Mức độ hiệu quả trong sử dụng thời gian -Tính hấp dẫn, cuốn hút
-Rõ ràng, dễ hiểu
4 Nhận xét chung về những gì anh( chị) đã học thêm được ở khoá học?
5
Anh( chị) có đề nghị gì về các vấn đề sau đây theo các mức độ
-Muốn được thảo luận chia sẻ quan điểm với các học viên khác
-Cơ hội để nói chuyện, tham khảo ý kiến với người giảng dạy khi có vấn đề
-Vấn đề khác
6 Những gì anh( chị) muốn học thêm ở khoá học?